Verwalten von Depotbank und nicht-verwahrten Datenquellen

  • 8 Minuten

Die Verwaltung von Verwahrungs- und Nicht-Verwahrungsdatenquellen ist für die Bearbeitung von Rechtsfällen und Untersuchungen unerlässlich. Microsoft Purview eDiscovery (Premium) vereinfacht das Nachverfolgen und Verteilen von Benachrichtigungen zur aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrung, die Verwaltung von Verwahrern und die Automatisierung des Prozesses der aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrung.

Wenn eine Organisation auf eine rechtliche Untersuchung reagiert, umfasst der Workflow das Identifizieren, Beibehalten und Sammeln potenziell relevanter Inhalte. Dieser Prozess basiert auf den Personen in der Organisation, die Verwalter relevanter Daten sind. In eDiscovery werden diese Personen als Datenverwalter bezeichnet. Sie werden als Personen definiert, die die administrative Kontrolle über ein Dokument oder eine elektronische Datei haben. Beispielsweise ist der Verwahrer einer E-Mail-Nachricht der Besitzer des Postfachs, das die relevante Nachricht enthält.

Es kann zwar Inhalte in Postfächern und Websites geben, die keinem Verwahrer zugeordnet sind, dies kann aber dennoch für den Fall relevant sein. Diese Inhaltsspeicherorte, bei denen Verwahrer keine administrative Kontrolle haben, aber Besitzer relevanter Daten sein können, werden als nicht verwahrte Datenquellen bezeichnet.

Eine rechtliche Aufbewahrungssperre behält Inhalte bei, die für einen Rechtsfall relevant sein könnten. Haltebereiche können auf Verwahrer und deren Datenquellen oder auf nicht verwahrten Datenquellen platziert werden. Wenn Inhaltsspeicherorte in den Halteraum versetzt werden, wird der Inhalt so lange beibehalten, bis der Halteraum freigegeben wird. Haltebereiche stellen sicher, dass relevante Daten während einer Untersuchung nicht gelöscht oder geändert werden.

Typen von Haltebereichen

  • Verwahrer: Wird auf Datenquellen angewendet, die bestimmten Verwahrern zugeordnet sind, z. B. deren Exchange-Postfächer, OneDrive-Konten, SharePoint-Websites und Teams.
  • Nicht verwahrte Haltebereiche: Wird auf Datenquellen angewendet, die nicht direkt bestimmten Verwahrern zugeordnet sind, z. B. Gruppenpostfächer, SharePoint-Websites und Teams.

Eine Gesetzliche Aufbewahrungsbenachrichtigung ist eine Mitteilung, die an Mitarbeiter oder Verwahrer von Daten gesendet wird, die für eine rechtliche Untersuchung relevant sein könnten. Diese Benachrichtigungen weisen Verwahrer an, elektronisch gespeicherte Informationen und alle Inhalte, die für eine aktive oder bevorstehende Rechtssache relevant sein könnten, aufzubewahren. Rechtsabteilungen müssen sicherstellen, dass jeder Verwahrer die angegebenen Anweisungen erhalten, gelesen, verstanden und sich damit einverstanden erklärt hat.

  1. Ausstellungshinweis: An Verwahrer mit relevanten Informationen wird ein Rechtlicher Aufbewahrungshinweis ausgegeben, in dem sie angewiesen werden, die erforderlichen Informationen beizubehalten.
  2. Benachrichtigung zur erneuten Ausstellung: Aktualisierungs- und Erneutes Ausstellen von Benachrichtigungen, wenn sich der Umfang der Erhaltung ändert.
  3. Veröffentlichungshinweis: Benachrichtigen Sie Verwahrer, wenn sie keine Inhalte mehr aufbewahren müssen.
  4. Erinnerungen und Eskalationen: Planen Sie Erinnerungen und Eskalationen, um mit nicht reagierenden Verwaltern nachzuverfolgen.

Verwaltung von Verwaltern

Verwenden Sie das integrierte Verwaltungstool für Verwahrer in Microsoft Purview eDiscovery (Premium), um Verwahrer zu verwalten und relevante Datenquellen im Zusammenhang mit einem Fall zu identifizieren. Das System kann die Exchange-Postfächer und OneDrive-Konten von Verwahrern automatisch identifizieren und speichern. Zusätzliche Datenquellen, z. B. Postfächer, Websites oder Teams, können ebenfalls einem Verwahrer zugeordnet werden.

Schritte zum Hinzufügen und Verwalten von Verwahrern

1. Verwahrer identifizieren:

  1. Wechseln Sie zum Microsoft Purview-Portal oder zum Microsoft Purview-Complianceportal mit einem Konto, das über eDiscovery-Berechtigungen verfügt.
  2. Navigieren Sie zur Registerkarte eDiscovery>eDiscovery (Premium)>Fälle .
  3. Wählen Sie den Fall aus, wechseln Sie dann zur Registerkarte Datenquellen, und wählen Sie Datenquelle> hinzufügenNeue Verwahrer hinzufügen aus.
  4. Fügen Sie Benutzer als Verwahrer hinzu, indem Sie ihre Namen oder Aliase eingeben.

2. Wählen Sie den Speicherort des Verwahrerdatens aus:

  • Das System umfasst das primäre Postfach und das OneDrive-Konto für jeden Verwahrer.

  • Ordnen Sie dem Verwahrer andere Speicherorte wie SharePoint-Websites oder Teams zu. Erweitern Sie die Details des Verwahrers, um die Speicherorte der Daten anzupassen.

    Screenshot des Bildschirms „Verwahrer auswählen“ mit hervorgehobener Option „Löschen“ für das Exchange-Postfach und das OneDrive-Konto des Benutzers.

3. Konfigurieren von Halteeinstellungen:

  1. Legen Sie Verwahrer in den Halteraum, um Inhalte an zugeordneten Datenspeicherorten beizubehalten, bis der Aufbewahrungsspeicher entfernt wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Verwahrer auf der Seite Halteeinstellungen .
  2. Überprüfen Sie die Auswahl zur Aufbewahrung der Verwahrer und wählen Sie dann Weiter.

4. Überprüfen Sie die Verwahrer und schließen Sie den Prozess ab:

  1. Überprüfen Sie die Liste der Verwahrer, deren Speicherorte und Aufbewahrungseinstellungen.
  2. Wählen Sie Senden aus, um Verwahrer und deren Datenspeicherorte zum Fall hinzuzufügen und Aufbewahrungseinstellungen anzuwenden.

Verwalten von Verwahrern und Datenquellen

  • Details des Verwahrers anzeigen: Auf der Registerkarte Datenquellen werden alle Verwahrer aufgelistet, die dem Fall hinzugefügt wurden. Wählen Sie einen Verwahrer aus, um ausführliche Informationen anzuzeigen.

    Screenshot: Auf der Registerkarte

  • Bearbeiten eines Verwahrers: Aktualisieren Sie die Datenquellen, die einem Verwahrer zugeordnet sind, nach Bedarf. Wählen Sie den Verwahrer und dann Quelle bearbeiten aus. Passen Sie Die Datenspeicherorte an, halten Sie einstellungen fest, und übermitteln Sie dann die Änderungen.

  • Neuindizieren von Verwahrerdaten: Die Indizierung ist der Prozess der Organisation von Daten, sodass sie schnell durchsucht und abgerufen werden können. Im Kontext von eDiscovery stellt die Indizierung sicher, dass alle relevanten Inhalte durchsuchbar sind und während einer Untersuchung effizient gefunden werden können. Manchmal können Elemente aufgrund von großen Dateigrößen oder Datenbeschädigungen teilweise indiziert werden, sodass es schwierig ist, alle relevanten Daten genau abzurufen.

    So indizieren Sie Verwahrerdaten neu und stellen umfassende und genaue Suchergebnisse sicher:

    1. Wechseln Sie zu eDiscovery>eDiscovery (Premium), und öffnen Sie den Fall.
    2. Wählen Sie die Registerkarte Datenquellen aus.
    3. Wählen Sie den Verwahrer aus, dessen Daten neu indiziert werden müssen.
    4. Wählen Sie auf der Flyoutseite Index aktualisieren aus. Bestätigen Sie die Indexaktualisierung, indem Sie Ja auswählen.

    Die Neuindizierung ist ein zeitintensiver Prozess. Sie können den Fortschritt auf der Registerkarte Aufträge oder auf der Registerkarte Verwahrer nachverfolgen, indem Sie den Status in der Spalte Status des Indizierungsauftrags überwachen.

    Durch die Neuindizierung wird sichergestellt, dass alle relevanten Daten in die Suchergebnisse aufgenommen und genau dargestellt werden, was für eine gründliche rechtliche Untersuchung von entscheidender Bedeutung ist.

  • Einen Verwahrer freigeben: Wenn ein Fall geschlossen wird oder ein Verwahrer nicht mehr relevant ist, wählen Sie den Verwahrer und dann Freigeben aus, um den Haltestatus zu entfernen und den Status des Verwahrers zu aktualisieren.

Aktion "Halte wiederholen"

Wenn der Aufbewahrungsstatus nicht ordnungsgemäß angewendet wird, wählen Sie die Verwahrer und dann Halteaktion wiederholen aus.

Die Verwaltung von verwahrenden und nicht verwahrenden Datenquellen in Microsoft Purview eDiscovery (Premium) stellt eine gründliche und konforme Behandlung rechtlicher Untersuchungen sicher und vereinfacht die Aufbewahrung, Sammlung und Überprüfung relevanter Daten.