Vorgehensweise: Verbinden einer externen Liste mit Outlook

Letzte Änderung: Freitag, 16. April 2010

Gilt für: SharePoint Server 2010

Sie können eine externe Liste in Microsoft SharePoint Server 2010 mit Microsoft Outlook 2010 verbinden, um externe Daten in Microsoft Outlook 2010 sichtbar zu machen. Dann können Benutzer in Outlook externe Daten genau wie beliebige andere systemeigene Outlook-Elementtypen bearbeiten, z. B. Kontakt- oder Aufgabenelemente. Alle in Outlook durchgeführten Änderungen oder Ergänzungen zu externen Daten werden an das externe System weitergegeben, ohne dass dies die Datenintegrität im externen System beeinträchtigt.

Hinweis
Sie können eine externe Liste auch in Microsoft SharePoint Workspace offline schalten.

Im vorliegenden Thema schalten wir die unter Gewusst wie: Erstellen externer Listen in SharePoint erstellte externe Liste NWCustomers in Outlook offline. Der externe Inhaltstyp Customer wurde einem Kontaktelement in Outlook zugeordnet, und die Offlinesynchronisierung ist aktiviert.

Voraussetzungen

• Microsoft SQL Server 2005 oder höher ist auf dem Server mit SharePoint Server installiert.

• Die SQL Server 2000-Datenbank Northwind ist auf dem Server mit SharePoint Server installiert.

• Eine externe Liste auf der Basis der Tabelle Customers in der Beispieldatenbank Northwind wurde gemäß den Anweisungen in Gewusst wie: Erstellen externer Listen in SharePoint erstellt.

• Auf dem Clientcomputer ist Microsoft Office 2010 einschließlich Microsoft SharePoint Designer 2010 und Microsoft Outlook 2010 installiert.

Anzeigen von externen Daten in Outlook durch Offlineschalten einer externen Liste

1. Navigieren Sie auf dem Clientcomputer zur externen Liste NWCustomers.

2. Damit die Liste in Outlook übernommen wird, klicken Sie auf dem SharePoint-Menüband auf der Registerkarte Liste auf die Schaltfläche Verbindung mit Outlook herstellen, wie unten abgebildet. Dadurch wird ein ClickOnce-Bereitstellungspaket für Visual Studio Tools for Office erstellt und auf dem Client bereitgestellt. Klicken Sie bei entsprechender Aufforderung auf die OK und auf Installieren, um das Paket in Outlook zu installieren.

   

   Wenn Outlook nicht geöffnet ist, wird durch Offlineschalten einer externen Liste in Outlook die Lösung bereitgestellt und Outlook automatisch ohne Benutzereingriff gestartet. Wenn Outlook jedoch bereits geöffnet ist, wird die neue Lösung in Outlook angezeigt, ohne dass der Benutzer Outlook vorher schließen muss. In Outlook sollten Sie nun einen neuen Ordner sehen, der die externen Listenelemente enthält, wie unten dargestellt. Beachten Sie, dass Outlook die Felder, die Sie den Standard-Outlook-Eigenschaften beim Erstellen des externen Inhaltstyps Customer zugeordnet haben, automatisch zuordnet und in der Standardansicht Kontakte anzeigt.

   

   Zum Anzeigen aller anderen Kundenfelder, die beim Erstellen des externen Inhaltstyps ausgewählt worden waren, können Sie ein Element öffnen und auf dem Menüband auf die Schaltfläche Kundendetails klicken. Dadurch werden alle Felder für den Kunden in einem separaten Outlook-Formular angezeigt, wie unten abgebildet. Alternativ dazu können Sie eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen, wie unter Gewusst wie: Anzeigen aller Felder in einer externen Liste in Outlook-Explorer beschrieben.

   

   Hinweis
   Beachten Sie Folgendes: Enthält der externe Inhaltstyp nur fünf Felder oder weniger, werden die nicht zugeordneten Felder einfach im angrenzenden Bereich angezeigt. Sind mehr als fünf Felder vorhanden, werden diese in einem gesonderten Formular angezeigt, wie oben veranschaulicht.

   Sie können Kontakte genauso wie systemeigene Outlook-Kontakte direkt in Outlook erstellen, aktualisieren und löschen. Die Daten werden im externen System entsprechend aktualisiert. Informationen zur Rolle des Clientcache und zu Möglichkeiten zur Optimierung der Leistung der Outlook-Lösung finden Sie unter Business Connectivity Services-Clientcache und Vorgehensweise: Steigern der Leistung der Business Connectivity Services-Lösung bei Verwendung des Cache.