So kommunizieren Sie mit Ihrem Team über OKRs und Viva Goals

Abgeschlossen

Effektive Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil dessen, was es bedeutet, ein OKR-Experte zu sein, und wirkt sich erheblich auf den Erfolg des OKR-Programms aus. Da OKR-Experten für Schulungen zuständig sind, die Einführung fördern und ihren Teams helfen, Veränderungen zu bewältigen, ist die Fähigkeit, klar und effektiv zu kommunizieren, entscheidend.

1. Bereitschaft bewerten

Es ist wichtig zu bestimmen, wie empfänglich Ihre Benutzer wahrscheinlich sein werden, um ihre Arbeitsweise zu ändern und neue Technologien einzuführen. Ihr Rolloutplan sollte die Bereitschaft Ihrer Organisation widerspiegeln.

Bestimmung der Bereitschaft und der Lust auf Änderungen erfordert Folgendes:

• Erstellen eines gemeinsamen Bedarfs und einer gemeinsamen Vision: Teilen Sie jetzt Ihren Grund für Änderungen und ihre Notwendigkeit, Maßnahmen zu ergreifen.
• Erläutern Sie die erforderliche Änderung: Wie sieht der aktuelle Zustand aus, und wie wird der zukünftige Zustand aussehen?
• Engagement fördern: Identifizieren Sie wichtige Projektbeteiligte, und festigen Sie das Sponsorship-Angebot der Geschäftsleitung; Analysieren Sie den Widerstands

Ermitteln Sie die Bereitschaft, indem Sie diese Fragen stellen:

• Was waren die Erfolgsfaktoren beim früheren Rollout der neuen Technologie? Was waren die Tücken?
• Gibt es andere wichtige Rollouts oder Ereignisse in Ihrer Organisation?
• Welche internen Ressourcen können genutzt werden, um das Bewusstsein zu verbreiten? Beispielsweise vorhandene Kommunikationskanäle, Trainingshäufigkeit und Führungsereignisse.
• Welche Vorteile und Risiken sind mit diesem Rollout verbunden?
• Wie können Sie die Vorteile hervorheben?
• Wie können Sie das Risiko verringern?

Tipp

Führen Sie eine detaillierte Analyse durch, und identifizieren Sie die Bereitschaft nach Team und Benutzergruppe. Wir empfehlen, Viva Goals zuerst in einem Team zu pilotieren, um Probleme in einer frühen, kontrollierten Umgebung zu identifizieren und zu beheben.

2. Planen

Erfolgskriterien definieren

• Was versuchen Sie mit Viva Goals zu erreichen?
• Wie sieht erfolg mit Viva Goals aus? Machen Sie präzise Angaben. Was möchten Sie erhöhen und verringern, und um wie viel? Beschreiben Sie Ihren zukünftigen Zustand. Sie können sogar das OKR-Framework verwenden, um den Erfolg für Viva Goals zu definieren und sich selbst oder Ihrem Team dieses OKR zuzuweisen.

Identifizieren wichtiger Ergebnisse und Meilensteine

• Ihre wichtigsten Ergebnisse sollten sich basierend auf der Einführung verbessern und zeigen die Auswirkungen von Viva Goals auf Ihr Unternehmen.
• Legen Sie Meilensteine fest. Wo sind Sie heute und wo hoffen Sie, nach einem Quartal zu sein? Nach zwei Quartalen? Nach einem Jahr?

Ermitteln Sie Möglichkeiten, die Benutzerzufriedenheit und den Fortschritt anhand von Benchmarks zu erfassen und zu messen.

Beispiele hierfür sind Mitarbeiter-NPS, interne Umfragedaten und Benutzerdaten von Viva Goals.

