Bestellstatus und Versionen

Abgeschlossen

Diese Einheit beschreibt die verschiedenen Status, die eine Bestellung bis zum Zeitpunkt der Bestätigung haben kann. Außerdem wird beschrieben, wann dem Kreditor neue Versionen einer Einkaufsbestellung zur Verfügung gestellt werden. Das Verhalten hängt davon ab, ob Sie das Änderungsmanagement für Bestellungen verwenden oder nicht.

Versionen und Status ohne Änderungsmanagement

Die folgende Liste zeigt ein Beispiel für die Status‑ und Versionsänderungen, die eine Einkaufsbestellung durchlaufen kann.

• Die erste Version der Einkaufsbestellung wird in Supply Chain Management erstellt – Der Status ist Genehmigt.
• Die Einkaufsbestellung wird an den Kreditor gesendet – Eine Version ist in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle registriert, und der Status wird in In externer Überprüfung geändert.
• Der Kreditor sendet eine Antwort „Akzeptiert mit Änderungen“ – Der Status lautet noch In externer Überprüfung.
• Sie nehmen einige Änderungen vor, die der Kreditor angefordert hat – Der Status wird in Genehmigt geändert.
• Sie senden eine neue Version der Einkaufsbestellung an den Kreditor – Eine neue Version ist in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle registriert, und der Status wird in In externer Überprüfung geändert.
• Der Kreditor akzeptiert die neue Version der Einkaufsbestellung – Der Status lautet noch In externer Überprüfung, es sei denn, das Kreditorenkonto ist so konfiguriert, dass Einkaufsbestellungen automatisch auf Bestätigt festgelegt werden, wenn der Kreditor sie akzeptiert.

Kreditoren müssen eine Einkaufsbestellung nicht über die Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle bestätigen. Sie können auch eine E-Mail senden oder ihre Annahme einer Einkaufsbestellung über andere Kanäle mitteilen. Anschließend können Sie den Auftrag in Supply Chain Management manuell bestätigen.

In diesem Fall erhalten Sie eine Warnung, die besagt, dass die Bestellung bestätigt wird, obwohl der Kreditor keine Antwort gibt. Die Bestellung erscheint dann im Bestätigungsverlauf unter Offene bestätigte Aufträge und hat keine Reaktionen. Ab diesem Zeitpunkt hat der Kreditor keine Möglichkeit mehr, die Einkaufsbestellung zu bestätigen oder abzulehnen.

Die Version der Einkaufsbestellung, die anderen Prozessen in Supply Chain Management zur Verfügung steht, ist immer die neueste Version, auch wenn diese Version noch nicht in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle registriert wurde.

Versionen und Status mit aktiviertem Änderungsmanagement

Wenn das Änderungsmanagement für Einkaufsbestellungen aktiviert ist, durchlaufen sie einen Genehmigungsworkflow, um den Status Genehmigt zu erhalten. Dieser Vorgang ist für den Kreditor nicht sichtbar.

Die folgende Liste zeigt ein Beispiel für die Status‑ und Versionsänderungen, die eine Einkaufsbestellung durchlaufen kann, wenn das Änderungsmanagement aktiviert ist. Eine Version wird registriert, wenn die Einkaufsbestellung genehmigt wird, und nicht, wenn die Einkaufsbestellung an den Kreditor gesendet oder bestätigt wird.

• Die erste Version der Einkaufsbestellung wird in Supply Chain Management erstellt – Der Status ist Entwurf.
• Die Einkaufsbestellung wird an den Genehmigungsprozess übergeben (der Genehmigungsprozess ist ein interner Prozess, an dem der Kreditor nicht beteiligt ist) – Der Status wird von Entwurf in In Überprüfung und dann in Genehmigung geändert, wenn die Einkaufsbestellung während des Genehmigungsprozesses nicht abgelehnt wird. Die genehmigte Einkaufsbestellung wird als Version registriert.
• Die Einkaufsbestellung wird an den Kreditor gesendet – Die Version ist in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle registriert, und der Status wird in In externer Überprüfung geändert.
• Sie nehmen einige vom Kreditor angeforderte Änderungen entweder manuell oder mithilfe der Aktion „Bestellungsaktualisierung verarbeiten“ vor, um die Einkaufsbestellung zu aktualisieren – Der Status wird wieder in Entwurf geändert.
• Die Einkaufsbestellung wird erneut an den Genehmigungsprozess gesendet – Der Status wird von Entwurf in In Überprüfung und dann in Genehmigung geändert, wenn die Einkaufsbestellung während des Genehmigungsprozesses nicht abgelehnt wird. Alternativ kann das System so konfiguriert werden, dass bestimmte Feldänderungen nicht erneut genehmigt werden müssen. In diesem Fall wird der Status zuerst in Entwurf geändert und dann automatisch auf Genehmigt aktualisiert. Die genehmigte Einkaufsbestellung wird als neue Version registriert.
• Sie senden eine neue Version der Einkaufsbestellung an den Kreditor – Die neue Version ist in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle registriert, und der Status wird in In externer Überprüfung geändert.