Einrichten von Beschaffungsworkflows

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Einige Organisationen verlangen, dass Kreditorenanforderungen, Bestellanforderungen und nicht bestätigte Produktzugänge von einem Benutzer genehmigt werden, der die Transaktion nicht eingegeben hat. Zum Einrichten eines Genehmigungsprozesses können Sie einen Workflow erstellen.

Ein Workflow stellt einen Geschäftsprozess dar. Ein Workflow definiert, wie ein Dokument das System durchläuft und zeigt an, wer eine Aufgabe abschließen oder ein Dokument genehmigen muss. Die Verwendung des Workflowsystems in der Organisation verspricht mehrere Vorteile:

• Konsistente Prozesse – Sie können den Genehmigungsprozess für bestimmte Dokumente definieren, z. B. Bestellanforderungen und Spesenabrechnungen. Das Workflowsystem trägt dazu bei, dass Dokumente konsistent und effizient verarbeitet und genehmigt werden.

• Prozesssichtbarkeit – Sie können den Status, die Historie und die Leistungskennzahlen einer bestimmten Workflowinstanz nachverfolgen. So können Sie besser feststellen, ob zur Effizienzsteigerung Änderungen am Workflow vorgenommen werden sollten.

• Zentralisierte Arbeitsliste – Benutzer können eine zentralisierte Arbeitsliste öffnen, um die ihnen zugeordneten Workflowaufgaben und -genehmigungen anzuzeigen. Diese Arbeitsliste steht auf den Rollencenterseiten im Microsoft Dynamics AX-Client und in Enterprise Portal zur Verfügung.

Eine Übersicht über das Workflowmodul in Microsoft Dynamics AX finden Sie unter Überblick über das Workflowsystem und Workflowkonzepte. Informationen zum Einrichten von Workflows finden Sie unter Konfigurieren des Workflowsystems.

Erstellbare Workflowtypen

Die folgenden Workflowtypen stehen für die Beschaffung zur Verfügung.

Geben Sie Folgendes ein:	Mit diesem Typ können Sie folgende Aufgaben ausführen:
Katalogimport-Produktgenehmigung	Erstellen Sie Prüfungsworkflows für importierte Katalogprodukte.
Genehmigung des Katalogimports	Erstellen Sie Prüfungsworkflows für importierte Kataloge.
Workflow für Benachrichtigung über Lieferfälligkeit	Erstellen Sie Workflows für Benachrichtigungen zum Fälligkeitsdatum einer Lieferung für nicht bestätigte Produktzugänge.
Workflow für Benachrichtigung über Rechnungseingang	Erstellen Sie Workflows für Benachrichtigungen zum Rechnungserhalt für nicht bestätigte Produktzugänge.
Workflow für Benachrichtigung über Produktzugangsfehler	Erstellen Sie Benachrichtigungsworkflows für fehlgeschlagene Produktzugänge.
Workflow für Benachrichtigung über einen abgelehnten, nicht bestätigten Produktzugang	Erstellen Sie Benachrichtigungsworkflows für abgelehnte und nicht bestätigte Produktzugänge.
Bestellpositionsworkflow	Erstellen Sie Prüfungs- und Genehmigungsworkflows für Bestellpositionen.
Prüfung der Bestellanforderungsposition	Erstellen Sie Prüfungsworkflows für Bestellanforderungspositionen.
Prüfung der Bestellanforderungen	Erstellen Sie Prüfungsworkflows für Bestellanforderungen.
Bestellworkflow	Erstellen Sie Prüfungs- und Genehmigungsworkflows für Bestellungen.
Workflow für Kreditorenkategorieantrag	Erstellen Sie Genehmigungsworkflows für Anforderungen zu Kreditorenkategorieanträgen.
Workflow für Kreditorenkategoriebegründung	Erstellen Sie Genehmigungsworkflows für Begründungsanforderungen zu Kreditorenkategorien.
Workflow für Antrag zum Hinzufügen eines Kreditors	Erstellen Sie Genehmigungsworkflows für Anforderungen zu Anträgen zum Hinzufügen von Kreditoren.
Workflow für Änderungsanforderungen des Kreditorenstatus	Erstellen Sie Genehmigungsworkflows für Anforderungen zu Kreditorenstatusänderungen.

So erstellen Sie einen Workflow

1. Klicken Sie auf Beschaffung > Einstellungen > Beschaffungsworkflows.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.

3. Wählen Sie den zu erstellenden Workflowtyp aus, und klicken Sie dann auf Workflow erstellen.

4. Entwerfen Sie im Workflow-Editor den Workflow, indem Sie die Workflowelemente auf die Canvas ziehen.

5. Konfigurieren Sie jedes Element des Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Workflowsystems.

6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5, um zusätzliche Workflows für die Beschaffung zu erstellen.

Teilnehmertypen

Sie können folgenden Teilnehmergruppen einen Genehmigungsschritt zuweisen.

Benutzergruppe	Beschreibung
Teilnehmer	Weisen Sie den Genehmigungsschritt den Mitgliedern einer Gruppe oder Rolle zu.
Hierarchie	Weisen Sie den Genehmigungsschritt den Benutzern in einer bestimmten Organisationshierarchie zu.
Workflowbenutzer	Weisen Sie den Genehmigungsschritt den Benutzern dieses Workflows zu.
Warteschlange	Weisen Sie den Genehmigungsschritt einer Warteschlange für Arbeitsaufgaben zu.
Benutzer	Weisen Sie den Genehmigungsschritt bestimmten Microsoft Dynamics AX-Benutzern zu.