So verwenden Sie die Cloud zu ihren Vorteilen
Viele Mitarbeiter senden immer noch E-Mails an Tabellenkalkulationen, speichern sie auf ihren lokalen Laufwerken oder auf einer Netzwerkfreigabe und verschwenden wertvolle Zeit bei der Suche nach der "richtigen" Version dieser Kundenpräsentation. Dies ist die Realität der Mitarbeitererfahrung in jeder Branche auf der ganzen Welt. Gemeinsam als Change- und IT-Profis haben wir unsere Mitarbeiter im Stich gelassen, indem wir ihnen nicht den Wunsch nach digitaler Kompetenz vermittelt haben. Jetzt, da wir diese Tatsache akzeptiert haben, können wir die Situation korrigieren.
Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Programmen zur Benutzerakzeptanz ist es, die Vorteile des Wechsels in die Cloud aus der Sicht des Unternehmens oder seiner IT-Abteilung zu nutzen. Dies sind keine motivierenden Faktoren für die meisten Mitarbeiter. Die Mitarbeiter werden dafür bezahlt, die Ergebnisse in einer bestimmten Disziplin voranzutreiben, und deshalb müssen wir mit ihnen teilen, wie Veränderungen wie die Implementierung von Microsoft Teams oder anderen Kollaborations- und Kommunikationslösungen ihnen zugute kommen werden.
In erster Linie können wir ihre Interaktion mit der IT reduzieren. Richtig verwaltete Microsoft Teams und andere Microsoft 365-Workloads können einen Self-Service-Modus unterstützen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter auf Abruf und bei Bedarf Projektteams bilden. Diese Reibungsreduzierung mit IT und IT-Services ist eine Fähigkeit, die es Ihnen ermöglicht, eine sicherere Umgebung für Ihre Unternehmensdaten zu schaffen, indem Sie die Abhängigkeit Ihrer Mitarbeiter von Benutzer- und Schattensoftware reduzieren.
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| Bestandsaufnahme der Nutzung von Verbraucher- oder nicht zugelassener Software in Ihrer Umgebung durch Scannen Ihres Netzwerks nach *.exe-Dateien oder Durchführung einer kurzen Umfrage. |
Andere Vorteile wie jederzeit und überall können für einen Mitarbeiter oft wie "Ich muss jederzeit und überall arbeiten" klingen. Zeigen Sie stattdessen den Vorteil, einen wichtigen Chat zu beantworten, während Sie zwischen Kunden oder während der Abholung Ihrer Kinder von der Schule (aber nicht während der Fahrt!) Die Fähigkeit, die Anforderungen des heutigen Geschäftslebens zu erfüllen, ist unerlässlich, aber auch die Sicherstellung der familiären Verpflichtungen. Die Unterstützung einer sicheren, mobilen Belegschaft mit eleganter Software kann diese Anforderungen erfüllen.
Ein Teil Ihrer Kernbotschaft kann sein, anzuerkennen, dass Ihre Mitarbeiter grundsätzlich versuchen, einen guten Job zu machen. Sie möchten nahtlos zusammenarbeiten und Ihren Kunden eine großartige Erfahrung bieten. Es ist die Aufgabe von IT-, Change- und Business-Führungskräften, Systeme zu entwerfen, die mit dem Hintergrund dieses Hauptziels verschmelzen. Aber zuerst müssen wir die Wertschätzung für unsere Mitarbeiter in den Change-Dialog einbinden.
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| Erwägen Sie, ein Mitarbeiter-Rampenlicht für Menschen zu schaffen, welche die neue Erfahrung nutzen, um die Erfahrung Ihrer Kunden und Mitarbeiter zu verbessern. Lassen Sie Ihren Hauptsponsor an der Anerkennung dieser Mitarbeiter teilnehmen. Dies wirkt sich positiv auf Ihre Kultur und das Engagement Ihrer Mitarbeiter aus. |
Die Vorteile des Wechsels in die Cloud für die Organisation
Gleichzeitig können Sie damit beauftragt werden, für Ihre Interessengruppen zu verfestigen, was dieser Übergang zu einem modernen Cloud-Erlebnis für sie bedeutet. Ihre Interessengruppen können auch in Ablehnung oder Widerstand gegen diese Änderung sein. Die meisten Interessengruppen und Führungskräfte erkennen jedoch die Notwendigkeit einer größeren technischen Agilität und Innovation. Auch sie benötigen einen sicheren, jederzeit und überall verfügbaren Zugriff auf Unternehmensdaten und wollen die Kosten in der IT kontrollieren, indem sie ihre Fähigkeit, ein Wettbewerbsvorteil und keine Kostenstelle zu sein, verbessern.
Ihre Interessengruppen und Führungskräfte sind auch Mitarbeiter. Sie haben vielleicht individuelle Bedürfnisse, aber sie senden auch E-Mails an diese Tabellenkalkulationen. Achten Sie besonders darauf, dass sie bei der Transformation unterstützt werden, um mehr stimmliche Entscheidungsträger zu gewinnen, die Ihr Änderungsprogramm unterstützen.