Zusammenstellen Ihres Kernteams

Für die Einführung neuer Technologien und Methoden sind Buy-In und Support aus dem gesamten Unternehmen erforderlich. Im Folgenden finden Sie wichtige Gruppen und Teammitglieder, die Ihnen helfen können, die Technologie- und Geschäftsergebnisse zu überbrücken, die für Ihre Organisation von Bedeutung sind. Jede Gruppe oder jedes Mitglied hat eine bestimmte Rolle bei der Implementierung und Einführung und sollte frühzeitig und häufig einbezogen werden.

Rolle	Responsibilities
Leitender Sponsor	Unternehmensweite Vision und Werte von Viva Goals kommunizieren
Superexperte	Sicherstellen, dass die Geschäftsziele durch die Einführung von Viva Goals erreicht werden
Vorreiter	Helfen Sie, Viva Goals zu evangelisieren und den Umgang mit Einwänden zu verwalten
Projektleitung	Überwachen des Bereitstellungsprozesses und der Logistik von Viva Goals
Mandantenadministrator (IT-Spezialist)	Überwachen aller technischen Aspekte der Bereitstellung und des Rollouts von Viva Goals
Abteilungsleiter (Projektbeteiligte)	Ermitteln, wie Abteilungen Viva Goals verwenden und engagement fördern
Early Adopter	Nutzen Sie Viva Goals frühzeitig, und geben Sie Feedback, um Probleme vor der umfassenden Einführung in die gesamte Organisation zu beheben.
Leiter von Mitarbeiterschulungen	Verwalten und Kommunizieren von Schulungsinhalten zu Viva Goals
OKR-Community / L&D-Führung	Besitzt die Erstellung und Verwaltung einer internen Community, die sich auf OKRs konzentriert, eine umfassende Diskussion ermöglicht und Lernmöglichkeiten im gesamten Unternehmen koordiniert.

3. Bereitstellen

Ihr Endziel ist es, Viva Goals in Ihrer gesamten Organisation zu betreiben, damit Sie die tägliche Arbeit jedes Teammitglieds mit den Geschäftsergebnissen verbinden können.

Da wir jedoch durch das OKR-Fälligkeitsmodell und die Änderungsverwaltung navigieren, die der Bereitstellung zugeordnet sind, empfehlen wir, Ihre Organisation zu OKRs mit einem Benutzerpiloten zu vereinfachen.

Die Vorteile eines Benutzerpiloten sind zwei: Erstens lernen Sie schnell, wie die Methodik innerhalb Ihrer Unternehmenskultur funktioniert, und erhalten Einblicke in die Herausforderungen und Chancen. Zweitens kann Ihre Pilotgruppe als Beispiel für den Rest der Organisation fungieren. Ihr Erfolg bei der Erreichung ihrer Ziele wird dazu beitragen, dass weitere Gruppen mit an Board geholt werden.

Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten zum Durchführen eines Benutzerpiloten.

Leadership-Only-Pilotgruppe

Eine der beliebtesten Möglichkeiten zum Rollout eines OKR-Programms ist von oben nach unten. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass die Führungskräfte vollständig hinter dem Programm stehen und OKRs sehr gut aufeinander abgestimmt sind.

So geht es:

• Im ersten Quartal werden OKRs vom Führungsteam festgelegt. Da OKRs transparent sind, erhält die gesamte Organisation Einblick in diese Ziele.
• In diesem ersten Quartal wird ein wöchentlicher Rhythmus für Check-Ins als Beispiel festgelegt. Besprechungstermine sind auf die Messung von OKRs ausgerichtet.
• Nach einem erfolgreichen ersten Quartal werden Teammanager trainiert. Sie entwickeln ihre OKRs, die auf das Führungsteam ausgerichtet sind.
• Nach ein oder zwei weiteren Quartalen erweitern Teammanager ihre Wichtigsten Ergebnisse. An dieser Stelle werden einzelne Teammitglieder einbezogen.
• Bitten Sie die Teilnehmer, den Lernpfad des OKR-Führungsprogramms bei Bedarf durchzugehen. Damit sich jeder Pilotteilnehmer in die Lage versetzt sieht, seine Mitarbeiter in der OKR-Methodik und -Software zu schulen, einzubinden und zu erweitern.

