Fördern sie Microsoft 365 Copilot Einführung im gesamten organization

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Branchenübergreifende Organisationen haben nicht mehr über künstliche Intelligenz (KI) gesprochen, um sie im großen Stil bereitzustellen. Um Organisationen bei dieser Arbeit zu unterstützen, hat Microsoft das Microsoft 365 Copilot Adoption Playbook erstellt, das einen Schritt-für-Schritt-Implementierungsleitfaden bietet, um Administratoren und Führungskräften bei der Einführung von Copilot zu helfen. Dieses Playbook, das auf Erkenntnissen aus dem Microsoft 365 Copilot Early Access Program basiert, bietet Ihnen umsetzbare Schritte, um schnell zu einem KI-gestützten organization zu werden, die Nutzung und das Engagement zu beschleunigen und Fortschritte und Auswirkungen nachzuverfolgen. Es beantwortet die wichtigsten Fragen, einschließlich:

• Wem gebe ich die ersten Copilot-Lizenzen?
• Wo kann mein organization die meisten Produktivitätsgewinne erzielen?
• Gewusst wie Mitarbeiter schnell in Betrieb nehmen?
• Warum ist es wichtig, mit Copilot frühzeitig eine Dynamik aufzubauen?
• Wann beginne ich mit der Anzeige von Geschäftsergebnissen?
• Welche Möglichkeiten gibt es, die Auswirkungen zu messen?

Das folgende Diagramm zeigt die folgenden vier Phasen, aus denen die Microsoft 365 Copilot Einführungsroadmap besteht.

In dieser Schulungseinheit werden die Schritte zusammengefasst, aus denen jede Einführungsphase besteht. Eine ausführliche Untersuchung dieser Schritte finden Sie im Microsoft 365 Copilot Einführungsplaybook.

Tipp

Wenn Sie die Schritte in diesem Playbook ausführen, können Sie sicher sein, dass Sie die KI-Transformation absichtlich angehen. Sie verfügen über ein Framework, das Ihnen hilft, zuerst die Bereiche mit den größten potenziellen Auswirkungen zu priorisieren, Ihre Zeit für die Bewertung zu optimieren, Änderungen zu verwalten und zu skalieren, wenn die Richtige ist. Die Schritte in diesem Leitfaden können Ihnen auch helfen, auf jeder Ebene Ihrer organization zu gewinnen. Auf diese Weise können Sie eine KI-orientierte Kultur aufbauen, die das wahre Geheimnis ist, um sich mit dieser Technologie einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Phase 1: Vorbereiten

Die in dieser Phase enthaltenen Schritte dienen dazu, Ihre organization auf Microsoft 365 Copilot vorzubereiten.

Schritt 1: Überprüfen Ihrer Sicherheits- und Dateneinstellungen

Microsoft 365 Copilot basiert auf einem umfassenden Ansatz für Sicherheit, Compliance, Datenschutz, Identität und verantwortungsvolle KI auf Unternehmensniveau. Da Copilot ihre vorhandenen Microsoft 365-Daten- und Sicherheitsberechtigungen automatisch erbt, wird die Einrichtung vereinfacht. Außerdem wird hervorgehoben, wie wichtig es ist, Content Management-Methoden und Datengovernance einzurichten, bevor mit dem Rollout begonnen wird.

Um eine sichere Zusammenarbeit mit Copilot zu gewährleisten, arbeiten Sie mit Ihren IT-Leads zusammen, um die aktuellen Daten- und Sicherheitsrichtlinien zu überprüfen. Es ist auch wichtig, den Mitarbeitern zu versichern, dass ihre privaten Inhalte und Daten geschützt bleiben. In dieser Hinsicht ähnelt Copilot den mit der Cloud verbundenen Diensten wie E-Mail und Suche, die sie bereits verwenden. Ermutigen Sie Teams, weiterhin die von Ihrer IT-Abteilung festgelegten bewährten Methoden Ihrer organization zu befolgen. Bewährte Methoden sind die Verwendung von SharePoint-Websites, das Verwalten von Berechtigungen und die Verwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Schritt 2: Absichtliche Verwendung von Lizenzzuweisungen

Um die geschäftlichen Auswirkungen zu maximieren, müssen Sie Ihre allgemeine Lizenzierungsbereitstellungsstrategie bestimmen. Microsoft empfiehlt, Lizenzen in zwei oder drei Schlüsselbereichen des Unternehmens zu konzentrieren und dann von dort aus zu erweitern. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, wenn Sie sich für einen Ansatz entscheiden.

Aktuelle Nutzungstrends betrachten

Ihre größten Benutzer von Microsoft 365-Produkten sind gut positioniert, um die Vorteile einer Copilot-Lizenz zu nutzen. Eine Möglichkeit, zu bewerten, wer Copilot-Lizenzen am häufigsten verwendet, ist Microsoft Copilot Dashboard, das von Microsoft Viva unterstützt wird. Navigieren Sie zur Registerkarte Bereitschaft , um die technische Berechtigung und Die Gesamtzahl der Microsoft 365-Benutzer anzuzeigen.

Definieren von Anwendungsfällen für jede Geschäftsfunktion oder jedes Team

Identifizieren Sie bei der Entscheidung, wie Copilot implementiert werden soll, die geschäftlichen Probleme, die gelöst werden müssen, und wenden Sie dann KI auf die Herausforderung an. Jedes Team sollte ein klar definiertes Ziel oder einen spezifischen Anwendungsfall für die Implementierung von Copilot haben. Diese zusätzliche Ebene der Spezifität stellt sicher, dass die Technologie effektiv in Workflows über Rollen und Ebenen hinweg integriert wird. Microsoft hat beispielsweise das mehrstufige Supportmodell neu konzipiert, um den Kundenservice zu verbessern. Die Anwendungsfallmetriken wurden wie folgt definiert:

• Reduzieren der Onboardingzeit für neue Agents.
• Rationalisierung des Zugriffs auf Wissen.
• Beseitigung sich wiederholender administrativer Aufgaben.
• Reduzieren des Ticketvolumens.

Bei Microsoft führte dieser KI-gestützte Ansatz für den Kundendienst dazu, dass mehr Kunden bedient wurden, einschließlich einer 9 % schnelleren ersten Antwortzeit und einer 12 %igen Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit, wobei 9 % mehr Fälle über Chat verarbeitet werden. Junior-Agents wurden schneller integriert, mit einem Anstieg von 13 % bei Fällen, die ohne Peerunterstützung gelöst wurden. Wenn Sie sich zuerst auf bestimmte Anwendungsfälle und Bereiche mit großen Auswirkungen konzentrieren, können Sie den Return on Investment (ROI) von Copilot maximieren und Ihre organization besser darauf vorbereiten, seine Einführung zu skalieren.

Zuordnen von Copilot zu ganzen Teams innerhalb einer bestimmten Geschäftsfunktion

Vermeiden Sie eine dünne Verteilung von Lizenzen. Wenn ganze Teams Zugriff haben, können sie Erkenntnisse teilen und voneinander lernen. Und da immer mehr Mitarbeiter Copilot konsistent und effektiv einsetzen, vervielfacht sich der Einfluss, den Copilot auf Ihre organization. Um zu wählen, in welchem Geschäftsbereich Sie beginnen möchten, denken Sie über Ihre größten Chancen oder Probleme nach. Viele Frühzugriffskunden haben im Kundendienst und Im Vertrieb begonnen– es gibt jedoch keinen 1-Size-Pass-All-Ansatz, um zu bestimmen, wo Copilot den größten Mehrwert bieten kann.

Microsoft hat beispielsweise in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Kundendienst, Personalwesen und Finanzen begonnen. In diesen Geschäftsfunktionen verbrachten die Teams von Microsoft viel Zeit mit Besprechungen, dem Schreiben von E-Mails, dem Ausführen sich wiederholender Aufgaben und dem Durchsuchen großer Datenmengen und Informationen. Im Gegensatz dazu begann ein Kunde im Early Access-Programm von Microsoft mit seinen Kundendienst-, Vertriebs- und Customer Experience-Teams. Das Serviceteam hat Copilot verwendet, um relevante Richtlinien anzuzeigen, Tickets zusammenzufassen und schritt-für-Schritt-Reparaturanweisungen aus Handbüchern zuzugreifen. Ihre Vertriebs- und Kundenerfahrungsteams nutzten Copilot, um Kundeninteraktionen mit zusätzlicher Tiefe und Kontext zu bereichern und Aktionen und nächste Schritte zusammenzufassen.

