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Leitfaden zur Informationsarchitektur für SharePoint Online-Portale

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Eine robuste Informationsarchitektur ist eine wichtige Voraussetzung, um ein gut verwaltetes und gut funktionierendes Portal bereitzustellen. Das Entwerfen der optimalen Struktur erfordert eine detaillierte Planung. Wenn dies nicht ordnungsgemäß erfolgt, kann sich dies negativ auf die Benutzerakzeptanz auswirken oder zu erheblichen Leistungsproblemen führen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass beides auftritt. 

Berücksichtigen Sie hierbei die folgenden Faktoren:

  • Geschäftliche Ziele und die Organisationsstruktur.
  • Die Art der Inhalte, mit denen Sie zu tun haben. Ist der Inhalte für die Zusammenarbeit oder die Veröffentlichung gedacht?
  • Klassifizierung von Inhalten und Vertraulichkeit.
  • Lebenszyklus des Inhalts und mögliche Aufbewahrungs-/Dispositionsstrategien. Dies gilt auch für Websites. 
  • Benutzer der Inhalte, ihre Verhaltensweisen, häufige Aufgaben und Erwartungen.

Nachdem Sie weitere Informationen zu den Benutzern, zum Inhalt und der beabsichtigten Verwendung des Portals erhalten haben, verfügen Sie über eine gute Grundlage und können möglicherweise einige der häufigen Probleme rund um die Informationsarchitektur vermeiden.

Die Informationsarchitektur ist kein einmalig zu erledigender Vorgang sondern ein fortlaufender Prozess. Während eine optimale Informationsarchitektur für den Endbenutzer möglicherweise nicht immer offensichtlich ist, fällt eine schlecht entworfene und verwaltete Informationsarchitektur dem Endbenutzer durch die schlechte Benutzererfahrung sicherlich auf. Sehen Sie die Informationsarchitektur als einen kontinuierlichen Prozess, den Sie fortlaufend bewerten und weiterentwickeln, damit er stets relevant und aktuell bleibt.


Implement-Govern-Measure-Improve-Diagramm


Hinweis

Obwohl dieser Leitfaden in erster Linie auf SharePoint Online abzielt, gilt er größtenteils auch für Portale, die in einer lokalen SharePoint-Umgebung gehostet werden.

Dieser Artikel ist nicht darauf ausgelegt, jede Einzelheit der Governance und Informationsarchitektur eingehend zu beleuchten. Hier geht es vor allem darum, häufig auftretende Probleme hervorzuheben, die sich auf die Benutzerakzeptanz und/oder die Leistung auswirken.

Was Sie nicht tun sollten

Die folgende Liste enthält die wichtigsten Dinge, die Sie beim Entwerfen der Portal-Informationsarchitektur nicht tun sollten.

Don’ts:

  • Zu viele übergeordnete Portalwebsite-Sammlungen. Dies führt zu Verwirrung und kann sich negativ auf die Verwaltung, Sicherheitsaspekte, Nutzbarkeit, Navigation und die Akzeptanz im Allgemeinen aufwirken.
  • Verwenden von tiefen Hierarchien in einer einzelnen Websitesammlung mit eigenen Berechtigungen. Dies kann Leistungsprobleme verursachen.
  • Es gibt zu viele Unterwebsites in einer einzelnen Websitesammlung. Alle Websites in einer Websitesammlung werden in derselben SQL-Datenbank gespeichert. Dies kann sich möglicherweise auf die Leistung von Standorten und Servern (lokal) auswirken, je nachdem, wie Ihre Websitesammlungen und Websites strukturiert sind, und abhängig vom Zweck der Websites.
  • Inhalte vergraben. Inhalte, die sich in der Hierarchie zu weit unten befinden, werden schlecht gefunden und können die Akzeptanz beeinträchtigen. Wenn der Benutzer die gewünschten Inhalte nach einigen Ebenen noch nicht gefunden hat, gibt er auf und erhält den Eindruck, dass das Portal nicht effizient ist, was wiederum die Akzeptanz beeinträchtigt. 
  • Veraltete Inhalte beibehalten. Niemand mag veraltete Inhalte. Wenn die Benutzer diese öfter gesehen haben, kommen sie aus diesem Grund nicht mehr wieder. 
  • Keine Strategien zur Disposition des Inhalts nutzen. Strategien zur Disposition des Inhalts werden benötigt, um veraltete Inhalte zu vermeiden und innerhalb der definierten Kapazitätsgrenzen zu bleiben. 
  • Sich auf eine schlechte Verwaltung von Unternehmensmasterdaten. Dies führt zu einem schlechten Design der SharePoint Online-Taxonomie.   

Die folgenden Abschnitte erläutern einige wichtige Bereiche, die Sie beim Entwickeln Ihrer Informationsarchitektur berücksichtigen müssen.

Website-Organisationsmuster

Ziehen Sie in Erwägung, die Anzahl von Websitesammlungs-Knoten auf oberster Ebene sowie die Anzahl von Unterwebsite-Ebenen in der Informationsarchitektur zu minimieren.

