Integration von Exchange Server-Abwesenheitskalendern mit Project Server 2013
Zusammenfassung: In Project Server 2013 können Sie Projektressourcenkalender mit Exchange Server Kalendern synchronisieren, um die Abwesenheitszeit von Benutzern abzurufen und zu synchronisieren. Wenn Benutzer diese Informationen anschließend in Exchange aktualisieren, ist Project darüber informiert.
Gilt für: Project Server 2013
Dies ist ein lokales Feature für Project Server 2013. Sie wird auf Office 365 nicht unterstützt.
Ermöglichen der Integration von Abwesenheitskalendern für Project Server 2013 und Exchange Server
Dieses Feature ist standardmäßig deaktiviert und muss in Ihrer SharePoint Server 2013-Umgebung von einer Person mit Farmadministratorberechtigungen aktiviert werden.
Hinweis
Damit die Integration von Exchange Server-Abwesenheitskalendern funktioniert, müssen Zeitberichtsperioden konfiguriert werden.
So aktivieren Sie dieses Feature in der Zentraladministration
Melden Sie sich mit einem Konto mit Farmadministratoranmeldeinformationen bei einer Instanz von SharePoint Server in Ihrer Farm an, auf der die Zentraladministration ausgeführt wird.
Wechseln Sie zu Start > Alle Programme > ausführen > SharePoint-Produkte und -Technologien > SharePoint 2016-Zentraladministration, und wählen Sie diese Option aus, um die Zentraladministration zu öffnen.
Klicken Sie auf der Hauptseite der Zentraladministration auf der linken Seite auf Allgemeine Anwendungseinstellungen .
Klicken Sie auf der Seite Allgemeine Anwendungseinstellungen im Abschnitt PWA-Einstellungen auf den Link Verwalten.
Wenn es mehrere PWA-Instanzen gibt, vergewissern Sie sich, dass die ordnungsgemäße Project Web Application-Instanz rechts oben auf der Seite angezeigt wird. Falls nicht, klicken Sie auf den Nach-Unten-Pfeil und dann auf Project Web App-Instanz ändern, damit Sie die ordnungsgemäße Instanz auswählen können.
Klicken Sie bei ausgewählter richtiger Instanz im AbschnittBetriebsrichtlinien auf den Link Weitere Servereinstellungen.
Führen Sie auf der folgenden Seite einen Bildlauf nach unten zum AbschnittExchange Server-Details unten auf der Seite durch. Dieser Abschnitt enthält das Kontrollkästchen für Synchronisieren von Abwesenheitskalendern. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf Speichern.
Sobald dieses Feature auf der Ebene der Zentraladministration aktiviert ist, muss es von einem Project Web Access-Administrator für einzelne Ressourcen auf PWA-Ebene aktiviert werden.
So aktivieren Sie die Integration von Abwesenheitskalendern für Project Server 2013 und Exchange Server für einzelne Ressourcen
Melden Sie sich bei einem Computer als PWA-Administrator an, und navigieren Sie dann zu der PWA-Website, auf der Exchange Server Synchronisierung aktiviert ist.
Klicken Sie links auf der Hauptseite auf den Link Ressourcen .
Sobald die Ressourcen angezeigt werden, können Sie eine Ressource mit einer gültigen Exchange Server E-Mail-Adresse auswählen und dann auf der Registerkarte Ressourcen auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken.
Scrollen Sie auf der Seite Ressource bearbeiten: [BENUTZER] nach unten, und suchen Sie den Abschnitt Exchange Server Details, der über ein Kontrollkästchen Abwesenheitskalender synchronisieren verfügt, ähnlich wie im weiter oben erläuterten Abschnitt Zentraladministration.
Wie in der Zentraladministration muss dieses Kontrollkästchen für den Benutzer aktiviert werden, und dann sollte auf die Schaltfläche Speichern am unteren Rand der Seite geklickt werden.
Hinweis
Wiederholen Sie diese Schritte für alle Ressourcen in Ihrer PWA-Ressourcenliste, die über diese Funktionalität verfügen sollen. Es gibt nicht die Möglichkeit, hierfür mehrere Benutzer gleichzeitig auszuwählen.
Sie können den Zeitgeberauftrag für die Exchange-Synchronisierung anpassen. Dieser wird standardmäßig einmal pro Tag ausgeführt und kann in einen Zeitraum nachts außerhalb der Spitzenzeiten gelegt werden. Ein Farmadministrator kann die Häufigkeit oder Uhrzeit dieses Auftrags ändern.
So ändern Sie den Zeitgeberauftrag für die Exchange-Synchronisierung
Melden Sie sich bei einer Instanz von SharePoint Server in Ihrer Farm an, auf der die Zentraladministration ausgeführt wird, mithilfe eines Kontos mit Farmadministratoranmeldeinformationen.
Wechseln Sie zu Start > Alle Programme > ausführen > SharePoint-Produkte und -Technologien > SharePoint 2013-Zentraladministration, und wählen Sie diese Option aus, um die Zentraladministration zu öffnen.