Schritt 3: Erstellen eines KI-Rates

Viele Unternehmen bilden funktionsübergreifende KI-Räte, um die Entwicklung, Bereitstellung und Bewertung von KI-Lösungen innerhalb ihrer organization zu überwachen und zu leiten. Copilot kann ein hilfreicher Katalysator für die Einrichtung Ihres KI-Rates sein und eine hervorragende Möglichkeit sein, frühe KI-Erfolge für Ihre organization zu sichern. Ihr KI-Rat kann zwar die Anforderungen Ihres Unternehmens auf einzigartige Weise widerspiegeln, aber er sollte die folgenden Mitglieder umfassen:

• IT-Aktivierungsteam. Stellt sicher, dass Ihr organization Copilot aus technischer Sicht nahtlos implementiert. Dieses Team ist für die Vorbereitung und den Rollout, die Bereitstellung von Onboarding-Support sowie die Verwaltung von Feedback und Compliance verantwortlich.
• Change Management-Team. Fungiert als Brücke zwischen dem KI-Rat und den Mitarbeitern und hilft dabei, den Fortschritt der Einführung zu überwachen, Feedback zu sammeln und eine Zusammenarbeitsumgebung zu fördern, in der Copilot zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit von Menschen wird.
• Leitender Sponsor. Fördert die Einführung und fördert das Vertrauen der Mitarbeiter in die Technologie. Ein executive Sponsor, der ein aktiver Champion ist (zeigt, wie er Copilot verwendet und über seine Vorteile spricht), signalisiert, dass die Einbeziehung und Integration von generativer KI in alltägliche Prozesse nicht nur akzeptiert wird, es wird empfohlen.
• Experte für Risikomanagement. Repräsentiert das beste Interesse des Unternehmens, indem sichergestellt wird, dass die relevanten KI-Vorschriften und ethischen Standards insgesamt eingehalten werden. Sie tragen auch dazu bei, dass die KI-Initiativen Ihrer organization transparent, rechenschaftsfähig und vertrauenswürdig sind.

Zusätzliche Informationen. Weitere Informationen finden Sie unter Leading in the Era of AI: Creating an AI council (Führen im Zeitalter der KI: Erstellen eines KI-Rates ), um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen.

Schritt 4: Menschen helfen, neue Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln

Effektives Change Management ist für die Implementierung eines KI-Tools wie Copilot unerlässlich, da es sicherstellt, dass Ihre organization es nicht nur als neue Technologie, sondern als neue Arbeitsweise betrachtet. Es erfordert Führungskräfte, Einstellungen zu messen und Erwartungen zu verwalten.

• Messen Sie Einstellungen und Interesse. Ein wichtiger Teil des Change Managements besteht darin, zu erkennen, dass es verschiedene Perspektiven in Bezug auf KI gibt – und zu wissen, dass Sie wahrscheinlich eine Kombination aus Begeisterung und Skepsis sehen werden. Heute nutzen 75 % der Wissensarbeiter KI bei der Arbeit. Aber 46% von ihnen haben erst vor weniger als sechs Monaten damit begonnen. Eine effektive Einführungsstrategie muss auf diese unterschiedlichen Einstellungen ausgerichtet sein und Unterstützung, Schulung und klare Kommunikation bieten, um Workflows und Denkweisen in eine KI-gestützte Zukunft der Arbeit zu übergehen.
• Verwalten von Erwartungen. Im Rahmen dieser Schulung und Kommunikation ist es wichtig, dass Benutzer ein klares Verständnis dafür entwickeln, was Copilot kann und was nicht. Ebenso wichtig ist es, die Menschen darüber zu informieren, wann sie KI-Funktionen nutzen und wann sie sich auf menschliches Fachwissen verlassen müssen. Die Betonung, dass sich der Benutzer auf dem Fahrersitz befindet – oder der Pilot, wenn Sie so wollen – ist eine gute Möglichkeit, die Einschränkungen und Stärken von KI insgesamt zu kommunizieren.

