Exemplarische Vorgehensweise: Verwalten von Arbeitsaufgaben in Microsoft Project und Microsoft Excel

Aktualisiert: November 2007

In dieser exemplarischen Vorgehensweise wird beschrieben, wie Arbeitsaufgaben in Microsoft Project und Microsoft Excel verwaltet werden.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden u. a. folgende Aufgaben veranschaulicht:

• Erstellen eines Microsoft Excel-Arbeitsblattes aus einer Arbeitsaufgabenabfrage.

• Erstellen einer neuen Softwareanforderung in Microsoft Excel.

• Synchronisieren einer Arbeitsaufgabenliste in Microsoft Excel mit der Arbeitsaufgabendatenbank.

• Importieren von Arbeitsaufgaben in Microsoft Project.

• Erstellen einer neuen Aufgabe in Microsoft Project.

• Erstellen von schreibgeschützten Ansichten in Microsoft Project.

• Synchronisieren von Microsoft Project mit der Arbeitsaufgabendatenbank.

• Anzeigen und Aktualisieren der Projektprüfliste.

Vorbereitungsmaßnahmen

Um diese exemplarische Vorgehensweise nachzuvollziehen, benötigen Sie Folgendes:

• Ein Teamprojekt, für das Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen, um auf Arbeitsaufgaben zuzugreifen und diese zu erstellen.

• Durchführen von Exemplarische Vorgehensweise: Erstellen eines neuen Teamprojekts, um das AdventureWorks-Teamprojekt zu erstellen.

• Ein oder mehrere Team Foundation-Benutzer, denen Sie Arbeitsaufgaben zuweisen können. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Hinzufügen eines Benutzers.

Erforderliche Berechtigungen

Zum Durchführen dieser exemplarischen Vorgehensweise müssen Sie Mitglied der Gruppe Contributors für das Teamprojekt sein, oder die Berechtigungen Arbeitsaufgaben in diesem Knoten anzeigen und Arbeitsaufgaben in diesem Knoten bearbeiten müssen auf Zulassen festgelegt sein. Außerdem müssen Mitglied der Gruppe Contributors im Projektportal sein. Weitere Informationen finden Sie unter Team Foundation Server-Berechtigungen.

Verwalten von Arbeitsaufgaben in Microsoft Excel

Sie können Microsoft Excel zum Speichern von Listen mit Problemen und Arbeitsaufgaben und sogar zum Planen der Arbeit verwenden.

Erstellen einer Arbeitsaufgabenliste

Team Foundation stellt ein Microsoft Excel-Add-In bereit, das ein Listenobjekt im Arbeitsblatt mit der Arbeitsaufgabendatenbank verknüpft.

So erstellen Sie eine Arbeitsaufgabenliste in Microsoft Excel

1. Öffnen Sie in Team Explorer das Teamprojekt AdventureWorks, und erweitern Sie den Teamprojektknoten, den Knoten Arbeitsaufgaben und dann den Knoten Teamabfragen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage Alle Servicequalitätsanforderung, und wählen Sie In Microsoft Excel öffnen aus.

   Microsoft Excel wird mit allen AdventureWorks-Anforderungen in einer Arbeitsaufgabenliste geöffnet. Die Liste ist leer.

Erstellen einer neuen Arbeitsaufgabe in einer Arbeitsaufgabenliste

Nachdem Sie in Microsoft Excel eine Arbeitsaufgabenliste erstellt haben, können Sie eine neue Anforderung erstellen.

So erstellen Sie eine neue Softwareanforderung in einer Arbeitsaufgabenliste

1. Geben Sie in der ersten leeren Zeile die folgenden Spaltenwerte ein:

   1. Wählen Sie in der Spaltenliste Arbeitsaufgabentyp die Option Servicequalitätsanforderung aus.

      Hinweis:
      Möglicherweise wird ein Dialogfeld mit einer Warnung angezeigt, dass durch das Einfügen einer Zeile andere Datenzeilen nach unten verschoben werden können. Klicken Sie ggf. in diesem Dialogfeld auf OK.