Klicken Sie auf der Hauptseite der Zentraladministration auf der linken Seite auf den Link Überwachung .
Klicken Sie auf der Seite Überwachung im Abschnitt Zeitgeberaufträge auf den Link Auftragsdefinitionen überprüfen.
Sie müssen den Synchronisierungsauftrag Project Web App: Exchange Calendar Out of Office für den Zeitgeberauftrag [PWA URL] suchen, wobei [PWA-URL] die URL der PWA-Website ist, auf der Sie das Feature aktiviert haben. Klicken Sie auf den Link für diesen Zeitgeberauftrag.
Auf der Seite Zeitgeberauftrag bearbeiten können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen, z. B. eine andere Uhrzeit für die Ausführung des Auftrags als in den frühen Morgenstunden oder einen anderen Rhythmus wählen, z. B. stündlich. Weitere Informationen zu Zeitgeberaufträgen finden Sie unter Timer job reference.
Auswirkungen der Integration von Abwesenheitskalendern für Benutzer und Projektmanager
Wenn dieses Feature aktiviert ist, können Benutzer ihre OOF-Zeit in Exchange über Outlook oder Outlook Web Access eingeben, und diese Informationen werden dann in ihrer Project Server-Arbeitszeittabelle angezeigt. Alle geplanten Abwesenheitszeiten, ob ein vollständiger Tag oder ein Teiltag, wird in einem Ressourcenkalender für einen Projektmanager als nicht verfügbar angezeigt.
Aus Sicht des Projektmanagers muss keine Arbeit geleistet werden. Benutzer, die ihre Abwesenheitszeit in Exchange Server übermitteln, werden jetzt berücksichtigt. Dies ermöglicht eine genauere Projektplanung.
Funktionsweise der Integration von Exchange Server-Abwesenheitskalendern mit Project Server 2013
Die Synchronisierung zwischen Project Server und Exchange Server wird von Project Server ausgelöst. Dies geschieht bei entsprechender Aktivierung eines Benutzerkontos oder über geplante Zeitgeberaufträge.
Nachdem die Prozedur gestartet wurde, wird Exchange Server kontaktiert, um Frei/Gebucht-Informationen für den oder die angegebenen Benutzer zu erhalten.
Wenn eine Ressource nicht bearbeitet werden kann, da sie ausgecheckt ist, wird dieser Benutzer vom Synchronisierungsvorgang ausgeschlossen und bei der nächsten Ausführung des Zeitgeberauftrags synchronisiert.
Obwohl Benutzer ggf. ihre Urlaubs- und Abwesenheitszeiten nicht an mehreren Stellen eingeben möchten, werden durch diese Kalenderintegrationsfunktion Arbeitszeittabellen wahrscheinlich nicht ersetzt, da sie für Abrechnungs- und andere geschäftliche Zwecke erforderlich sind.
Zur Unterstützung dieses Szenarios wird die von Exchange Server synchronisierte OOF-Zeit in der Arbeitszeittabelle des Benutzers als arbeitsfreie Zeit angezeigt, was mit der aktuellen Darstellung der arbeitsfreien Zeit in der Arbeitszeittabelle des Benutzers übereinstimmt. Dies gibt dem Benutzer an, dass die Zeit bereits von einer anderen Quelle blockiert wird, was ihn aber nicht daran hindert, Zeit für den jeweiligen Tag einzutragen.
Eine neue Ergänzung zu Exchange Server 2013 und Outlook 2013 ist die Zeitplanungsoption "Von anderswo aus arbeiten". Diese Option sollte nicht importiert werden, da aus Gründen der Abwärtskompatibilität mit Produktversionen ohne diese Option eine Entscheidung zur Berücksichtigung herkömmlicher Optionen für Abwesenheiten und arbeitsfreie Zeiten getroffen wurde.
Zeitdaten werden aus Exchange Server in Intervallen von 15 Minuten importiert und aggregiert, um die Gesamtwirkung zu bestimmen, die die importierte OOF-Zeit auf den Ressourcenkalender haben sollte. Wenn die Anzahl der Stunden von Abwesenheit an einem bestimmten Tag weniger als vier ist, wird die Abwesenheitszeit nicht in Ressourcenkalendern ausgewiesen. Dies erfolgt erst bei mehr als vier Stunden.
Sowohl für die Exchange Server als auch für den Project Server-Ressourcenkalender eines Benutzers sind Arbeitszeiten und Arbeitsstunden definiert. Aus diesem Grund wird die Anzahl der Stunden aus dem Exchange Server Kalender, die innerhalb des Exchange Server Arbeitszeitzeitraums liegen, auf die Anzahl der Stunden angerechnet, die von der Arbeitszeit in Project Server genommen werden. Wenn der ganze Tag in Exchange Server als arbeitsfrei definiert ist, wird der ganze Tag auch als nicht funktionsfähig in Project Server angegeben.