Phase 2: Onboarding und Einbindung

Die in dieser Phase enthaltenen Schritte sind darauf ausgelegt, Microsoft 365 Copilot Nutzung und Interaktion zu beschleunigen.

Schritt 5: Erstellen einer Copilot-Benutzercommunity

Eine der besten Möglichkeiten zur Förderung der KI-Einführung ist peer learning, das ein dynamisches Ökosystem für den Wissensaustausch schafft. Es sorgt für Aufregung um diese neue Arbeitsweise, ermöglicht es Einzelpersonen, von anderen zu lernen, die Copilot erfolgreich implementiert haben, und gibt praktische Tipps für bestimmte Rollen. Die Schaffung virtueller Räume für Menschen, um sich zu verbinden und über ihre Erfahrungen zu diskutieren, ist ein guter Ort, um mit dem Aufbau dieser Dynamik zu beginnen. Jede Möglichkeit des Teilens lohnt sich, da es den Benutzern ein Gefühl der Eigenverantwortung im Lernprozess gibt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Copilot-Benutzercommunity Ihres organization aufzubauen:

1. Erstellen Sie einen Teams-Gruppenchat für Ihren KI-Rat, um Ziele und bewährte Methoden zu besprechen.
2. Verwenden Sie Viva Engage, um Mitarbeitern einen Ort zu geben, an dem Sie Tipps teilen, Fragen stellen und Antworten geben können.
3. Verwenden Sie Microsoft Forms, um zu protokollieren, was funktioniert und was nicht. Ihr KI-Rat kann diese Erkenntnisse nutzen, um Ihren Rollout zu verbessern, Schulungssitzungen zu informieren und die besten Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen zu finden.
4. Laden Sie das Onboarding-Toolkit von Microsoft für vorab aufgefüllte und entworfene Beiträge herunter, die die App-übergreifende Nutzung fördern.

Schritt 6: Ermitteln von Experten als Vorreiter

Ähnlich wie bei Ihrem KI-Rat sind Ihre Copilot-Champions und Early Adopters der Schlüssel, um eine breitere Einführung zu fördern. Diese Gruppe sollte als Beispiel vorangehen und dabei helfen, die praktischen Vorteile von Copilot in ihrer täglichen Arbeit zu demonstrieren. Außerdem sollten ihre positiven Erfahrungen natürlich Neugier und Interesse bei ihren Kollegen wecken und eine breitere Nutzung fördern.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Copilot-Experten und Early Adopters zu identifizieren:

1. Stützen Sie sich beim Ermitteln Ihrer Poweruser auf Ihr KI-Gremium.
2. Sehen Sie sich Ihre Copilot-Benutzercommunity an, um zu sehen, wer Tipps teilt oder Feedback gibt.
3. Wenden Sie sich an Manager, um Teammitarbeiter zu identifizieren.
4. Verwenden Sie das Copilot-Dashboard, um die Nutzung zu messen.

Schritt 7: Fortlaufendes Training zum Standard machen

Während Mitarbeiter in der Regel sofortige Produktivitätssteigerungen mit Copilot sehen, kann es 6 bis 12 Monate dauern, bis jeder Benutzer persönlich weiterentwickelt, wie er Copilot regelmäßig verwendet. Daher ist die Bereitstellung fortlaufender Schulungen für die Optimierung dieser Journey von entscheidender Bedeutung.

Die Eingabeaufforderung, bei der klare Befehle ausgegeben werden, um die richtigen Ergebnisse aus einem KI-Tool zu erhalten, ist für viele Mitarbeiter wahrscheinlich eine neue Fähigkeit. Da bessere Eingaben zu besseren Ergebnissen führen, ist eine konsistente Praxis erforderlich, damit Copilot zu einer natürlichen Erweiterung ihres Arbeitsprozesses wird.

