Proforma-Rechnung

10 Minuten

In Project Operations werden Proforma-Rechnungen als Erweiterung der Rechnungen in Dynamics 365 Sales erstellt. Im Rechnungsstellungsprozess treten zwischen Sales und Project Operations jedoch viele Unterschiede auf.

Beispielsweise ist es nicht möglich, eine neue Rechnung über die Listenseite Rechnungen in Project Operations zu erstellen. Dies ist jedoch in Sales möglich. Diese Unterschiede und Erweiterungen unterstützen Rechnungsstellungsprozesse für Projekte, die sich von einer typischen Rechnung für einen Kundenauftrag unterscheiden.

Automatische Rechnungserstellung konfigurieren

Sie können die automatische Rechnungserstellung in Project Operations konfigurieren. Das System erstellt einen Entwurf einer Proforma-Rechnung basierend auf dem Rechnungsplan für jeden Projektvertrag und jede Vertragszeile. Rechnungspläne werden auf Vertragszeilenebene konfiguriert. Jede Zeile in einem Vertrag kann einen eigenen Rechnungsplan haben, oder in jeder Zeile des Vertrags kann derselbe Rechnungsplan enthalten sein.

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, erstellt das System immer mindestens eine Rechnung für jeden Projektvertrag. In einigen Fällen können mehrere Rechnungen erstellt werden.

Wenn der Vertrag beispielsweise mehrere Kunden aufweist, wird dieselbe Anzahl von Rechnungen erstellt wie die Anzahl der Kunden, die abrechnungsfähige Transaktionen für diesen Projektvertrag in Rechnung stellen müssen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen automatischen Rechnungslauf zu konfigurieren.

Navigieren Sie in Project Operations zu Einstellungen > Setup für wiederkehrende Rechnungen.
Erstellen Sie einen Batchauftrag, und nennen Sie in Project Operations – Rechnungen erstellen. Der Name des Batchauftrags muss die Wörter „Rechnungen erstellen“ enthalten.
Wählen Sie im Feld Einzelvorgangstyp die Option Keiner aus. Standardmäßig werden die Felder Häufigkeit: täglich und Ist aktiv auf Ja festgelegt.
Wählen Sie Workflow ausführen aus. Im Dialogfeld Datensatz suchen werden drei Workflows angezeigt:
- ProcessRunCaller
- ProcessRunner
- UpdateRoleUtilization
Wählen Sie ProcessRunCaller und dann Hinzufügen aus.
Wählen Sie im nächsten Dialogfeld die Option OK aus. Auf den Workflow Ruhezustand folgt der Workflow Verarbeiten.

Eine manuelle Proforma-Rechnung erstellen

In Project Operations können Proforma-Rechnungen nach Bedarf manuell erstellt werden. Sie können manuell eine Proforma-Rechnung über die Seitenliste Projektverträge oder über die Seite Projektvertragsdetails erstellen.

Listenseite „Projektverträge“

Wählen Sie über die Listenseite Projektverträge einen oder mehrere Projektverträge aus, und erstellen Sie dann Rechnungen für alle ausgewählten Datensätze.

Das System prüft, welcher der ausgewählten Projektverträge das Status-Rechnungsrückstandsprotokoll Bereit für die Rechnungsstellung aufweist, das vor dem heutigen Datum datiert ist. Aus diesen Verträgen erstellt das System Entwürfe von Proforma-Rechnungen. Wenn ein Projektvertrag mehrere Kunden besitzt, kann für jeden Kunden eine Rechnung und für jeden Projektvertrag mehrere Rechnungen erstellt werden.

Alle erstellten Projektrechnungen sind auf der Seite Rechnung im Abschnitt Abrechnung des Bereichs Verkauf verfügbar.

