Einschätzung der Bereitschaft Ihrer Organisation

6 Minuten

Nachdem Sie Ihr Projektteam gesichert haben, besteht der nächste Schritt bei Ihrem Upgrade darin, sicherzustellen, dass Ihre Organisation und die Benutzer für Teams bereit sind – eine Aktivität, die Sie parallel zu ihrer technischen Bereitstellung ausführen. Um die Vorteile von Teams zu erkennen, müssen Benutzer Teams tatsächlich nutzen. Die einfache Aktivierung von Teams garantiert nicht, dass Sie Ihr Ziel erreichen. Benutzer verfügen über unterschiedliche Anwendungsfälle und unterschiedliche Lernstile und passen sich unterschiedlich schnell an die neue Technologie an.

Indem Sie die Bereitschaft Ihrer Organisation bewerten, können Sie ermitteln, wie empfänglich (oder nicht) Ihre Benutzer für die neue Art der Arbeit und die neue Technologie wahrscheinlich sind. Wenn Sie wissen, wie Benutzer auf Änderungen reagieren, kann Ihre Organisation proaktiv auf Bedenken eingehen, ihren Einführungsplan anpassen, um optimale Unterstützung einzuholen, und Benutzer identifizieren, die dabei helfen können, die Änderung für Kollegen zu vereinfachen.

Aktivität

Verwenden Sie die folgenden Gesprächsstarter, um die Bereitschaft einer Organisation einzuschätzen und die in Ihrem Unternehmen übliche Herangehensweise im Hinblick auf Änderungen zu dokumentieren. Anhand dieser Informationen können Sie erfahren, wie viel Sensibilisierung und Schulung Sie möglicherweise bei Ihrem Projekt implementieren müssen. Machen Sie sich keine Gedanken über genaue Zahlen. In dieser Übung geht es um ein allgemeines Verständnis Ihrer Organisationskultur. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie beginnen sollen, bewerten Sie eine frühere Einführung. Auf diese Weise können Sie besser einschätzen, wie Benutzer auf Änderungen reagieren und proaktiv auf die erwarteten Reaktionen eingehen.

Wie hoch ist der Prozentsatz der Benutzer in den einzelnen Kategorien?

Early Adopter	Informierte Benutzer	Nachzügler
Diese Benutzer fordern die Lösung an, bevor sie verfügbar ist.	Diese Benutzer akzeptieren die Lösung, sobald der Mehrwert demonstriert wurde.	Diese Benutzer lehnen die Lösung ab, selbst wenn Sie zu der Änderung gedrängt werden.

Wie hoch ist der Prozentsatz der Benutzer, die in die einzelnen Kompetenzen fallen?

Selbstmotiviert	Teamplayer	Benutzer, die an die Hand genommen werden müssen
Diese Lernenden benötigen Ressourcen und lernen durch Ausprobieren.	Diese Benutzer nehmen gerne an Gruppen- und interaktiven Schulungen teil. Sie werden mit Kollegen zusammenarbeiten.	Diese Benutzer benötigen besondere persönliche Unterstützung.

Inwiefern werden neben der Bereitstellung dieses Dienstes weitere Änderungen vorgenommen?

Minimale Änderungen Mittlere Änderungen Transformation

Keine Änderungen 1 bis 3 Änderungen Mehr als 3 Änderungen

Minimale Änderungen	Mittlere Änderungen	Transformation
Keine Änderungen	1 bis 3 Änderungen	Mehr als 3 Änderungen

Ordnen Sie diese Informationen nach Geschäftsbereich und Führung, um die Bereiche Ihres Unternehmens zu kategorisieren, die Änderungen gegenüber am meisten aufgeschlossen sind. An dieser Stelle werden Sie Early Adopter-Kandidaten und Prozesse ermitteln, bei denen Benutzer für Verbesserungen bereit sind, ein Risiko einzugehen.

Beispielaktivität für Contoso
Planen Sie Besprechungen mit Führungskräften wichtiger Geschäftsbereiche, Prozessverantwortlichen und Communitys in Ihrer Organisation. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Assistenten von Führungskräften, Büroleiter an Remotestandorten und regionale Bereichsleiter einschließen. Verwenden Sie den Fragebogen für Projektbeteiligte, um zu ermitteln, wie hoch der Geschäfts- und Wettbewerbsdruck ist, unter dem diese Führungskräfte stehen. Was möchten sie in ihren Zuständigkeitsbereichen erreichen? Verbessern Sie den Geschäftssinn, indem Sie mehr über deren Bedürfnisse erfahren und eine Grundlage für weiteres Engagement schaffen. Vervollständigen Sie unmittelbar nach der Besprechung die Ebenen nach Einzelpersonen oder Zielgruppen im Tool zur Bewertung des Engagements von Projektbeteiligten. Auf diese Weise können Sie die Bereiche des Unternehmens bestimmen, die für die Änderungen bereit sind. Diese Bewertungen sind in gewisser Weise subjektiv, da Sie auf Ihrer Einschätzung der Gruppe oder des Einzelnen basieren. Stellen Sie also sicher, dass dieses Tool nicht veröffentlicht wird. Verwenden Sie es stattdessen für Ihre Strategien zur Einführung, die Prioritäten für Geschäftsszenarien und Methoden zum Engagement dieser Personen.

