Ressourcenverwaltung

10 Minuten

Ressourcen sind das wichtigste Kapital einer servicebasierten Organisation. Die Fähigkeit, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zu finden, diese Ressourcen auf Projekte zu buchen und sie im Einsatz zu halten, hilft dem Unternehmen, seine Umsatz‑ und Kundenzufriedenheitsziele zu erreichen.

Mit der Projektressourcen-Funktionalität in Project Operations können Sie die folgenden Aufgaben durchführen:

Bilden Sie Projektteams, indem Sie verfügbare und qualifizierte Ressourcen buchen.
Pflegen Sie ein Repository für Kompetenzen und Qualifikationen.
Generieren Sie Ressourcenanforderungen für generische Teammitglieder aus deren Aufgabenzuweisungen.
Ordnen Sie Kompetenzen zu, indem Sie die Kompetenzen, die im Ressourcenbedarf definiert sind, mit den verfügbaren Kompetenzen der Ressourcen abgleichen.
Ersetzen Sie Ressourcen.
Gleichen Sie Projektplanzuweisungen und Ressourcenbuchungen ab.
Stimmen Sie Differenzen in Buchungen und Zuweisungen ab.
Ändern Sie Ressourcenbuchungen als Reaktion auf den Abwesenheitsstatus.
Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit zwischen Projekt-Managern und Ressourcenmanagern.
Zeigen Sie die Historie der Ressourcennutzung im Vergleich zu einem Ziel an, einschließlich einer Aufschlüsselung, wie die Zeit der Ressourcen genutzt wurde.
Erstellen Sie generische Datensätze für Teammitglieder, und definieren Sie deren Rollen und Ressourcen-Organisationseinheit.
Mit einem Zeitphasenraster können Ressourcenzuweisungen direkt im Projekt-Hauptformular gruppiert, sortiert und bearbeitet werden.

Buchungen und Zuweisungen

Buchungen sind verbindliche oder nicht verbindliche Zuweisung von Ressourcen zu einem Projekt. Verbindliche Buchungen verbrauchen die Kapazität einer Ressource. Buchungen stellen Organisationskonzepte für Teams dar, damit diese verstehen können, wie die Ressourcen projektübergreifend eingesetzt werden. Project Operations betrachtet Buchungen als ein Konzept auf Projektebene.

Im Gegensatz zu Buchungen sind Zuweisungen die Bindung von Ressourcen an Projektaufgaben im Projektplan. Die Ressourcen können entweder benannt oder generisch sein.

Normalerweise entspricht die Summe der Buchungen für eine Ressource der Summe der Zuweisungen der Ressource für eine oder mehrere Aufgaben. Diese Regelung wird von Project Operations jedoch nicht durchgesetzt. Die Ansicht Abstimmung zeigt, dass der Projekt-Manager die Stellen angibt, an denen die Buchungen und Zuweisungen einer Ressource nicht übereinstimmen.

Ihre Organisation kann die wiederhergestellte Genauigkeit in Projektabläufen verwenden, um sicherzustellen, dass die Genauigkeit der Werte in Buchungen, Zuweisungen und Zeiterfassungen konsistent ist. Dies bedeutet, dass Werte wie Arbeitsstunden, Ressourcenanforderungen und andere zugehörige Daten genau angezeigt und über Aufgaben und Transaktionen hinweg verwendet werden, wodurch Fehler vermieden und die allgemeine Datenzuverlässigkeit für das Projektmanagement und Finanzprozesse verbessert werden.

APIs für die Massenabstimmung von Ressourcen aktivieren

Die Funktion Massenabgleich von Ressourcen soll Ressourcen‑ und Projekt-Manager dabei unterstützen, große Mengen an Ressourcenbuchungen und ‑anforderungen effizient zu verwalten und abzugleichen. Dieser Prozess wird angetrieben durch Programmierschnittstellen für Anwendungen (APIs), sodass Manager Massenaktualisierungen und ‑anpassungen an Buchungen und Ressourcenzuweisungen über verschiedene Zeiträume hinweg durchführen können. Die Funktion verbessert die Fähigkeit, Ressourcen im großen Stil zu verwalten, insbesondere bei komplexen Projekten mit großen Teams und zahlreichen Ressourcenanforderungen.