Abteilungspilotgruppe

Eine weitere beliebte Rolloutmethode besteht darin, dass eine einzelne Abteilung oder Gruppe (z. B. die Marketing- oder IT-Abteilung oder ein Produktentwicklungsteam) ein Top-to-Bottom-Rollout mit Teammanagern und einzelnen Mitarbeitern ausführt.

So geht es:

• Mit formaler oder informeller Unterstützung des oberen Managements übernimmt die Gruppe einen wöchentlichen Rhythmus für Check-Ins für 1 bis 2 Quartale, experimentiert mit dem, was funktioniert, und nimmt agile Änderungen vor. Während des Vorgangs berichten Teammanager an die Geschäftsleitung über Erfolge, Herausforderungen und Empfehlungen.
• Sobald sich die einzelnen Abteilungen und die Verwaltung an einen Rhythmus gewöhnt haben, wird ein Schulungsplan für die Einführung von OKRs für den Rest der Organisation formuliert. In diesem Plan wird das, was von den einzelnen Abteilungen gelernt wurde, verwendet, um den Prozess für die gesamte Organisation so reibungslos wie möglich zu gestalten.
• Bitten Sie die Teilnehmer, den Lernpfad des OKR-Führungsprogramms bei Bedarf durchzugehen. Damit sich jeder Pilotteilnehmer in die Lage versetzt sieht, seine Mitarbeiter in der OKR-Methodik und -Software zu schulen, einzubinden und zu erweitern.

Eine weitere Option: Die Big-Bang-Theorie

Obwohl wir was das Steuern Ihres OKR-Programms Verfechter des „Crawl-Walk-Run“-Ansatzes sind, können ausgewachsene Unternehmen, die die Organisation effizient und effektiv durch Veränderungen führen können, entscheiden, OKRs organisationsweit auf einmal zu starten.

Der Vorteil dieses "Big Bang"-Ansatzes besteht darin, dass Unternehmen in der Lage sind, die Dynamik des anfänglichen Anstoßes zu nutzen und die Vorteile von OKRs schneller in der gesamten Organisation zu nutzen. Dieser Ansatz erfordert jedoch häufig mehr Ressourcen und ist daher am erfolgreichsten, wenn die Unternehmensführung vollständig eingekauft wird, die Kommunikation klar ist und der Rollout durch den Lernpfad Erste Schritte mit Viva Goals unterstützt wird.

Unabhängig davon, welchen Pfad Sie wählen, ist es wichtig herauszufinden, was für Ihre Organisation am besten geeignet ist. Haben Sie Geduld, es dauert in der Regel einige Quartale, bis man sich an Änderungen gewöhnt. Bald kommen Sie in einen soliden Rhythmus, und Ihr OKR-Programm wird währenddessen wachsen, sich weiterentwickeln und Ihre Organisation transformieren.

Messen des Erfolgs

Ihre Ziele definieren das gewünschte Ergebnis und ermöglichen es Ihnen, den Erfolg Ihres Viva Goals-Rollouts zu messen.

Es ist wichtig, dass Sie die vollständige Beteiligung der Projektbeteiligten an der Definition Ihrer OKRs erhalten, um sicherzustellen, dass sie ein Gefühl haben, Besitzer zu sein und diese Maße des Erfolgs an definierten Projektaufgaben ausrichten. OKRs sollten eine Mischung aus technischem und benutzerorientiertem Erfolg enthalten.