   2. Geben Sie in der Spalte Titel den Titel Shipping Calculations ein.

   3. Wählen Sie in der Spalte Servicequalitätstyp die Option Leistung aus.

   4. Stellen Sie sicher, dass in der Spaltenliste Zustand die Option Aktiv ausgewählt ist.

   5. Weisen Sie ggf. in der Spaltenliste Zugewiesen an die Arbeitsaufgabe einer anderen Person zu.

   6. Behalten Sie in allen anderen Spalten die Standardwerte bei.

2. Wiederholen Sie Schritt 1, um eine andere Anforderung mit dem Namen In-store pickup zu erstellen.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Arbeitsaufgaben auf Veröffentlichen.

   Auf der Statusleiste wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Die neue Anforderung wird von Team Foundation in der Arbeitsaufgabendatenbank gespeichert.

   Hinweis:
   Verwenden Sie in Microsoft Office Excel 2003 das Menü Team.

Speichern der Arbeitsaufgabenliste im Teamprojektportal

Wenn Sie Dokumente in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft Project erstellen, können Sie sie im Projektportal speichern. Das Projektportal ist eine Windows SharePoint Services-Site. Wenn Sie Dokumente im Projektportal speichern, geben Sie diese für das gesamte Team frei und richten außerdem die Versionskontrolle für die Dokumente ein.

So speichern Sie ein Dokument im Teamprojektportal

1. Klicken Sie in Microsoft Excel auf die Schaltfläche Microsoft Office und dann auf Speichern unter.

   Hinweis:
   Verwenden Sie in Microsoft Office Excel 2003 das Menü Datei.

2. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname Folgendes ein: http://<TFSServerName>/sites/AdventureWorks. Dabei steht TFSServerName für den Namen von Team Foundation Server.

3. Klicken Sie auf Speichern.

   Das Dialogfeld Speichern unter wird mit der Liste der Dokumentbibliotheken auf der Website aktualisiert.

4. Wählen Sie die Dokumentbibliothek Anforderungen aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

5. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen Adventure Works Requirements ein.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten von Arbeitsaufgaben in Microsoft Project

Microsoft Project wird i. d. R. verwendet, um Aufgabenabhängigkeiten darzustellen, einen Lastenausgleich für Ressourcen durchzuführen und Enddaten zu schätzen.

Erstellen einer Microsoft Project-Datei für Aufgabenzuweisungen

Team Foundation stellt ein Microsoft Project-Add-In bereit, das die Projektpläne mit dem Teamprojekt verbindet. Nachdem die Arbeit in einem Projektplan festgelegt wurde, können Sie die Daten in der Arbeitsaufgabendatenbank veröffentlichen. Team Foundation erstellt neue Arbeitsaufgaben für die in Microsoft Project vorgenommenen Aufgabenzuweisungen. Die Aufgaben werden in der Arbeitsaufgabenwarteschlange des entsprechenden Entwicklers angezeigt.

So erstellen Sie über Team Explorer eine Projektdatei in Microsoft Project

1. Öffnen Sie in Team Explorer das Teamprojekt AdventureWorks, öffnen Sie den Knoten Dokumente, und öffnen Sie dann den Knoten Projektmanagement.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei Development Project Plan.mpp, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Dateidownload auf OK.

4. Um die Microsoft Project-Datei an das Teamprojekt AdventureWorks zu binden, klicken Sie auf der Symbolleiste Team auf Teamprojekt auswählen. Klicken Sie dann im Dialogfeld Mit Team Foundation Server verbinden auf AdventureWorks.

Einfügen von Arbeitsaufgaben in die Projektdatei

Sie können jetzt Arbeitsaufgaben aus der Datenbank abrufen und der Projektdatei hinzufügen.

So rufen Sie Arbeitsaufgaben in Microsoft Project ab

1. Klicken Sie in Microsoft Project auf der Symbolleiste Team auf Arbeitsaufgaben abrufen.

   Das Dialogfeld Arbeitsaufgaben abrufen wird angezeigt.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Arbeitsaufgaben abrufen die Option Gespeicherte Abfrage aus, wählen Sie dann in der Dropdownliste die Option Alle Servicequalitätsanforderung aus, und klicken Sie anschließend auf Suchen.

3. Wählen Sie in der Liste Arbeitsaufgaben die Anforderungen In-store pickup und Shipping Calculations aus, und klicken Sie dann auf OK.

   Team Foundation fügt die beiden Anforderungen als Microsoft Project-Aufgaben ein.

Hinzufügen von neuen Arbeitsaufgaben in Microsoft Project

Sie können der Arbeitsaufgabendatenbank neue Arbeitsaufgaben hinzufügen, indem Sie die Informationen in Microsoft Project eingeben und die neuen Arbeitsaufgaben dann in Team Foundation veröffentlichen.

Die Standardansicht in Microsoft Project zeigt viele Spalten an. Diese Spalten werden mit der Arbeitsaufgabendatenbank synchronisiert:

• Arbeitsaufgaben-ID   Ein schreibgeschützter Wert, bei dem es sich um eine eindeutige Zahl handelt, die die Arbeitsaufgabe im Teamprojekt identifiziert. Dieser Wert wird automatisch generiert, wenn Sie neue Arbeitsaufgaben erstellen. Arbeitsaufgaben-ID entspricht ID in der Arbeitsaufgabendatenbank.

• Titel   Der Titel der Arbeitsaufgabe.

• Ressourcenname   Der derzeitige Besitzer der Arbeitsaufgabe, der mit Zugewiesen an in der Arbeitsaufgabendatenbank übereinstimmt. Die Ressourcen in Microsoft Project werden mit den Benutzerkonten des Teamprojekts aktualisiert, um das Zuweisen der Arbeit zu erleichtern.

• Bereichspfad   Der Teamprojektstrukturknoten, der die Arbeitsaufgabe enthält.

• Arbeitsaufgabentyp   Der Typ der Arbeitsaufgabe, z. B. Fehler, Anforderung, Aufgabe oder Risiko.

• Iterationspfad   Der Zeitpunkt, an dem die Arbeitsaufgabe bearbeitet wird.

• Veröffentlichen und aktualisieren   Ein Wert, der angibt, ob in Microsoft Project vorgenommene Änderungen an der Arbeitsaufgabe in der Arbeitsaufgabendatenbank veröffentlicht werden.

So fügen Sie neue Arbeitsaufgaben in Microsoft Project hinzu

1. Wählen Sie die Zeile unter der Anforderung Shipping Calculations aus.

2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Neue Aufgabe.

   Microsoft Project erstellt unter der Anforderung Shipping Calculations eine leere Aufgabenzeile.

3. Geben Sie in der neuen Aufgabe die folgenden Spaltenwerte ein:

   1. Geben Sie in der Spalte Titel den Titel Update web basket code ein.

   2. Klicken Sie in der Spaltenliste Arbeitsaufgabentyp auf Aufgabe.

   3. Klicken Sie auf der Symbolleiste Format auf Einzug.

4. Wählen Sie die Zeile unter der Anforderung In-store pickup aus.

5. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Neue Aufgabe.

   Microsoft Project erstellt unter der Anforderung In-store pickup eine leere Aufgabenzeile.

6. Geben Sie in der neuen Aufgabe die folgenden Spaltenwerte ein:

   1. Geben Sie in der Spalte Titel den Titel Create new client application ein.

   2. Klicken Sie in der Spaltenliste Arbeitsaufgabentyp auf Aufgabe.

   3. Klicken Sie auf der Symbolleiste Format auf Einzug.

   Diese beiden neuen Aufgaben sind untergeordnete Aufgaben der Anforderungen Shipping Calculations und In-store pickup.

7. Klicken Sie auf der Symbolleiste Team auf Veröffentlichen.

   Auf der Statusleiste wird eine Meldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Zuweisen von Bereichspfaden zu Arbeitsaufgaben in Microsoft Project

Sie können Arbeitsaufgaben in Microsoft Project zuvor erstellte Komponentenkategorien der Projektstruktur zuweisen. Mit diesen Zuweisungen können Sie beispielsweise verfolgen, welche Arbeitsaufgaben zum Kioskteam und welche zum Webteam gehören.

So weisen Sie Komponentenkategorien in Microsoft Project zu

1. Wählen Sie in der Anforderung Shipping Calculations in der Spaltenliste Bereichspfad die Option Web aus.

2. Wählen Sie in der Aufgabe Update web basket code in der Spaltenliste Bereichspfad die Option Web aus.

3. Wählen Sie in der Anforderung In-store pickup in der Spaltenliste Bereichspfad die Option Kiosk aus.

4. Wählen Sie in der Aufgabe Create new client application in der Spaltenliste Bereichspfad die Option Kiosk aus.

5. Klicken Sie auf der Symbolleiste Team auf Veröffentlichen.

   Auf der Statusleiste wird eine Meldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

6. Wählen Sie im Menü Projekt die Option Gruppieren nach aus, und wählen Sie dann Teamprojektbereich aus. Möglicherweise müssen Sie Weitere Gruppen auswählen, um die Gruppe Teamprojektbereich zu finden.

   Jetzt werden die Anforderungen und Aufgaben gruppiert nach der Projektstruktur für AdventureWorks angezeigt.

Zuweisen von Iterationen zu Arbeitsaufgaben in Microsoft Project

Als Nächstes können Sie angeben, wann die Arbeit abgeschlossen wird, indem Sie die zuvor erstellten Iterationen zuweisen.

So weisen Sie Iterationen in Microsoft Project zu

1. Wählen Sie in der Anforderung Shipping Calculations in der Spaltenliste Iterationspfad die Option M2 Beta aus.

2. Wählen Sie in der Aufgabe Update web basket code in der Spaltenliste Iterationspfad die Option M2 Beta aus.

3. Wählen Sie in der Anforderung In-store pickup in der Spaltenliste Iterationspfad die Option M1 Prototype aus.

4. Wählen Sie in der Aufgabe Create new client application in der Spaltenliste Iterationspfad die Option M1 Prototype aus.

5. Klicken Sie auf der Symbolleiste Team auf Veröffentlichen.

   Auf der Statusleiste wird eine Meldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

6. Wählen Sie im Menü Projekt die Option Gruppieren nach aus, und wählen Sie dann Teamprojektiteration aus. Möglicherweise müssen Sie Weitere Gruppen auswählen, um die Gruppe Teamprojektiteration zu finden.

7. Jetzt werden die Anforderungen und Aufgaben gruppiert nach der Projektiteration für AdventureWorks angezeigt.

8. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern/Aktualisieren.

9. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname den Namen Requirements Work ein.

10. Klicken Sie auf Speichern.

    Microsoft Project speichert die Projektdatei im Projektportal. Die Projektdatei wird auch in Team Explorer im Knoten Dokumente angezeigt. Wenn die neue Projektdatei nicht in Team Explorer angezeigt wird, aktualisieren Sie die Ansicht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Teamprojekt klicken und dann auf Aktualisieren klicken.

Arbeiten mit mehreren Projektdateien

Sie können mehrere Microsoft Project-Dateien erstellen, um mehrere Ansichten für dieselben Arbeitsaufgaben erstellen zu können. Dadurch können sich die verschiedenen Teams auf unterschiedliche Arbeitsbereiche konzentrieren. Sie können für einige Dokumente festlegen, dass sie nur aktualisiert werden können, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass von mehreren Orten aus sich widersprechende Änderungen vorgenommen werden.

So erstellen Sie eine schreibgeschützte Microsoft Project-Datei

1. Öffnen Sie in Team Explorer das Teamprojekt AdventureWorks, öffnen Sie den Knoten Dokumente, und öffnen Sie dann den Knoten Projektmanagement.

2. Doppelklicken Sie auf die Datei Development Project Plan.mpp.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Dateidownload auf OK.

