Genehmigungsworkflow für Geschäftsbedingungen

Wichtig

Dieses Feature ist derzeit in der Vorschau. Die zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Microsoft Azure Previews enthalten zusätzliche rechtliche Bestimmungen, die für Azure-Features gelten, die sich in der Betaversion, in der Vorschau oder anderweitig noch nicht in der allgemeinen Verfügbarkeit befinden.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Erstellung und Verwaltung von Genehmigungsworkflows für Geschäftsbedingungen.

Erstellen und Aktivieren eines neuen Genehmigungsworkflows für Geschäftsbedingungen

1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Governanceportal an, und wählen Sie das Verwaltungscenter aus. Im Inhaltsverzeichnis werden drei neue Symbole angezeigt.

   

2. Wählen Sie zum Erstellen neuer Workflows im Abschnitt workflow die Option Authoring aus. Dadurch gelangen Sie zu den Workflowerstellungserfahrungen.

   

   Hinweis

   Wenn die Registerkarte "Erstellung" ausgegraut ist, verfügen Sie nicht über die Berechtigungen zum Erstellen von Workflows. Sie benötigen die Rolle "Workflowadministrator".

3. Um einen neuen Workflow zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche +Neu aus.

   

4. Um Genehmigungsworkflows für Geschäftsbedingungen zu erstellen, wählen Sie Data Catalog und dann Weiter aus.

   

5. Auf dem nächsten Bildschirm werden alle Vorlagen angezeigt, die von Microsoft Purview bereitgestellt werden, um einen Workflow zu erstellen. Wählen Sie die Vorlage aus, mit der Sie ihre Erstellungserfahrungen starten möchten, und wählen Sie Weiter aus. Jede dieser Vorlagen gibt die Art der Aktion an, die den Workflow auslöst. Im folgenden Screenshot haben wir Glossarbegriff erstellen ausgewählt. Die vier verschiedenen Vorlagen, die für das Unternehmensglossar verfügbar sind, sind:

   • Glossarbegriff erstellen: Wenn ein Begriff erstellt wird, wird die Genehmigung angefordert.
   • Glossarbegriff aktualisieren: Wenn ein Begriff aktualisiert wird, wird die Genehmigung angefordert.
   • Glossarbegriff löschen: Wenn ein Begriff gelöscht wird, wird die Genehmigung angefordert.
   • Importbedingungen: Wenn Begriffe importiert werden, wird die Genehmigung angefordert.

   

6. Geben Sie als Nächstes einen Workflownamen ein, und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu. Wählen Sie dann Weiter aus.

   

7. Nun wird eine Canvas angezeigt, in der die ausgewählte Vorlage standardmäßig geladen wird.

   

8. Die Standardvorlage kann so verwendet werden, wie sie ist, indem die E-Mail-Adresse der genehmigenden Person in Start and Wait for approval Connector aufgefüllt wird.

   

   Die Standardvorlage umfasst die folgenden Schritte:

   1. Wird ausgelöst, wenn ein Glossarbegriff je nach ausgewählter Vorlage erstellt/aktualisiert/gelöscht/importiert wird.
   2. Genehmigungsconnector, der einen Benutzer oder eine Gruppe angibt, der zum Genehmigen der Anforderung kontaktiert wird.
   3. Bedingung zum Überprüfen der Genehmigungs-status
      • Bei Genehmigung:
        1. Erstellen/Aktualisieren/Löschen/Importieren des Glossarbegriffs
        2. Senden Sie eine E-Mail an den Anforderer, dass seine Anforderung genehmigt wurde und der Begriff CUD-Vorgang (Erstellen, Aktualisieren, Löschen) erfolgreich ist.
      • Bei Ablehnung:
        1. Senden Sie eine E-Mail an den Anforderer, dass seine Anforderung abgelehnt wird.

9. Sie können die Vorlage auch ändern, indem Sie weitere Connectors hinzufügen, um die Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen. Fügen Sie am Ende der Vorlage einen neuen Schritt hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Schritt klicken. Fügen Sie Schritte zwischen allen bereits vorhandenen Schritten hinzu, indem Sie das Pfeilsymbol zwischen allen Schritten auswählen.

   

10. Sobald Sie mit der Definition eines Workflows fertig sind, müssen Sie den Workflow an einen Glossarhierarchiepfad binden. Die Bindung impliziert, dass dieser Workflow nur für CUD-Vorgänge innerhalb des angegebenen Glossarhierarchiepfads ausgelöst wird. Ein Workflow kann nur an einen Hierarchiepfad gebunden werden. Um einen Workflow zu binden oder einen Bereich auf einen Workflow anzuwenden, müssen Sie "Workflow anwenden" auswählen. Wählen Sie die Bereiche aus, denen dieser Workflow zugeordnet werden soll, und klicken Sie auf OK.

    

    

    Hinweis

    • Die Microsoft Purview-Workflow-Engine wird immer in den nächstgelegenen Workflow aufgelöst, dem der Begriffshierarchiepfad zugeordnet ist. Falls keine direkte Bindung gefunden wird, wird sie in der Struktur nach oben durchlaufen, um den Workflow zu finden, der dem nächstgelegenen übergeordneten Element in der Glossarstruktur zugeordnet ist.
    • Importbegriffe können nur an den Stammglossarpfad gebunden werden, da der .CSV Begriffe aus verschiedenen Hierarchiepfaden enthalten kann.

11. Standardmäßig ist der Workflow aktiviert. Um dies zu deaktivieren, schalten Sie die Schaltfläche Aktivieren im oberen Menü um.

12. Wählen Sie abschließend Speichern und schließen aus, um den Workflow zu erstellen.

Bearbeiten eines vorhandenen Workflows

Um einen vorhandenen Workflow zu ändern, wählen Sie den Workflow und dann im oberen Menü Bearbeiten aus. Anschließend wird die Canvas angezeigt, die die Workflowdefinition enthält. Ändern Sie den Workflow, und wählen Sie Speichern aus, um Änderungen zu committen.

Deaktivieren eines Workflows

Um einen Workflow zu deaktivieren, wählen Sie den Workflow und dann im oberen Menü Deaktivieren aus. Sie können den Workflow auch deaktivieren, indem Sie Bearbeiten auswählen und den Umschalter aktivieren im Workflowzeichenbereich ändern.

Löschen eines Workflows

Um einen Workflow zu löschen, wählen Sie den Workflow und dann im oberen Menü Löschen aus.

Einschränkungen für Geschäftsbedingungen mit aktiviertem Genehmigungsworkflow

• Nicht genehmigte Glossarbegriffe werden nicht im Purview-Katalog gespeichert.
• Das Verhalten beim Taggen von Begriffen in Ressourcen/Schemas ist dasselbe wie heute. Das heißt, dass zuvor erstellte Entwurfsbegriffe mit Ressourcen/Schemas gekennzeichnet werden können.

Nächste Schritte

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Was sind Microsoft Purview-Workflows?
• Self-Service-Datenzugriffsworkflow für hybride Datenressourcen
• Verwalten von Workflowanforderungen und -genehmigungen