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Analysieren der Dokumentverwendung

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Nachdem Sie die an Ihren Inhalten beteiligten Personen identifiziert haben, holen Sie Informationen von den Beteiligten ein, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil des Planungsprozesses, da Sie mithilfe der Analyse folgende Kriterien ermitteln können:

  • Strukturierung der Dokumentbibliotheken

  • Zu verwendende Websitevorlagen

  • Anzahl der erforderlichen Websites

  • Die auf die Websites anzuwendenden Informationsverwaltungsrichtlinien

  • Die für die Implementierung Ihrer Lösung erforderliche physische Servertopologie

Folgende Informationen müssen zusammengetragen werden:

  • Dokumenttyp, z. B. Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals, Mitarbeiterleistungsbewertung, internes Memo oder Produktspezifikation

  • Zweck des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "stellt Kunden Empfehlungen zum Eigenkapital zusammen mit hilfreichen Daten bereit"

  • Autor des jeweiligen Dokumenttyps (aufgeführt als Rollen, nicht als Einzelpersonen, z. B. "Finanzanalyst", "Spezialist für Personalwesen" oder "Produktmanager")

  • Format des Dokuments: Wenn das Dokument von einem Format in ein anderes umgewandelt wird, zeichnen Sie diese Informationen auf

  • Benutzer des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "Kunden" oder "Teammitglieder"

  • Weitere Rollen, die auf den Lebenszyklus des Dokuments anwendbar sind, z. B. "technischer Lektor" oder "Redakteur"

  • Speicherort des Dokuments, z. B. "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver": Beachten Sie, dass auf diese Frage mehrere Antworten möglich sein können, beispielsweise dann, wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und anschließend auf einem Webserver veröffentlicht wird

  • Die Art der Anzeige des Dokuments durch die Leser, z. B. auf einer Webseite oder über eine Dateifreigabe

Arbeitsblattaktion

Das Dokument Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x407) wird zum Aufzeichnen Ihrer Dokumentverwendungsanalyse bereitgestellt. Im Folgenden werden Beispiele für Informationen genannt, die für zwei unterschiedliche Organisationen in einem Unternehmen auf dem Arbeitsblatt erfasst werden können.
Zweck Autor Benutzer Format Weitere Rollen Speicherorte

Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals

Stellt Premiumkunden einer Finanzdienstleistung Hinweise dazu bereit, ob eine oder mehrere Aktien gekauft oder verkauft werden sollten.

Finanzanalytiker

Kunde

DOCX (zum Erstellen), PDF (zum Veröffentlichen)

Bearbeiter (technisch), Bearbeiter (rechtlich), genehmigende Person, Redakteur, Datensatzverwalter, Websiteadministrator

  • Erstellungswebsite

  • Testwebsite

  • Internet

  • Datensatzrepository

Analyse Aufgrund der unterschiedlichen Formate für die Erstellung und für die Veröffentlichung ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Wegen der vielen Bearbeiter ist mindestens ein Workflow (auf dem Server implementierter Geschäftsprozess) erforderlich. Aufgrund der 4 Standorte (Erstellungswebsite, Testwebsite, Internet und Datensatzrepository) sind Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einem Standort an einen anderen erforderlich. Durch die Notwendigkeit, die Inhalte in einem Datensatzrepository des Unternehmens zu archivieren, und aufgrund der behördlichen Implikationen der Veröffentlichung von Hinweisen zu Eigenkapital sind Unternehmensrichtlinien und bewährte Methoden (z. B. Inhaltsüberwachung und -beibehaltung) erforderlich.

Zweck Autor Benutzer Format Weitere Rollen Speicherorte

Mitarbeiterleistungsbewertung

Bewertet die Leistung eines Mitarbeiters – einschließlich Selbsteinschätzung und Einschätzung durch den Vorgesetzten.

Information Worker, Vorgesetzter

Vorgesetzte, Spezialisten für Personalwesen

DOC

Bearbeiter (Personalwesen), Bearbeiter (rechtlich), genehmigende Person (leitendes Führungspersonal), Datensatzverwalter

  • Clientcomputer

  • E-Mail-Server (als Anlage)

  • Webserver des Unternehmens

  • Datensatzrepository des Unternehmens

Analyse Für zwei Autoren und mehrere Bearbeiter ist mindestens ein Workflow erforderlich. Das Dokument wird als E-Mail-Anlage von einem Desktopcomputer an einen anderen weitergegeben, befindet sich dann auf einem Webserver des Unternehmens (vermutlich zwecks optimaler Sicherheit gesperrt) und wird in einem Datensatzrepository archiviert. Aufgrund der Vertraulichkeit dieser Inhalte ist die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf den Desktop- und Servercomputern erforderlich – zusätzlich zu Unternehmensrichtlinien und bewährten Methoden (z. B. Überwachung), die die Privatsphäre des Mitarbeiters und den gesetzlichen Status des Unternehmens schützen.

Arbeitsblatt

Notieren Sie die Informationen im Zusammenhang mit diesem Artikel im folgenden Arbeitsblatt:

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