Bei Nutzung der Zusammenarbeit mit Kreditoren mit Bestellungen arbeiten
Bei Nutzung der Kreditor-Kooperation verwenden Sie zudem Bestellungen:
- Senden Sie eine Einkaufsbestellung an einen Kreditor.
- Bestätigen und akzeptieren Sie eine Einkaufsbestellung eines Kreditors.
- Ändern Sie eine Einkaufsbestellung.
- Stornieren Sie eine Einkaufsbestellung.
- Ergänzen Sie eine Einkaufsbestellung mit Anhängen.
- Aktualisieren Sie eine Einkaufsbestellung, wenn ein Kreditor Änderungen vorschlägt.
Eine Einkaufsbestellung an einen Kreditor senden
Einkaufsbestellungen werden in Supply Chain Management vorbereitet. Navigieren Sie zu Kreditorenkonten > Einkaufsbestellungen > Alle Bestellungen.
Hat eine Einkaufsbestellung den Status Genehmigt, können Sie sie an den Kreditor senden, indem Sie auf der Registerkarte Einkauf des Aktionsbereichs die Option Zur Bestätigung senden auswählen. Der Bestellstatus wird dann in Wird extern überprüft geändert.
Nachdem die Einkaufsbestellung gesendet wurde, kann der Kreditor sie in der Benutzeroberfläche für die Kooperation mit Kreditoren auf der Seite Einkaufsbestellungen zur Prüfung aufrufen. Der Kreditor kann die Einkaufsbestellung dann annehmen, ablehnen oder Änderungen vorschlagen. Er kann auch Anmerkungen hinzufügen, um Informationen wie Änderungen an der Einkaufsbestellung mitzuteilen. Wenn Sie den Kreditor auf eine neue Einkaufsbestellung aufmerksam machen möchten, können Sie diese auch über das Druckverwaltungssystem per E-Mail zustellen.
Einkaufsbestellung eines Kreditors bestätigen und annehmen
Nachdem ein Kreditor eine Einkaufsbestellung angenommen hat, kann diese automatisch bestätigt werden oder muss möglicherweise manuell bestätigt werden. Die Funktionsweise hängt davon ab, ob das Feld Kooperationsaktivierung im Zusammenhang mit dem Kreditor auf Aktiv (Einkaufsbestellung wird automatisch bestätigt) oder Inaktiv (Einkaufsbestellung wird nicht automatisch bestätigt) eingestellt ist.
Eine Übersicht über die Antworten, die der Kreditor geben kann, finden Sie in der vorherigen Lerneinheit zur Konfiguration der Kooperation mit Kreditoren.
Im Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung können Sie kontrollieren, auf welche Bestellungen der Kreditor reagiert hat. Der Arbeitsbereich enthält zwei Listen mit Einkaufsbestellungen, die den Status Wird extern überprüft aufweisen:
- Externe Prüfung erfordert Aktivität
- In externer Überprüfung Lieferantenantwort erwartet
Einkaufsbestellung ändern
Wenn Sie eine Einkaufsbestellung ändern möchten, auf die ein Kreditor bereits reagiert hat, senden Sie ihm eine neue Version der Einkaufsbestellung. Die neue Einkaufsbestellung hat ein Versionssuffix, das darauf hinweist, dass es sich um eine geänderte Version der Einkaufsbestellung handelt.
Die Bestellbestätigungshistorie für Kreditoren Seite befindet sich unter Kreditorenkonten > Bestellungen > Alle Bestellungen unter der Registerkarte Einkaufen im Aktionsbereich. Auf ihr können Sie und Ihre Kreditoren den Verlauf jeder Bestellung verfolgen. Die zuvor bestätigte Version der Einkaufsbestellung bleibt so lange in der Liste der bestätigten Einkaufsbestellungen, bis die neue Einkaufsbestellung bestätigt wurde.
Einkaufsbestellung stornieren
Wird eine Einkaufsbestellung storniert, ändert sich der Status in Genehmigt. Senden Sie die Einkaufsbestellung an den Kreditor zurück, damit er die Stornierung bestätigen oder ablehnen kann. Nach Bestätigung der Stornierung wird die Einkaufsbestellung in der Liste der vom Kreditor bestätigten Bestellungen als Storniert angezeigt.