Beispielaktivität für Contoso

Planen Sie Besprechungen mit Führungskräften wichtiger Geschäftsbereiche, Prozessverantwortlichen und Communitys in Ihrer Organisation. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Assistenten von Führungskräften, Büroleiter an Remotestandorten und regionale Bereichsleiter einschließen. Verwenden Sie den Fragebogen für Projektbeteiligte, um zu ermitteln, wie hoch der Geschäfts- und Wettbewerbsdruck ist, unter dem diese Führungskräfte stehen. Was möchten sie in ihren Zuständigkeitsbereichen erreichen? Verbessern Sie den Geschäftssinn, indem Sie mehr über deren Bedürfnisse erfahren und eine Grundlage für weiteres Engagement schaffen. Vervollständigen Sie unmittelbar nach der Besprechung die Ebenen nach Einzelpersonen oder Zielgruppen im Tool zur Bewertung des Engagements von Projektbeteiligten. Auf diese Weise können Sie die Bereiche des Unternehmens bestimmen, die für die Änderungen bereit sind. Diese Bewertungen sind in gewisser Weise subjektiv, da Sie auf Ihrer Einschätzung der Gruppe oder des Einzelnen basieren. Stellen Sie also sicher, dass dieses Tool nicht veröffentlicht wird. Verwenden Sie es stattdessen für Ihre Strategien zur Einführung, die Prioritäten für Geschäftsszenarien und Methoden zum Engagement dieser Personen.

Bereitschaft und Verwaltung von Projektbeteiligten

Kommunikation und das Erwartungsmanagement sind wichtige Elemente eines erfolgreichen Änderungsprojekts. Es ist wichtig, dass Sie den Projektbeteiligten und anderen Personen regelmäßig die Gesamtsicht und den aktuellen Fortschritt mitteilen. Projektbeteiligte sind Personen, die Interesse an Ihrem Projekt haben und unabhängig von ihrer Position Einfluss darauf haben. Sie haben möglicherweise keine direkte Verantwortung für alles, woran Sie gerade arbeiten, aber Sie haben großen Einfluss in der Organisation, insbesondere, wenn Sie sich dazu entscheiden, starken Widerstand gegen die Änderung zu leisten.

Es wird empfohlen, regelmäßig Besprechungen mit den Projektbeteiligten abzuhalten. Ihr Ziel an dieser Stelle ist es, zuzuhören und mehr über das Unternehmen zu erfahren. Wenn Sie über ein großes Einführungsteam verfügen, erwägen Sie die Zuweisung von Personen zu Ihrem Projektteam, um wichtige Beteiligtenbeziehungen zu verwalten. Verwenden Sie die folgenden Fragen, um Ihre Gespräche mit den Projektbeteiligten zu lenken:

Was sind die Herausforderungen oder Schwachstellen der Organisation im Hinblick auf die Kommunikation und Zusammenarbeit?
In welchen Bereichen möchte sich Ihre Organisation verbessern?
Welche strategischen Initiativen oder aktuellen Transformationsprojekte gibt es in der Organisation, für die Teams hilfreich sein kann?
Welche Methoden der Kommunikation und Zusammenarbeit werden in Ihrer Organisation in der Regel besser angenommen als andere?
Wie ist der Prozess zum Entwerfen, Verteilen und Teilen von Informationen?

Dieses erste Gespräch stellt eine Grundlage für die weitere Interaktion dar. Achten Sie auf die Schwachstellen und die Wahrnehmung, Einblicke, damit Sie eine erfolgreiche Kommunikation sicherstellen und die Erwartungen an das, was Änderungen bewirken und welche Auswirkungen diese Änderungen auf den täglichen Betrieb haben, steuern können.

Aktivität
Legen Sie den Rhythmus und die Methode für die Kommunikation mit den Projektbeteiligten entsprechend der Unternehmenskultur fest. Passen Sie Ihre Kommunikation an das unterschiedliche Maß an Engagement und die Interessen Ihrer Organisation an. Option: Wenn Sie eine fortlaufende Wissensdatenbank mit Informationen zu Ihrem Projekt erstellen möchten, sollten Sie die Verwendung der Seiten für Neuigkeiten auf Ihrer SharePoint-Website für die Kommunikation in Betracht ziehen. Ihre Seitenbibliothek für Neuigkeiten (Website-Seiten auf der SharePoint-Website, die mit Ihrem Planungsteam verknüpft sein) kann als öffentlich zugänglich gemacht werden, sodass alle beteiligten Parteien darauf zugreifen können.

