Kreditor-Kooperation konfigurieren
Die Schnittstelle zur Kreditor-Kooperation stellt externen Kreditoren eine begrenzte Menge von Informationen zu Aufträgen, Rechnungen und Konsignationsbeständen zur Verfügung. Über diese Schnittstelle kann ein Kreditor auch auf Angebotsanforderungen antworten und grundlegende Unternehmensinformationen anzeigen und bearbeiten. Ein Kreditor kann auch seine eigenen Bankinformationen einrichten, um den Zahlungsprozess zu optimieren.
Kreditorenantworten
Die folgenden vier Arten von Antworten können von Kreditoren bereitgestellt werden, wenn Sie eine Bestellung zur Bestätigung senden.
- Der Kreditor nimmt den Auftrag an. Sein Profil ist für die automatische Bestätigung von Bestellungen konfiguriert, wenn diese akzeptiert werden – Der Status des Auftrags wird auf Bestätigt aktualisiert. Wenn die Aktualisierung des Auftrags nicht möglich ist, wird die Kreditorenantwort weiterhin als „Angenommen“ erfasst, der Auftragsstatus In externer Überprüfung bleibt jedoch unverändert.
- Der Kreditor nimmt den Auftrag an. Sein Profil ist nicht für die automatische Bestätigung von Aufträgen konfiguriert, wenn diese akzeptiert werden – Die Kreditorenantwort wird als „Angenommen“ erfasst, der Status der Bestellung bleibt als In externer Überprüfung.
- Der Kreditor lehnt den Auftrag ab – Die Kreditorenantwort wird als „Abgelehnt“ erfasst, und der Status der Bestellung bleibt als In externer Überprüfung. Die Ablehnung wird zusammen mit dem Vermerk des Kreditors entgegengenommen.
- Der Kreditor nimmt die Bestellung mit Änderungen an – Änderungen werden auf der Positionsebene vorgeschlagen. Es ist möglich, einzelne Positionen zu akzeptieren oder abzulehnen. Andere mögliche Änderungen betreffen Daten oder Mengen, das Aufteilen von Positionen für unterschiedliche Liefertermine oder Mengen oder das Ersetzen eines Artikels. Preisinformationen und Zu-/Abschläge können vom Kreditor nicht geändert werden. Vorschläge für Änderungen an diesen können mithilfe von Hinweisen gemacht werden. Die Kreditorenantwort wird als „Mit Änderungen akzeptiert“ erfasst, und der Status der Bestellung bleibt als In externer Überprüfung.
Im Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung können Sie kontrollieren, auf welche Bestellungen der Kreditor reagiert hat.
Der Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung enthält zwei Listen, die Bestellungen mit dem Status In externer Überprüfung enthalten: Externe Prüfung erfordert Aktivität und In externer Überprüfung Kreditorenantwort erwartet.
Wenn der Kreditor auf eine Bestellung antwortet, wird ihm ein Bildschirm angezeigt, auf dem er Anmerkungen zu seiner Antwort machen kann. Zusätzlich zum Feld Hinweise gibt es die Option, dem Kreditor für seine Antworttypen spezifische Informationsnachrichten zur Verfügung zu stellen.
Die Informationsnachrichten sind Freitexteinträge, die auf den drei Antworttypen basieren: Akzeptieren, Mit Änderungen akzeptieren und Ablehnen. Sie können für jeden Antworttyp und für bestimmte Sprachen einen bestimmten Text festlegen. Zu den gebräuchlichen Arten von Informationen gehören Geschäftsbedingungen, Kreditorenanweisungen, Haftungsausschlüsse und Kontaktinformationen sowie URLs.
Wenn Ihre Kreditoren beispielsweise Informationen auf Französisch oder Spanisch benötigen, können Sie entsprechende Textversionen hinzufügen. Die Sprache, die auf der Seite des Kreditors aufgeführt ist, bestimmt die Sprachoption, die in den Antwortformularen der Einkaufsbestellbestellung angezeigt wird.
Optionen für Kreditoreneinrichtung
Bevor Sie ein Benutzerkonto für jemanden erstellen, der die Kreditor-Kooperation verwendet, müssen Sie den Kreditoren so einrichten, dass er die Kreditor-Kooperation auf der Profilseite des Kreditors verwenden kann. Sie können darauf zugreifen, indem Sie zu Kreditorenkonto > Kreditoren > Alle Kreditoren navigieren, und den Kreditor aus der Liste auswählen.
Sie können das Feld Kooperationsaktivierung auf Aktiv im Inforegister Allgemein setzen.
Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten.
- Aktiv (Bestellung wird automatisch bestätigt) – Bestellungen werden automatisch bestätigt, wenn der Kreditor sie ohne Änderungen annimmt.
- Aktiv (Bestellung wird nicht automatisch bestätigt) – Bestellungen müssen von Ihrer Organisation manuell bestätigt werden, nachdem der Kreditor sie akzeptiert hat.
Wenn Sie dem Kreditor Preisinformationen wie Stückpreis, Preisnachlässe und Gebühren über die Schnittstelle für die Kreditor-Kooperation mitteilen möchten, können Sie auf der Seite Kreditor die Option Bestellpreise bzw. ‑betrag auf Ja im Inforegister Standardwerte für Bestellungen setzen.