Die Diskussion über horizontale/flache Websitesammlungen im Vergleich zu vertikalen/hierarchischen Websitesammlungen hat sich verändert. In der Vergangenheit haben wir uns dafür ausgesprochen, Hierarchien möglichst flach in mehrere Websitesammlungen zu nutzen. Zu den Gründen hierfür zählten Faktoren wie Best Practices zur Informationsarchitektur, Menüstrukturen, die Verwaltung von Inhaltsdatenbanken und Kapazität. Was die Kapazität betrifft, ist dies für SharePoint Online nicht mehr relevant. Jetzt gibt es jedoch andere Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, wie z. B. URL-Einschränkungen.

Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint Online-Grenzwerte.

Empfohlene Muster umfassen das Gruppieren von Websitesammlungen und Websites in verschiedenen logischen Gruppierungen, wie z. B. auf Unternehmensebene und in Veröffentlichungswebsites. Dies umfasst möglicherweise Suchcenter, Datenarchive und eDiscovery Center. Diese können sich auf der Stammebene oder im verwalteten „/sites“-Pfad befinden. Intranet-Veröffentlichungs-/Portalwebsites können sich ebenfalls auf der Stammebene oder im verwalteten „/sites“-Pfad befinden. Beispiel:

Websites, die als Websites auf Unternehmensebene angesehen werden, könnten wie folgt strukturiert werden:

  • /sites/
    • Suchen
    • Datenarchiv
    • eDiscovery Center
    • Medien
    • Compliancerichtliniencenter
    • BI-Portal
    • Inhaltstyphub

Websites, die als Websites für Veröffentlichungsportale angesehen werden, könnten wie folgt strukturiert werden:

  • /sites/
    • Intranet-Homepage
    • Unternehmensfunktion A
    • Unternehmensfunktion B
    • ...
    • Geschäftsbereich A
    • Geschäftsbereich B
    • ...

In der Regel wird nicht alles sofort und alles auf einmal in die Cloud migriert. Nehmen Sie die Planung also für eine hybride Informationsarchitektur vor und entwickeln Sie diese nach Bedarf weiter. Planen Sie entsprechend für Hybridszenarien.

Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint-Hybrid-Websites und -Suche.

Berechtigungen

Das Entwickeln einer Struktur für Berechtigungen ist eine schwierige Aufgabe und ein weiterer Aspekt, der sorgfältig geplant werden muss. Die Verwendung von Benutzerkonten, SharePoint- und Active Directory-Gruppen/Azure AD-Gruppen zum Festlegen von Berechtigungen kann manchmal sehr schwierig sein. SharePoint Online kann eine Kombination dieser drei Elemente verwenden:

  • Ansatz mit direkten Benutzerberechtigungen
  • Ansatz mit SharePoint-Gruppen
  • Active Directory-Sicherheitsgruppen (Azure AD-Sicherheitsgruppen)

Hinweis

Wenn Sie sich in SharePoint Online befinden, synchronisieren Sie die Gruppen mit AD Connect.

Befolgen Sie diese Richtlinien bei der Planung der Berechtigungen:

  • Folgen Sie dem Prinzip, bei dem zunächst die geringsten Rechte vergeben werden und diese bei Bedarf erweitert werden.
  • Verwenden Sie zuerst die standardmäßigen Gruppen (Mitglieder, Besucher, Besitzer). Dabei ist es selbstverständlich, dass Sie die Anzahl der Einzelpersonen auf die Besitzergruppe beschränken.
  • Verwenden Sie die Vererbung von Berechtigungen, und verwenden Sie Gruppen vorranging vor Personen, wenn Sie Berechtigungen erteilen.
  • Organisieren Sie die Inhalten so, dass Sie von der Vererbung von Berechtigungen profitieren, oder organisieren Sie nach eindeutigen Berechtigungen und segmentieren Sie nach Möglichkeit nach Klassifizierungsebene.

Inhalte, auf die nicht zugegriffen werden kann, obwohl dies möglich sein sollte, führen zu Frustration und wirken sich schließlich nachteilig auf die Benutzerakzeptanz aus. Außerdem kann es zu Problemen mit den Suchergebnissen kommen.

Bei der Konfiguration der Suche in SharePoint Online müssen viele Entwurfsaspekte berücksichtigt werden. Es sollten eine detaillierte Suchspezifikation entwickelt werden, insbesondere für erweiterte Konfigurationen. Die Sucherfahrung kann hinsichtlich Leistung und Relevanz optimiert werden und kann für Benutzer angepasst werden.

Dies umfasst Folgendes:

  • Definieren suchbarer verwalteter Eigenschaften.
  • Ermitteln von Seiten mit hoher Qualität zur Optimierung der Relevanz. 
  • Verwalten von Abfrageregeln und Ergebnisquellen.

Die Inhaltsaggregation kann wesentliche Auswirkung auf die Leistung des Portals und seiner Seiten haben. Weitere Informationen zur Inhaltsaggregation finden Sie unter Leitfaden zur Inhaltsaggregation für SharePoint Online-Portale.

