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Verwalten von Kontingenten und nicht verwendeten Websites

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Inhalt dieses Artikels:

  • Festlegen der Kontingentvorlageneinstellungen

  • Festlegen der Papierkorbeinstellungen

  • Automatisches Löschen nicht verwendeter Websites

Auf der Seite Allgemeine Webanwendungseinstellungen der Website für die SharePoint-Zentraladministration stehen verschiedene Einstellungen zur Verfügung, mit denen Sie das Wachstum von Daten sowie die Anordnung des aktuellen Inhalts von Teamwebsites in der Umgebung verwalten können. Diese Einstellungen gelten für alle Websites innerhalb einer Webanwendung. Planen Sie mindestens die Implementierung der folgenden Einstellungen, die jeweils weiter unten in diesem Artikel erläutert werden:

  • Definieren Sie die Standardkontingentvorlage, um die maximale Größe der Teamwebsites einzuschränken, und wenden Sie diese an.

  • Aktivieren Sie die Papierkörbe der Website, und verwenden Sie den endgültigen Papierkorb.

  • Löschen Sie nicht verwendete Websites automatisch.

Festlegen der Kontingentvorlageneinstellungen

Für Teamwebsites in einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Umgebung ist keine Standardkontingentvorlage verfügbar. Die folgenden Einstellungen werden jedoch als Ausgangspunkt empfohlen:

  • Wenn die Größe einer Website 450 MB erreicht, wird an den Websitebesitzer eine automatisierte E-Mail-Nachricht gesendet.

  • Wenn die Größe einer Website 500 MB erreicht, werden Benutzer am Hochladen weiterer Dokumente gehindert.

Diese Einstellungen können für Ihre Organisation gut geeignet sein, jedoch müssen Sie die zu erwartende Größe und Anzahl der von Benutzern auf Teamwebsites gespeicherten Elemente auswerten. Außerdem müssen Sie diese Einstellungen entsprechend anpassen, um sicherzustellen, dass die Teamwebsites gemäß den Anforderungen Ihrer Organisation verwendet werden.

Wenn ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Gruppe in der Organisation aus geschäftlichen Gründen ein größeres Inhaltsvolumen auf den Teamwebsites speichern muss, können Sie die Kontingentgrenzen für eine einzelne Websitesammlung anpassen. Wählen Sie zum Anpassen der Kontingentbeschränkungen auf der Seite Kontingente und Sperren für Websitesammlungen die Websitesammlung für das Team oder die Gruppe aus. Ändern Sie die aktuelle Kontingentvorlage in Persönliches Kontingent, und geben Sie dann die entsprechende Begrenzung an.

Beim Planen von Kontingentvorlagen wählen Sie Beschränkungen aus, die für die meisten Teamwebsites in der Organisation geeignet sind. Zur Verbesserung der Verwaltbarkeit passen Sie Kontingente für einzelne Websitesammlungen an, wenn dies zum Erfüllen einer Geschäftsanforderung notwendig ist.

Festlegen der Papierkorbeinstellungen

Das Aktivieren des Papierkorbs bildet eine einfache Möglichkeit zur Verbesserung der Verwaltbarkeit von Teamwebsites. Der Papierkorb ermöglicht es Websitebesitzern, gelöschte Elemente abzurufen, ohne dass über die Zentraladministration eingegriffen werden muss (d. h., Wiederherstellen von Sicherungsbändern).

Im endgültigen Papierkorb werden Elemente gespeichert, die Benutzer im Papierkorb gelöscht haben. Nur Websitesammlungsadministratoren können Elemente im endgültigen Papierkorb wiederherstellen. Durch die für den endgültigen Papierkorb angegebene Größe wird die Gesamtgröße der Teamwebsite erhöht. Wenn die Beschränkung der Teamwebsite beispielsweise bei 500 MB liegt und der endgültige Papierkorb auf 50 % festgelegt ist, kann der von der Website eingenommene Speicherplatz 750 MB betragen. Planen Sie die Datenbankkapazität daher entsprechend.

