Konfigurieren von Verlaufsversionen in eDiscovery (Vorschau)
Mit dem Feature "Verlaufsversionen (Vorschau)" in eDiscovery (Vorschau) können eDiscovery-Manager in Ihrem organization inhalte aus allen Versionen von Dokumenten suchen und aus ihnen sammeln, die in SharePoint und OneDrive gespeichert sind. Anschließend können Sie diesen Inhalt einem Überprüfungssatz zur Analyse und Überprüfung hinzufügen. Dieses Feature hilft Ihnen, Inhalte aus einer bestimmten Version eines Dokuments zu finden und zu überprüfen, die für einen Fall oder eine Untersuchung relevant sein können, auch wenn die neueste Version desselben Dokuments nicht die relevanten Informationen enthält.
Um die Funktion für Verlaufsversionen in eDiscovery zu unterstützen, müssen SharePoint-Administratoren die Versionsverwaltung für Websites in ihren organization aktivieren. Wenn Benutzer dann Dokumente in SharePoint oder OneDrive ändern, werden implizite reguläre Versionen erstellt, wenn das Dokument gespeichert (oder automatisch gespeichert) wird. Die SharePoint-Versionsverwaltung ermöglicht die Nachverfolgung der Für SharePoint-Elemente ausgeführten Aktivitäten (einschließlich Dokumenten, Ereignissen und Aufgaben). Diese Versionsverwaltungsfunktion hinterlässt einen Überwachungspfad, der Beweise für rechtliche Untersuchungen liefern kann. Diese älteren Versionen eines Dokuments stehen dem organization zur Verfügung, die möglicherweise verpflichtet sind, solche Versionen freizugeben, die vertrauliche oder relevante Inhalte während der gerichtlichen Ermittlung in einer Rechtssache enthalten.
Nachdem ein eDiscovery-Administrator Verlaufsversionen für die organization aktiviert und dann für bestimmte SharePoint-Websites aktiviert hat, durchforstet der SharePoint-Inhaltspushdienst alle Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten auf den aktivierten Websites und sendet diese Versionen dann zur Indizierung. Nach Abschluss des Durchforstungs- und Indizierungsprozesses stehen Dokumente und deren Versionen für die eDiscovery-Suche zur Verfügung. Solange auf eine bestimmte Version zugegriffen werden kann (nach Versionsverlauf), ist diese Version in einer eDiscovery-Suche auffindbar.
Tipp
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Leistung der SharePoint-Website
Sobald verlaufsbezogene Versionen für eine Website aktiviert sind, entspricht die Leistung für die Website der vor der Aktivierung der Website. Die Aufforstungs- und Indizierungsprozesse, die nach der Aktivierung auf der Website ausgeführt werden, erfolgen langsamer und werden außerhalb der Spitzenzeiten ausgeführt. Das Aktivieren von Verlaufsversionen für eine Website startet einen Abgleichsprozess, der alle Versionen von Dokumenten auf der Website sucht und diese Versionen dann an den Index sendet. Abhängig von der Anzahl der Dokumentversionen für die Website kann sich dieser Abgleichsprozess auf die Dienstintegrität auswirken. Diese Auswirkungen werden auf folgende Weise verringert:
- Wir bemühen uns, diese Versionen außerhalb der Spitzenzeiten zu verarbeiten.
- Wir verarbeiten Dokumentversionen in unseren Warteschlangen mit der niedrigsten Priorität, sodass die meisten Dienstressourcen an Benutzeränderungen delegiert werden können.
Einrichten von Verlaufsversionen
Um Verlaufsversionen in eDiscovery zu aktivieren, muss Ihr organization sie aktivieren und dann bestimmte Websites aktivieren, damit alle Versionen von Dokumenten, die auf diesen Websites gespeichert sind, für die Suche indiziert werden. Bevor Sie eDiscovery für verlaufsbezogene Versionen einrichten, müssen Sie die Versionsverwaltungsunterstützung in SharePoint aktivieren.
Schritt 1: Aktivieren der Versionsverwaltung in SharePoint
Der erste Schritt besteht darin, die Versionsverwaltung in SharePoint zu aktivieren, damit alle Versionen eines Dokuments erhalten bleiben. Anweisungen finden Sie unter Versionsverwaltung in SharePoint.
Wichtig
Das Hinzufügen von SharePoint-Websites zu Verlaufsversionen wird in Umgebungen mit mehreren geografischen Standorten derzeit nicht unterstützt. Nur die primäre Domäne Ihres organization ist für Verlaufsversionen aktiviert.
Schritt 2: Aktivieren von Verlaufsversionen
Wichtig
Nachdem Sie Verlaufsversionen aktiviert haben, können Sie sie während der öffentlichen Vorschau nicht mehr deaktivieren. Sie können sie deaktivieren, nachdem die verlaufsbezogenen Versionen veröffentlicht wurden, um die allgemeine Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Der nächste Schritt besteht darin, Verlaufsversionen in eDiscovery zu aktivieren. Um Verlaufsversionen für Ihre organization zu aktivieren, muss eine Person ein globaler Administrator oder ein eDiscovery-Administrator (Mitglied der eDiscovery-Administrator-Untergruppe in der Rollengruppe eDiscovery-Manager) sein. Nachdem Verlaufsversionen aktiviert wurden, gilt sie für Ihre gesamte organization.
