Outlook 2010-Funktionen in Unified Messaging

 

Gilt für: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2015-03-09

Wenn Benutzer für Microsoft Microsoft Exchange Server 2010 Unified Messaging (UM) aktiviert werden, können Sie E-Mail-, Voicemail- und Faxnachrichten in ihrem jeweiligen Exchange-Posteingang empfangen. In diesem Thema werden die Microsoft Outlook 2010-Funktionen für Exchange 2010 Unified Messaging behandelt, mit denen ein UM-aktivierter Outlook 2010-Benutzer die folgenden Aktionen ausführen kann:

• Anzeigen der Transkription für Sprachnachrichten.

• Wiedergeben einer Sprachnachricht über Windows Media Player (in ein Outlook-Mailformular integriert) oder eine Nachrichtenliste.

• Wiedergeben einer Sprachnachricht über ein Telefon.

• Konfigurieren individueller Voicemaileinstellungen.

• Antworten auf Sprachnachrichten mit E-Mail, wenn die Kontaktinformationen des Absenders bekannt sind.

• Hinzufügen empfangener Telefonnummern zu den Kontakten mithilfe des Kontextmenüs.

Um dem Benutzer ein nahtloses Voicemailerlebnis zu bieten, stellen Outlook 2010 und das im Lieferumfang von Exchange 2010 enthaltene Microsoft Office Outlook Web App den Exchange 2010 UM-aktivierten Benutzern umfassende Voicemailfunktionen zur Verfügung. Zu diesen Funktionen gehören zahlreiche Voicemailkonfigurationsoptionen, eine Voicemailvorschau sowie die Möglichkeit zur Wiedergabe einer Sprachnachricht – im Lesebereich über eine integrierte Windows Media Player-Anwendung oder über die Nachrichtenliste.

• Die Outlook 2010-Funktionen für Exchange Unified Messaging werden mit Outlook 2010 installiert. Nachdem Outlook 2010 installiert und ein Benutzer für Unified Messaging aktiviert wurde, steht dem Benutzer über das Menü Optionen eine Registerkarte Voicemail mit Einstellungen für die Voicemailkonfiguration zur Verfügung, und der Benutzer kann Voicemail in seinem bzw. ihrem Postfach empfangen.

• Wenn der UM-aktivierte Benutzer eine Sprachnachricht erhält, wird die Sprachnachricht an den Suchordner Voicemail im zugehörigen Outlook 2010-Suchordner gesendet. Der folgende Screenshot zeigt eine neue Sprachnachricht, die an den Suchordner Voicemail gesendet wurde:

Suchordner für Voicemail

Voicemailformular und Voicemailvorschau

Das Outlook 2010- und Outlook Web App-Voicemailformular ähnelt dem E-Mail-Standardformular, stellt Benutzern aber eine Schnittstelle bereit, die ihnen Aktionen wie das Wiedergeben, Beenden oder Anhalten von Sprachnachrichten, das Wiedergeben von Sprachnachrichten über ein Telefon sowie das Hinzufügen und Bearbeiten von Notizen ermöglicht.

Das Voicemailformular enthält den eingebetteten Windows Media Player und ein Feld für Notizen. Der eingebettete Windows Media Player und das Feld Audionotizen werden entweder im Lesebereich angezeigt, wenn der Benutzer eine Vorschau einer Sprachmitteilung öffnet, oder in einem gesonderten Fenster, wenn die Sprachmitteilung vom Benutzer geöffnet wird. Wenn Benutzer nicht Unified Messaging-aktiviert sind, empfangen sie keine Voicemails in ihrem Postfach. Wenn Outlook 2010 nicht installiert ist, erhalten die Benutzer Sprachnachrichten nur als Anlagen, und das Voicemailformular steht nicht zur Verfügung.

Voicemailformular-Optionen

Die Voicemailformular-Optionen sind verfügbar, wenn ein Benutzer mithilfe von Outlook Web App oder Outlook 2010 auf Voicemails zugreift. Die folgenden Screenshots zeigen das Voicemailformular in Outlook Web App und Outlook 2010.

Outlook Web App-Voicemailformular

Outlook 2010-Voicemailformular

Sowohl in Outlook Web App als auch in Outlook 2010 stehen die folgenden drei Optionen im Voicemailformular zur Verfügung:

• Windows Media Player-Steuerelemente Benutzer können Sprachnachrichten über Computerlautsprecher oder -kopfhörer wiedergeben und abhören. Nach dem Klicken auf Wiedergabe wechselt der Windows Media Player in den Wiedergabemodus.

• Wiedergabe über Telefon   Benutzer senden eine Anforderung an den Unified Messaging-Server zum Wiedergeben der ausgewählten Sprachnachricht auf dem Telefon des Benutzers oder zum Senden der Sprachnachricht an eine andere, vom Benutzer angegebene Telefonnummer. Nach dem Klicken auf Wiedergabe über Telefon wird das Dialogfeld Wiedergabe über Telefon angezeigt, in dem der Wiedergabevorgang über das Telefon konfiguriert und gesteuert werden kann.

• Voicemailvorschau   Der Benutzer kann die Transkription der Voicemailnachricht anzeigen, die von einem Anrufer hinterlassen wurde.

• Audionotizen   Der Benutzer öffnet die Sprachnachricht und kann im Feld Audionotizen Notizen oder Kommentare hinzufügen oder bearbeiten.

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Voicemailvorschau

Wenn Benutzer eine Voicemail erhalten, empfangen sie eine Nachricht, die nicht nur eine Aufzeichnung enthält, sondern auch Text, der aus der Sprachaufzeichnung erstellt wurde. In Outlook Web App oder der nächsten Version von Outlook sehen Benutzer den Voicemailtext in der E-Mail-Nachricht. Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel einer Voicemailvorschau für eine Sprachnachricht:

Voicemailvorschau

Voicemaileinstellungen

Nachdem Benutzer für den Voicemailzugriff aktiviert wurden, können sie die Einstellungen für Mailboxansageregeln, Outlook Voice Access, Textnachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen sowie Voicemailvorschau ändern. Durch Klicken auf die Schaltfläche neben der Option Voicemail verwalten (siehe folgende Abbildung) können die Voicemaileinstellungen angezeigt und eingerichtet werden.

Verwalten der Voicemaileinstellungen

Mailboxansageregeln

Mit den Optionen im Abschnitt Mailboxansageregeln können Benutzer Regeln erstellen, mit denen der Umgang mit eingehenden Anrufen festgelegt wird. Die Benutzer können Anrufbeantwortungsregeln einrichten, um Anrufe auf Grundlage einer Bedingung, wie z. B. der Tageszeit, zu behandeln, einen eingehenden Anruf an eine andere Telefonnummer umzuleiten oder die Benutzersuchfunktion zu verwenden, um andere eingerichtete Telefonnummern anzurufen.

Wenn die Benutzer keine Anrufbeantwortungsregeln erstellen, werden eingehende Anrufer direkt an die Mailbox weitergeleitet.

	Verwenden Sie die Schaltfläche Neue Regel, um eine neue Anrufbeantwortungsregel hinzuzufügen. Standardmäßig sind keine Regeln eingerichtet, sodass alle Anrufer an die Mailbox weitergeleitet werden, wenn der Benutzer den Anruf nicht annimmt.
	Mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten kann eine vorhandene Anrufbeantwortungsregel geändert werden.
	Mithilfe der Schaltfläche Löschen kann eine vorhandene Anrufbeantwortungsregel entfernt werden.
	Über diesen Pfeil können Sie eine Anrufbeantwortungsregel in der Verarbeitungsreihenfolge nach oben verschieben.
	Über diesen Pfeil können Sie eine Anrufbeantwortungsregel in der Verarbeitungsreihenfolge nach unten verschieben.

Zurücksetzen der PIN

Sie können die Outlook Voice Access-PIN mithilfe dieser Option zurücksetzen.

Verwenden Sie diese Einstellung, um die Voicemail-PIN zurückzusetzen. Danach geht eine neue vorübergehend gültige PIN im Posteingang ein. Mithilfe der PIN greifen Sie auf das Postfach und Kalenderinformationen zu.

Outlook Voice Access

Mithilfe der Optionen im Abschnitt Outlook Voice Access auf der Registerkarte Voicemail können Sie Telefonzugriffsnummern festlegen, Ihre Voicemail-PIN zurücksetzen und den E-Mail-Ordner auswählen, auf den Sie bei Nutzung von Outlook Voice Access zugreifen.

Der Zugriff auf die neuen Sprachnachrichten kann in der Reihenfolge erfolgen, in der sie vorgelesen werden sollen. Mit dieser Option können Sie ungelesene Sprachnachrichten aufsteigend oder absteigend nach Alter sortieren.

Mithilfe dieser Einstellung können Sie den E-Mail-Ordner auswählen, in dem E-Mails, Voicemails oder andere Nachrichten abgerufen werden sollen, wenn Sie Outlook Voice Access verwenden. Wenn von Outlook Voice Access nicht aus dem derzeit angegebenen Ordner vorgelesen werden soll, klicken Sie neben Diesen Ordner lesen auf den Namen des Ordners. Wählen Sie anschließend im Fenster Ordner auswählen den gewünschten Ordner aus der Liste aus. Alternativ können Sie auf Neuen Ordner erstellen klicken, um einen anderen Ordner zu erstellen, aus dem von Outlook Voice Access vorgelesen werden soll. Klicken Sie nach der Auswahl des gewünschten Ordners auf OK.

Ansagen

Sie können auswählen, welche Ansage für Anrufer wiedergegeben wird, wenn Sie nicht verfügbar sind oder einen Anruf nicht annehmen. Rufen Sie zum Aufzeichnen einer Ansage die Nummer für Wiedergabe über Telefon an.

	Verwenden Sie diese Einstellung, um die standardmäßige Voicemailansage für den Fall auszuwählen, dass Sie den Anruf nicht annehmen.
	Verwenden Sie diese Einstellung, um eine Voicemailansage auszuwählen, die Personen informiert, dass Sie längere Zeit nicht zu erreichen sind. Sie können diese Einstellung beispielsweise verwenden, wenn Sie im Urlaub oder auf Dienstreise sind.
	Verwenden Sie diese Einstellung, um die Nummer "Wiedergabe über Telefon" anzurufen und die standardmäßige Voicemailansage oder die Ansage, die Sie verwenden, wenn Sie längere Zeit nicht zu erreichen sind, über ein Telefon wiederzugeben. Sie können diese Einstellung verwenden, um eine neue Ansage über ein Telefon wiederzugeben oder aufzuzeichnen.

Wiedergabe über Telefon

Verwenden Sie die Funktion "Wiedergabe über Telefon", um von Voicemailsystem unter der in diesem Feld angegebenen Nummer angerufen zu werden.

Bei der Telefonnummer, die Sie in diesem Feld angeben, handelt es sich um die Telefonnummer, die vom Voicemailsystem angerufen wird, wenn Sie die Funktion "Wiedergabe über Telefon" verwenden und auf Meine Nummer für die Wiedergabe über das Telefon anrufen, um die ausgewählte Begrüßung wiederzugeben oder aufzuzeichnen klicken. Standardmäßig ist diese Telefonnummer Ihre Durchwahlnummer, Sie können dies aber ändern. Wenn dieses Feld weder eine Telefon- noch eine Durchwahlnummer enthält, sondern beispielsweise eine E-Mail-Adresse, wird der Anruf dorthin gesendet, wo Sie sich angemeldet haben.