Seite „Projektvertragsdetails“

Eine Proforma-Rechnung kann auch über die Seite Projektvertragsdetails erstellt werden, auf der die Rechnung für diesen bestimmten Projektvertrag erstellt wird. Das System prüft, ob der Projektvertrag das Rechnungsrückstandsprotokoll Bereit für die Rechnungsstellung aufweist, der vor dem heutigen Datum datiert ist. Aus diesen Verträgen erstellt das System Entwürfe von Proforma-Rechnungen basierend auf der Anzahl der Kunden in jeder Vertragszeile.

Wenn eine einzelne Proforma-Rechnung erstellt wurde, wird die Seite Rechnung geöffnet. Wenn für diesen Projektvertrag mehrere Rechnungen erstellt wurden, wird die Listenseite Rechnungen geöffnet, um alle erstellten Rechnungen anzuzeigen.

Das Rechnungsrückstandsprotokoll verwalten

Project Operations verfügt über Ansichten zur Verwaltung des Rechnungsrückstandsprotokolls. Um das Rechnungsrückstandsprotokoll zu verwalten, wählen Sie die Links im Bereich Verkauf unter Abrechnung aus.

Die folgenden Ansichten sind im Szenario Lite-Bereitstellung – Abschluss zur Pro-forma-Rechnungsstellung verfügbar:

Vorschüsse und Vorauszahlungen – Listet alle Vorschüsse und Vorauszahlungen für alle Projektverträgen im System auf Nachdem ein Vorschuss oder eine Vorauszahlung in Rechnung gestellt wurde, steht der Betrag des Vorschusses zur Verfügung.
Verfügbare Vorschüsse und Vorauszahlungen – Listet alle verfügbaren Vorschüsse und Vorauszahlungen für alle Projektverträgen im System auf Nachdem ein Vorschuss oder eine Vorauszahlung in Rechnung gestellt wurde, steht der Betrag des Vorschusses zur Verfügung und wird der Liste hinzugefügt. Nachdem der Betrag des Vorschusses oder der Vorauszahlung vollständig verwendet wurde, wird er aus der Liste entfernt.
Festpreismeilensteine – Listet alle Festpreismeilensteine für alle Projektvertragszeilen im System auf. Einzelne oder mehrere Meilensteine können über diese Ansicht als Bereit für die Rechnungsstellung oder Nicht bereit für die Rechnungsstellung markiert werden. Durch das Markieren eines Meilensteins als Bereit für die Rechnungsstellung kann er in einem Rechnungsentwurf verwendet werden.
Rechnungsrückstandsprotokoll zu Produkten – Listet alle produktbasierten Vertragszeilen für alle Projektverträge im System auf Einzelne oder mehrere produktbasierte Vertragszeilen können über diese Ansicht als Bereit für die Rechnungsstellung oder Nicht bereit für die Rechnungsstellung markiert werden. Durch das Markieren einer produktbasierten Vertragszeile als Bereit für die Rechnungsstellung kann sie in einem Rechnungsentwurf verwendet werden.

In dieser Ansicht wird eine produktbasierte Vertragszeile, die sich in einem Rechnungsentwurf befindet, mit dem Abrechnungsstatus Erstellte Debitorenrechnung angezeigt. Wenn der Rechnungsentwurf bestätigt wird, wird der Abrechnungsstatus in diesem Datensatz auf Debitorenrechnung gebucht aktualisiert.
Rückstandsprotokoll über Zeit‑ und Materialberechnung – Listet alle nicht abgerechneten tatsächlichen Verkaufstransaktionen aller Projektverträge im System auf, die nicht in Rechnung gestellt wurden Einzelne oder mehrere nicht abgerechnete tatsächliche Verkaufstransaktionen können über diese Ansicht als Bereit für die Rechnungsstellung oder Nicht bereit für die Rechnungsstellung markiert werden. Durch das Markieren einer nicht abgerechneten tatsächlichen Verkaufstransaktion als Bereit für die Rechnungsstellung kann sie in einem Rechnungsentwurf verwendet werden.