Planen der Steuerelemente für Dokumentversionierung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgängen in SharePoint Server

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Verwendung von Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken in SharePoint Server planen, um Dokumentversionen während ihres gesamten Lebenszyklus zu steuern.

Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgänge

SharePoint Server enthält die folgenden Features, mit denen Sie Dokumente in einer Dokumentbibliothek steuern können:

• Versionsverwaltung ist die Methode, mit der aufeinanderfolgende Versionen eines Dokuments nummeriert und gespeicher twerden.

• Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder, die Berechtigungen als Genehmiger haben, die Veröffentlichung von Inhalten kontrollieren.

• Auschecken und Einchecken sind die Methoden, mit denen Benutzer besser kontrollieren können, wenn eine neue Version eines Dokuments erstellt wird. Außerdem können sie vorgenommene Änderungen kommentieren, wenn sie ein Dokument einchecken.

Sie konfigurieren Einstellungen für die in diesem Artikel erläuterten Inhaltssteuerungsfeatures in Dokumentbibliotheken. Um diese Einstellungen für Bibliotheken in Ihrer Lösung freizugeben, können Sie Dokumentbibliotheksvorlagen erstellen, die Ihre Inhaltssteuerungseinstellungen umfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Bibliotheken Ihre Entscheidungen zur Inhaltssteuerung widerspiegeln.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Planen der Versionsverwaltung

Die standardmäßige Versionierungskontrolle für eine Dokumentbibliothek hängt von der Websitesammlungsvorlage ab. Sie können Versionierungskontrolle allerdings je nach Ihren individuellen Anforderungen für eine Dokumentbibliothek konfigurieren. Jede Dokumentbibliothek kann eine andere Versionierungskontrolle aufweisen, die für die Art von Dokumenten in der Bibliothek am besten geeignet ist. SharePoint Server verfügt über drei Versionsverwaltungsoptionen:

• Keine Versionsverwaltung Gibt an, dass keine früheren Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und es wird auch kein Dokumentverlauf gespeichert, da Dokumente zu einzelnen Versionen eines Dokuments nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option bei Dokumentbibliotheken, die unwichtige oder unveränderliche Inhalte enthalten.

• Erstellen von Hauptversionen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines einfachen Versionsverwaltungsschemas (wie 1, 2, 3) gespeichert werden. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu kontrollieren, können Sie angeben, wie viele frühere Versionen aufbewahrt werden, wobei Sie von der aktuellen Version zurückzählen.

  Bei Verwendung von Hauptversionen können alle Benutzer mit Berechtigungen für die Dokumentbibliothek jedes Mal, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird, den Inhalt anzeigen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen von Dokumenten und veröffentlichten Versionen unterscheiden möchten. In einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, ist die Verwendung von Hauptversionen eine gute Wahl, wenn alle Teammitglieder alle Versionen jedes Dokuments anzeigen können müssen.

• Erstellen von Haupt- und Nebenversionen (Entwurf) Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines Haupt- und Nebenversionsschemas (z. B. 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) beibehalten werden. Versionen, die mit Erweiterungen ungleich null enden, sind Nebenversionen. Frühere Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten werden zusammen mit aktuellen Versionen gespeichert. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu kontrollieren, können Sie festlegen, wie viele frühere Hauptversionen aufbewahrt werden, wobei Sie von der aktuellen Version zurückzählen. Sie können auch festlegen, wie viele Hauptversionen, einschließlich der entsprechenden Nebenversionen, aufbewahrt werden sollten. Wenn Sie z. B. angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen aufbewahrt werden sollten, und die aktuelle Hauptversion 4.0 lautet, werden alle Nebenversionen ab 3.1 aufbewahrt.

  Bei Verwendung von Haupt- und Nebenversionen kann jeder Benutzer, der Leseberechtigungen besitzt, Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können angeben, welche Benutzer auch Nebenversionen anzeigen können. Wir empfehlen normalerweise, Benutzern, die Elemente bearbeiten können, Berechtigungen zum Anzeigen und Arbeiten mit Nebenversionen zu gewähren, und Benutzer einzuschränken, die nur Leseberechtigungen für Hauptversionen besitzen.

  Verwenden Sie Haupt- und Nebenversionen, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwurfsinhalten, die noch nicht zur Veröffentlichung bereit sind, unterscheiden möchten. Verwenden Sie beispielsweise auf einer Website für Personalwesen, auf der die Leistungen der Organisation beschrieben werden, die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, um den Zugriff der Mitarbeiter auf die Beschreibungen der Leistungen einzuschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Verwenden Sie Inhaltsgenehmigung, um das Verfügbarmachen von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und kontrollieren. Ein Unternehmen, das im Rahmen seiner angebotenen Produkte oder Dienstleistungen Inhalte veröffentlicht, benötigt möglicherweise eine rechtliche Prüfung und Genehmigung, bevor es die Inhalte veröffentlicht.

