Simulation – Eine Genehmigungsanforderung erstellen

  • 8 Minuten

In dieser Lerneinheit erfahren Sie, wie Sie ein für Unternehmen geeignetes Szenario erstellen, für das Genehmigungen verwendet werden.

In diesem Szenario kann jeder, der auf die SharePoint-Bibliothek zugreifen kann, ein Dokument hinzufügen. Wenn das Dokument erstellt wird, startet eine Genehmigung, die es bestimmten Benutzern ermöglicht, eine Genehmigung durchzuführen. Wenn das Dokument genehmigt wird, bleibt es in der Dokumentbibliothek. Bei Ablehnung des Dokuments wird es in einen separaten Ordner verschoben.

Sie können die Simulation zuerst ausprobieren und dann die detaillierten Schritte anzeigen, sobald Sie die Simulation abgeschlossen haben.

Hinweis

Wählen Sie die Miniaturansicht aus, um die Übungssimulation zu starten. Wenn Sie fertig sind, kehren Sie unbedingt auf diese Seite zurück, damit Sie weiter lernen können.

Screenshot der Simulationsseite zur Erstellung der Genehmigung .

Voraussetzungen

  • Zugriff auf Power Automate

  • Ein Microsoft Office 365-Konto mit Zugriff auf SharePoint

Hinweis

Sie müssen die Dokumentbibliothek in Ihrem eigenen SharePoint-Mandanten erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek.

Erstellen wir zuerst eine Bibliothek.

  1. Wählen Sie auf der Startseite Ihrer SharePoint-Website + Neu>Dokumentbibliothek>Leere Bibliothek aus.

  2. Benennen Sie Ihre Bibliothek Genehmigungsbibliothek, und wählen Sie dann Erstellen aus.

  3. Wählen Sie in Ihrer neuen Dokumentbibliothek oben + Neu und dann Ordner aus.

  4. Geben Sie Ihrem Ordner den Namen Abgelehnte Dokumente, und klicken Sie dann auf die Option Erstellen.

Erstellen wir jetzt unseren Genehmigungsflow.

  1. Wechseln Sie als Nächstes unter make.powerautomate.com zum Power Automate Maker Portal.

  2. Geben Sie im Textbereich von Copilot Folgendes ein: Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften), fügen Sie eine Aktion „Starten und auf Genehmigung warten“ hinzu und fügen Sie eine Bedingung hinzu, die vom Genehmigungsergebnis abhängt.

  3. Wählen Sie Generieren aus.

    Screenshot des Maker Portals und der Copilot-Eingabeaufforderung

  4. Copilot generiert basierend auf der bereitgestellten Eingabeaufforderung einen Flow. Sie können weiter mit Copilot kommunizieren, um den Flow entsprechend Ihrer Anforderungen zu optimieren. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Struktur des Flows zufrieden sind.

    Hinweis

    Copilot hat möglicherweise Aktionen vom Typ „Bereich“ auf der wahren und der falschen Seite der Bedingung hinzugefügt. In diesem Beispielflow werden die Bereichsaktionen nicht verwendet. Da Bereichsaktionen jedoch andere Aktionen beinhalten, wurden sie im Flow belassen. Weitere Informationen zur Aktionen vom Typ Bereich finden Sie unter Aktionen nach Bereich gruppieren und ausführen – Azure Logic Apps | Microsoft Learn

  5. Überprüfen Sie Ihre Verbindungen. Wenn noch keine Verbindung hergestellt wurde, wählen Sie die drei Punkte aus, und klicken Sie dann auf die Option Neue Verbindung hinzufügen. Sobald Ihre Verbindungen ordnungsgemäß hergestellt sind, wählen Sie die Schaltfläche Flow erstellen unten auf dem Bildschirm aus.

  6. Wählen Sie den Trigger Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften) und dann links Ihre SharePoint-Website und die Genehmigungsbibliothek aus.

