Installieren und Konfigurieren des Project 2007-Add-Ins für Outlook
Letzte Aktualisierung: Oktober 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-10-25
Benutzer können den Link Outlook-Synchronisierung einrichten im Menü Aktionen der Seite Eigene Vorgänge auswählen, um eine herunterladbare ausführbare Datei zum Installieren des Microsoft Office Project 2007-Add-Ins für Outlook bereitzustellen. Die globale Berechtigung Project Web Access-Outlook-Add-In herunterladen ist standardmäßig für alle Benutzer aktiviert. Das Add-In ist im Menü für alle Benutzer verfügbar, außer die Berechtigung wird ausdrücklich verweigert.
Anforderungen
Für das Project 2007-Add-In für Outlook ist Folgendes erforderlich:
Ein gültiges Project Web Access-Konto
Office Outlook 2003 oder Microsoft Office Outlook 2007
Wichtig
Das Project 2007-Add-In für Outlook wird nicht für die Verwendung mit Microsoft Outlook 2010 unterstützt.
Installieren des Add-Ins für Outlook
Benutzer können auf Jetzt herunterladen klicken und Ausführen auswählen, um das Add-In für Outlook jetzt zu installieren, oder auf Speichern, um die Datei (PsOlkAddin.exe) für die spätere Installation auf der Festplatte zu speichern. Der Installations-Assistent führt den Benutzer durch die Installation des Add-Ins.
Beim nächsten Start von Outlook werden die folgenden Komponenten konfiguriert, um die Installation abzuschließen:
Neue Zuordnungen importieren und Project Web Access aktualisieren werden auf der Outlook-Symbolleiste hinzugefügt.
Benutzer klicken im Menü Extras auf Project Web Access, um die Konfigurationselemente für das Add-In für Outlook anzuzeigen.
Das Project Web Access-Konto und die URL, mit denen eine Verbindung mit dem Add-In hergestellt und dieses über das Menü Aktionen heruntergeladen wird, werden in Microsoft Outlook beim Starten von Outlook automatisch konfiguriert.
Konfigurieren des Add-Ins für Outlook
Nachdem die Komponenten in Outlook installiert wurden, können Benutzer das Add-In über die Project Web Access-Eigenschaftenseite konfigurieren, die Microsoft Outlook hinzugefügt wird. Die Benutzer führen die folgenden Schritte aus, um zur Project Web Access-Eigenschaftenseite zu wechseln.
Starten Sie Microsoft Outlook.
Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Project Web Access.
Die Registerkarte Project Web Access enthält die folgenden Abschnitte:
Integrieren in
Zuordnungsimport
Zuordnungsaktualisierung
Erweiterte Optionen
Integrieren in
In Microsoft Office Project Server 2003 wurde beim Importieren von Zuordnungen dem Outlook-Kalender die Option Integrieren in hinzugefügt, und es wurden Erinnerungen generiert. Für Microsoft Office Project Server 2007 wird die Option Integrieren in auf der Project Web Access-Eigenschaftenseite zum Integrieren in Outlook-Aufgaben oder Outlook-Kalender verwendet. Outlook-Aufgaben ist für die Option Integrieren in standardmäßig aktiviert. Mit den beiden Optionen erhalten die Benutzer Zeiterfassungsfunktionen durch die Verwendung von Outlook-Features, um ihre Arbeit und ihren Zeitplan zu verwalten.
Outlook-Aufgaben
Die Benutzer können Outlook-Aufgaben im Abschnitt Integrieren in der Project Web Access-Eigenschaftenseite auswählen, um die importierten Zuordnungen neben den ursprünglich in Outlook erstellten Vorgängen zu platzieren.
Outlook-Aufgaben bietet den Benutzern die folgenden Vorteile.
Anzeigen einer Liste der Zuordnungen pro Tag, Woche oder Monat
Überwachen mehrerer Zuordnungen
Verwenden des Kennzeichnungsfeatures, um einen Vorgang als abgeschlossen zu kennzeichnen oder sich an einem bestimmten Datum daran erinnern lassen, an dem Vorgang zu arbeiten
Melden des Fortschritts und der Verwendung
Outlook-Kalender
Die zweite Option im Abschnitt Integrieren in der Project Web Access-Eigenschaftenseite ist das Integrieren in Outlook-Kalender. Die Benutzer können dem Kalender importierte Zuordnungen hinzufügen und den Fortschritt und die Verwendung melden.
Outlook-Kalender bietet den Benutzern die folgenden Vorteile.
Anzeigen von Zuordnungen zusammen mit anderen Terminen für den Tag, die Woche oder den Monat
Anzeigen bestimmter Zeiten, wenn keine anderen Termine geplant sind, sodass die Benutzer den freien Zeitrahmen reservieren können, um sich auf die Zuordnung zu konzentrieren
Konfigurieren von Benachrichtigungen für Erinnerungen bei Beginn oder Überfälligkeit
Melden des Fortschritts und der Verwendung
Zuordnungsimport
Die Benutzer können das Kriterium für einen Import bestimmen, um den Zeitraum zu verwalten, und festzulegen, ob Zuordnungen manuell oder automatisch empfangen werden. Die folgenden Konfigurationsoptionen sind im Abschnitt Zuordnungsimport der Project Web Access-Eigenschaftenseite verfügbar.
