Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp
Fügen Sie einem Inhaltstyp eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzu, wenn die Dokumentbibliothek für mehrere Inhaltstypen konfiguriert ist.
Hinweis
Sie können keine Informationsverwaltungsrichtlinien für einen zentralen Inhaltstyp angeben. Zentrale Inhaltstypen werden beim Erstellen einer Websitesammlung installiert. Sie müssen einen Inhaltstyp erstellen, der von einem zentralen Inhaltstyp abgeleitet ist, und dann eine Informationsverwaltungsrichtlinie auf den abgeleiteten Inhaltstyp anwenden. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).
Wichtig
Die Mitgliedschaft in der Gruppe der Besitzer für die Datenarchiv-Website ist die Mindestvoraussetzung zur Durchführung dieses Verfahrens.
So fügen Sie einem Inhaltstyp eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzu
Verwenden Sie dieses Verfahren, um einem Inhaltstyp eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzuzufügen.
Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp
Klicken Sie auf der Website im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen in der Liste Galerien auf Websiteinhaltstypen.
Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstyp-Katalog auf den Inhaltstyp, dem Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstyp auf Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.
Klicken Sie auf Richtlinie definieren, und klicken Sie dann auf OK.
Geben Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten eine Beschreibung der Richtlinie ein, und schreiben Sie dann eine kurze Richtlinienanweisung, in der Sie Benutzern den Zweck der Richtlinie erklären. Eine Richtlinienanweisung kann bis zu 512 Zeichen lang sein.
Hinweis
Wenn ein Dokument mit einer angewendeten Richtlinie in einer 2007 Microsoft Office System-Clientanwendung geöffnet wird, wird die zugehörige Richtlinienanweisung in der Clientanwendung angezeigt.
Um der Informationsverwaltungsrichtlinie ein Richtlinienfeature hinzuzufügen, wählen Sie mindestens eine der folgenden Optionen aus:
Bezeichnungen
Überwachung
Ablauf
Barcodes
Hinweis
Die vollständigen Verfahren zum Hinzufügen jeder der oben genannten Richtlinienfeatures werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Hinzufügen eines Bezeichnungsrichtlinienfeatures zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Bezeichnungen das Kontrollkästchen Bezeichnungen aktivieren.
Um zu erzwingen, dass Benutzer vor dem Speichern oder Drucken eines Dokuments eine Bezeichnung einfügen müssen, wählen Sie Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen aus.
Um zu verhindern, dass hinzugefügte Bezeichnungen geändert werden, wählen Sie Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern aus.
Geben Sie im Feld Bezeichnungsformat den Text ein, der auf der Bezeichnung angezeigt werden soll. Sie können eine beliebige Kombination von festem Text oder Dokumenteigenschaften verwenden, mit Ausnahme von berechneten oder integrierten Eigenschaften wie einem Globally Unique Identifier (GUID) oder CreatedBy. Zum Starten einer neuen Zeile verwenden Sie die Zeichensequenz \n.
Wählen Sie unter Darstellung die Schriftart, den Schriftgrad, den Schriftschnitt und die Ausrichtung aus.
Geben Sie unter Bezeichnungsgröße die Bezeichnungshöhe im Feld Höhe und die Bezeichnungsbreite im Feld Breite ein.
Klicken Sie unter Vorschau auf Aktualisieren, um die Änderungen anzuzeigen.
Klicken Sie auf OK.
Hinzufügen eines Überwachungsrichtlinienfeatures zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Wählen Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Überwachung die Option Überwachung aktivieren aus, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Sie einen Überwachungspfad beibehalten möchten.
Klicken Sie auf OK.
Hinweis
Zum Anzeigen der Überwachungsprotokolle klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Überwachungsprotokollberichte, und wählen Sie den Bericht aus, den Sie anzeigen möchten.
Hinzufügen eines Ablaufrichtlinienfeatures zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten das Kontrollkästchen Ablauf aktivieren.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Beibehaltungszeitraum aus, um anzugeben, wann Dokumente ablaufen:
Wählen Sie Ein Zeitraum basierend auf den Eigenschaften des Elements aus, und wählen Sie die Aktion und den Zeitraum (Tage, Monate oder Jahre) aus, um das Ablaufdatum basierend auf einer Datumseigenschaft festzulegen. Geben Sie im Feld zwischen den Listen einen Wert ein, um den Zeitraum anzugeben.
Zum Bestimmen des Ablaufs mithilfe eines Workflows wählen Sie Programmgesteuert festlegen (z. B. durch einen Workflow) aus.
Definieren Sie die Aktion, die beim Ablauf eines Dokuments erfolgen soll, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen:
Zum Auswählen einer vordefinierten Aktion, z. B. Löschen, wählen Sie Diese Aktion ausführen aus, und wählen Sie dann eine Aktion aus der Liste aus.
Zum Starten eines Ablaufworkflows wählen Sie Diesen Workflow starten aus, und wählen Sie dann den Namen des Workflows aus.
Klicken Sie auf OK.
Hinzufügen eines Barcoderichtlinienfeatures zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie
Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Barcodes das Kontrollkästchen Barcodes aktivieren.
Aktivieren Sie für digitale Datensätze nicht die Option Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken einen Barcode hinzuzufügen. Durch das Einfügen eines Barcodes würde der Datensatz geändert werden.
Klicken Sie auf OK.
Siehe auch
Konzepte
Erstellen von Inhaltstypen für Datensätze
Erstellen eines neuen Inhaltstyps für Datensätze
Erstellen einer Websitespalte für Datensätze
Hinzufügen einer Spalte zu einem Inhaltstyp für Datensätze
Hinzufügen eines Workflows zu einem Inhaltstyp für Datensätze
Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien