Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung in SharePoint Server
GILT FÜR:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Der erste Schritt bei der Planung Ihrer Dokumentverwaltungslösung ist, Benutzer zu identifizieren und die Art der Verwendung von Dokumenten zu analysieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung für Ihre Lösung, die auf SharePoint Server basiert.
Identifizieren von Benutzern
Zur Identifizierung der Beteiligten und Teilnehmer an Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie mithilfe einer Umfrage Informationen sammeln. Ihre Umfrage kann z. B. die folgenden Fragen enthalten:
Wer in Ihrer Organisation erstellt Dokumente?
Welche Arten von Dokumenten erstellen sie?
Welche Rolle hat der Benutzer des Dokuments?
Wer prüft Dokumente?
Wer bearbeitet Dokumente?
Wer verwendet Dokumente?
Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten?
Wer entwirft Websites, die zum Hosten von Dokumenten verwendet werden?
Wer legt Richtlinien und Vorgaben zur Verwaltung von Dokumenten fest?
Wer verwaltet Datensätze in Ihrer Organisation?
Wer ist für die Bereitstellung und Wartung der Server zuständig, auf denen Dokumente gespeichert werden?
Durch die Identifizierung von Beteiligten an Inhalten können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentverwaltungslösung umfassend ist und Sie Websites und Dokumentbibliotheken entwerfen, die den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens im Hinblick auf Inhalte entsprechen.
Analysieren der Dokumentnutzung
Nachdem Sie Ihre Beteiligten an Inhalten identifiziert haben, sollten Sie Informationen von diesen erfassen, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Dies ist ein wichtiger Teil des Planungsprozesses, da Ihnen die Analyse erleichtert, Folgendes zu bestimmen:
Wie Dokumentbibliotheken strukturiert werden sollen
Welche Websitevorlagen verwendet werden sollen
Wie viele Website Sie benötigen
Welche physische Servertopologie Sie benötigen, um Ihre Lösung zu implementieren
Welche Informationsverwaltungsrichtlinien auf die Websites angewendet werden sollten
Hinweis
Informationsverwaltungsrichtlinien sind in SharePoint Foundation 2013 nicht verfügbar.
Zu den Informationen, die gesammelt werden sollten, zählen folgende:
Dokumenttyp, wie Hinweis zur Aktienanalyse, Mitarbeiterbeurteilung, interner Vermerk oder Produktspezifikation
Der Zweck jedes Dokumenttyps, wie "gibt Benutzern Empfehlungen zu Aktien, einschließlich stützender Daten"
Der Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, anstatt einzelner Namen die Rolle des Autors anzugeben, z. B. "Finanzanalyst" oder "Produktmanager")
Die Benutzer jedes Dokumenttyps, wie "Kunden" oder "Teammitglieder"
Das Format des Dokuments. Wenn das Dokument im Laufe des Lebenszyklus einmal von einem Format in ein anderes umgewandelt werden muss, erfassen Sie diese Informationen.
Andere Rollen, die sich auf den Lebenszyklus des Dokuments beziehen, wie "Technischer Prüfer" oder "Redakteur"
Speicherort des Dokuments, wie "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver". Beachten Sie, dass diese Frage mehrere Antworten haben könnte, z. B. wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und dann auf einem Webserver veröffentlicht wird.
Folgendes sind Beispiele für Informationen, die von zwei unterschiedlichen Organisationen in einem Unternehmen in einem Arbeitsblatt gesammelt und aufgezeichnet werden können.
Tabelle: Beispiel mit Forschungsinformationen
| Typ | Zweck | Autor | Benutzerrolle | Format | Sonstige Rollen | Speicherort |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hinweis zur Aktienanalyse |
Bietet Premiumkunden eines Finanzdienstleisters Angaben dazu, ob eine oder mehrere Aktien gekauft oder verkauft werden sollten |
Finanzanalyst |
Kunde |
DOCX (zur Dokumenterstellung); PDF (zur Veröffentlichung) |
Prüfer (technisch); Prüfer (rechtlich); Genehmiger; Redakteur; Websiteadministrator |
Erstellungswebsite Testen der Website |
Analyse Die separaten Formate zur Dokumenterstellung und -veröffentlichung erfordern eine Formatumwandlung. Aufgrund der großen Anzahl von Benutzern sind ein oder mehrere Workflows (auf dem Server implementierte Geschäftsprozesse) erforderlich. Die zwei Websites (Dokumenterstellung und Testen) erfordern Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einer Website zu einer anderen.
Tabelle: Beispiel mit Mitarbeiterinformationen
| Typ | Zweck | Autor | Benutzerrolle | Format | Sonstige Rollen | Speicherort |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiterbeurteilung |
Beurteilung der Leistung eines Mitarbeiters, einschließlich Selbstbewertung und Bewertung des Vorgesetzten |
Information Worker; Vorgesetzter |
Vorgesetzte; Personaler |
.DOCX |
Prüfer (Personal); Prüfer (rechtlich); Genehmiger (leitender Vorgesetzter); Datensatzmanager |
Clientcomputer E-Mail-Server (als Anhang) Unternehmenswebserver Unternehmensdatenarchiv |
Analyse Zwei Autoren und mehrere Prüfer benötigen einen oder mehrere Workflows. Das Dokument wird von vielen Personen verarbeitet, befindet sich dann auf einem Unternehmenswebserver (vermutlich hoch gesichert) und wird direkt verwaltet oder in ein Datenarchiv verschoben. Der sensible Charakter dieses Inhalts erfordert Information Rights Management (IRM) auf den Desktops und Servern, zusätzlich zu Unternehmensrichtlinien und bewährten Methoden (z. B. Überwachung), die die Privatsphäre des Mitarbeiters und die rechtliche Stellung des Unternehmens schützen.
Hinweis
Das Datenarchiv ist in SharePoint Foundation 2013 nicht verfügbar.
Arbeitsblätter
Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen zu dokumentieren: