Einrichten der Genehmigung von Arbeitszeit und Aufgabenfortschritt

Wenn Sie sich entscheiden, dass Sie Arbeitszeittabellen in Ihrer Organisation verwenden möchten, sollten Sie sich auch einige Minuten Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, wie die Genehmigung von Arbeitszeittabellen funktionieren soll.

Wie errichte ich Genehmigungen in meiner Organisation?

Bevor Sie in Project Web App losspringen und Genehmigungen einrichten lassen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und überlegen, wie die Dinge derzeit in Ihrer Organisation funktionieren und wie sie in Zukunft funktionieren sollen. Hier sind einige Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie sich für einen formalen Genehmigungsprozess entscheiden.

Benötigen Sie tatsächlich einen Genehmigungsprozess?

Obwohl es natürlich erscheinen mag, dinge so einzurichten, dass ein Manager die Arbeit genehmigt, die ein Teammitglied ausführt, ist es eine gute Idee, einige Zeit damit zu verbringen, darüber zu sprechen, ob Sie diesen formellen Genehmigungsprozess wirklich haben müssen. Was möchten Sie wirklich erreichen, indem Sie Genehmigungen benötigen? Wenn die Gehaltsstruktur Ihrer Organisation an die in Arbeitszeittabellen eingegebenen Stunden gebunden ist, lautet die Antwort wahrscheinlich "Ja". Aber wenn Sie Projekte völlig getrennt von Ihren Finanzsystemen verwalten, müssen Sie möglicherweise nicht wirklich einen Schritt zwischen den Teammitgliedern, die die Arbeit erledigen, und der Arbeit, die auf den Projektplan angewendet wird, beibehalten.

Hinweis

Sie müssen keine genehmigende Person für alle Einrichten! Wenn Sie nicht benötigen, dass jemand die Stunden genehmigt, die eine Person gearbeitet hat, bevor diese Stunden auf den Projektplan angewendet werden, müssen Sie dies nicht. Machen Sie das Teammitglied einfach zu seiner eigenen genehmigenden Person. Auf diese Weise richtet Project Web App die Dinge automatisch ein, wenn Sie eine neue Person hinzufügen, sodass Sie wirklich nichts tun müssen. Es wird nicht viel einfacher als das!

Wer ist für die Genehmigung der Zeit verantwortlich?

Wenn ein Teammitglied in Ihrer Organisation arbeitet, wer sollte darauf achten, die für diese Arbeit aufgewendeten Stunden zu genehmigen? Ist es der Projektmanager? Ist es jemand aus der Gehaltsabrechnung? Vielleicht ist es beides. Um Project Web App auf eine Weise einrichten zu können, die der tatsächlichen Arbeit Ihrer Organisation entspricht, müssen Sie die richtigen Personen ermitteln, um die Zeit für die Arbeit in Ihrer Organisation zu genehmigen.

Manchmal müssen mehrere Personen eine Arbeitszeittabelle genehmigen. Ein Beispiel hierfür sind Genehmigungen von einem Ressourcen-Manager und einer Person aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn dies in Ihrer Organisation der Fall ist, können Sie eine Kette von genehmigenden Personen einrichten, ähnlich der folgenden:

Bubikopf Bob ist Ein Teammitglied, und Jill ist sein Arbeitszeittabellen-Manager. Bob füllt seine Arbeitszeittabelle aus und übermittelt sie an Jill.	Jill Jill ist Teamleiterin und Frank ihr Arbeitszeittabellen-Manager. Jill genehmigt Bobs Arbeitszeittabelle und wird automatisch zur Genehmigung an Frank übermittelt.	Frank Frank ist in der Gehaltsabrechnung tätig und ist sein eigener Arbeitszeittabellen-Manager. Wenn Frank Bobs Arbeitszeittabelle genehmigt, werden die von Bob eingegebenen Stunden auf den entsprechenden Projektplan angewendet.

Nur die Personen, die auf der Seite Arbeitszeittabellen-Manager aufgeführt sind, können Arbeitszeittabellen genehmigen.

