Workflow in Office SharePoint Server: Szenario

Die beste Möglichkeit, die Funktionsweise eines Workflows in einer Office SharePoint Server-Umgebung kennenzulernen, ist das Absolvieren dieses Szenarios. Dieser Abschnitt enthält den gleichen Beispielworkflow wie der Abschnitt zu Windows SharePoint Services in diesem Handbuch. Wie bereits erwähnt, handelt es sich eigentlich um einen vordefinierten Genehmigungsworkflow, der in Office SharePoint Server enthalten ist. Im Beispiel von Windows SharePoint Services interagierte der Workflow mit seinen Benutzern mithilfe von ASPX-Formularen in einem Webbrowser. Da dieses Szenario außerdem Office SharePoint Server verwendet, erfolgt die Interaktion mit dem Workflow nun mithilfe von InfoPath-Workflowformularen in Office 2007-Anwendungen.

Auch in diesem Fall beginnt der Vorgang mit der Installation des Workflows und der Zuweisung zu einer Dokumentbibliothek oder -liste. Diese Einzelheiten werden hier nicht näher aufgeführt. Der wichtige Teil beginnt damit, dass der Initiator des Workflows eine Workflowinstanz ausführt. Wie im folgenden Beispiel dargestellt, kann dies nicht direkt aus einem Word 2007-Dokument erfolgen. Wenn Office SharePoint Server bereitgestellt wurde, wird nach dem Klicken auf die Microsoft Office-Schaltfläche die Option Workflow starten angezeigt.

Wenn Sie diese Option auswählen, wird das Fenster Neuen Workflow starten angezeigt (siehe unten).

Wie im vorherigen Szenario werden alle Workflowzuordnungen angezeigt, die für dieses Dokument verfügbar sind. Wenn Sie für den Workflow Genehmigung auf die Verknüpfung Start klicken, wird dieser ausgeführt, und das Fenster in der Abbildung unten wird angezeigt (hierbei handelt es sich um ein InfoPath-Workflowformular). Wie im vorherigen Szenario dargestellt, ermöglicht der vordefinierte Genehmigungsworkflow dem Initiator das Anpassen des Verhaltens, indem dieser eine Liste von genehmigenden Personen, die Zeitdauer zum Abschließen der Aufgabe und weitere Einstellungen vornehmen kann. Diese Einstellungen können in den Feldern im unten stehenden Formular (dem Initiierungsformular) vorgenommen werden.

An die Personen, die in diesem Workflow als Genehmiger aufgeführt sind, wird anschließend in der Reihenfolge der Namenseinträge eine E-Mail gesendet. Sofern diese Genehmiger Outlook 2007 verwenden, kann diese Nachricht beispielsweise wie folgt lauten:

Die genehmigende Person kann das Dokument überprüfen, indem sie auf die Verknüpfung des Dokumentnamens im Text der E-Mail klickt. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten oben in der Nachricht (in der Abbildung mit einem roten Quadrat gekennzeichnet) wird das Formular wie im Beispiel unten angezeigt.

Dies ist das Formular des Workflows zum Abschließen der Aufgabe. Sein Inhalt ist mit dem im Beispiel von Windows SharePoint Services identisch. In diesem Fall wurde das Formular jedoch als InfoPath-Workflowformular definiert und wird direkt in Outlook 2007 angezeigt. Wie bisher auch kann die genehmigende Person Kommentare hinzufügen und das Dokument anschließend annehmen oder ablehnen.

Dieser Workflow funktioniert auf die gleiche Weise wie der Workflow im Beispiel von Windows SharePoint Services. Es bestehen jedoch wichtige Unterschiede. Bei Office SharePoint Server erstellt der Workflowinitiator eine Workflowinstanz direkt in Word, anstatt einen Browser für den Zugriff auf eine Windows SharePoint Services-Website zu verwenden. Auf die gleiche Weise können die Workflowteilnehmer mit dieser ausgeführten Instanz vollständig in Office 2007-Anwendungen interagieren. Ebenso wie beim Initiator ist es nicht mehr notwendig, auf die eigentliche Website zuzugreifen. Diese Möglichkeit zum Erstellen und Verwenden von Workflows in einer reinen Office-basierten Umgebung kann für eine beträchtliche Anzahl von Workflowanwendungen wichtig sein.

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Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

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