Modi der Ressourcenverwaltung

Project Operations unterstützt zwei Modi, mit denen Sie den gesamten Buchungsflow steuern können. Der Modus der Verwaltung wird als Projektparameter definiert und kann geändert werden, wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen ändern.

Die beiden Modi sind:

Zentraler Modus
Hybridmodus

Zentraler Modus

Für Unternehmen, die die Zuweisung von Ressourcen zu Projekten zentralisieren, bietet der Modus Zentral eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Projekt-Manager Ressourcenanforderungen auf Projektebene definieren können. Die Erfüllung der Ressourcenanforderungen wird an einen Ressourcenmanager delegiert. Projekt-Manager können Ressourcen, die vom Ressourcenmanager vorgeschlagen werden, akzeptieren oder ablehnen.

Ressourcenanforderung definieren

Ressourcenanforderungen werden vom Projekt-Manager definiert, um die Ressourcen festzulegen, die für die Implementierung der Arbeit am Projekt benötigt werden.

Um einen Ressourcenbedarf zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Erstellen Sie im Projektstrukturplan eine oder mehrere Aufgaben.
Ordnen Sie jeder Aufgabe ein generisches Teammitglied zu. Die Zuweisungen aktualisieren den Gesamtaufwand des Projektteammitglieds.
Wählen Sie auf der Registerkarte Teammitglied das Teammitglied aus, und wählen Sie dann Anforderung generieren aus.

Eine generierte Ressourcenanforderung basiert auf Details wie:

Merkmale
Rollen
Konzernmandanten
Ressourceneinstellungen
Zeitzone

Hinweis

Der Planungsassistent verwendet die Details zum Filtern von Ressourcen.

Eine Ressourcenanfrage übermitteln

Sie können eine generierte Ressourcenanforderung als Ressourcenanfrage senden. Die Anfrage wird dann zur Erfüllung an einen Ressourcenmanager gesendet.

Wählen Sie in Project Operations auf der Seite Projekte die Registerkarte Team aus, um eine Liste der buchbaren Ressourcen anzuzeigen.
Wählen Sie die generische Ressource mit einer Ressourcenanforderung aus der Liste aus, und wählen Sie dann Anfrage übermitteln aus.

Der Anforderungsstatus des generischen Teammitglieds ändert sich auf Gesendet.

Nachdem die Anforderung erfüllt ist, wird die generische Ressource durch eine benannte Ressource ersetzt, wenn der Ressourcenmanager die Anforderung durch die Buchung einer benannten Ressource erfüllt. Wenn der Ressourcenmanager eine benannte Ressource vorschlägt, bleibt die generische Ressource im Team und der Status der Anfrage ändert sich in Überprüfung erforderlich.

Eine Ressource finden

Der Terminplanungsassistent wird verwendet, um Ressourcen auf der Basis von Anforderungen zu buchen, die vom Projekt-Manager definiert werden. Der Terminplanungsassistent stützt sich auf die Parameter, die in der Ressourcenanforderung angegeben sind, um die Ressource zu finden. Der Terminplanungsassistent empfiehlt Ressourcen, die den relevanten Anforderungen entsprechen, wie z. B. das Zeitfenster oder benötigte Kompetenzen.

Ressource vorschlagen

Ressourcenmanager können dem Projekt-Manager eine Ressource vorschlagen, indem sie eine Ressourcenanforderung verwenden.

Wählen Sie im Raster Anforderung oder in der Anforderung Ressourcen suchen aus.
Auf der Seite Planungsassistent wählen Sie die Ressource aus und wählen dann im Bereich Ressourcenbuchung erstellen im Feld Buchungsstatus die Option Buchen aus.

Die folgenden Statusaktualisierungen finden statt:

Auf der Seite Planungsassistent werden die Statusanzeigen aktualisiert, um anzuzeigen, dass die Buchung Vorgeschlagen ist (nicht fest gebucht).
In der Ressourcenanforderung wird der Status auf Überprüfung erforderlich geändert.
Auf der Registerkarte Team des Projekts wird der Wert Anforderungsstatus des generischen Teammitglieds auf Überprüfung erforderlich geändert.