Zeitraum. Die Benutzer können den Zeitraum für importierte Zuordnungen angeben. Wenn die Option Project Web Access-Zeitraum ausgewählt ist, werden alle Zuordnungen für den Benutzer entweder Outlook-Aufgabe oder Kalender hinzugefügt. Mit der Option Zeitraum können Benutzer Zuordnungen auswählen, die in einer bestimmten Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten fällig sind.
Aus Project Web Access in Outlook importieren. Die Benutzer geben Manuell oder Automatisch an.
Standardmäßig ist die Option Nur manuell ausgewählt.
Jede(n) (X) für einen bestimmten Zeitraum (Tage, Wochen oder Monate) und Nächste Aktualisierung definieren den automatischen Import von Vorgangszuordnungen aus Project Web Access in Outlook.
Bestätigungsdialog anzeigen, bevor importiert wird. Diese Option wird standardmäßig aktiviert, wenn die Benutzer auf Neue Zuordnungen importieren klicken. Im Bestätigungsdialog wird angezeigt, welche Zuordnungen hinzugefügt werden.
Zuordnungsaktualisierung
Nachdem der Fortschritt und die Verwendung für eine importierte Zuordnung in Outlook eingegeben wurden, muss die Verwendung auf der Seite Eigene Vorgänge und Meine Arbeitszeittabellen aktualisiert werden. Es gibt zwei Methoden zum Aktualisieren der manuell eingegebenen Stunden.
Die Benutzer klicken in den Details der Outlook-Zuordnung auf In Project Web Access speichern, um die einzelne Zuordnung zu aktualisieren.
Die Benutzer klicken auf der Outlook-Symbolleiste auf die Schaltfläche zum Aktualisieren in Project Server, um alle Zuordnungen zu aktualisieren, in denen Änderungen gefunden wurden.
Die Benutzer konfigurieren den Prozess zum automatischen Aktualisieren für die gesamte Verwendung im Abschnitt Zuordnungsaktualisierung.
Der Aktualisierungsvorgang kann manuell oder automatisch erfolgen. Die Benutzer geben einen Zeitraum, stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich oder ein bestimmtes Datum an. Standardmäßig erfolgt die Aktualisierung manuell. Der Benutzer muss auf die Schaltfläche zum Aktualisieren in Project Server klicken.
Für Aus Outlook in Project Web Access aktualisieren ist Manuell oder Automatisch angegeben.
Standardmäßig ist die Option Nur manuell ausgewählt.
Jede(n) (X) für einen bestimmten Zeitraum (Tage, Wochen oder Monate) und Nächste Aktualisierung definieren den automatischen Import von Vorgangszuordnungen aus Project Web Access in Outlook.
Die Option Bestätigungsdialogfeld anzeigen, bevor aktualisiert wird ist ebenfalls standardmäßig aktiviert. Mit dieser Option wird eine Vorschau angezeigt, bevor der Benutzer mit dem Aktualisieren von Project Web Access fortfährt. Durch das Automatisieren der Aktualisierung in einem bestimmten Intervall wird nach Abschluss der Aktualisierung ebenfalls eine Bestätigung gesendet. Es wird eine E-Mail gesendet. Wenn der Benutzer keine Bestätigung erhalten möchte, kann er diese Option deaktivieren.
Erweiterte Optionen
Wenn das Add-In für Outlook heruntergeladen und installiert wird, wird für die Anmeldeinformationen automatisch das Benutzerkonto konfiguriert, das zum Anmelden bei Project Web Access verwendet wurde, um die ausführbare Datei zu erhalten. Das Teammitglied, kann in Erweiterte Optionen auf die Schaltfläche Anmeldeinformationen eingeben klicken, um die Anmeldeinformationen zu ändern und ein anderes Konto oder eine andere Project Server-URL zu verwenden.
Erweiterte Optionen enthält außerdem die folgenden Einstellungen.
Verfügbarkeit für Projektzuordnungstermin anzeigen als. Wenn Benutzer ihre Zuordnungsverfügbarkeit festlegen, wird die für die Zuordnung vorgesehene Zeit mit dem folgenden ausgewählten Status angezeigt, falls Besprechungen geplant sind:
Frei
Mit Vorbehalt
Gebucht
Abwesend
Beim Importieren aus Project Web Access in Outlook. Mit diesem Abschnitt steuern Sie, wie Erinnerungen für Zuordnungen in Outlook angezeigt werden. Sie können zwischen drei Optionen auswählen:
Die Outlook-Standardeinstellung für Erinnerungen übernehmen
Erinnerungen nie erstellen
Erinnerungen immer erstellen
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