Einrichten der Budgetsteuerung
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Die Budgetsteuerung ist für Quelldokumente und Buchhaltungserfassungen verfügbar. Quelldokumente umfassen Bestellanforderungen, Bestellungen, Kreditorenrechnungen, Reiseanforderungen und Spesenabrechnungen. Zu Buchhaltungserfassungen gehören Tageserfassungen, Zuordnungserfassungen, Projektausgabenerfassungen und Anlagenerfassungen. Ergibt eine Budgetprüfung, dass Budgetbeträge nicht verfügbar sind, kann die weitere Verarbeitung von Quelldokumenten und Buchhaltungserfassungen abhängig von der Konfiguration der Budgetsteuerung unterbunden werden.
Hinweis
Richten Sie die grundlegende Budgetierung ein, bevor Sie die Budgetsteuerung konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Info über die grundlegende Budgetierung. Wenn Sie Budgetierungsworkflows verwenden möchten, erstellen Sie die Workflows, und weisen Sie sie Budgetcodes zu, wenn Sie die grundlegende Budgetierung einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Budgetierungsworkflows. Richten Sie die Konfiguration der Budgetsteuerung ein, bevor Sie Budgetregistereinträge übermitteln.
Hinweis
Die Budgetsteuerungskonfiguration umfasst eine aktive Version und eine Entwurfsversion. Sie können die Entwurfsversion ändern, wenn die aktive Version eingeschaltet und die Budgetsteuerung in Kraft ist. Beim Arbeiten in der Entwurfsversion können Sie jederzeit auf Wiederstellen aus 'Aktiv' klicken. Beim Klicken auf Wiederstellen aus 'Aktiv' gehen jedoch alle Änderungen an der Entwurfsversion verloren. Wenn die Budgetsteuerungskonfiguration aktiv ist, müssen Sie zum Ändern der Budgetsteuerungskonfiguration auf Bearbeiten klicken.
Definieren der Budgetsteuerungsparameter
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Wählen Sie eine Kontostruktur aus. Enthält der Kontenplan mehrere aktive Kontostrukturen, wählen Sie eine Kontostruktur aus, die für GuV- oder Ausgabenkonten verwendet wird. Diese Kontostruktur schließt den Hauptkontobereich für Ausgabenkonten ein.
Nach der Auswahl einer Kontostruktur werden alle enthaltenen Finanzdimensionen, die für die Budgetierung definiert wurden, in der Liste Budgetdimensionen angezeigt.
Wählen Sie eine Finanzdimension aus, und verschieben Sie sie in die Liste Budgetsteuerungsdimensionen.
Sie wählen die Finanzdimensionen für die Budgetsteuerung unter den von Ihnen für die Budgetierung definierten Finanzdimensionen aus. Dadurch können Sie auf einer Ebene Budgets entwickeln und auf einer anderen Ebene die Budgetsteuerung konfigurieren. So können Sie beispielsweise die Finanzdimensionen "Hauptkonto", "Abteilung" und "Kostenstelle" für die Budgetierung auswählen und dann nur die Dimensionen "Abteilung" und "Kostenstelle" für die Budgetsteuerung verwenden. Mithilfe von Budgetsteuerungsregeln können auch Kombinationen aus Finanzdimensionen für die Budgetsteuerung festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Definieren von Budgetsteuerungsregeln" in diesem Thema.
Wählen Sie ein Budgetsteuerungsintervall aus, z. B. Geschäftsjahr oder Geschäftsjahr bis heute.
Anhand des Budgetsteuerungsintervalls in Verbindung mit dem Budgetzyklus wird bestimmt, wie Beträge zur Budgetprüfung zusammengefasst werden. Wenn Sie z. B. Geschäftsjahr auswählen, werden alle Mittel für das Geschäftsjahr zur Budgetprüfung zusammengefasst. Wenn Sie Geschäftsjahr bis heute oder Budget bis heute auswählen, wird das Enddatum durch die Steuerperiode und den Abschlussstichtag des geprüften Quelldokuments oder der geprüften Buchhaltungserfassung bestimmt.