Ziel	Wichtige Ergebnisse	To Do
Implementieren von Viva Goals im Geschäftsjahr 22, damit wir den Fokus verbessern und unser Geschäft ausbauen können	KR1: 100 % der SLT fügen OKR in Q1 hinzu KR2: Onboarding und Schulung von 500 Benutzern in Q2. KR3: 100 % der Benutzer haben Viva Goals im 3. Quartal ORKs hinzugefügt.	– Identifizieren von Pilotbenutzern – Erstellen eines Pilottestplans – Aktivieren von Pilotbenutzern in Teams – Implementieren des Pilotprojekts – Durchführen einer Pilotfeedbackumfrage - Messen des Piloterfolgs
Bauen Sie einen Geschäftsrhythmus auf Viva Goals auf, damit wir OKRs in unser tägliches Arbeitsleben einbetten können	FY22 Q2 SLT Business Review durchgeführt und abgeschlossen in Viva Goals KR1: Erhöhen Sie die Verwendung des Viva Goals-Dashboards in Besprechungen mit allen Händen von 1x auf 3x im Q2. KR2: Erhöhen Sie die Nutzung des Teams-Dashboards von 1x Monat auf 2x pro Monat. KR3: 100 % der Teammanager führen ein Check-In pro Monat durch.	- Unternehmens-OKRs hinzugefügt in Viva Goals. – Manager schließen mindestens ein Check-In ab. – Erstellen Sie ein ansprechendes Überprüfungsdashboard.

4. Trainieren und Übernehmen

Wir behandeln alles, was Sie über das Schreiben großartiger OKRs wissen müssen, im Modul Schreiben effektiver OKRs mit Viva Goals und Integrieren von OKRs in Ihre Geschäftsrhythmen im Modul Sicherstellen des OKR-Programms erfolg .

5. Passen Sie Ihren Kommunikationsplan an

Einer der wichtigsten Teile, ein OKR Champion zu sein, ist die effektive Kommunikation über Ihr OKR-Programm mit Viva Goals.

Zusammenstellen Ihres Kommunikationsplans und der Zeitachse

Gehen bei Ihrer Kommunikation schrittweise vor, und stellen Sie sicher, dass die richtige Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt stattfindet, damit sich alle Teammitglieder einbezogen und unterstützt fühlen.

Anpassen Ihres Kommunikationsplans nach Zielgruppe

Für einen OKR-Experten gibt es drei Aspekte Ihres Publikums, die berücksichtigt werden sollten: ihre berufliche Rolle, wie sie lernen und ihr Persönlichkeitstyp.

Berufliche Rolle

Die Informationen, die wir bereitstellen, und wie wir sie bereitstellen, sollten von der Person, mit der wir sprechen, abhängen. Dies ermöglicht es uns, spezifische, für ihre Rolle typische Anforderungen oder Probleme zu berücksichtigen. Beispielsweise würde sich der Inhalt und Übermittlung einer Präsentation unterscheiden, wenn sie für eine Gruppe von Führungskräften oder für ein Entwicklungsteam gehalten würde. Wenn wir die Rolle einer Person in Betracht ziehen, können wir die Informationen direkt mit ihnen in Verbindung bringen.

Eine hilfreiche Möglichkeit, mit dem Anpassen von Informationen an Ihre Zielgruppe zu beginnen, besteht darin, zu berücksichtigen, was von ihnen täglich erwartet wird.

• Wie hilft ihnen die Einführung von OKRs?
• Welche potenziellen Hindernisse oder Bedenken können sie haben?
• Wie eingeschränkt ist ihre Bandbreite?
• Können Sie Platz in ihren Zeitplänen schaffen, damit sie das Gefühl haben, dass sie Zeit haben, zu lernen und sich an die von ihnen angeforderte Änderung anzupassen?

Wenn Sie wissen, was ihre individuellen Bedenken und Anforderungen sind, kann sich Ihr Team sicherer fühlen und überzeugt sein, dass es einen angemessenen Weg voran gibt. Dies fördert auch die Neugierde, die Offenheit und die Wachstumsmentalität.