Führungskräfte sollten verschiedene Ressourcen und Anleitungen veröffentlichen und den gemeinsamen Austausch bewährter Methoden fördern. Auf diese Weise können Copilot-Benutzer über neue Features auf dem Laufenden bleiben, Probleme beheben und voneinander lernen. Eine Kultur des kontinuierlichen Lernens kann auch die Benutzerbindung, Zufriedenheit und Produktivität mit Copilot erhöhen. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Schulungsressourcen, die Ihren organization den Einstieg erleichtern:

• Aufforderungsleitfaden. Verstehen Sie die Zutaten für eine großartige Eingabeaufforderung.
• Copilot-Einführung. Rufen Sie Ressourcen für die Bereitstellung, Verwendung und Skalierung von Copilot auf Ihrem organization ab.
• Copilot Lab. Hier finden Sie Tipps für bessere Eingabeaufforderungen und Erkunden von Eingabeaufforderungen, die Sie in verschiedenen Apps ausprobieren können.
• Copilot für die Arbeit. Entdecken Sie Arbeitsszenarien und wie Copilot zu Ihrem KI-Assistent werden kann.
• Viva Learning. Verwenden Sie den Kurskatalog, um neue Fähigkeiten für die Welt der KI zu erlernen.

Phase 3: Auswirkungen liefern

Die in dieser Phase enthaltenen Schritte sind darauf ausgelegt, den Einführungsfortschritt Und die Geschäftsergebnisse Ihrer organization nachzuverfolgen.

Schritt 8: Quantifizieren der Auswirkungen mit Microsoft Copilot Dashboard

Microsoft Copilot Dashboard hilft Organisationen, die Nutzung und Einführung in jeder Phase des Rollouts mit Echtzeitdaten und Erkenntnissen zu messen. Die Dashboard bietet Informationen, die Führungskräften helfen zu verstehen, wo Copilot mehrwertt und wo Aktivierungsstrategien noch größere Vorteile bieten könnten. Beispielsweise die Anzahl der aktiven Copilot-Benutzer pro App und die Häufigkeit, wie häufig wichtige Copilot-Features in diesen Apps verwendet wurden. Mit einem Microsoft Viva-Abonnement können Sie mehr Berichterstellung und umfassendere Funktionen erhalten.

Schritt 9: Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem KI-Rat

Regelmäßige Treffen mit Ihrem KI-Rat helfen Ihnen zu verstehen, wie Sie dessen Bemühungen unterstützen können. Basierend auf den Erfahrungen von Benutzern des Early Access-Programms erfolgen Änderungen mit einer Copilot-Implementierung schnell. Besprechen Sie, was gut funktioniert, potenzielle Möglichkeiten und alle Herausforderungen im Zusammenhang mit der neuen Arbeitsweise.

Um die Erfahrung Ihrer organization mit Copilot zu maximieren, legen Sie KI-Ratssitzungen lange nach Ablauf des ersten zweimonatigen Zeitraums zu einer fortlaufenden Priorität. Bis zu diesem Zeitpunkt werden Sie wahrscheinlich erhebliche Produktivitäts- und Geschäftswertsteigerungen feststellen. Und Sie werden wahrscheinlich bereit sein, Ihren Fokus auf längerfristige KI-Ziele zu verlagern.

Schritt 10: Erfolge öffentlich feiern

Die Implementierung eines neuen Tools erfordert koordinierte Anstrengungen über mehrere Disziplinen hinweg. Achten Sie daher darauf, eine Pause einzunehmen und Meilensteine zu feiern, die Sie in Ihrer Strategie zur Einführung von Copilot erreicht haben. Erkennen Sie die Bemühungen von Teams an, die zum Erfolg des Rollouts beigetragen haben, und identifizieren Sie Ihre Poweruser. Diese Geschichten dienen als starke Inspirationsquellen und zeigen, wie Copilot greifbare Vorteile in Ihrem organization liefern kann. Erfolgsgeschichten spielen auch eine zentrale Rolle bei der Förderung der Einführung, bei der Einbindung der Projektbeteiligten und bei der Sicherstellung, dass Ihre organization die Wirkung von Copilot maximiert und gleichzeitig Transparenz und realistische Erwartungen aufrechterhalten.

