Vorbereitung des Berichtslayouts
Sie können Ihren Bericht so entwerfen, dass er Ihre Daten auf der gedruckten Seite auf zahlreiche Arten darstellt. Mit Hilfe des Berichts-Designers oder der Berichts-Assistenten können Sie umfangreiche Listen, Zusammenfassungen oder bestimmte Untermengen von Daten (z. B. eine Rechnung) erstellen. Das Entwerfen eines Berichts besteht aus vier Hauptschritten:
- Festlegen des zu erstellenden Berichtstyps
- Erstellen der Berichtslayoutdatei
- Ändern und Anpassen der Layoutdatei
- Drucken des Berichts und Anzeigen in der Seitenansicht
Festlegen des allgemeinen Layouts
Entscheiden Sie vor dem Erstellen eines Berichts, welches grundlegende Format Ihr Bericht haben soll. Ihr Bericht könnte so einfach aussehen wie die Tabelle eines Telefonverzeichnisses oder so komplex sein wie eine Rechnung, die auf mehreren Tabellen basiert. Außerdem können Sie spezielle Berichtstypen erstellen. Sie können auch spezielle Berichte erstellen, wie z. B. ein Versandetikett, dessen Layout für ein bestimmtes Papierformat ausgerichtet ist.
Zum Erleichtern der Auswahl eines Layouts finden Sie im Folgenden einige Beschreibungen der grundlegenden Layouts, ihrer Verwendung sowie einige Beispiele.
| Layouttyp | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| Column | Ein Datensatz je Zeile, wobei die Felder auf der Seite horizontal angeordnet sind. | Gruppen-/Summenberichte1 Finanzberichte Verzeichnisse, Zusammenfassungen |
| Zeilen | Eine Spalte mit Datensätzen, wobei die Felder vertikal an der Seite angeordnet sind. | Listen |
| 1:n* | Ein Datensatz oder eine 1:n-Beziehung. | Rechnungen Kontoauszüge |
| Mehrspaltig | Mehrere Spalten mit Datensätzen, wobei die Felder am linken Rand vertikal angeordnet sind. | Telefonverzeichnis Geschäftskarten |
| Beschriftung (Label) | Mehrere Spalten mit Datensätzen werden auf Spezialpapier gedruckt, wobei die Felder am linken Rand vertikal angeordnet sind. | Versandetiketten1 Namensschilder |
* Layouts mit einem eigenen Berichts-Assistenten
Nachdem Sie ein grundlegendes Berichtslayout ausgewählt haben, das Ihren Erfordernissen entspricht, können Sie die Berichtslayoutdatei mit dem Berichts-Designer erstellen.
Berichtslayoutdateien
Die Spezifikationen für den Bericht werden in einer Berichtslayoutdatei mit der Dateierweiterung FRX gespeichert. Jede Berichtsdatei besitzt außerdem eine Datei mit der Dateierweiterung FRT. Die Berichtsdatei gibt die gewünschten Felder, den zu druckenden Text sowie die Platzierung der Daten auf einer Seite an. Um die Daten aus Ihrer Datenbank auf einer Seite darzustellen, drucken Sie die Berichtsdatei aus. In der Datei werden nicht die Werte für die einzelnen Datenfelder, sondern nur die Platzierung und Formatierung für diesen bestimmten Bericht gespeichert. Die Werte können sich bei jedem Ausführen des Berichts ändern, wenn in den Feldern der von der Berichtsdatei verwendeten Datenquelle Änderungen vorgenommen wurden.
Siehe auch
Berichts-Designer | Hinzufügen von Berichten und Etiketten | Integrieren von Abfragen und Berichten | Erstellen eines Berichtslayouts