Aktivität

Legen Sie den Rhythmus und die Methode für die Kommunikation mit den Projektbeteiligten entsprechend der Unternehmenskultur fest. Passen Sie Ihre Kommunikation an das unterschiedliche Maß an Engagement und die Interessen Ihrer Organisation an.

Option: Wenn Sie eine fortlaufende Wissensdatenbank mit Informationen zu Ihrem Projekt erstellen möchten, sollten Sie die Verwendung der Seiten für Neuigkeiten auf Ihrer SharePoint-Website für die Kommunikation in Betracht ziehen. Ihre Seitenbibliothek für Neuigkeiten (Website-Seiten auf der SharePoint-Website, die mit Ihrem Planungsteam verknüpft sein) kann als öffentlich zugänglich gemacht werden, sodass alle beteiligten Parteien darauf zugreifen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur regelmäßige Statusberichte traditionell per E-Mail und über die SharePoint-Seiten für Neuigkeiten versenden, sondern auch weitere Kommunikationsmethoden verwenden, darunter:

Regelmäßige, 1:1-Besprechungen
Besprechungen mit Führungskräften
Besprechungen mit dem Personal oder allen Projektbeteiligten
Virtuelle Konferenzen
Unterscheidung zwischen Geschäftszeiten von Projektbeteiligten und denjenigen für Mitarbeiterfragen
Aufnahme in Unternehmensneuigkeiten und -newsletter
Artikel im Intranet

Alle diese Methoden können verwendet werden, damit Projektbeteiligte auf dem neuesten Stand sind und diese eine Plattform haben, um Ihnen direktes Feedback zu Ihrem Erfolg und den Methoden zu geben. Stellen Sie sicher, dass Sie nach Bereichen der Unzufriedenheit suchen, vor allem in 1:1:Besprechungen, um zu vermeiden, dass diese öffentlich zum ersten Mal angesprochen werden. Abgesehen davon sollten Sie alle um ehrliches Feedback bitten.

Aktivität für Contoso
Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam zusammen, um eine Präsentation für Ihre Projektbeteiligten bereitzustellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Abteilung in Ihren Kernbotschaften involviert ist. Verwenden Sie Microsoft-Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie Informationen über die Dienste teilen, die Sie haben und die Sie wie Microsoft Teams bereitstellen möchten. Die Kernaussage dieser Präsentation, die Sie persönlich (vorzugsweise) mit einer virtuellen Komponente für die Führungskräfte an Remote-Standorten bei Teams-Besprechungen oder Liveereignissen mitteilen können, besteht darin, zu zeigen, wie mit der vorgeschlagenen Technologie und der Einführung von Änderungen die Schwachstellen angegangen werden können, die Ihnen von Projektbeteiligten und Endbenutzern bei einer Besprechung genannt wurden. Nutzen Sie diese Besprechung als Chance, um Feedback und Freiwillige für frühe Pilotprojekte zu Machbarkeitsstudien und Teilnehmer für Ihr Early Adopter-Programm zu erhalten. Legen Sie Erwartungen in Bezug auf die Zeitpläne (30 bis 60 Tage) und den zeitlichen Aufwand (1 bis 2 Stunden pro Woche) fest, um sicherzustellen, dass Sie entsprechendes Feedback zu Ihrem Einführungsprogramm von Endbenutzern erhalten.

Aktivität für Contoso

Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam zusammen, um eine Präsentation für Ihre Projektbeteiligten bereitzustellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Abteilung in Ihren Kernbotschaften involviert ist. Verwenden Sie Microsoft-Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie Informationen über die Dienste teilen, die Sie haben und die Sie wie Microsoft Teams bereitstellen möchten. Die Kernaussage dieser Präsentation, die Sie persönlich (vorzugsweise) mit einer virtuellen Komponente für die Führungskräfte an Remote-Standorten bei Teams-Besprechungen oder Liveereignissen mitteilen können, besteht darin, zu zeigen, wie mit der vorgeschlagenen Technologie und der Einführung von Änderungen die Schwachstellen angegangen werden können, die Ihnen von Projektbeteiligten und Endbenutzern bei einer Besprechung genannt wurden. Nutzen Sie diese Besprechung als Chance, um Feedback und Freiwillige für frühe Pilotprojekte zu Machbarkeitsstudien und Teilnehmer für Ihr Early Adopter-Programm zu erhalten. Legen Sie Erwartungen in Bezug auf die Zeitpläne (30 bis 60 Tage) und den zeitlichen Aufwand (1 bis 2 Stunden pro Woche) fest, um sicherzustellen, dass Sie entsprechendes Feedback zu Ihrem Einführungsprogramm von Endbenutzern erhalten.