Phase 4: Erweitern und Optimieren

Die in dieser Phase enthaltenen Schritte sind so konzipiert, dass Microsoft 365 Copilot mit Copilot-Agents erweitert werden.

Schritt 11: Anpassen von Copilot an Ihr Unternehmen

Wenn Ihre Teams copilot besser nutzen können, sollten sie eine tiefere Verbindung mit Geschäftsdaten, Apps und Workflows herstellen können, die sich außerhalb von Microsoft 365 befinden. Diese Möglichkeit wird ermöglicht, wenn Entwickler Microsoft 365 Copilot mit Agents erweitern, die sie in Microsoft Copilot Studio erstellen.

• Ground Copilot auf all Ihre Geschäftsdaten. Gewähren Sie Copilot-Agents sicheren Zugriff auf die Aufzeichnungssysteme Ihrer organization, einschließlich Unternehmensdatenbanken, benutzerdefinierten Back-Ends und sogar auf lokale Legacysysteme. Dadurch kann Copilot Ihr Unternehmen besser verstehen und erfahren, welche Apps und Ressourcen sie abfragen müssen, um am besten auf Benutzeraufforderungen und Fragen zu reagieren.
• Automatisieren von Workflows mit Agents Benutzer können Agents erstellen, um mühsame Geschäftsprozesse und Workflows zu vereinfachen und zu automatisieren, z. B. das Übermitteln von Ausgaben, das Onboarding von Mitarbeitern und das Aktualisieren von Vorteilen.
• Erstellen Sie Agents im Arbeitsablauf. Erstellen und veröffentlichen Sie Schnell Agents direkt in den Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter am häufigsten verwenden, z. B. Teams, Business Chat und SharePoint. Copilot stellt eine einfache Verbindung mit Systemen außerhalb von Microsoft 365 her, damit Sie KI optimal nutzen können. Wenn Sie Copilot beispielsweise Zugriff auf Ihre Reiserichtlinie in SharePoint und Ihre laufenden Spesenbudgets in SAP gewähren würden, könnte dies eine genaue Self-Service-Antwort auf eine Mitarbeiterfrage geben, z. B. "Wie viel Reisebudget meines Teams bleibt in diesem Quartal übrig?"
• Einfaches Steuern und Verwalten von Agents. Obwohl Entwickler Agents erstellen, bleibt die IT zuständig. Neu erstellte Agents sollten zentral verwaltet und mit den richtigen Zugriffssteuerungen, Benutzersteuerelementen und Analysen geschützt werden.

Schritt 12: Optimieren mit rollenbasierten Agents

Microsoft veröffentlicht ständig neue Copilot-Agents, die sofort einsatzbereit und auf bestimmte Aufgaben und Funktionen zugeschnitten sind, sodass Sie nicht von Grund auf neu beginnen müssen. Die folgenden rollenbasierten Agents sind derzeit verfügbar oder in der öffentlichen Vorschau verfügbar:

• Microsoft 365 Copilot für den Service. Dieser Agent erweitert Ihr vorhandenes Contact Center mit KI, um die Diensterfahrung zu verbessern und die Produktivität des Agents zu steigern.
• Microsoft 365 Copilot für Vertrieb. Dieser Agent stellt eine Verbindung mit Ihrer CRM-Plattform (Customer Relationship Management) her, um Vertriebseinblicke und KI der nächsten Generation in den Arbeitsablauf zu integrieren.
• Microsoft 365 Copilot für Finanzen. Dieser Agent stellt eine Verbindung mit den Finanzsystemen Ihrer organization her, um rollenspezifische Workflowautomatisierung, geführte Aktionen und Empfehlungen in Microsoft Outlook, Excel, Microsoft Teams und anderen Microsoft 365-Anwendungen bereitzustellen.

Diese Bereiche sind nur einige, in denen Sie die Erweiterung von Copilot für bestimmte Rollen in Betracht ziehen könnten. Denken Sie daran, dass Microsoft Ihre organization unterstützt, während Ihre Benutzer neue KI-Fähigkeiten erlernen und einen Weg für Ihr Unternehmen einplanen.