Einkaufsbestellung mit Anhängen ergänzen
Im Dokumentverwaltungssystem Sie können die Einkaufsbestellung mit Anhängen wie Dateien, Bilder und Hinweise ergänzen. Anhänge des Typs Extern kann der Kreditor sehen, wenn Sie die Einkaufsbestellung senden.
Einkaufsbestellung aktualisieren, wenn ein Kreditor Änderungen vorschlägt
Hat ein Kreditor auf eine Einkaufsbestellung reagiert und Änderungen vorgeschlagen, muss in einem nächsten Schritt die Antwort bearbeitet werden.
Im Arbeitsbereich Einkaufsbestellungsvorbereitung finden Sie in der Liste Externe Prüfung erfordert Aktivität Einkaufsbestellungen, die von einem Kreditor mit Änderungen angenommen oder abgelehnt wurden, sofern keine automatische Bestätigung konfiguriert ist. Dieser Liste können Sie auch die Antwort des Kreditors entnehmen.
In seiner Antwort kann ein Kreditor in der Kopfzeile die folgenden Informationen ändern:
- Dokumentreferenz des Kreditors
- Lieferart
- Lieferbedingungen
- Bestätigtes Lieferdatum
Der Kreditor kann auch eine Anmerkung oder einen Anhang hinzufügen.
In den Bestellpositionen kann der Kreditor die Menge und die Liefertermine ändern, Anmerkungen und Anhänge hinzufügen, Positionen ablehnen, Positionen durch andere Produkte ersetzen, indem er Text eingibt, und Positionen in mehrere Lieferungen aufteilen. Der Status einer Bestellposition richtet sich nach den vom Kreditor vorgeschlagenen Änderungen:
- Mit Änderungen akzeptiert
- Abgelehnt
- Ersetzt – In diesem Fall wird eine zusätzliche Position mit dem Status Ersatz ergänzt.
- Bestätigt
- In Zeitplan aufgeteilt – In diesem Fall werden zusätzliche Positionen mit dem Status Zeitplanpositionen eingefügt.
Wurde eine Position nicht verändert, lautet ihr Status Angenommen.
Die einzelnen Positionsstatusmöglichkeiten in der Antwort geben die Art der Änderungen an, die der Kreditor vorgenommen hat. Zwecks einer leichteren Erkennung werden außerdem alle Felder, die geändert wurden, in Fettdruck angezeigt.
Einkaufsbestellungen können aktualisiert werden. Wählen Sie dazu in der Antwort oder in einer Position die Option Einkaufsbestellungsaktualisierung verarbeiten aus. In der Kopfzeile und in den Positionen wird das Feld Ist Einkaufsbestellungsaktualisierung verarbeitet? angezeigt. Es gibt es an, ob das System Kopfzeile oder Positionen verarbeitet hat, um die Einkaufsbestellung mit den Änderungen aus der Antwort zu aktualisieren. Die Option Einkaufsbestellungsaktualisierung verarbeiten kann für jede Kopfzeile oder Position nur einmal durchgeführt werden.
Nicht alle vorgeschlagenen Änderungen können in einer Einkaufsbestellung aktualisiert werden. Nur Aktualisierungen der Kopfzeile und Aktualisierungen von Terminen und Mengen in den Positionen können automatisch in der Einkaufsbestellung erfolgen. Bei anderen Änderungen muss die Einkaufsbestellung manuell aktualisiert werden. In diesem Fall steht im Feld Ist Einkaufsbestellungsaktualisierung verarbeitet? der Text Manuelle Aktualisierung.
Wenn ein Kreditor beispielsweise vorschlägt, eine Position in einen Zeitplan aufzuteilen, muss diese Änderung manuell vorgenommen werden.
Jede Position mit dem Status Angenommen hat einen bestätigten Liefertermin. Bei Durchführung von Einkaufsbestellungsaktualisierung verarbeiten wird dieses Datum in der Einkaufsbestellung aktualisiert.
Anmerkungen und Anhänge werden nicht automatisch in die aktuelle Einkaufsbestellung übernommen. Auch Handelsvereinbarungen in den Bestellpositionen werden bei Aktualisierung einer vorliegenden Einkaufsbestellung mit Einkaufsbestellungsaktualisierung verarbeiten nicht neu bewertet.