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Benachrichtigungen

Benutzer können Benachrichtigungen zu verpassten Anrufen und Sprachnachrichten auf dem Mobil- oder Bürotelefon empfangen. Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung empfangen, wenn jemand auf dem Bürotelefon oder Mobiltelefon anruft, aber keine Sprachnachricht hinterlässt. Sie können auch eine SMS-Benachrichtigung empfangen, um darauf hinzuweisen, dass ein Anruf nicht angenommen oder eine Sprachnachricht auf dem Mobiltelefon empfangen wurde.

Die folgenden Einstellungen ermöglichen Benutzern das Einrichten von Benachrichtigungen über verpasste Anrufe und empfangene Voicemailnachrichten:

	Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzerposteingang gesendet, wenn ein Anrufer versucht, den Benutzer zu kontaktieren, aber keine Sprachnachricht lässt. In den meisten Fällen wird auf dem Mobiltelefon außerdem eine Benachrichtigung des Mobiltelefonanbieters über einen verpassten Anruf angezeigt. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
	Wenn ein Benutzer dieses Optionsfeld aktiviert, werden keine SMS-Benachrichtigungen auf dem Mobiltelefon empfangen, wenn der Benutzer einen Aufruf verpasst oder eine Sprachnachricht empfängt. In den meisten Fällen erhalten die Benutzer vom Mobilfunkanbieter eine Benachrichtigung über verpasste Anrufe, werden jedoch über empfangene Sprachnachrichten nicht benachrichtigt. Standardmäßig ist die Option zum Erhalt von SMS-Benachrichtigungen erst verfügbar, wenn der Benutzer SMS-Benachrichtigungen einrichtet. Sie können SMS-Benachrichtigungen einrichten, indem Sie auf Benachrichtigungen einrichten klicken und die erforderlichen Schritte ausführen.
	Wenn Benutzer dieses Optionsfeld aktivieren, erhalten sie SMS-Benachrichtigungen auf dem Mobiltelefon, wenn eine Sprachnachricht empfangen wurde, werden über verpasste Anrufe jedoch nicht benachrichtigt. In den meisten Fällen erhalten die Benutzer vom Mobilfunkanbieter eine Benachrichtigung über verpasste Anrufe, werden jedoch über empfangene Sprachnachrichten nicht benachrichtigt. Diese Option ist standardmäßig erst verfügbar, wenn der Benutzer SMS-Benachrichtigungen eingerichtet hat. Sie können SMS-Benachrichtigungen einrichten, indem Sie auf Benachrichtigungen einrichten klicken und die erforderlichen Schritte ausführen.
	Wenn Benutzer dieses Optionsfeld aktivieren, erhalten sie auf dem Mobiltelefon SMS-Benachrichtigungen über verpasste Anrufe und Sprachnachrichten. In den meisten Fällen erhalten Benutzer vom Mobilfunkanbieter auch eine Benachrichtigung über verpasste Anrufe und Sprachnachrichten auf dem Mobiltelefon. Diese Option ist standardmäßig erst verfügbar, wenn der Benutzer SMS-Benachrichtigungen eingerichtet hat. Sie können SMS-Benachrichtigungen einrichten, indem Sie auf Benachrichtigungen einrichten klicken und die erforderlichen Schritte ausführen.

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Voicemailvorschau

Benutzer können den Text von erhaltenen Sprachnachrichten in einer Vorschau anzeigen. Benutzer können auch eine Textvorschau in gesendete Sprachnachrichten einfügen. Zum Aktivieren der Voicemailvorschau können Benutzer eine der folgenden Optionen wählen. Benutzer können die Einstellungen im Abschnitt Voicemailvorschau verwenden, um die Voicemailvorschau zu aktivieren bzw. zu deaktivieren oder um das Senden eines Vorschautexts über Outlook Voice Access zu erlauben.

	Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, empfängt der Benutzer eine Textvorschau der Sprachnachrichten in einer E-Mail. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
	Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird den gesendeten Sprachnachrichten eine Textvorschau hinzugefügt. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.

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