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| Regelmäßiges Treffen mit den Assistenten der Geschäftsleitung in Ihrem Unternehmen in entspannter Atmosphäre. Ermutigen Sie diese Personen, mit Ihnen die Herausforderungen zu teilen, die sie bei der Unterstützung ihrer Führungskräfte haben, und die Begeisterung über die Änderung, die derzeit umgesetzt wird. Diese Personengruppe hat normalerweise Einfluss auf jede Änderung. Früh genug und häufig mit Ihnen zusammenarbeiten! |
Die Vorteile des Wechsels in die Cloud für Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter möchte wissen, "Was ist für mich?", wenn Sie beginnen, die Art und Weise zu ändern, wie sie arbeiten. Zu oft machen wir den Fehler, über Produkteigenschaften und organisatorische Vorteile zu sprechen, anstatt uns in den täglichen Kampf um Zusammenarbeit, Kommunikation und Arbeit einzufühlen. Dies kann leicht geändert werden, indem der Schwerpunkt des Veränderungsprogramms verschoben wird, um die Erfahrung der Mitarbeiter zu machen.
Die obige Grafik zeigt vier verschiedene Personas mit häufigen Problemen. Eine Persona ist ein Profil einer Art von Mitarbeiter oder einer Rolle in Ihrer Organisation.des Typs "Mitarbeiter" oder "Rolle" in Ihrer Organisation. Dazu gehören in der Regel der Titel oder die Rolle, die Dienstzeit, die Jahre in der Rolle, die Kernpunkte, die häufig verwendeten Werkzeuge, Metadaten wie die Region und das Jahr der Erfahrung, ob sie von zu Hause aus arbeiten oder nicht und dergleichen. Die Persona-Zuordnung kann detailliert sein, aber für die Zwecke unseres Kurses und Ihres Projekts empfehlen wir, sie einfach zu halten.
Diese einfache Zuordnung zeigt einen Benutzer, seine Rolle, ein häufiges Problem und wie man es mit Microsoft 365 löst. Das Ergebnis dieser Arbeit ist es, klar zu identifizieren, was für den Mitarbeiter drin liegt, wenn er mit Ihnen auf dem Weg zur Veränderung ist.
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| Führen Sie kurze, 15-minütige Interviews mit Mitarbeitern an Ihrem Arbeitsplatz durch. Stellen Sie ihnen die folgenden Fragen: – "Was gefällt Ihnen an der Zusammenarbeit?" – "Welche Tools verwenden Sie häufig für die Zusammenarbeit?" – "Was ist am lästigsten, wenn es um die Zusammenarbeit in unserem Unternehmen geht?" Notieren Sie sich für jeden Befragten, wie lange er in Ihrem Unternehmen ist, welche Rolle er derzeit spielt und wie lange er darin steckt. Versuchen Sie, ein paar Führungskräfte, mittlere Führungskräfte und neue Mitarbeiter zu interviewen, um eine schnelle Grundlinie ihrer Perspektiven zu erhalten. Es ist am besten, diese möglichst persönlich zu machen, damit Sie die Körpersprache und den Ton der Person, die Sie interviewen, beobachten können. Sie können diese auch per Video-Chat oder bei Bedarf per schriftlicher Antwort über ein Formular durchführen. Verwenden Sie diese Informationen, um sich ein Bild davon zu machen, wie die Dienste für Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen aussehen. Denken Sie daran, sich bei den Mitarbeitern für ihr Feedback zu bedanken! |
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Beispielaktivität für Contoso |
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| Sie haben die Informationen aus Ihren Mitarbeitergesprächen überprüft. Sammeln Sie zuerst Ihre Prioritätsschwere, indem Sie eine PowerPoint-Vorlage für den Persona-Problempunkt verwenden. Auf diese Weise erhalten Sie einen visuellen Überblick über die Probleme Ihrer Mitarbeiter. Wir empfehlen Ihnen, eine persönliche Note mit dem Namen zu verwenden und ihre Profilfotos einzufügen, wenn Sie können. Verwenden Sie diese Liste, um die Dokumentation der Ziel-Geschäftsszenarien zu beginnen, die zur Verbesserung ausgewählt werden sollen. |
Die Bedeutung der Benutzereinführungsplanung
Die Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikationserfahrung Ihrer Mitarbeiter erfordert in der Regel mehr als ein Produkt oder eine Erfahrung. Bei Contoso wollen wir das Projektmanagement, die Produkt- und Dienstleistungserbringung sowie die interne Kommunikation verbessern. Wir bezeichnen diese Szenarien oft als die "Better Together"-Szenarien. Einige Beispiele für "Better Together"-Paarungen sind:
- Microsoft Teams und SharePoint – Umfassende Nachrichten- und Kommunikationsfunktionen mit modernen Websites; Dokumentenlisten und Bibliotheken mit benutzerdefinierten Metadaten und Workflows.
- Microsoft Teams und Planner – Modernes Projektmanagement für alle
- Microsoft Teams und Power BI – Integrierte Datenvisualisierungstools zur Befähigung von datengesteuerten Entscheidungen
- Microsoft Teams und Viva Engage – Zusammenarbeit für Community-Manager
- Microsoft Teams mit Forms and Flow – Sammeln und Aktivieren von Daten mit Cross-Produkt-Workflows
Wenn Sie ein IT-Experte sind, der nicht häufig mit der Benutzerakzeptanz umgeht oder neu ist, finden und fördern Sie die neugierigen, hilfsbereiten Menschen in Ihrem Unternehmen, die daran interessiert sind, anderen zu helfen, ihre digitale Kompetenz zu verbessern. Diese Personen verfügen oft über unschätzbare Informationen über Geschäftsprozesse, die leicht verbessert werden können.
Denken Sie daran, dass der Weg zu einer besseren Zusammenarbeit ein menschlicher Prozess ist, bei dem es nicht um die Technologie geht. Es geht um die Menschen.