Taxonomie

Taxonomie befasst sich sowohl mit der Website-Navigation als auch mit den Website-Daten. Auch im Hinblick auf die Governance ist eine sorgfältige Planung erforderlich, und ebenso im Hinblick auf die Leistung. Berücksichtigen Sie zu Beginn wichtige Geschäftsfunktionen, aber vernachlässigen Sie dabei nicht das künftige Wachstum und die Verwaltbarkeit.

Inhaltstypen

Die richtige Planung, Konfiguration und Implementierung von Inhaltstypen und deren zugehörige Metadaten ist Voraussetzung für die Möglichkeit zum Organisieren, Verwalten, Klassifizieren und Suchen nach Informationen in SharePoint.

Definieren Sie eine kleine Gruppe von globalen Inhaltstypen, die auf gesetzlichen Anforderungen oder den Anforderungen des Datensatz-Verwaltungsteams basieren, und erstellen Sie Anforderungen für das Tagging usw.

Diese Inhaltstypen müssen mindestens einige der folgenden Felder umfassen:

  • InformationClassification
  • BusinessFunction
  • CorporateFunction
  • ...

Erstellen Sie diese im Inhaltstyp-Hub, und verwenden Sie das SharePoint-CSOM zum Erstellen von Inhaltstypen mit eindeutigen IDs. Sie müssen diese Inhaltstypen trotzdem noch manuell veröffentlichen. Verwenden Sie den Inhaltstyp-Hub nicht, wenn Sie denken, dass Sie die Inhaltstypen auf der Ebene der Websitesammlung ändern müssen.

Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und die Inhaltstypveröffentlichung.

Verwaltete Metadaten

Dies ist ein weiteres Thema, das den Rahmen dieses Artikels sprengt. Um in das Thema einzusteigen, finden Sie weitere Informationen unter Einführung in verwaltete Metadaten.

Metadaten in SharePoint bieten Organisationen individuelle Möglichkeiten, die Vorteile von formalen, verwalteten Taxonomien mit den dynamischen Vorteilen von Communitytags zu kombinieren, indem die Zuordnung zu verschiedenen Szenarien der Informationsnutzung und -verwaltung hergestellt wird.

Hierarchien von Unternehmensmetadaten können auf Informationen von Sicherheitsklassifizierungen basieren. Verwaltete Metadaten können auch mit Dokumenten oder Listenelementen verknüpft werden, indem Websitespalten und Inhaltstypen verwendet werden. Diese Ausdruckssätze verwalteter Metadaten können von Managern und Mitwirkenden verwaltet werden. Außerdem kann die Möglichkeit, Ausdrücke zu Ausdruckssätzen hinzuzufügen ebenfalls gesteuert werden.

Ausdrucksspeicherhierarchien von Unternehmen werden in der Regel von einem Governance-Steuerungskomitee verwaltet, wobei ein Eingabeprozess durch andere Teams im Unternehmen angewendet wird.

Wichtig

Eine schlechte Planung und schlechtes Management können Probleme bei umfangreichen Taxonomie-Hierarchien und der tiefgehenden Sortierung verursachen. Die Daten müssen clientseitig sortiert werden. Daher empfiehlt es sich, dass Sie die mögliche Tiefe der Hierarchie und die Anzahl der zurückgegebenen Ausdrücke sorgfältig betrachten. Die Tiefe der Hierarchie und die Anzahl der Ausdrücke kann dazu führen, dass die Sortierung durch das Document Object Model (DOM) einige Sekunden dauern kann.

Löschen Sie Elemente des Terminologiespeichers nicht, sondern setzen Sie sie außer Kraft. Sorgen Sie dafür, dass es im Terminologiespeicher keine potenziell fehlenden Objekte oder fehlerhafte Berechtigungen gibt, die bei der Rückgabe der Daten zu Verzögerungen führen.

Ausdrücke sind nicht im Hinblick auf Sicherheitsaspekte gekürzt, sodass Vertraulichkeit berücksichtigt werden muss.

Für die Planung von verwalteten Metadaten stehen die folgenden Arbeitsblätter zur Verfügung:

Weitere Informationen über Best Practices bei der Navigation finden Sie unter Navigationslösungen für SharePoint Online-Portale.

Großen Mediendateien

Große Dateien wie Videos, Bilder und PowerPoint-Dateien können Benutzern Probleme bereiten, da erwartet wird, dass sie schnell abgerufen werden. Dateien, wie z. B. Videos, müssen mit einer gewissen Rate gestreamt werden. Einige Apps können sie möglicherweise erst dann rendern, wenn die benötigten Dateien abgerufen wurden. Ziehen Sie in Erwägung, große Mediendateien zu externalisieren. Dies fördert die Benutzerakzeptanz. 

Ziehen Sie Folgendes in Erwägung:

Weitere Informationen zu CDNs finden Sie unter:

Siehe auch