Wählen Sie die Zeitspanne für den Budgetzyklus aus, mit der die Länge des Budgetzyklus definiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Budgetzyklen.
Wählen Sie einen Budget-Manager aus. Dabei handelt es sich um einen Benutzer, der zur Genehmigung von Budgetworkflows befugt ist. Mithilfe einer Budgetsteuerungsregel kann ein weiterer Budget-Manager festgelegt werden.
Geben Sie im Feld Budgetschwellenwert den Prozentsatz des Budgets ein, das verbraucht werden kann.
Anhand des Schwellenwerts können Warnmeldungen ausgegeben oder Budgetberechtigungen definiert werden, um eine Überschreitung des Budgetschwellenwerts durch bestimmte Benutzergruppen zu verhindern. Dieser Schwellenwert kann 100 Prozent überschreiten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Überschreitung des Budgetschwellenwerts eine Meldung anzeigen, sodass bei einer Überschreitung des Budgetschwellenwerts Meldungen angezeigt werden.
Definieren von Budgetüberschreitungsberechtigungen für Benutzergruppen
Sie können für bestimmte Benutzergruppen das Überschreiten des verfügbaren Budgets zulassen oder verhindern, dass Benutzergruppen das verfügbare Budget oder Budgetschwellenwerte überschreiten. Die Einstellung Verarbeitung bei Erreichen des Schwellenwerts für Überbudgetierung verhindern wird auf alle Benutzer außerhalb der Benutzergruppe angewendet. Die Einstellungen in diesem Formular können durch eine Budgetsteuerungsregel oder Budgetgruppe außer Kraft gesetzt werden.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Berechtigungen für Budgetüberschreitung.
Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie eine Benutzergruppe aus.
Hinweis
Sind keine Benutzergruppen definiert, klicken Sie mit der rechen Maustaste auf das Feld Gruppe. Klicken Sie dann auf Details anzeigen, um das Formular Benutzergruppen zu öffnen, in dem Sie Gruppen erstellen und Benutzer hinzufügen können.
Wählen Sie im Feld Optionen für Überbudgetierung die geeignete Option für diese Benutzergruppe aus.
Verarbeitung von Überbudgetierung verhindern – Benutzer in dieser Gruppe können keinen Budgetregistereintrag verarbeiten, wenn der verfügbare Budgetsaldo nicht für die Buchung ausreicht.
Verarbeitung von Überbudgetierung zulassen – Benutzer in dieser Gruppe können einen Budgetregistereintrag verarbeiten, wenn der verfügbare Budgetsaldo nicht für die Buchung ausreicht.
Verarbeitung bei Erreichen des Schwellenwerts für Überbudgetierung verhindern – Benutzer in dieser Gruppe können keinen Budgetregistereintrag verarbeiten, wenn die Finanzdimension oder das Hauptkonto den festgelegten Schwellenwert für die Buchung überschreitet.
Hinweis
Wenn der Budgetschwellenwert größer als 100 Prozent ist, wirkt sich die Einstellung Verarbeitung bei Erreichen des Schwellenwerts für Überbudgetierung verhindern weniger einschränkend aus als Verarbeitung von Überbudgetierung verhindern.
Definieren der Berechnung für das Bestimmen der verfügbaren Budgetmittel
Im Bereich Verfügbare Budgetmittel können Sie Kontrollkästchen aktivieren, um die Beträge zu bestimmten, die den verfügbaren Budgetmitteln hinzugefügt oder davon abgezogen werden. Ursprüngliches Budget und Tatsächliche Aufwendungen sind standardmäßig aktiviert. Die Standardberechnung lautet somit wie folgt: Verfügbare Budgetmittel = Ursprüngliches Budget - Tatsächliche Aufwendungen. Die Budgetmittelberechnung wird unter den Kontrollkästchen angezeigt. Sie sehen dabei, wie sich die Berechnung beim Aktivieren und Deaktivieren von Kontrollkästchen ändert.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Verfügbare Budgetmittel.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vortragsbeträge einschließen zum Einschließen von Beträgen, die im Rahmen des Jahresendeprozesses für Bestellungen vorgetragen werden, sowie zum Vortragen von Budgetregistereinträgen des Budgettyps Vortragsbudget.
