Übung – Wiederkehrende Flows erstellen

  • 5 Minuten

In dieser Lerneinheit erstellen Sie mithilfe des Triggers Wiederholung vorab geplante Flows. Contoso hält jährlich eine Veranstaltung ab, und Sie erhalten Telefonanrufe, bei denen sich über die Details erkundigt wird. Das Contoso-Team, das die Telefonanrufe entgegennimmt, speichert die Kontaktinformationen in einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe auf Microsoft OneDrive. Sie erstellen einen Flow für das Veranstaltungsteam von Contoso, der automatisch Kunden-E-Mail-Adressen aus einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe auf Microsoft OneDrive abruft. Anschließend richten Sie den Flow so ein, dass alle der Arbeitsmappe neu hinzugefügten E-Mail-Adressen einmal pro Tag eine E-Mail mit Informationen zu der Veranstaltung erhalten.

Voraussetzungen

Für dieses Szenario müssen Sie eine Excel-Datei mit einer Tabelle erstellen, die die folgenden Spalten enthält: ContactEmail, FirstName und LastName. Speichern Sie die Excel-Datei in OneDrive Sie stellen in Schritt 9 eine Verbindung zu dieser Datei her. Nutzen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation als ContactEmail, dies macht das Testen des Flows einfacher.

Eine Excel-Tabelle formatieren

  1. Heben Sie alle Zellen hervor, die Daten enthalten.

  2. Wählen Sie die Registerkarte „Einfügen“ aus.

  3. Wählen Sie die Tabellenoption aus.

  4. Stellen Sie sicher, dass die Option „Meine Tabelle hat Überschriften“ aktiviert ist.

  5. Wählen Sie „OK“ aus.

  6. Speichern Sie die Datei in OneDrive.

Screenshot der Formatierung einer Excel-Tabelle

Die Excel-Tabelle sieht nach der Formatierung folgendermaßen aus:

Screenshot der Excel-Tabelle

Geplanten Flow erstellen

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto bei Power Automate an.

  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der richtigen Umgebung befinden.

  3. Geben Sie in die Mitte des Bildschirms ein Folgendes ein: Einen Flow erstellen, der täglich ausgeführt wird, eine Liste von Excel-Zeilen abruft und für jede Zeile eine E-Mail sendet. Klicken Sie auf Generieren.

    Screenshot der Power Automate-Homepage mit den Wörtern „Einen Flow erstellen, der täglich ausgeführt wird, eine Liste von Excel-Zeilen abruft und für jede Zeile eine E-Mail sendet“

  4. Copilot wird sein Bestes tun, um aus der Beschreibung einen Flow und dessen Aktionen abzuleiten.

    1. Wenn Copilot falsche Aktionen bereitgestellt hat, können Sie die Flow-Aktionen in diesem oberen Feld weiter optimieren.
    2. In diesem Beispiel verfügt Copilot über eine Aktion In einer Tabelle vorhandene Zeilen auflisten (Excel), eine Aktion Für jedes und innerhalb von „For Each“ über eine Aktion E-Mail senden.
    3. Überprüfen Sie die von Copilot generierten Aktionen, und wählen Sie Weiter aus.

    Screenshot des von Copilot generierten Flows mit einem Wiederholungstrigger, der Aktion „Zeilen aus Excel abrufen“, einer Aktion „For each“ und einer Aktion „E-Mail senden“

  5. Wählen Sie den Trigger Serie aus, um das Eigenschaftenfenster auf der linken Seite zu öffnen und zu überprüfen, ob Copilot die richtigen Parameter eingerichtet hat.

    Hinweis

    Achten Sie darauf, welches sich wiederholende Modul Sie auswählen und wie häufig die Flows ausgeführt werden sollen. Im folgenden Beispiel wird der Flow täglich um 10:00 Uhr ausgeführt. Sie können diese Optionen beliebig einrichten.