  7. Wählen Sie die Aktion Starten und auf Genehmigung warten aus. Der Eigenschaftenbereich wird links geöffnet.

  8. Wählen Sie Genehmigen/ablehnen – Erste Antwort auswählen aus dem Dropdownmenü Genehmigungstyp aus.

  9. Geben Sie mit Copilot auf der rechten Seite Folgendes ein: Das Titelfeld in Dokumentengenehmigung aktualisieren.

  10. Geben Sie im Feld „Zugewiesen zu“ die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation ein. (Dies ist für Testzwecke vorgesehen. Sie können bei Bedarf jederzeit zurückkehren und später einen anderen Genehmiger auswählen).

  11. Setzen Sie Ihren Cursor in das Feld Elementlink, und wählen Sie das Blitzsymbol daneben aus. So rufen Sie den dynamischen Inhalt für diesen Abschnitt auf.

  12. Suchen Sie nach Link zu Element.

  13. Wählen Sie Link zum Element im Popup-Fenster aus.

    Screenshot der Copilot-Eigenschaften

  14. Wählen Sie die Aktion Bedingung aus, um zu prüfen, was Copilot automatisch als Bedingung ausgewählt hat. Stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft Ergebnis der Aktion „Starten und auf Genehmigung warten“ links und Genehmigen rechts angezeigt wird.

  15. Wählen Sie das Symbol + unter der Seite False der Bedingung aus, und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen.

  16. Suchen Sie nach Verschieben, und wählen Sie die Aktion Datei verschieben aus.

  17. Wählen Sie im ersten Dropdownmenü Ihre SharePoint-Website-Adresse aus.

  18. Verwenden Sie unter Zu verschiebende Datei das Blitzsymbol für dynamische Inhalte und suchen Sie die Kennung des Inhalts des SharePoint-Triggers (möglicherweise müssen Sie danach suchen) bzw. wählen Sie sie aus.

  19. Wählen Sie dieselbe SharePoint-Website für die Ziel-Website-Adresse aus.

  20. Wählen Sie als Zielordner das Ordnersymbol auf der rechten Seite aus. Finden Sie Ihre Zulassungsbibliothek, und wählen Sie rechts neben dem Namen den Pfeil aus. Wählen Sie dann den Ordnernamen Rejected Documents aus.

  21. Wählen Sie unter der Option Wenn bereits eine andere Datei vorhanden ist die Option Mit neuem Namen verschieben aus.

    Screenshot der Option „Wenn bereits eine andere Datei vorhanden ist“ mit „Mit neuem Namen verschieben“

  22. Speichern Sie Ihren Flow.

Kehren Sie zu Ihrer SharePoint-Zulassungsbibliothek zurück, und fügen Sie ein neues Dokument hinzu, um Ihren Flow zu testen.

Nach kurzer Zeit wird im Abschnitt „Genehmigungen“ des Power Automate Maker Portal eine Genehmigung angezeigt. Wenn die App Genehmigungen für Ihre Organisation in Teams aktiviert ist, wird das Popup für Genehmigungsbenachrichtigungen dort angezeigt. Andernfalls ist es unter Power Automate-Genehmigungen zu finden.

Screenshot von Power Automate mit Genehmigungen auf der Registerkarte „Empfangen“

Um sicherzustellen, dass unser Flow einen abgelehnten Artikel in unseren Ordner Rejected Documents verschiebt, wählen Sie die Genehmigung und Ablehnen als Antwort aus. Kehren Sie dann zu Ihrer SharePoint-Genehmigungsbibliothek zurück. Aktualisieren Sie den Browser (falls nötig), und Sie sollten sehen, dass das Dokument in den Ordner Rejected Documents verschoben wird.

Glückwunsch! Sie haben mit Copilot erfolgreich einen Genehmigungsflow erstellt, mit dem Benutzer, Dokumente in einer SharePoint-Dokumentbibliothek genehmigen oder ablehnen können.

Sie können diesen Genehmigungsflow ganz einfach bearbeiten oder erweitern, um ihn besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Alternativ können Sie sich die Power Automate-Genehmigungsvorlagen ansehen für die Möglichkeit unterschiedliche Ausgangspunkte für eigene Genehmigungen zu verwenden.