Planen der Teams-Einführung
Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg jeder Microsoft Teams-Bereitstellung. Teams kombiniert eine Vielzahl verschiedener Workloads, z. B. Nachrichten, Datei- und Sprachkommunikation. Organisationen können erhebliche Änderungen an Geschäftsprozessen vornehmen, um effizient mit Microsoft Teams zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Ebenso wie sich Geschäftsprozesse ändern, stellen Endbenutzer häufig fest, dass sich auch ihre täglichen Routinen oder Prozesse ändern. Es sind diese Änderungen, die Benutzer positiv annehmen müssen, um Teams erfolgreich zu implementieren. Ohne ein Buy-In von den Endbenutzern, die Teams als primären Zusammenarbeitshub implementieren, schlägt eine Teams-Bereitstellung fehl, auch wenn sie perfekt eingeführt wird.
Die folgende Liste enthält allgemeine Schritte, die Organisationen ausführen sollten, um Teams zu implementieren und eine positive Benutzerakzeptanz zu fördern. Diese Schritte, die je nach Größe der Organisation geändert werden können, tragen dazu bei, ein dauerhaftes Maß an Kommunikation mit Projektbeteiligten, Experten, IT-Administratoren und Benutzern sicherzustellen, um eine erfolgreiche Bereitstellung für Microsoft Teams zu erreichen.
Identifizieren Sie wichtige Projektbeteiligte, Experten und Benutzerprofile.
Identifizieren sie geschäftsspezifische Szenarien, und wählen Sie sie aus.
Führen Sie ein Pilotprojekt durch, das Geschäftsbenutzer, Experten und IT-Experten umfasst.
Entwerfen, starten und verwalten Sie eine Einführungskampagne. Laden Sie das Customer Success Kit als Ausgangspunkt herunter. Eine gute Einführungskampagne umfasst Folgendes:
Interne Sensibilisierungsmaterialien wie Poster, Digital Signage und Veranstaltungen
Selbsthilfe- und Schulungsinformationen an einem bestimmten Ort
Ein definierter Feedbackmechanismus
Vordefinierte Erfolgsmaßnahmen (Lösungseinführung, Ansichten wichtiger Materialien, Teilnahme an Kursen)
Erstellen Sie zusammen mit Ihrer Dienstbereitstellung ein Experten-Programm.
Stellen Sie eine Standardfeedbackmethode bereit.
Hervorheben und Teilen von Erfolgen.
Passen Sie Nachrichten und Methoden anhand von Feedback an, und wiederholen Sie dann den Vorgang.
Identifizieren Sie wichtige Projektbeteiligte, Experten und Benutzerprofile
Die erste Regel einer erfolgreichen Einführung besteht darin, ein dynamisches Team zu erstellen, das aus wichtigen Projektbeteiligten und den richtigen Personen besteht, die die Entwicklung in anderen Personen fördern und bewirken können. Das Team sollte aus engagierten Personen bestehen, die einen übergreifenden Teil der Organisation darstellen. Zu den wichtigsten Beteiligtenrollen gehören Leitende Sponsoren, Dienstbesitzer, IT-Experten und Experten.
Leitende Sponsoren – Diese Personen sind wichtige Führungskräfte innerhalb der Organisation, und ihre Teilnahme ist entscheidend für die Einführung von Mitarbeitern. Sie haben den größten Einfluss auf die Unternehmenskultur und können den Wert und die Vorteile neuer Technologien und Geschäftsprozesse aktiv übermitteln.
Dienstbesitzer – Diese Personen sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Die Benutzer den Dienst nutzen und einen Nutzen daraus ziehen können. Das Definieren von Dienstbesitzern innerhalb Ihrer Organisation ist wichtig, um sicherzustellen, dass die für Office 365 festgelegten Geschäftsziele umgesetzt werden.
IT-Experten und Experten – Das Erwerben von Buy-Ins von jedem Benutzer in einer Organisation ist eine Herausforderung. IT-Experten und Experten können dabei helfen, diese Herausforderung zu bewältigen und spielen eine wichtige Rolle bei der Einführung von Office 365. Sie sind informiert, setzen sich dafür ein, ihr Fachwissen zu erweitern, und sind bereit, Peercoaching und Unterstützung bereitzustellen. Sie helfen dabei, Office 365 im Kontext ihrer Abteilung oder ihres Teams zu verwirklichen.