Ein Dokumententwurf, bei dem auf die Inhaltsgenehmigung gewartet wird, befindet sich im Status "Ausstehend". Wenn ein Genehmiger das Dokument prüft und die Inhalte genehmigt, können Benutzer, die Leseberechtigungen besitzen, die Inhalte anzeigen. Ein Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren und optional mit der Bibliothek einen Workflow verknüpfen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Die Art, wie Dokumente zur Genehmigung übermittelt werden, hängt von den Versionsverwaltungseinstellungen in der Dokumentbibliothek ab:

• Keine Versionsverwaltung Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wechselt der Status des Dokuments in "Ausstehend". SharePoint Server behält die frühere Version des Dokuments bei, sodass Benutzer mit Leseberechtigungen es weiterhin anzeigen können. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, kann die neue Version des Dokuments von Benutzern angezeigt werden, die Leseberechtigungen besitzen, und die frühere Version wird nicht gespeichert.

  Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im Status "Ausstehend" hinzugefügt und kann von Benutzern mit Leseberechtigungen erst angezeigt werden, wenn es genehmigt wurde.

• Erstellen von Hauptversionen Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird der Status des Dokuments auf Ausstehend festgelegt, und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird benutzern mit Leseberechtigungen zur Anzeige zur Verfügung gestellt. Nachdem Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und Benutzern mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt, und die vorherige Hauptversion wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert.

  Wenn Hauptversionen verwendet werden und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im Status "Ausstehend" hinzugefügt und kann von Benutzern mit Leseberechtigungen erst angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.

• Erstellen und Haupt- und Nebenversionen (Entwurfsversionen) Wenn Haupt- und Nebenversionen verwendet werden und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, hat der Autor die Wahl, eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf oder eine neue Hauptversion zu erstellen, wodurch der Status des Dokuments in "Ausstehend" geändert wird. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion erstellt und Benutzern verfügbar gemacht, die Leseberechtigungen besitzen. Bei Verwendung von Haupt- und Nebenversionen werden sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments gespeichert.

  Wenn Haupt- und Nebenversionen verwendet werden und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es im Entwurfsstatus als Version 0.1 der Bibliothek hinzugefügt werden, oder der Autor kann sofort eine Genehmigung beantragen. In diesem Fall wechselt der Status des Dokuments in "Ausstehend".

Planen von Auschecken und Einchecken

Sie können festlegen, dass Benutzer Dokumente aus einer Dokumentbibliothek auschecken, bevor sie die Dokumente bearbeiten. Das obligatorische Auschecken und Einchecken von Dokumenten bietet folgende Vorteile:

• Bessere Kontrolle darüber, wann Dokumentversionen erstellt werden. Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, kann der Autor das Dokument speichern, ohne es einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht anzeigen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (die für andere Benutzer sichtbar ist) wird nur erstellt, wenn ein Autor ein Dokument eincheckt. Dies bietet dem Autor mehr Flexibilität und Kontrolle.

• Bessere Erfassung von Metadaten. Wenn ein Dokument eingecheckt wird, kann der Autor Kommentare erstellen, welche die Änderungen beschreiben, die am Dokument vorgenommen wurden. Dadurch wird ein kontinuierlicher Verlauf der Änderungen erstellt, die am Dokument vorgenommen wurden.

Wenn Ihre Lösung erfordert, dass Benutzer Dokumente ein- und auschecken, um sie zu bearbeiten, können Sie Features in Office-Clientanwendungen verwenden, die diese Aktionen unterstützen. Benutzer können Dokumente aus Office-Clientanwendungen auschecken, Auscheckvorgänge rückgängig und Dokumente einchecken.

Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, wird es für die exklusive Bearbeitung durch den Benutzer gesperrt. Wenn der Benutzer Änderungen an dieser Datei speichert, werden die Änderungen auf den Server hochgeladen und gespeichert. Die Änderungen sind nur für den Benutzer sichtbar und werden anderen nicht angezeigt. Wenn der Benutzer zum Einchecken des Dokuments bereit ist, werden die aktuellen Änderungen anderen angezeigt und veröffentlicht.

In Office-Clientanwendungen können Benutzer auch auswählen, dass ausgecheckte Dokumente auf dem Server belassen werden, indem sie die Optionen für die Inhaltsbearbeitung ändern.

Hinweis

Wenn Sie die Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung verwenden, sollten Sie ein Dokument nicht auschecken.