Suchkriterien und Filter beschreiben
Wenn die Anzahl der Datensätze in Dynamics 365 zunimmt, müssen Sie schnell in der Lage sein, Datensätze zu finden und darauf zuzugreifen, z. B. wenn ein Kunde mit einer Frage zu seinem Konto anruft.
Dynamics 365 bietet mehrere Möglichkeiten zum Auffinden von Daten, je nachdem, wo Sie sich befinden und wonach Sie suchen. Wenn Sie in einer Ansicht arbeiten, können Sie die Liste der angezeigten Datensätze einfach mit den Filteroptionen filtern, die für jede angezeigte Spalte verfügbar sind.
In der Abbildung unten verwenden wir beispielsweise das Filtersteuerelement in der Spalte „Stadt“, um nur die Konten in Redmond zu filtern.
Bei Bedarf können Sie nach mehreren Spalten gleichzeitig filtern. Alle angewendeten Filter können durch Auswahl des Filtersymbols in der Spalte entfernt werden.
Das Filtern bietet eine schnelle Möglichkeit, beim Auffinden von Daten umfassende Ergebnisse zu erzielen. Es gibt jedoch viele Fälle, in denen es einfacher ist, direkt nach einem Datensatz zu suchen. In diesen Fällen können Sie die verfügbaren Suchoptionen verwenden.
Die beiden am häufigsten verwendeten Suchtools sind:
Nach Schlüsselwort filtern: Diese Option wird häufig als Schnellsuche bezeichnet und ist in jeder Dynamics 365-Ansicht verfügbar. Sie geben die ersten Buchstaben des gesuchten Artikels ein, und die Ergebnisse werden direkt in der Ansicht zurückgegeben. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie überprüfen die Liste der aktiven Kontodatensätze und geben in das Suchfeld „Adventure“ ein. Als Ergebnis werden Ihnen alle Kontodatensätze angezeigt, die am Anfang das Wort „Adventure“ enthalten.
Suche mit mehreren Tabellen: Dieses Tool für die Suche wird häufig als Kategoriesuche bezeichnet. Der Hauptunterschied zwischen einer Suche mit mehreren Tabellen und einer Schnellsuche besteht darin, dass nicht nur ein Datensatztyp, sondern mehrere Tabellen durchsucht werden, die von der Organisation definiert wurden. Wenn Sie in diesem Fall „Adventure“ eingeben, werden Ihnen alle Konten angezeigt, die mit „Adventure“ beginnen. Sie erhalten zudem eine Liste aller Kontakte, die mit einem Konto verknüpft sind, das mit dem Wort „Adventure“ beginnt.
Es gibt Zeiten, in denen Sie mit den Standardfilter‑ und Suchoptionen nicht finden können, wonach Sie suchen. Während Sie beispielsweise in Dynamics 365 Sales arbeiten, müssen Sie möglicherweise alle Konten mit offenen Verkaufschancen suchen. Mit der Standardfilterung ist dies in diesem Fall nicht möglich, da Sie nach mehreren Entitäten filtern müssen. Dann müssen Sie die Option „Filter bearbeiten“ verwenden. Auf diese Weise können Sie detaillierte Filter erstellen, die mehrere Entitäten umfassen können. Das Symbol „Filter bearbeiten“ befindet sich links neben dem Suchfeld für die Schnellsuche.
Erweiterte Suche
Die erweiterte Suche bietet eine weitere Möglichkeit, Daten in Dynamics 365-Apps zu finden. Die erweiterte Suche ist ein einfacher Abfrage-Designer, mit dem Sie visuell eine Abfrage erstellen können, die alle Datensätze anzeigt, die den festgelegten Kriterien entsprechen. Sie können die erweiterte Suche zudem verwenden, um Daten für den Export nach Office Excel vorzubereiten, sodass Sie Daten analysieren, zusammenfassen oder aggregieren oder PivotTables erstellen können, um Ihre Daten anzuzeigen.
Der erweiterte Suchfilter zeigt im Bild alle aktiven Konten an, die dem aktuellen Benutzer gehören.
Demodurchgang: Daten in Dynamics 365 suchen und filtern
In diesem Demonstrationsdurchgang verwenden Sie die verschiedenen Such‑ und Filteroptionen in Dynamics 365, um verschiedene Kontodatensätze zu finden.
Daten in Dynamics 365 suchen und filtern
Das Finden von Daten in der Anwendung ist eine Aufgabe, die täglich anfällt. Je effizienter Sie suchen, desto schneller können Sie Kundenanfragen bearbeiten und durch die Anwendung navigieren.