    Screenshot der Parameter für den Wiederholungstrigger, der anzeigt, dass das Intervall 1, die Frequenz Jeden Tag und für diese Stunden 10 ist

  6. Wählen Sie die Aktion In einer Tabelle vorhandene Zeilen auflisten aus, um den Aktionseigenschaftenbereich auf der linken Seite zu öffnen.

    1. Wählen Sie im Feld Lagerort die Option OneDrive for Business aus.

    2. Klicken Sie im Feld Dokumentbibliothek auf den Dropdownpfeil, und wählen Sie OneDrive aus.

    3. Klicken Sie im Feld Dateiname auf die Ordnerschaltfläche und dann auf die zu verwendende Excel-Datei. In diesem Fall handelt es sich um Book1.xlsx

    4. Wählen Sie den Dropdownpfeil im Feld Tabellenname aus, suchen Sie nach der gewünschten Tabelle, und wählen Sie sie aus. In diesem Fall handelt es sich um Table1.

    Screenshot des Eigenschaftenfensters der Aktion „In einer Tabelle vorhandene Listenzeilen“

  7. Als Nächstes möchten wir, dass an jeden Kontakt in der Excel-Datei eine E-Mail gesendet wird. Copilot setzt automatisch unsere Aktion Eine E-Mail senden innerhalb einer Aktion For Each, sodass wir nur noch die Aktion Eine E-Mail senden konfigurieren müssen.

    1. Wählen Sie die Aktion E-Mail senden aus, um den Eigenschaftenbereich auf der linken Seite zu öffnen. Klicken Sie in das Feld An, und wählen Sie Benutzerdefinierten Wert eingeben aus.

      Screenshot der Schaltfläche „Benutzerdefinierten Wert eingeben“

    2. Geben Sie / ein, und klicken Sie dann auf Dynamischen Inhalt eingeben.

      Screenshot der Schaltfläche „Ausdruck eingeben“

    3. Wählen Sie ContactEmail aus.

      Screenshot mit dem Feld „Kontakt-E-Mail“

    4. Geben Sie als Betreff Contoso Event-Informationen ein.

    5. Geben Sie Sehr geehrte(r) im Text und dann / ein. Wählen Sie dann die Schaltfläche Dynamischen Inhalt einfügen aus.

      Screenshot zur Auswahl der Schaltfläche „Dynamischen Inhalt einfügen“

    6. Wählen Sie im Bereich „Dynamischer Inhalt“ FirstName aus.

    7. Drücken Sie die EINGABETASTE, und geben Sie dann Vielen Dank für Ihr Interesse an der jährlichen Veranstaltung von Contoso. Sobald Informationen verfügbar sind, erhalten Sie sie zuerst! ein.

    8. Der Schritt E-Mail senden sollte nun wie im Bild unten aussehen.

      Screenshot nach dem Schritt „E-Mail senden“

  8. Wählen Sie Speichern aus, und warten Sie dann, bis der Flow gespeichert wurde.

  9. Ihr Cloud-Flow sollte nun wie im Bild unten aussehen. Wählen Sie Testen aus.

    Screenshot mit dem Testsymbol und der Stelle zum Klicken für den Flow

  10. Wählen Sie die Option Manuell und dann die Schaltfläche Testen aus.

  11. Wählen Sie Flow ausführen aus.

  12. Wählen Sie Fertig aus.

  13. Der Flow sollte erfolgreich ausgeführt werden.

    Screenshot mit einer erfolgreichen Flowausführung

  14. Sie sollten eine E-Mail wie unten angezeigt erhalten.

    Screenshot einer E-Mail, die von einem Cloud-Flow versendet wurde

Das war‘s schon!

Dieser Flow wird jetzt einmal täglich ausgeführt. Er wird Folgendes tun:

  • Positionen aus dem Excel-Arbeitsblatt abrufen

  • Die E-Mail-Adresse und den Namen aus jeder Position herausholen

  • Geben Sie in der E-Mail die E-Mail-Adresse und den Namen ein, und senden Sie ihnen eine E-Mail mit Veranstaltungsinformationen

  • Sparen Sie es sich, manuell für jeden interessierten Anrufer eine E-Mail verfassen zu müssen.