Wie beim Papierkorb werden Elemente im endgültigen Papierkorb automatisch gelöscht, wenn der Zeitraum für gelöschte Elemente (standardmäßig 30 Tage) erreicht wurde. Wenn jedoch die Größenbeschränkung des endgültigen Papierkorbs erreicht ist, werden Elemente im endgültigen Papierkorb automatisch gelöscht. Dabei wird mit dem ältesten Element begonnen. Websitesammlungsadministratoren können den endgültigen Papierkorb auch manuell leeren.

Die Verwendung des endgültigen Papierkorbs und die Menge des zu reservierenden Speicherplatzes bilden wichtige Überlegungen für die Verwendung des Features Papierkorb. Sie sollten zumindest eine kleine Menge Speicherplatz (z. B. 10 %) für den endgültigen Papierkorb reservieren, für den Fall, dass ein Benutzer ein wichtiges Dokument, einen Ordner in einer Dokumentbibliothek oder eine Spalte in einer Liste versehentlich gelöscht hat.

Automatisches Löschen nicht verwendeter Websites

Sie können den Wert von Inhalten auf den Teamwebsites erhöhen, indem Sie nicht verwendete Websites automatisch löschen. Auf diese Weise können Sie auch die Gesamtvergrößerung der Teamwebsites besser steuern. Wenn Teamwebsites in einer separaten Webanwendung gehostet werden, können Sie nicht verwendete Teamwebsites separat von persönlichen Websites verwalten, indem Sie den Teamwebsites eine längere Lebensdauer zuweisen, bevor Sie mit dem Abfragen nicht verwendeter Websites beginnen.

Sie können die Einstellungen angeben, die für Ihre Organisation am besten geeignet sind. Da dieses Feature auf Bestätigungen und nicht auf der Verfolgung der tatsächlichen Websiteverwendung beruht, müssen Sie unerwartete Abwesenheiten von Websitebesitzern einplanen und dürfen die Ablauf- und Löschfristen für Websites nicht auf kurze Zeiträume festlegen. Darüber hinaus sollten Sie immer mehrere Websitesammlungsadministratoren beschäftigen, sodass ein Reserveadministrator die Verwendung der Website bestätigen kann, wenn der primäre Websitesammlungsadministrator für einen längeren Zeitraum abwesend ist.

Durch automatisches Löschen von Websites können Sie die Microsoft Office SharePoint Server 2007-Umgebung steuern, jedoch besteht die Gefahr, dass unternehmenswichtige Daten auf einer Website gespeichert wurden, die automatisch gelöscht wurde. Zur Verringerung dieses Risikos wird Folgendes empfohlen:

  • Legen Sie einen sekundären Kontakt für alle Websites als erforderlich fest. Dadurch ist zum Bestätigen der Websiteverwendung weiterhin ein Kontakt verfügbar, wenn der Websitebesitzer nicht verfügbar ist oder die Organisation verlassen hat. Wenn Sie keinen sekundären Kontakt festgelegt haben und die Anzahl der Tage oder Hinweise vor dem Löschen einer nicht verwendeten Website verkleinern, besteht die Gefahr, dass eine benötigte Website versehentlich gelöscht wird. Zum Implementieren dieser Empfehlung aktivieren Sie Self-Service Site-Verwaltung, oder als Geschäftsprozess zum Erstellen von Websitesammlungen mithilfe der Zentraladministration.

  • Archivieren Sie Websites, bevor diese automatisch gelöscht werden. In vielen Organisationen, in der die automatische Löschung nicht verwendeter Websites implementiert ist, wird auch in die Entwicklung eines Tools investiert, mit dem alle Websites archiviert werden, bevor diese automatisch gelöscht werden. Auf diese Weise können sie problemlos wiederhergestellt werden, wenn sie unternehmenswichtige Informationen enthalten. Sie können auch das langfristige Speichern von Inhaltsdatenbanken für den Fall planen, dass eine gelöschte Website zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt werden kann.

Zum Verwalten von Kontingenten und nicht verwendeten Websites Servern können Sie die folgenden Verfahren in diesem Kapitel ausführen:

Siehe auch

Konzepte

Erstellen, Löschen und Anzeigen von Websitesammlungen und Unterwebsites
Verwalten des Besitzes von Websitesammlungen
Analysieren der Websiteverwendung
Konfigurieren von Einstellungen für Websites
Verwalten von Websitesammlungsadministratoren (Office SharePoint Server 2007)