Übung – Benachrichtigung für einen Genehmigungsflow mit Copilot in Power Automate erstellen

16 Minuten

In dieser Übung verwenden Sie Copilot in Power Automate, um mit einer Automatisierung mit Copilot den Genehmigungsprozess für eine Real estate showings zu automatisieren. Sie verwenden Copilot, um einen Flow zu erstellen, der eine E-Mail an den Immobilienmakler sendet, wenn eine neue Besichtigung angefordert wird. Der Agent kann dann in der E-Mail die Anzeigeanfrage genehmigen oder ablehnen.

Voraussetzung

Um diese Übung abzuschließen, müssen Sie das Lernmodul Eine Power Apps-Canvas-App für eine Immobilienlösung mit Copilot in Power Apps erstellen abgeschlossen haben, mit dem die in dieser Übung verwendeten Dataverse-Tabellen erstellt werden.

Einen Flow mit Copilot erstellen

Melden Sie sich bei Power Automate an.
Geben Sie in der Mitte der Startseite innerhalb von Power Automate im Textfeld unter Automatisierung mit Copilot erstellen die folgende Eingabeaufforderung ein:

Start and wait for an approval when a Dataverse record is created and then update the record based on one of two approval outcomes

Wählen Sie die Schaltfläche Generieren aus.
Von der Eingabeaufforderung aus stellt Copilot die Gliederung für einen vorgeschlagenen Flow bereit, den Sie überprüfen können. Erwarten Sie, dass Ihr Flow über zwei grundlegende Schritte verfügt, die Option von Dataverse Eine Genehmigung starten und darauf warten und der Schritt Eine Genehmigung starten und darauf warten wurden hinzugefügt. Wählen Sie Weiter aus. Alternativ können Sie die Eingabeaufforderung neu schreiben, um einen anderen Vorschlag anzuzeigen. Prüfen Sie, ob Copilot einen Flow ähnlich dem Bild unten vorschlägt.
Überprüfen Sie die verbundenen Apps und Dienste. Wenn keine Verbindung hergestellt wurde, bearbeiten oder reparieren Sie sie, und klicken Sie dann auf die Option Flow erstellen.

Der Designer „Mit Copilot bearbeiten“ wird mit Ihrem Flow geöffnet, der einige Warnungen zu ungültigen Parametern umfasst, die uns auffordern, diese Bereiche zu korrigieren, damit unser Flow funktioniert.

Einen Flow mit Copilot ändern

Beginnen wir mit der Korrektur unserer Parameter. Wählen Sie den Trigger Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus.

Ein Feld auf der linken Seite des Bildschirms zeigt die Triggerdetails an.
Beachten Sie die Eingabeaufforderung am Parameter Tabellenname mit „Tabellenname“ ist erforderlich.

Suchen Sie im Dropdownmenü Tabellenname nach Besichtigungen, und wählen Sie diese Option aus, oder suchen Sie nach dem entsprechenden Namen Ihrer Tabelle für „Real Estate Showings“.
Wählen Sie die Aktion Starten und auf Genehmigung warten aus.
Wählen Sie aus dem Dropdownmenü Genehmigungstyp Genehmigen/ablehnen: Erste Antwort aus. Möglicherweise müssen Sie alles andere löschen, was von Copilot hinzugefügt wurde.

Nachdem Sie die den Genehmigungstyp ausgewählt haben, sind jetzt weitere Parameter verfügbar.
Verwenden wir Copilot zum Bearbeiten dieses Schritts. Öffnen Sie den Copilot-Chat, indem Sie auf die Copilot-Schaltfläche oben rechts auf der Befehlsleiste klicken. Geben Sie im Eingabefeld unten im Chat die folgende Eingabeaufforderung ein:

Fügen Sie „Neue Anfrage zur Real estate showings“ als Titelparameter zum Start hinzu, und warten Sie auf eine Genehmigungsaktion

Die Verarbeitung der Eingabeaufforderung von Copilot kann einige Sekunden in Anspruch zu nehmen. Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird der Parameter Titel mit dem Eingabeaufforderungstext ausgefüllt.
Wählen Sie In den erweiterten Modus wechseln im Aktionsdetailbereich Starten und auf eine Genehmigung warten aus.
Geben Sie für den Parameter Zugewiesen an die E-Mail-Adresse ein, die Sie für diese Übung verwenden. An diese E-Mail-Adresse wird die Genehmigungsanfrage gesendet.
Geben Sie für die Parameter Details folgenden Text ein:

Es wurde eine neue Anfrage für eine Real estate showings erstellt. Prüfen Sie bitte die folgenden Details, und genehmigen Sie die Anfrage oder lehnen Sie sie ab:

Eigenschaft:
Kundenname:
Datum:
Platzieren Sie Ihren Cursor neben Eigenschaft: in den Parametern Details, und wählen Sie dann die blaue Blitz-Schaltfläche aus, um den Bereich Dynamischer Inhalt zu öffnen.
Wählen Sie im Bereich Dynamischer Inhalt die Option Mehr anzeigen aus, um die Liste der dynamischen Inhalte zu erweitern, die verfügbar sind.
Scrollen Sie in Ihrem dynamischen Inhalt nach unten, bis Sie ein Feld für eine Eigenschaft, Adresse oder einen Standort finden (abhängig, wie Ihre Daten erstellt wurden), und wählen Sie es dann aus. Sie können auch den Feldnamen in das Suchfeld eingeben, um dies schnell zu finden.

Das hinzugefügte dynamische Inhaltsfeld ist jetzt Teil des Parameters Details der Genehmigung.
Führen Sie die gleichen Schritte für die Felder Clientname und Datum aus.

Wenn Sie die Bearbeitung der verbleibenden Felder abgeschlossen haben, sollten die angezeigten Werte denen in der folgenden Abbildung ähneln.
Wählen Sie die Aktion Bedingung aus. Wenn Ihr Flow keine Bedingungsaktion hat, können Sie sie jetzt durch Auswahl der Schaltfläche Neuen Schritt einfügen ... (+) unter dem Genehmigungsschritt einfügen.
Stellen Sie sicher, dass die linke Seite der Bedingung Outcome (oder body/outcome) aus dem dynamischen Inhalt enthält.
Stellen Sie sicher, dass entspricht die Bedingung ist, und dass Approve der Wert ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Aktion Zeile aktualisieren von Dataverse unter den Verzweigungen True und False der Bedingung verfügen. Möglicherweise müssen Sie dies Ihrem Flow hinzufügen, falls Copilot es dort noch nicht eingefügt hat.
Suchen Sie im Dropdownmenü Tabellenname nach derselben Dataverse-Tabelle, die Sie für den Trigger verwendet haben, und wählen Sie ihn aus.
Wählen Sie das Feld Zeilen-ID aus, und entfernen Sie den Platzhalterwert. Wählen Sie das Symbol für Dynamischer Inhalt aus, und suchen Sie nach identifier, um das Feld für den eindeutigen Bezeichner von Ihrer Tabelle zu finden (normalerweise umfasst dies den Tabellennamen).

Jedes Mal, wenn Sie eine Tabelle in Microsoft Dataverse erstellen, wird automatisch eine Spalte mit dem Namen der Tabelle erstellt. Diese Spalte ist die eindeutige Such-ID (oder Bezeichner) des erstellten Datensatzes (bzw. der erstellten Zeile).
Als Nächstes aktualisieren wir ein Feld basierend auf der Genehmigung. Suchen Sie in Ihrer Datentabelle nach einer Spalte, in der Sie dies bestätigen können. Dies kann in den erweiterten Parametern sein. (Sie können unter Erweiterte Parameter die Option Alle anzeigen auswählen, um die vorhandenen Spalten anzuzeigen.)
Im Beispiel unten aktualisieren wir unser Feld Angezeigt als Bestätigt.

Wenn eine Vorführung genehmigt wird, wird ein entsprechendes Feld in Ihrer Tabelle auf Bestätigt aktualisiert.
Wählen Sie Ihre Aktion Eine Zeile aktualisieren für Dataverse unter der Verzweigung False der Bedingung aus. (Fügen Sie diese Aktion hinzu, falls sie fehlt.)
Suchen Sie im Dropdownmenü Tabellenname nach der gleichen Tabelle, die Sie für den Trigger verwendet haben, und wählen Sie ihn aus.
Wählen Sie das Feld Zeilen-ID aus, und suchen Sie dann nach dem Feld des eindeutigen Bezeichners Ihrer Tabelle aus dem Bereich Dynamischer Inhalt.
Aktualisieren Sie das Feld, in dem Sie einrichten möchten, dass eine Vorführung „abgesagt“ oder „abgelehnt“ wurde.

Nach Ablehnung einer Anzeige wird das entsprechende Feld in unserer Tabelle auf Abgebrochen oder Abgelehnt.
Geben Sie im Copilot-Chatfenster folgende Eingabeaufforderung ein, und übermitteln Sie dies:

Under the "Update a row" action for both branches in the condition, add a new "Send an email (V2)" action

Nach ein paar Sekunden sollte Copilot erklären, wie vorgegangen wurde, wie im folgenden Bild gezeigt.

Es sollte dann der aktualisierte Flow angezeigt werden. Sie müssen möglicherweise in einem vorherigen Schritt eine Verbindung reparieren, um fortzufahren. Fahren Sie fort, und beheben Sie alle Fehler, bevor Sie fortfahren.
Wählen Sie unter der Verzweigung True die Aktion E-Mail senden der Bedingung aus.
Wählen Sie das Feld Zu aus, entfernen Sie den Inhalt, und wählen Sie dann ein Feld aus Ihren Daten aus, dass ein E-Mail-Feld vom Bereich Dynamischer Inhalt umfasst. Sollten Sie keine E-Mail-Adresse haben, geben Sie einen gültigen E-Mail-Empfänger ein.
Prüfen Sie, was Copilot in die Felder „Betreff“ und „Text“ eingegeben hat. Sie können diese mit Ihrem dynamischen Inhalt anpassen. Geben Sie nach dem Textkörper den folgenden Inhalt ein:

Eigenschaft:

Besichtigungsdatum:

Fügen Sie die entsprechenden Felder aus dem Bereich Dynamischer Inhalt den entsprechenden Zeilen im Textkörper hinzu.
Zudem können Sie aus dem Bereich Dynamischer Inhalt am Ende des Textkörpers das Feld Response summary hinzufügen, so wie eine persönliche Abschlussnachricht.
Wählen Sie unter der Verzweigung False die Aktion E-Mail senden der Bedingung aus.
Prüfen Sie das Feld An. Sie können den Inhalt entfernen und dann ein beliebiges E-Mail-Feld aus dem Bereich Dynamischer Inhalt auswählen oder eine E-Mail-Adresse fest codieren.
Überprüfen Sie die Felder Betreff und Text. Copilot zeigt in der Regel einige Felder an, die seiner Meinung nach dafür geeignet sein könnten, aber Sie müssen diese möglicherweise aktualisieren. Zudem können Sie die Felder aus der „genehmigten“ E-Mail kopieren und hier hinzufügen.
Ändern Sie den Namen des Flows in Request Approval for Real Estate Showing indem Sie den Text Starten und auf die Genehmigung warten, wenn ein Dataverse-Datensatz erstellt ist und dann den Datensatz basierend auf den Genehmigungsergebnissen aktualisieren oben links in der Ecke auf dem Bildschirm auswählen.
Speichern Sie den Flow, indem Sie die Schaltfläche Speichern oben rechts auf der Befehlsleiste des Bildschirms auswählen.

Den Flow testen

Testen Sie den Flow, indem Sie die Schaltfläche Testen rechts oben auf dem Bildschirm auswählen. Wählen Sie die Option Manuell und dann Testen aus.
Wechseln Sie zu Ihrer App „Immobilienvorführungen“ in Power Apps, um eine Anfrage für eine Immobilienvorführung einzureichen.
Führen Sie die App aus, und wählen Sie dann + Neu aus, um eine neu angezeigte Anforderung zu erstellen.
Füllen Sie alle Felder mit einer Anforderung aus.
Klicken Sie auf das Häkchen oben rechts auf dem Bildschirm, um die Anforderung zu senden.

Wenn dies abgeschlossen ist, können Sie Power Apps schließen.
Melden Sie sich bei dem E-Mail-Konto an, das Sie für diese Übung verwenden, und warten Sie dann auf den Eingang der E-Mail.

Hinweis

Wenn der Flow nicht sofort ausgeführt wird, stellen Sie sicher, dass Sie auf die Ausführung warten. Es kann bis zu 10 Minuten dauern, bis der Flow ausgelöst wird, besonders beim ersten Versuch.

Die Genehmigung sollte etwa wie im folgenden Bild aussehen. Ihre Tabelle und der dynamische Inhalt können abweichen, aber das Format sieht folgendermaßen aus.
Wählen Sie Genehmigen aus.
Fügen Sie einen Kommentar hinzu, und klicken Sie anschließend auf Senden.

Der Flow wird weiter ausgeführt, die Zeile aktualisiert und eine E-Mail an den Antragsteller gesendet. Diese E-Mail sieht ähnlich aus wie in der nachfolgenden Abbildung.
Überprüfen Sie den Flow. Sie werden feststellen, dass der Flow jetzt als Erfolgreich im Ausführungsverlauf gekennzeichnet ist.
Wählen Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms Zurück aus. Hiermit gelangen Sie zur Seite Genehmigungsanforderung für Real estate showingsen mit den Flowdetails.

Der Real Estate Solution den Flow hinzufügen

Wählen Sie im linken Navigationsbereich Lösungen aus.
Wählen Sie die Real Estate Solution aus.
Wählen Sie auf der Befehlsleiste oben Bestehende hinzufügen>Automatisierung>Cloud-Flow.
Wählen Sie die Registerkarte Außerhalb Dataverse aus, und klicken Sie dann auf den Flow Genehmigungsanforderung für Immobilienanzeige extrahieren.

Klicken Sie auf Hinzufügen.

Es dauert einige Sekunden, bis der Flow zur Lösung hinzugefügt wird. Sobald er jedoch hinzugefügt wurde, werden in der Lösung ein Cloud-Flow und drei Verbindungsverweise angezeigt.

Hinweis

Die Verbindungsverweise werden der Lösung hinzugefügt, da der Flow Verbindungen zu Dataverse, Office 365 Outlook und Genehmigungen verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass der Flow ordnungsgemäß funktioniert, wenn er exportiert und in eine andere Umgebung importiert wird.