Erstellen einer Inhaltssuche

  • 9 Minuten

Organisationen können das eDiscovery Tool Inhaltssuche im Microsoft Purview-Complianceportal verwenden, um nach vorhandenen Inhalten zu suchen, beispielsweise:

  • email
  • Dokumente
  • Chatunterhaltungen

Dieses Tool kann verwendet werden, um in den folgenden cloudbasierten Microsoft 365-Datenquellen nach Inhalten zu suchen:

  • Exchange Online-Postfächer
  • SharePoint Online-Sites
  • OneDrive for Business-Konten
  • Microsoft Teams
  • Microsoft 365-Gruppen
  • Yammer-Gruppen

Hinweis

In einer Exchange-Hybridbereitstellung können Sie das Tool für die Inhaltssuche nicht verwenden, um lokale Postfächer zu durchsuchen. Sie können das Tool nur verwenden, um cloudbasierte Postfächer zu durchsuchen. In einer Exchange Hybridbereitstellung können Sie nach Teams Chatdaten in lokalen Postfächern suchen.

Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, werden die Anzahl der Inhaltsspeicherorte und eine geschätzte Anzahl von Suchergebnissen auf der Flyout-Seite angezeigt. Sie können schnell Statistiken anzeigen, beispielsweise zu den inhaltsspeicherorten mit den meisten Elementen, die der Suchabfrage entsprechen. Nach dem Ausführen einer Suche können Sie eine Vorschau der Ergebnisse anzeigen oder Sie auf einen lokalen Computer exportieren.

Die meisten Organisationen beschränken den Zugriff auf das Tool zur Inhaltssuche im Microsoft Purview-Complianceportal in der Regel auf einen Administrator, einen Compliance Officer oder einen eDiscovery-Manager. Diese Personen müssen Mitglied der Rollengruppe eDiscovery Manager*in im Complianceportal sein.

Organisationen sollten die folgenden Fragen berücksichtigen, wenn sie die Erstellung einer Inhaltssuche vorbereiten:

  • Wer sollte die Inhaltssuche erstellen und ausführen?
  • Welche Art von Inhaltssuche möchten Sie erstellen (z. B. Neue Suche, Geführte Suche und Suche nach ID-Liste)?
  • Welche Schlüsselwörter sollten für die Suche verwendet werden?
  • Welche Bedingungen sollten verwendet werden (z. B. Art der Daten, Absender, Datum und Betreff)?
  • Möchten Sie alle Speicherorte oder nur bestimmte Speicherorte durchsuchen (z. B. Exchange Online, SharePoint Online, Microsoft Teams usw.)?

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Inhaltssuche zu erstellen und dann auszuführen:

  1. Wählen Sie im Microsoft Purview-Complianceportal im Navigationsbereich Inhaltssuche aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite Inhaltssuche in der Menüleiste +Neue Suche aus. Diese Aktion initiiert den Assistenten für die neue Suche.

  3. Geben Sie im Assistenten für die neue Suche auf der Seite Name und Beschreibung einen Namen für die Suche und eine optionale Beschreibung ein, mit der die Suche identifiziert werden kann. Der Name der Suche darf in Ihrer Organisation nur einmalig vorkommen. Wählen Sie Weiter aus.

  4. Wählen Sie auf der Seite Speicherorte die Inhaltsspeicherorte aus, die Sie durchsuchen möchten. Sie können Postfächer, Websites und öffentliche Ordner durchsuchen. Screenshot der Seite „Standorte“ im Assistenten für die neue Suche.

    • Exchange-Postfächer. Setzen Sie den Schalter auf Ein und wählen Sie dann in der Spalte Enthalten die Option Benutzer, Gruppen oder Teams auswählen, um die Postfächer festzulegen, die in den Aufbewahrungsstatus versetzt werden sollen. Verwenden Sie das Suchfeld, um Benutzerpostfächer und Verteilergruppen zu suchen. Sie können auch Postfächer durchsuchen, die mit einem Microsoft Team (für Kanalnachrichten), einer Office 365-Gruppe und einer Yammer-Gruppe verbunden sind. Weitere Informationen zu den in Postfächern gespeicherten Anwendungsdaten finden Sie unter Für eDiscovery in Postfächern gespeicherte Inhalte.
    • SharePoint-Websites. Dieser Speicherort gilt sowohl für SharePoint-Websites als auch für OneDrive-Konten. Setzen Sie den Schalter auf Ein und wählen Sie dann in der Spalte Enthalten die Option Sites auswählen, um die SharePoint-Sites und OneDrive-Konten anzugeben, die Sie in den Aufbewahrungsstatus versetzen möchten. Geben Sie die URL für jede Website ein, die Sie in den Aufbewahrungsstatus versetzen möchten. Sie können auch die URL für die SharePoint-Website eines Microsoft-Teams, einer Office 365-Gruppe oder einer Yammer-Gruppe hinzufügen.
    • Öffentliche Exchange-Ordner. Setzen Sie den Schalter auf „Ein“, um alle öffentlichen Ordner in Ihrer Exchange Online-Organisation in den Aufbewahrungsstatus zu setzen. Sie können keine bestimmten öffentlichen Ordner auswählen, die im Haltebereich platziert werden sollen. Lassen Sie den Umschalter deaktiviert, wenn Sie öffentliche Ordner nicht in den Haltebereich platzieren möchten.
    • App-Inhalte für lokale Benutzer hinzufügen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert, um nach Teams-Inhalten für Benutzer vor Ort zu suchen. Wenn Sie beispielsweise alle Exchange-Postfächer in der Organisation durchsuchen und dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der cloudbasierte Speicher, der zum Speichern von Teams-Chatdaten für lokale Benutzer verwendet wird, in den Umfang der Suche einbezogen. Weitere Informationen finden Sie unter Nach Teams-Chatdaten für lokale Benutzer suchen.