Beträge aus offenen Bestellungen können im Rahmen des Jahresendeprozesses für Bestellungen in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen werden. Budgetreservierungen für Belastungen werden ebenfalls vorgetragen. Wenn Rechnungen für vorgetragene Bestellungen erfasst werden, gelten die tatsächlichen Aufwendungen in der Budgetsteuerung ebenfalls als Vortragsbeträge. Deshalb können diese Beträge für Abfragen und Berichte getrennt von den Beträgen angezeigt werden, die nicht vorgetragen wurden.
Folgende Kontrollkästchen können aktiviert werden, um Beträge in die Berechnung einzubeziehen.
Mit der folgenden Option...
Beträge, die in die Berechnung einbezogen werden
Ursprüngliches Budget
Ursprüngliche Budgetregistereinträge mit dem Dokumentstatus Fertig gestellt. Ebenfalls einbezogen werden die Budgettypen Projekt, Anlagevermögen, Bedarfsplanung und Beschaffungsplanung, die einen Dokumentstatus Fertig gestellt aufweisen. Diese Budgettypen werden nach der Übertragung aus anderen Modulen als ursprüngliche Budgetbeträge behandelt.
Die Summe der Beträge von Budgetregistereinträgen der Budgettypen Ursprüngliches Budget, Überarbeitung, Übertrag, Vortragsbudget, Projekt, Anlagevermögen, Bedarfsplanung und Beschaffungsplanung.
Preliminary budget
Vorläufige Budgetregistereinträge mit dem Dokumentstatus Fertig gestellt. Mit diesen Einträgen wird bei der Überprüfung und Genehmigung des tatsächlichen Budgets ein vorläufiges Budget erstellt.
> [!Note] > Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt wurde.>Budgetüberarbeitungen
Budgetregistereinträge, mit denen dem ursprünglichen Budget Änderungen hinzugefügt werden und die einen Dokumentstatus Fertig gestellt aufweisen.
Budgetüberarbeitungsentwürfe
Budgetregistereinträge, mit denen dem ursprünglichen Budget Änderungen hinzugefügt werden und die einen Dokumentstatus Übersicht aufweisen.
Budgetumbuchungen
Budgetregistereinträge, mit denen Budgetbeträge zwischen Finanzdimensionswerten übertragen werden und die einen Dokumentstatus Fertig gestellt aufweisen.
Entwürfe für zugehende Budgetumbuchungen
Budgetübertrag-Registereinträge, mit denen das Budget erhöht wird und die einen Dokumentstatus Übersicht aufweisen.
Entwürfe für abgehende Budgetumbuchungen
Budgetübertrag-Registereinträge, mit denen das Budget verringert wird und die einen Dokumentstatus Übersicht aufweisen.
Budget apportionments
Budgetregistereinträge mit dem Dokumentstatus Fertig gestellt. Umlagen dienen im öffentlichen Sektor dazu, den Unterschied zwischen Budgetbeträgen und den für Ausgaben genehmigten Beträgen darzustellen. Angenommen, eine Organisation des öffentlichen Sektors verfügt über ein ursprüngliches Budget von 10.000 EUR für ein Konto und genehmigt mit einer Umlage die Ausgabe von 5000 EUR. In diesem Fall kann nur der Umlagebetrag ausgegeben werden.
> [!Note] > Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt wurde.>Tatsächliche Aufwendungen
Tatsächliche Aufwendungen, die im Hauptbuch aus Spesenabrechnungen, Kreditorenrechnungen und Buchhaltungserfassungen gebucht werden. Beträge aus den Quelldokumenten oder Buchhaltungserfassungen werden in die Budgetprüfung nur einbezogen, wenn das Quelldokument oder die Buchhaltungserfassung für die Budgetsteuerung aktiviert ist.
