Konfigurationsoptionen

  • 7 Minuten

Bevor Sie mit Kreditorenrechnungen und OCR arbeiten, müssen Sie die erforderlichen Parameter in Finance einrichten. Sie können diese Zeit auch dazu verwenden, festzulegen, welche Funktionen Sie für die Verwendung mit dem OCR-Dienst aktivieren möchten. Zu den aktivierbaren Funktionen gehören:

  • Vorauszahlungen automatisch auf Rechnungen, die importiert wurden, anwenden
  • Rechnungen senden, die in einen Workflow importiert wurden, um ausstehende Kreditorenrechnungspositionen abzugleichen

Hinweis

Sie müssen im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung die Funktion für die OCR-Integration aktivieren, um sie verwenden zu können. Wechseln Sie dann zum Arbeitsbereich Funktionsverwaltung, suchen Sie nach dem Funktionsnamen Kreditorenrechnungsautomatisierung, und aktivieren Sie diese Funktion dann.

Nachdem Sie die Funktion Kreditorenrechnungsautomatisierung aktiviert haben, können Sie damit beginnen, sie in Ihrem Unternehmen zu verwenden.

Beispiel

Betrachten Sie als Beispiel für die verwendete Funktion das Szenario mit Contoso Entertainment, das mit seinen verschiedenen Rechnungen und Kreditoren umgeht.

Anbieter von Contoso Electronics übermitteln ihre Rechnungen mithilfe des Portals Kreditorenzusammenarbeit im Bereich Finanzen. Wenn eine Rechnung übermittelt wird, verarbeitet ein Kreditorenbuchhalter bei Contoso die Rechnung manuell und sendet sie dann an den Rechnungsgenehmigungsworkflow. Contoso kann die OCR-Funktionen implementieren, sodass eine gesendete Rechnung automatisch an den Dynamics 365-Workflowdienst gesendet wird, um diesen Prozess zu rationalisieren. Dieser Ansatz bietet Contoso einen Kreditorenrechnungsprozess, der ohne manuelles Eingreifen verarbeitet werden kann.

Parameter

Wechseln Sie zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkontenparameter, um die verschiedenen Einrichtungselemente für die OCR-Konfiguration zu überprüfen. Wenn die Funktion Kreditorenrechnungsautomatisierung aktiviert ist, wird die Registerkarte Kreditorenrechnungsautomatisierung in den Parametern angezeigt; Sonst ist die Registerkarte nicht sichtbar. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, bietet die Registerkarte Kreditorenrechnungsautomatisierung die Möglichkeit für verschiedene Einstellungen, die Sie ändern können, um bestimmte Verhaltensweisen im Rechnungsstellungsprozess zu aktivieren.

Screenshot der Parameter der Kreditorenbuchhaltungmit ausgewählter automatisierter Kreditorenrechnung und „Automatisch Senden“ auf „Nein“ eingestellt

Bei der Arbeit mit OCR in Finance sollten Sie die folgenden Schlüsselparameter und ihre Funktionen berücksichtigen:

  • Importierte Rechnungen automatisch an den Workflow senden – Greifen Sie auf der Registerkarte Kreditorenrechnungsworkflow auf diesen Parameter zu. Wenn diese Option auf Nein eingestellt ist, bedeutet dies, dass Sie die Rechnungen manuell einreichen müssen. Wenn Sie auf Ja umschalten, werden die importierten Kreditorenrechnungen automatisch an das Workflowsystem übermittelt. Wenn der Umschalter auf Ja eingestellt ist, funktioniert dieser Prozess nur, wenn der Workflow für Kreditorenrechnungen für die juristische Person, von der aus Sie arbeiten, korrekt eingerichtet ist.

  • Produktzugänge vor automatischer Einreichung mit Rechnungszeilen abgleichen – Greifen Sie im Inforegister Produktzugänge automatisch abgleichen auf diesen Parameter zu. Wenn dieser Schalter auf Ja eingestellt ist, kann die Rechnung, die mithilfe von OCR in das System importiert wird, nicht automatisch an einen Workflow übermittelt werden, es sei denn, die abgeglichene Produktzugangsmenge entspricht der Rechnungsmenge. Dieser Parameter stellt sicher, dass keine Diskrepanzen durch unsachgemäßen Abgleich aufgrund importierter Kreditorenrechnungen entstehen. Wenn die Produkteingangsmenge mit der Rechnungsmenge übereinstimmt, wird die Rechnung automatisch an den Workflow übermittelt.

  • Vorauszahlung automatisch für importierte Rechnungen anwenden – Greifen Sie unter dem Inforegister Vorauszahlungen automatisch anwenden auf diesen Parameter zu. Wenn diese Option auf Ja eingestellt ist, sucht das System automatisch Vorauszahlungen, die für eine bestimmte Bestellung vorhanden sind, wenn diese Kreditorenrechnungen importiert werden. Wenn Vorauszahlungen bestehen, wird eine zusätzliche Zeile erstellt, um die Vorauszahlung auf relevante Kreditorenrechnungen anzuwenden, die importiert wurden.

  • Den Folgeautomatisierungsprozess im Falle eines Fehlers bei der Vorauszahlungsanwendung blockieren – Greifen Sie unter dem Inforegister Vorauszahlungen automatisch anwenden auf diesen Parameter zu. Wenn diese Option auf Ja eingestellt ist, werden die importierten Rechnungen gesperrt, wenn eine Vorauszahlung nicht angewendet werden kann. Wenn sie blockiert ist, kann der Rechnungsautomatisierungsprozess die Vorauszahlung nicht verarbeiten, bis sie manuell verwendet wird.

  • Mengenoption – Ein zusätzlicher aktivierbarer Parameter für die Bearbeitung von Rechnungsposten, der die Arbeit eines Sachbearbeiters in der Kreditorenbuchhaltung erleichtert, da Rechnungspositionen automatisch erstellt werden können. Dies würde zum Beispiel auftreten, wenn eine Bestellung teilweise fakturiert wurde und die Rechnung dann importiert wird. Anstatt manuell zurückgehen und die Zeilen neu eingeben zu müssen, ermöglicht das Parameter Quantity option dem Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung, den Schritt der Zeileneingabe zu überspringen, da die importierte Rechnung diesen Schritt übernimmt.

Diese Parameter sind einige, die Sie, zusammen mit den anderen Funktionen im Abschnitt Automatisierung von Kreditorenrechnungen der Seite Parameter, kennen sollten. Eine weitere Überlegung bei dieser Einrichtung ist die Möglichkeit, eine automatisierte Buchungsaufgabe in den Workflow-Editor aufzunehmen. Mit dieser Aufgabe kann eine importierte Kreditorenrechnung ohne manuellen Eingriff durch den Workflow verarbeitet und mit der Buchung der Rechnung beendet werden.

Mit benutzerdefiniertem vorgefertigtem Modell in die Rechnungserfassung integrieren

Sie können ein benutzerdefiniertes vorgefertigtes Modell für die OCR-Erkennung verwenden. Kunden erhalten häufig Rechnungen mit komplexen Layouts und vorgefertigten Modellen, die kein genaues Erkennungsergebnis bereitstellen können. Dies führt zu Engpässen im Prozess, da das Team für die Kreditorenbuchhaltung Zeit für die Korrektur und Überprüfung dieser Rechnungen aufwenden muss.

Sie können eine Beispielrechnung hochladen, die gewünschten Felder markieren und schließlich das benutzerdefinierte vorgefertigte Modell trainieren und in AI Builder veröffentlichen, um diesen Prozess zu optimieren.

Zudem können Sie mit dem angepassten vorgefertigten Modell weitere Felder angeben und extrahieren, die über das hinausgehen, was das Standardmodell bietet. Diese weiteren Felder müssen im Einrichtungsprozess zwischen dem Modell und der Rechnung zugeordnet werden.

Nach der Konfiguration werden die neuen Felder automatisch extrahiert und aus der Rechnungserfassung in Dynamics 365 Finance übertragen. So wird sichergestellt, dass das System den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.