4. Um die Microsoft Project-Datei an das Teamprojekt AdventureWorks zu binden, klicken Sie auf der Symbolleiste Team auf Teamprojekt auswählen. Klicken Sie dann im Dialogfeld Mit Team Foundation Server verbinden auf AdventureWorks.

5. Klicken Sie in Microsoft Project auf der Symbolleiste Team auf Arbeitsaufgaben abrufen.

   Das Dialogfeld Arbeitsaufgaben abrufen wird angezeigt.

6. Wählen Sie Gespeicherte Abfrage aus, und wählen Sie dann in der Liste der gespeicherter Abfragen die Option Alle Servicequalitätsanforderungen aus.

7. Klicken Sie auf Suchen.

8. Wählen Sie in der Liste Arbeitsaufgaben die Arbeitsaufgaben In-store pickup und Create new client application aus.

9. Klicken Sie auf OK.

   Team Foundation fügt die beiden Arbeitsaufgaben als Microsoft Project-Aufgaben ein.

   Hinweis:
   Die Arbeitsaufgabendatenbank verwaltet keine Beziehungen zwischen Microsoft Project-Aufgaben, die es Ihnen ermöglichen würden, verschiedene Ansichten mit unterschiedlichen Abhängigkeiten zwischen mehreren Microsoft Project-Dateien zu erstellen.

10. Wählen Sie die Aufgabe Create new client application aus, und klicken Sie auf der Symbolleiste Format auf Einzug.

11. Klicken Sie in der Spaltenliste Veröffentlichen und aktualisieren für beide Arbeitsaufgaben auf Nur aktualisieren.

12. Versuchen Sie, die Spalte Titel von Create new client application in Create new client zu ändern.

    Es wird eine Fehlermeldung mit dem Hinweis angezeigt, dass die Aufgabe schreibgeschützt ist. Mit diesem Feature können Sie mehrere Ansichten für dieselben Arbeitsaufgaben erstellen und gleichzeitig sicherstellen, dass nur in einem Dokument Änderungen vorgenommen werden. Drücken Sie ESC, um die Änderungen rückgängig zu machen.

13. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.

14. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname den Namen Kiosk Work ein.

15. Klicken Sie auf Speichern.

Anzeigen und Aktualisieren der Projektprüfliste

Anhand der Projektprüfliste können Sie auf einfache Weise sicherstellen, dass die zum Abschluss einer Projektphase erforderlichen Schritte ausgeführt wurden. Die Prüfliste wird in Microsoft Excel gespeichert. Sie können Arbeitsaufgaben zuweisen und die Prüfliste mit Team Foundation synchronisieren, um den Fortschritt der Schritte zu verfolgen.

Hinweis:
Die Projektprüfliste ist in MSF for Agile Software Development verfügbar. Wenn für das Projekt eine andere Methodik verwendet wird, verfügen Sie möglicherweise nicht über diese Prüfliste. MSF for Agile Software Development ist eine der in Team Foundation enthaltenen Vorlagen für Prozessleitfäden. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen und Verwenden von Prozessleitfäden.

So zeigen Sie die Projektprüfliste an und aktualisieren diese

1. Erweitern Sie inTeam Explorer im Knoten Dokumente den Ordner Projektmanagement, und öffnen Sie die Datei Project Checklist.xls.

2. Weisen Sie in der Projektprüfliste unter der Spalte Zugewiesen an alle Arbeitsaufgaben zu, indem Sie den Benutzernamen einer Person aus dem Team eingeben oder auswählen.

3. Synchronisieren Sie die Projektprüfliste in Microsoft Excel mit Team Foundation.

   Weitere Informationen zum Synchronisieren von Microsoft Excel-Arbeitsblättern mit Team Foundation finden Sie unter Arbeiten mit Arbeitsaufgaben in Microsoft Excel und Microsoft Project.

Siehe auch

Aufgaben

Exemplarische Vorgehensweise: Erstellen eines neuen Teamprojekts

Exemplarische Vorgehensweise: Herstellen einer Verknüpfung mit einem Teamprojekt

Exemplarische Vorgehensweise: Auflösen von Konflikte verursachenden Änderungen in Microsoft Excel oder Microsoft Project