Nicht gebuchte tatsächliche Aufwendungen
Tatsächliche Aufwendungen, die im Hauptbuch noch nicht aus Spesenabrechnungen, Kreditorenrechnungen und Buchhaltungserfassungen gebucht sind. Beträge aus den Quelldokumenten oder Buchhaltungserfassungen werden in die Budgetprüfung nur einbezogen, wenn das Quelldokument oder die Buchhaltungserfassung für die Budgetsteuerung aktiviert ist.
Budgetreservierungen für Belastungen
Budgetreservierungen, die für bestätigte Bestellungen, allgemeine Budgetresierungen oder Reiseanträge erstellt wurden, sowie Budgetregistereinträge mit einem Dokumentstatus Fertig gestellt und einem Budgettyp Belastung.
Budgetreservierung für nicht bestätigte Belastungen
Budgetreservierungen, die für nicht bestätigte Bestellungen, allgemeine Budgetresierungen oder Reiseanträge erstellt wurden, sowie Budgetregistereinträge mit einem Dokumentstatus Übersicht und einem Budgettyp Belastung. Dabei handelt es sich um manuelle Budgetreservierungen, die noch nicht im Gesamtbudgetsalto enthalten sind.
> [!Note] > Budgetprüfungen können für Entwürfe von Quelldokumenten (wie Bestellungen, allgemeine Budgetreservierungen und Reiseanträge) auch ausgeführt werden, wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist. Der Betrag der Budgetreservierung wird jedoch bei nachfolgenden Quelldokumenten nicht in die Budgetprüfung einbezogen. Sie können auf diese Weise ohne Zusage einer Reservierung eine Budgetprüfung für Entwurfsdokumente ausführen.>Verringerung auf Budgetreservierungen für nicht bestätigte Belastungen
Beträge, durch die sich die reservierten, nicht bestätigten Zahlungsverpflichtungen verringern. Da Korrekturen an Bestellungen storniert werden können, soll mit dieser Option eine entsprechende Verringerung des reservierten Budgetbetrags verhindert werden, bis die Korrektur bestätigt wurde.
Budgetreservierungen für Vorabbelastungen
Budgetreservierungen, die für genehmigte und bestätigte Bestellanforderungen erstellt wurden, sowie Budgetregistereinträge, die einen Status Fertig gestellt und einen Budgettyp Vorabbelastung aufweisen.
Budgetreservierungen für nicht bestätigte Vorabbelastungen
Budgetreservierungen, die für genehmigte und nicht bestätigte Bestellanforderungen erstellt wurden, sowie Budgetregistereinträge, die einen Status Übersicht und einen Budgettyp Vorabbelastung aufweisen. Diese manuellen Budgetreservierungen werden durch Budgetregistereinträge erstellt, sind jedoch nicht im Gesamtbudgetsalto enthalten sind.
> [!Note] > Budgetprüfungen können für Entwürfe von Bestellanforderungen auch ausgeführt werden, wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist. Der Betrag der Budgetreservierung wird jedoch bei nachfolgenden Quelldokumenten nicht in die Budgetprüfung einbezogen. Sie können auf diese Weise ohne Zusage einer Reservierung eine Budgetprüfung für Entwurfsdokumente ausführen.>
Auswählen von Quelldokumenten für die Budgetsteuerung
Im Bereich Quelldokumente auswählen können Sie Kontrollkästchen aktivieren, um die Quelldokumente zu bestimmten, die der Budgetsteuerung unterliegen. Sie können mit Kontrollkästchen auch Budgetprüfungen aktivieren, wenn die Positionen für Quelldokumente eingegeben und gespeichert werden.
Wählen Sie die Quelldokumente in Übereinstimmung mit den Kontrollkästchen aus, die Sie im Bereich Verfügbare Budgetmittel für die Berechnung der verfügbaren Budgetmittel aktiviert haben. Wenn Sie beispielsweise Budgetreservierungen für Belastungen in die Berechnung der verfügbaren Budgetmittel einbeziehen, sollten Sie das Kontrollkästchen Bestellungen aktivieren. Wenn die Budgetprüfung für die Beträge und Konten in einer Bestellposition ausgeführt wird, ist Belastung die Budgetsteuerungskategorie, die der Reservierung zugewiesen wird.