Ist ein Kreditor für die Kreditor-Kooperation aktiviert, können Sie Benutzer hinzufügen und sie für den Zugriff auf die Kreditor-Kooperation autorisieren.
Bankinformationen für die Kreditorenzusammenarbeit
Nachdem die Kreditorenzusammenarbeit für einen Kreditor eingerichtet wurde, kann dieser auf seine Bankdaten zugreifen. Der Verkäufer kann seine Bankdaten innerhalb der Schnittstelle bearbeiten, hinzufügen oder entfernen, um den Zahlungsprozess zu rationalisieren. Wenn die Kreditoreninformationen hinzugefügt wurden, kann ein Kreditorenbuchhalter die vorgeschlagenen Änderungen überprüfen und genehmigen.
Der Workflow zur Genehmigung des Kreditorenbankkontos in Dynamics 365 Supply Chain Management ist ein Tool, das die Sicherheit der Bankkontoinformationen des Kreditoren verbessert. Es handelt sich um eine wertvolle Ressource für Unternehmen, die ihre Zahlungsprozesse verbessern und die Einhaltung von Finanzvorschriften zum Schutz vor Betrug sicherstellen möchten.
Beim Festlegen der Felder, für die eine Genehmigung erforderlich ist, und der Aktionen, die den Workflow einleiten, können Sie den Genehmigungsprozess des Kreditorenbankkonto-Workflows anpassen und den Workflow an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden, bevor Zahlungen verarbeitet werden.
Der Workflow zur Genehmigung von Kreditorenbankkonten hilft Unternehmen außerdem dabei, die Finanzgesetze einzuhalten. Unternehmen können sicherstellen, dass sie nur an autorisierte Lieferanten Zahlungen leisten und dass ihre Zahlungsverfahren den Industriestandards entsprechen, indem sie eine Genehmigung für Bankkontoinformationen verlangen. Dieser Workflow ist für jedes Unternehmen, das seine Finanzabläufe maximieren möchte, von entscheidender Bedeutung, da er Fehler reduzieren, eine bessere Kontrolle über Zahlungsabläufe ermöglichen, die Sicherheit der Bankkontoinformationen von Kreditoren erhöhen und Zeit bei Problemen aufgrund von Nichteinhaltung sparen kann.
Workflow des Kreditorenbankkontos einrichten
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow des Kreditorenbankkontos einzurichten:
Navigieren Sie zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkontenparameter.
Legen Sie auf der Registerkarte Allgemein im Inforegister Genehmigung des Kreditorenbankkontos folgende Felder fest:
Sie können die Option Genehmigung des Bankkontos (erstellen) so konfigurieren, dass für alle neuen Bankkontodatensätze eine Genehmigung erforderlich ist, unabhängig davon, ob sie über den Webclient erstellt oder über die Datenentität importiert werden. Es müssen alle neuen Bankkontodatensätze genehmigt werden, wenn diese Option auf „Ja“ gesetzt ist. Wenn diese Option hingegen auf „Nein“ gesetzt ist, können Benutzer neue Bankkontodatensätze erstellen oder importieren, ohne dass eine Genehmigung benötigt wird.
Sie können die Option für Bankkontogenehmigung (Aktualisierung) so konfigurieren, dass eine Genehmigung benötigt wird, wenn vorhandene Bankkontodatensätze von Benutzern über den Webclient aktualisiert werden. Wenn im Raster IsEnabled ausgewählt ist, wird eine Genehmigung benötigt. Wenn diese Option auf „Keine Aktualisierungen aller Felder vorhandener Bankkontodatensätze“ eingerichtet ist, sind keine Aktualisierungen zulässig, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist.
Im Feld Datenentitätsverhalten (Aktualisierung) können Sie das Verhalten auswählen, das bei vorhandenen Datensätzen auftritt, wenn ein aktualisierter Import über die Datenentität ausgeführt wird. Die Auswahl in diesem Feld hat keinen Einfluss auf Aktualisierungen, die über den Webclient ausgeführt werden.
Änderungen ohne Genehmigung zulassen – Alle Felder in der Datenentität aktualisiert, ohne dass die Änderungen im Workflow ausgeführt werden.
Änderungen ablehnen – Geschützte Felder in der Datenentität werden nie aktualisiert. Importe, die Aktualisierungen für geschützte Felder umfassen, schlagen fehl, wenn diese Option ausgewählt ist.
Änderungsvorschläge erstellen – Nicht geschützte Felder werden in der Datenentität aktualisiert und vorgeschlagene Änderungen können den geschützten Feldern hinzugefügt werden. Die Datenentität startet den Workflow nicht automatisch, aus diesem Grund müssen Sie die vorgeschlagenen Änderungen nach Bedarf einreichen.
Wählen Sie in der Liste der Felder zur Genehmigung des Kreditorenbankkontos das Kontrollkästchen IsEnabled für jedes Feld aus, das eine Genehmigung erfordert.
Wählen Sie im Aktionsbereich Speichern aus.
Wechseln Sie zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkonten-Workflows.
Wählen Sie im Aktionsbereich Neu aus.
Wählen Sie im Dialogfeld Workflow erstellen die Option Workflowgenehmigung für vorgeschlagene Kreditorenänderung aus.
Verwenden Sie den Workflow-Editor, um Ihren Workflow nach Ihren Wünschen zu strukturieren.