  5. Wählen Sie auf der Seite Suchbedingungen definieren eine der folgenden Optionen aus, um Ihre Suchabfrage zu erstellen:

    • Bedingungskarten-Generator. Mit dieser Option können Sie Ihre Abfrage erstellen, indem Sie Schlüsselwörter eingeben und Bedingungen hinzufügen.
    • KQL-Editor. Diese Option ersetzt die Schlüsselwörter und Bedingungen durch ein Textfeld zum Eingeben des eigentlichen KQL-Codes (Keyword Query Language) für Ihre Suchabfrage.

    Screenshot der Seite „Suchbedingungen definieren“ im Assistenten für die neue Suche.

    Wenn Sie die Option Bedingungskarten-Generator auswählen, beachten Sie die folgenden Kriterien:

    • Sie müssen Bedingungen angeben, wie beispielsweise:

      • Schlüsselwörter.
      • Nachrichteneigenschaften, beispielsweise das Sende- und Empfangsdatum.
      • Dokumenteigenschaften, wie beispielsweise Dateinamen oder das Datum, an dem ein Dokument zuletzt geändert wurde.

    • Sie können auch komplexere Abfragen mit booleschen Operatoren wie AND, OR, NOT und NEAR verwenden.

    • Wenn Sie das Schlüsselwortfeld leer lassen, werden alle Inhalte in den angegebenen Inhaltsspeicherorten in die Suchergebnisse eingeschlossen. Weitere Informationen finden Sie unter Stichwortabfragen und Suchbedingungen für eDiscovery.

    • Wenn Sie das Kontrollkästchen Schlüsselwortliste anzeigen aktivieren und dann ein Schlüsselwort in jede Zeile eingeben, werden die Schlüsselwörter in jeder Zeile durch einen logischen Operator (c:s) verbunden, der in seiner Funktionalität dem OR-Operator in der erstellten Suchabfrage ähnelt. Gründe für die Verwendung der Schlüsselwortliste Sie können Statistiken abrufen, die zeigen, wie viele Elemente den einzelnen Schlüsselwörtern entsprechen. Dadurch können Sie schnell erkennen, welche Schlüsselwörter am effektivsten (und am wenigsten effektiv) sind. Sie können auch einen (in Klammern eingeschlossenen) Schlüsselwortausdruck in einer Zeile verwenden. Weitere Informationen zur Schlüsselwortliste sowie zu Suchstatistiken finden Sie unter Schlüsselwortstatistik für Suchen abrufen.

      > [!NOTE]
> To help reduce issues caused by large keyword lists, you're limited to a maximum of 20 rows in the keyword list.

    • Sie können Suchbedingungen hinzufügen, um die Suche einzuschränken und eine verfeinerte Suchergebnisliste zu erhalten. Jede Bedingung fügt eine Klausel zur Suchabfrage hinzu, die beim Starten der Suche erstellt und ausgeführt wird. Eine Bedingung ist logisch mit der Schlüsselwortabfrage (im Feld „Schlüsselwort“ angegeben) durch einen logischen (c:s)-Operator verknüpft. Dessen Funktionsweise ist mit jener des OR-Operators vergleichbar. Dies bedeutet, dass Elemente sowohl die Schlüsselwortabfrage als auch eine oder mehrere Bedingungen erfüllen müssen, damit sie in die Suchergebnisse aufgenommen werden. Auf diese Weise können die Suchergebnisse mithilfe von Bedingungen weiter eingegrenzt werden. Eine Liste und Beschreibung der Bedingungen, die Sie in einer Suchabfrage verwenden können, finden Sie unter Suchbedingungen.

  6. Überprüfen Sie die Sucheinstellungen (und bearbeiten Sie sie bei Bedarf) und übermitteln Sie dann die Suche, um sie zu starten.

Um erneut auf diese Inhaltssuche oder auf andere Inhaltssuchen, die auf der Seite Inhaltssuche aufgelistet sind, zuzugreifen, wählen Sie die gewünschte Suche und dann Öffnen aus.