Organisationen sollten regelmäßige Besprechungen dieser Projektbeteiligten planen, um sie über den Fortschritt der Projekte auf dem neuesten Stand zu halten. Die Initiierung eines "Zusammenarbeitsrates", der Feedback und Diskussionen ermöglicht, kann je nach Unternehmenskultur ein nützliches Tool sein.
Bewährte Methode – Ironischerweise können die Personen, die möglicherweise die größten Hindernisse für Veränderungen darstellen, auch zu Ihrem wichtigsten Verbündeten in einer solchen Bereitstellung werden. Sie sollten sich frühzeitig und häufig mit diesen Mitgliedern von Organisationen in Verbindung setzen, um ihre Bedenken und Probleme zu hören. Häufig bieten sie wertvolles Feedback, das das Teams-Bereitstellungsprojekt erfolgreicher macht. Sobald Sie ihr Buy-In für das Projekt erhalten haben, folgen andere Endbenutzer, die der Änderung möglicherweise septisch entgegenkommen, häufig ihrem Vorgesetzten und übernehmen das neue System auch.
Benutzerprofile
Es ist wichtig, die Benutzertypen in Ihrer Organisation zu verstehen. Haben Sie Benutzer, die in erster Linie mobil sind? Befinden sie sich in konstanten Besprechungen oder halten sie Präsentationen? Wissen Sie, welche Ihrer Benutzer die größten Schwierigkeiten mit Ihren vorhandenen Zusammenarbeitslösungen haben?
Wenn Sie Ihre Benutzercommunity auf diese Weise segmentieren, können Sie Gruppen identifizieren, die zu Änderungen am meisten bereit sind. Sie sind häufig die besten Ziele für Ihre frühen Unternehmenspiloten, und ihr Feedback ist wertvoll. Wenn Sie den „Normaltag“ Ihrer Benutzer verstehen, können Sie Ihre Geschäftsergebnisse priorisieren, für Ihre Bereitstellung geeignete Einführungsziele entwerfen und die Nutzung im Laufe der Zeit aufrechterhalten.
In der folgenden Tabelle sind einige typische Benutzerprofile aufgeführt.
| Benutzerprofil | Fokus auf |
|---|---|
| Büromitarbeiter | Arbeitet hauptsächlich im Büro, erstellt Besprechungen und Anrufe |
| Vertriebsmitarbeiter | Arbeitet extern, chattet häufig und verwendet Dateispeicher |
| Verwaltung oder "C-Ebene" | Arbeitet mit vertraulichen Daten; verfügt deshalb über erhöhte Sicherheitsanforderungen |
Experten
Experten sind entscheidend für die Förderung von Bewusstsein, Einführung und Bildung in Ihrer Organisation. Ein Experte ist eine Person, deren Motivation hauptsächlich die Unterstützung anderer ist, die an neuen Technologien interessiert ist und die anderen Benutzern dabei hilft, sie in Übereinstimmung mit Ihren bewährten Methoden zu verwenden.
Indem Sie die Personen identifizieren, die Ihre Zusammenarbeitsexperten werden können, erhalten Sie ein erweitertes Supportteam, das wesentliches Feedback zu Ihren Implementierungsplänen geben kann. Der Anreiz für die für dieses Programm ausgewählten Personen besteht darin, dass sie einen frühzeitigen Einblick in die Pläne des Unternehmens erhalten und Feedback geben können, um Änderungen zu bewirken, die ihre täglichen Prozesse verbessern. Alles, was Sie in dieser Community spenden, sei es Zeit, Aufmerksamkeit, oder Belohnungen, wird über ihre Unterstützung und Treue an Ihre Implementierung zurückgegeben.
Experten helfen Ihnen bei Folgendem:
Schaffen von Begeisterung, die die Akzeptanz verbesserter Geschäftsprozesse erhöht.
Erstellen eines Einflusskreises zwischen ihren Teams.
Einführung der neuen Arbeitsweisen in Teams.
Identifizieren geschäftlicher Herausforderungen und möglicher Lösungen.
Geben dem Projektteam und Sponsoren Feedback.
Für ein erfolgreiches Experten-Programm sind Einzelpersonen aller Art von Benutzerprofilen erforderlich, um den Umfang und die Effizienz ihrer Vorteile für eine Teams-Bereitstellung zu maximieren.
Weitere Informationen. Microsoft stellt verschiedene Leitfäden und Toolkits bereit, um Unternehmen beim Rollout von Teams zu unterstützen.