So fügen Sie eine Person als genehmigende Person hinzu

1. Wählen Sie >PWA-Einstellungen.

2. Wählen Sie unter Zeit- und Aufgabenverwaltungdie Option Arbeitszeittabellen-Manager aus.

   

3. Wählen Sie ManagerAdd Manager (Manager> hinzufügen) aus.

   

4. Wählen Sie die Person aus, die Sie als genehmigende Person hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Wie kann ich die genehmigende Person in der Arbeitszeittabelle in Project Web App festlegen? Sie können den Arbeitszeittabellen-Manager einer Person unter Hinzufügen einer Ressource zu Project Web App festlegen.

Wer ist für die Genehmigung des Vorgangsfortschritts verantwortlich?

Denken Sie daran, dass Schritt 3: Fortschritt aktualisieren, auch wenn beide in der Arbeitszeittabelle eines Teammitglieds nachverfolgt werden. Manchmal sind andere Personen für die Genehmigung des Vorgangsfortschritts verantwortlich als diejenigen, die für die Genehmigung der Zeit verantwortlich sind. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise jemanden aus der Gehaltsabrechnung, um die Anzahl der geleisteten Stunden (Zeit) zu genehmigen, aber Sie benötigen diese Person möglicherweise nicht, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit (Vorgangsfortschritt) zu genehmigen. Auf der anderen Seite benötigen Sie möglicherweise einen Teamleiter, um Aktualisierungen darüber zu genehmigen, wie viel Arbeit an einer Aufgabe noch zu erledigen ist, bevor sie abgeschlossen ist (Vorgangsfortschritt), aber Sie benötigen diesen Lead möglicherweise nicht, um die tatsächlich geleisteten Stunden (Zeit) zu genehmigen. In Project Web App muss der Projektmanager immer den Vorgangsfortschritt genehmigen, bevor er auf den Projektplan angewendet wird.

Wie kann ich die genehmigenden Personen für den Vorgangsfortschritt in Project Web App festlegen? Ähnlich wie bei der Genehmigung der Zeit gibt es auch eine genehmigende Person für den Vorgangsfortschritt . Dies ist der Projektmanager, der die Zuweisungen vornimmt, und wird als Status-Manager bezeichnet.

Welche anderen Optionen gibt es?

Es gibt eine Reihe weiterer Optionen, die für Genehmigungen in Ihrer Organisation geeignet sein können. Beide Optionen werden über das Symbol Einstellungen festgelegt>PWA-Einstellungen. Von dort aus befinden sich einige der Einstellungen unter Arbeitszeittabelleneinstellungen und Standardwerte.

Können Vorgesetzte Arbeitszeittabellen Zeilen für Zeile genehmigen?

Wählen Sie im Abschnitt Arbeitszeittabellenrichtlinien unter Genehmigung des Vorgangsstatus-Managersdie Option Aktiviert aus, wenn Sie möchten, dass Manager einzelne Arbeitszeittabellenzeilen genehmigen können. Sie können auch die Option Zeilengenehmigung vor der Arbeitszeittabellengenehmigung anfordern auswählen. Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie mit den Änderungen fertig sind.

Wenn Sie nur möchten, dass Manager ganze Arbeitszeittabellen genehmigen, wählen Sie Deaktiviert aus.

Kann ein Teammitglied ändern, wer seine Arbeitszeittabelle zuerst genehmigt?

Aktivieren Sie unter Genehmigungsrouting das Kontrollkästchen Routing für feste Genehmigungen , wenn Teammitglieder nicht in der Lage sein sollen, die erste Person zu ändern, die eine Arbeitszeittabelle genehmigt. Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie mit den Änderungen fertig sind.

Wenn es für Teammitglieder in Ordnung ist, die erste genehmigende Person zu ändern, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert. Sobald die erste genehmigende Person, die vom Teammitglied festgelegt wird, die Arbeitszeittabelle genehmigt, beginnt das reguläre Genehmigungsrouting für die Arbeitszeittabelle.

Können Teammitglieder jede person auswählen, die sie als erste genehmigende Person auswählen möchten? Nein, sie können nur aus der Liste der Personen auswählen, die auf der Seite Arbeitszeittabellen-Manager hinzugefügt wurden.