Lernstile

OKR-Experten sollten mit ihren Teamkollegen zusammenarbeiten, um effektive Kommunikationsstrategien zu entwickeln, und Flexibilität schaffen, wenn sie auf unterschiedliche Anforderungen reagieren. Es gibt keine universelle Lösung für die Kommunikation. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es keine nützlichen Strategien gibt, die Menschen helfen, inklusiv zu kommunizieren.

Zu den wichtigsten Strategien für inklusive Kommunikation gehören:

• Variieren Sie Ihre Methode. Verwenden Sie nach Möglichkeit unterschiedliche Ansätze. Planen Sie interaktive Zusammenarbeitszeiten mit einer alternativen Option für unabhängige Arbeitszeiten, stellen Sie visuelle Ressourcen bereit, um Besprechungen zu begleiten, Besprechungen aufzuzeichnen und die Livetranskription zu aktivieren.
• Befolgen Sie die Richtlinien für die Barrierefreiheit. Führen Sie Aktionen wie das Überprüfen von Dokumenten auf Lesereihenfolge, das Aktivieren von Liveuntertiteln in Besprechungen und das Hinzufügen von alternativem Text zu Bildern aus. Mit Tools wie der Barrierefreiheitsprüfung von Microsoft stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente den Branchenstandards entsprechen.
• Nutzen Sie Ihre Kollegen. Wir alle erklären Dinge auf eine Weise, die für unser eigenes Gehirn sinnvoll ist; Dies bedeutet, dass es oft Kommunikationszusammenbrüche und Konflikte bei dem Lernen neuer Materialien gibt. Bitten Sie Ihre Kollegen, das, was Sie ihnen beibringen wollen, mit ihren eigenen Worten zu sagen. Dadurch überprüfen Sie, ob sie Sie verstanden haben, und verbessern die Kommunikation.

Die inklusive Kommunikation ist eine fortlaufende Arbeit, die OKR-Experten konsequent überprüfen sollten.

Persönlichkeitstypen

Das letzte zu berücksichtigende Element, das wichtig ist, um Ihre Zielgruppe zu kennen, besteht darin, ihren Persönlichkeitstyp zu berücksichtigen. Die Bestsellerautorin Gretchen Rubin hat ein Framework namens "Die vier Bibliotheken" bereitgestellt, das sich für professionelle Zielgruppen als hilfreich erweist, insbesondere bei der Einführung von Änderungen und neuen Informationen. Da OKR-Experten beides tun, ist dies ein besonders leistungsfähiges Framework, das Sie kennen sollten.

Während der Untersuchung dessen, wie Menschen auf Erwartungen, Veränderungen und neue Informationen reagieren, stellte Rubin fest, dass es vier allgemeine Kategorien von Menschen gibt:

• Fragesteller
• Aufrechterhalter
• Pflichtempfindliche
• Rebellen

Das Wissen über die Grundlagen der einzelnen Persönlichkeitstypen und Strategien, die bei der Arbeit mit ihnen verwendet werden können, hilft OKR-Experten dabei, effektiv zu kommunizieren und das Team zusammenzuhalten.

Fragesteller wollen die Gründe kennen und sind auf Informationen gerichtet. Fragende wachen auf und denken: "Was muss heute erledigt werden?" Sie sind motiviert, Dinge auszuführen, die sie unterstützen und verstehen. Sobald Sie ihr Buy-In haben, sind Fragesteller mächtige Verbündete und Befürworter. Im Gegensatz dazu gefällt ihnen nicht das Verbringen von Zeit und Aufwand für Aktivitäten, mit denen sie nicht einverstanden sind. Lassen Sie sich nicht von ihren Fragen einschüchtern; wenn sie Sie drücken, liegt es wahrscheinlich daran, dass sie versuchen, aktiv Teil zu nehmen, indem sie sicherstellen, dass sie genau wissen und verstanden haben, was Sie von ihnen möchten.