Wenn Ressourcenmanager Ressourcenanfragen bearbeiten, können sie einen der folgenden Ansätze verwenden:

Mehrere Ressourcen vorschlagen, um den Bedarf zu decken, wenn keine einzelne Ressource verfügbar ist, um die geforderten Stunden zu erfüllen. Vorgeschlagene Stunden werden dann auf mehrere Ressourcen aufgeteilt, die die benötigten Stunden erfüllen können. In diesem Szenario können sich die Stunden nicht überschneiden.
Weniger Ressourcen vorschlagen als benötigt werden. In diesem Szenario ist die vorgeschlagene Ressourcenkapazität geringer als die erforderlichen Stunden, die der Anfragende angegeben hat. Wenn der Anfragende die vorgeschlagenen Ressourcen akzeptiert, wird daher eine nicht erfüllte Ressourcenanforderung erstellt, um den restlichen Bedarf zu erfassen.
Mehrere Ressourcen buchen, um den Bedarf zu decken, wenn keine einzelne Ressource verfügbar ist, um die Arbeit zu erledigen.
Weniger Ressourcen buchen als benötigt werden. In diesem Szenario sind die gebuchten Stunden geringer als die benötigten Stunden. Das System gibt Ihnen eine Anleitung zum Vorschlagen von Ressourcen anstelle von Buchungen, sodass der Anfragende den verbleibenden Bedarf überprüfen und im Auge behalten kann.

Hybridmodus

Für Organisationen, die Flexibilität bei der Zuweisung von Ressourcen benötigen, ermöglicht der Hybridmodus Projekt-Managern und Ressourcenmanagern die Buchung von Ressourcen.

Diagramm des Flows der Ressourcenmanagement-Modi im Hybridmodus

Project Operations umfasst ein Ressourcenmanager-Dashboard, das einen visuellen Überblick über den Ressourcenbedarf und ‑einsatz in der gesamten Organisation bietet. Sie können das Ressourcenmanager-Dashboard auch verwenden, um die Ressourcen in Projekten zu verwalten.

Zum Beispiel können Projekt-Manager ein Teammitglied direkt zu einem Projekt hinzufügen und ein Teammitglied buchen, um den Ressourcenbedarf zu erfüllen, der von einer generischen Ressource erfasst wurde.

Teammitglied direkt zu einem Projekt hinzufügen

Um ein Teammitglied direkt zu einem Projekt hinzuzufügen, wählen Sie auf der Seite Projekte auf der Registerkarte Team die Option Neu aus. Das Schnellerstellung: Projektteammitglied-Dialogfenster erscheint.

Screenshot des Dialogfensters „Schnellerstellung: Projektteammitglied“

Teammitglied buchen, um Ressourcenanforderungen für eine generische Ressource zu erfüllen

Sie können eine generische Ressource für ein Projektteam buchen. Sie können auch die Rolle, die benötigte Kapazität und die Verteilung dieser Kapazität festlegen. Für die Ressourcenanforderung können Sie Attribute angeben, die der generischen Ressource zugeordnet sind. Zu diesen Attributen gehören erforderliche Kompetenzen, die bevorzugte Organisationseinheit und bevorzugte Ressourcen.

Generische Ressourcen zu Aufgaben zuweisen und Ressourcenanforderungen erzeugen

Sie können Aufgaben erstellen und ihnen dann generische Ressourcen zuweisen. Der Ressourcenbedarf kann dann durch Platzhalter dargestellt werden, während Sie Ihren Zeitplan und die wirtschaftlichen Zahlen schätzen. Anschließend können Sie Ressourcenanforderungen für die generischen Ressourcen generieren und diese erfüllen. Eine andere Möglichkeit, Ressourcen zuzuweisen, ist die Verwendung des Raster für bearbeitbare Konturen der Ressourcenzuweisung. Durch die Verwendung des Rasters werden die Ressourcenzuweisungsfunktionen in Project Operations durch die Bereitstellung einer bearbeitbaren Rasteransicht verbessert. Das Raster bietet außerdem einen klaren Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit, sodass Benutzer fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung treffen können.