Wichtig
Microsoft empfiehlt die Verwendung von Rollen mit den wenigsten Berechtigungen. Die Minimierung der Anzahl von Benutzern mit der Rolle "Globaler Administrator" trägt zur Verbesserung der Sicherheit für Ihre organization bei. Erfahren Sie mehr über Microsoft Purview-Rollen und -Berechtigungen.
Navigieren Sie im Microsoft Purview-Portal zu Einstellungen>eDiscovery> *Verlaufsversionen (Vorschau).
Wählen Sie auf der Seite Einstellungen die Registerkarte Verlaufsversionen (Vorschau) aus, und aktivieren Sie dann das Mandantensteuerelement Verlaufsversionen auf Ein.
Hinweis
Es wird eine Warnung angezeigt, die besagt, dass Sie verlaufsbezogene Versionen nicht deaktivieren können. Sie können verlaufsbezogene Versionen erst deaktivieren, wenn das Feature für die allgemeine Verfügbarkeit veröffentlicht wurde.
Wählen Sie Ja aus, um Verlaufsversionen zu aktivieren.
Schritt 3: Aktivieren von SharePoint-Websites
Nachdem Sie Verlaufsversionen für Ihre organization aktiviert haben, besteht der letzte Schritt darin, SharePoint-Websites zur Unterstützung von Verlaufsversionen zu aktivieren. Wenn Sie eine Website aktivieren (indem Sie sie einer Liste von Websites auf der Registerkarte Verlaufsversionen hinzufügen), wird die Website erneut durchforstet, und alle auf dieser Website gespeicherten Dokumentversionen werden für die Suche indiziert.
Hinweis
Während der öffentlichen Vorschauversion von Verlaufsversionen gilt ein Grenzwert von 100 Websiteaktivierungen pro organization. Eine Aktivierung wird auf diesen Grenzwert angerechnet, wenn Sie eine Website für verlaufsbezogene Versionen aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie mehrere Standorte aktivieren, wird jeder Standort als einzelne Aktivierung gezählt. Die Gesamtzahl der Aktivierungen wird auf der Registerkarte Verlaufsversionen angezeigt.
Wählen Sie auf der Registerkarte Verlaufsversionen auf der Seite eDiscovery-Einstellungen die Option Aktivieren aus, um Websites für Verlaufsversionen zu aktivieren. Es wird eine Flyoutseite angezeigt, die eine Liste aller SharePoint-Websites in Ihrem organization enthält.
Wählen Sie eine Website aus, die aktiviert werden soll, und wählen Sie dann Aktivieren aus, um sie für verlaufsbezogene Versionen zu aktivieren. Sie können das Suchfeld verwenden, um nach einer bestimmten Website zu suchen.
Hinweis
Es wird eine Warnung angezeigt, die besagt, dass Dokumentversionen auf der Website indiziert sind, und dieser Indizierungsprozess dauert einige Zeit, bevor die Versionen für die Suche bereit sind. Die Warnung besagt auch, dass Sie verlaufsbezogene Versionen für die ausgewählte Website 30 Tage lang nicht deaktivieren können.
Wählen Sie Ja aus, um die Website für verlaufsbezogene Versionen zu aktivieren. Die Website wird der Liste der aktivierten Websites hinzugefügt. Der Zähler, der die Anzahl der Websiteaktivierungen anzeigt, wird ebenfalls aktualisiert.
Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für jede Website, die Sie für Verlaufsversionen aktivieren möchten.
Basierend auf der Anzahl der Dokumente für eine Website und der durchschnittlichen Anzahl von Versionen pro Dokument versuchen wir, die Gesamtzahl der Dateien pro Website zu schätzen. Auf dieser Grundlage wird geschätzt, wie lange die Indizieren dauern kann, wie folgt:
Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site
Der halbe Tag wird als Puffer hinzugefügt, da die Indizierung von Versionen vor Ort für die Ausführung außerhalb der Spitzenzeiten optimiert ist.
Wenn die Gesamtzahl der Dokumente und aller Versionen für eine Website beispielsweise 150.000 beträgt, dauert es mindestens zwei Tage, bis die Website für verlaufsbezogene Versionen verarbeitet wird:
150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days
Reaktivieren und Deaktivieren von Websites
Wenn Sie eine zuvor aktivierte Website deaktivieren, wird ein sauber-Up-Prozess ausgelöst. Dieser Prozess benötigt Zeit, bis er abgeschlossen ist. Wenn dieselbe Website erneut aktiviert wird, muss der Abgleichsprozess der Neuindizierung der Website erneut ausgeführt werden. Sowohl der sauber- als auch der Abfüllprozess sind zeit- und ressourcenintensiv. Wir empfehlen Ihnen, sorgfältig zu überlegen und zu planen, welche Websites Sie für die Verlaufsversion aktivieren möchten, damit Sie vermeiden können, dass sie wiederholt historische Versionen für eine Website aktivieren und deaktivieren.