Berichte zur Datei- und Ordnerfreigabe auf einer SharePoint-Website
Sie können eine CSV-Datei mit jeder eindeutigen Datei, jedem Benutzer, jeder Berechtigung und jedem Link auf einer bestimmten SharePoint-Website oder OneDrive erstellen. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, wie die Freigabe verwendet wird und ob Dateien oder Ordner für Gäste freigegeben wurden. Sie müssen websiteadministrator sein, um den Bericht ausführen zu können. Zusätzliche Berichterstellungsoptionen sind mit Microsoft Graph Data Connect verfügbar.
Wenn Sie den Bericht ausführen, wird die CSV-Datei an einem Speicherort Ihrer Wahl auf der Website gespeichert. Wenn Sie nicht möchten, dass Websitemitglieder den Bericht sehen, sollten Sie einen Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen, in dem nur Websitebesitzer auf den Bericht zugreifen können.
So führen Sie den Bericht (SharePoint) aus:
- Öffnen Sie die Website, auf der Sie den Bericht ausführen möchten.
- Wählen Sie im Menü Einstellungen die Option Websitenutzung aus.
- Wählen Sie im Abschnitt Für externe Benutzer freigegeben die Option Bericht ausführen aus.
- Wählen Sie einen Speicherort zum Speichern des Berichts aus, und wählen Sie dann Speichern aus.
So führen Sie den Bericht (OneDrive) aus:
- Wählen Sie im Microsoft 365-App-Startfeld die Kachel OneDrive aus.
- Wählen Sie im Menü Einstellungen die Option OneDrive-Einstellungen aus.
- Wählen Sie Weitere Einstellungen und dann Freigabebericht ausführen aus.
- Wählen Sie einen Speicherort zum Speichern des Berichts aus, und wählen Sie dann Speichern aus.
Die Ausführung des Berichts kann je nach Größe des Standorts einige Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn die Ausführung des Berichts abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Bericht.
CSV-Format
Für Elemente, die mit direktem Zugriff freigegeben werden, enthält der Bericht eine Zeile für jede Benutzer-Element-Kombination. SharePoint-Gruppen werden im Bericht angezeigt, aber nicht einzelne Benutzer in ihnen.
Für Elemente, die mit einem Link geteilt werden, enthält der Bericht eine Zeile für jeden angemeldeten Benutzer, der den Link verwendet hat oder der über das Freigabedialogfeld gesendet wurde. Links, die direkt per E-Mail gesendet wurden und auf die nicht geklickt wurde , und Jeder-Links sind nicht im Bericht enthalten.
Der Bericht enthält die folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Ressourcenpfad | Die relative URL des Elements |
| Elementtyp | Der Typ des Elements (Web, Ordner, Datei usw.) |
| Berechtigung | Die Berechtigungsstufe, über die der Benutzer für dieses Element verfügt |
| Benutzername | Anzeigename des Benutzers oder der Gruppe, der Zugriff auf dieses Element hat. Wenn es sich um einen Freigabelink handelt, lautet der Benutzername SharingLink. |
| Benutzer-E-Mail | Die E-Mail-Adresse des Benutzers, der Zugriff auf dieses Element hat. Dies ist für SharePoint-Gruppen leer. |
| Benutzer- oder Gruppentyp | Der Typ des Benutzers oder der Gruppe: Mitglied (intern), Gast (extern), SharePoint-Gruppe, Sicherheitsgruppe oder Microsoft 365-Gruppe. (Member bezieht sich auf ein Mitglied im Verzeichnis, nicht auf ein Mitglied der Website.) |
| Link-ID | Die GUID des Freigabelinks, wenn der Benutzername Freigabelink ist |
| Linktyp | Der Linktyp (Anonym, Organisation, spezifische Personen), wenn der Benutzername Freigabelink lautet. |
| AccessViaLinkID | Die Link-ID , die für den Zugriff auf das Element verwendet wird, wenn die Berechtigung eines Benutzers für ein Element über einen Link erfolgt. |