• Strategien:
  • Regelmäßige Bürozeiten planen; Dies minimiert wahrscheinlich die Arbeit für Sie, da sie erkennen, dass es einen bestimmten Zeitpunkt/Ort für gibt, um alle Fragen zu stellen, die sie möglicherweise haben könnten.
  • Stellen Sie Kontaktinformationen bereit, an wen sie sich mit Fragen außerhalb des Klassenzimmers wenden können.

Aufrechterhalter möchten wissen, was getan werden soll. Die Betreuer wachen auf und denken: "Was steht auf dem Zeitplan und der Aufgabenliste für heute?" Sie sind sehr motiviert, dinge zu erledigen. Sie können es nicht leiden, wenn sie Fehler machen, wenn ihnen die Schuld gegeben wird, oder wenn sie nicht ihre Aufgaben erledigen können (wenn es auf der Aufgabenliste steht, wird es erledigt!). Solange die Schulung ihrem Zeitplan folgt, sind die Aufrechterhalter höchstwahrscheinlich bereit, neue Informationen und Verfahren zu erlernen und anzuwenden.

• Strategien:
  • Stellen Sie alle von den Aufrechterhaltern möglicherweise benötigten Ressourcen bereit (PDF-Dateien, Links, Decks usw.).
  • Informieren Sie sich für sie über Fragen und Aktionselemente.

Die Pflichtempfindlichen werden durch Erwartungen und Regeln motiviert. Verpflichtete wachen auf und denken: "Was muss ich heute tun?" Sie sind sehr motiviert durch Verantwortlichkeit. Sie mögen es wirklich nicht, getadelt zu werden oder andere im Stich zu lassen. Um mit Pflichtempfindlichen erfolgreich zu sein, müssen Sie klare Erwartungen festlegen und über eine integrierte Verantwortlichkeit verfügen.

• Strategien:
  • Legen Sie Schutzmaßnahmen fest, um sicherzustellen, dass sie sich selbst strecken (seien Sie darauf vorbereitet, sie ein wenig voranzutreiben).
  • Planen Sie regelmäßige Check-Ins, um sicherzustellen, dass sie an Board sind und unterstützt werden.

Rebellen wollen Freiheit, Dinge auf ihre eigene Weise zu tun. Sie widersetzen sich allen Regeln am stärksten. Rebellen wachen auf und denken: "Was möchte ich heute tun?" Sie sind sehr motiviert von einem Gefühl der Freiheit und Selbstbestimmung. Möglicherweise wird es für Sie schwierig sein, bei Ihnen ein Buy-In zu erlangen, aber da Rebellen oft Innovatoren und Leader sind, werden sie, sobald sie es annehmen, oft andere dazu veranlassen, dasselbe zu tun. Ausdauer ist der Schlüssel. Rebellen gedeihen, wenn sie Unabhängig sind. Dies zu beachten, ist eine hervorragende Möglichkeit, sie an Ihrer Seite zu behalten.

• Strategien:
  • Berücksichtigen Sie ihre Bedürfnis nach Eigenständigkeit, indem Sie um ihre Meinung bitten.
  • Weisen Sie ihnen kleine Führungsrollen zu (z. B. für Gruppenräume oder Projekte). Dies fördert das Buy-In und gibt ihnen Raum, selbständig zum Lernen zu gelangen (anstatt das Gefühl zu bekommen, gezwungen zu werden).

Sie wissen nicht immer, welche Mischung an Persönlichkeiten Sie in einer Schulung antreffen, wenn Sie aber einen Bezugspunkt dafür haben, wie Personen unterschiedlich reagieren können, können Sie sich darauf vorbereiten und die Anforderungen Ihres Teams bewältigen.

Eine effektive Kommunikation erfordert mindestens ein peripheres Verständnis des Publikums. Wenn sie im Voraus ein wenig Arbeit leisten, um die professionellen Rollen, die Vielfalt der Lernstile und die verschiedenen vorhandenen Persönlichkeitstypen zu berücksichtigen, können OKR-Experten ihre Informationen an diese anpassen und effektiver kommunizieren.