Hinweis
Eine Budgetprüfung wird beim Erstellen eines Quelldokuments, nicht jedoch beim Bearbeiten ausgeführt. Die Budgetprüfung wird ausgeführt, wenn ein Quelldokument an den Workflow übermittelt wird und wenn es genehmigt und bestätigt wurde.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Quelldokumente auswählen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestellanforderungen. Die Kontrollkästchen Bestellungen und Kreditorenrechnungen werden automatisch aktiviert.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Bestellanforderungen nicht aktivieren und stattdessen das Kontrollkästchen Bestellungen aktivieren, wird das Kontrollkästchen Kreditorenrechnungen automatisch aktiviert.
Die Kontrollkästchen Kreditorenrechnungen, Reiseanforderungen und Spesenabrechnungen können unabhängig von den anderen Quelldokumenten aktiviert werden.
Hinweis
Wenn das Kontrollkästchen Kreditorenrechnungen aktiviert wird, werden auch Rechnungserfassungen, Rechnungsgenehmigungserfassungen und Rechnungsbucherfassungen für die Budgetsteuerung aktiviert.
Optional: Wenn Sie im öffentlichen Sektor sind und allgemeine Budgetreservierungen nutzen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen General budget reservations. Weitere Informationen finden Sie unter Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector).
Sie können das Kontrollkästchen Budgetsteuerung für Position im Eintrag aktivieren für jedes Quelldokument aktivieren, sodass beim Eingeben und Speichern der Positionen eine Budgetprüfung ausgeführt wird.
Hinweis
Beim Konvertieren einer Bestellanforderung in eine Bestellung wird auch dann eine Budgetprüfung ausgeführt, wenn die Prüfung auf Positionsebene deaktiviert ist. Dadurch wird die Vorabbelastung erleichtert und die Entwurfsbelastung ermöglicht. Beim Erstellen einer Rechnung aus einer Bestellung wird auch dann eine Budgetprüfung ausgeführt, wenn die Prüfung auf Positionsebene deaktiviert ist.
Auswählen von Buchhaltungserfassungen für die Budgetsteuerung
Im Bereich Kostenrechnungserfassungen auswählen können Sie Kontrollkästchen aktivieren, um die Buchhaltungserfassungen zu bestimmten, die der Budgetsteuerung unterliegen. Sie können mit Kontrollkästchen auch Budgetprüfungen aktivieren, wenn die Positionen für Buchhaltungserfassungen eingegeben und gespeichert werden.
Hinweis
Eine Budgetprüfung wird beim Erstellen einer Buchhaltungserfassung, nicht jedoch beim Bearbeiten ausgeführt. Die Budgetprüfung wird ausgeführt, wenn eine Buchhaltungserfassung an den Workflow übermittelt wird und wenn sie genehmigt und gebucht wurde.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Kostenrechnungserfassungen auswählen.
Aktivieren Sie eines der folgenden Kontrollkästchen, um die Budgetsteuerung für Buchhaltungserfassung zu aktivieren:
Tageserfassungen
Zuordnungserfassungen
Projektausgabenerfassungen
Anlagenerfassungen
Sie können das Kontrollkästchen Budgetsteuerung für Position im Eintrag aktivieren für jede Buchhaltungserfassung aktivieren, sodass beim Eingeben und Speichern der Positionen eine Budgetprüfung ausgeführt wird.
Zuweisen von Budgetmodellen zu Budgetzyklen
Sie können einen Budgetzyklus ein Budgetmodell zuweisen, sodass für den Budgetzyklus eine Budgetprüfung ausgeführt wird. Für einen Budgetzyklus kann jeweils nur ein Budgetmodell verwendet werden. Eine Budgetprüfung wird ausgeführt, wenn sich der Abschlussstichtag eines für die Budgetsteuerung aktivierten Quelldokuments oder einer Buchhaltungserfassung im Budgetzyklus befindet.
Hinweis
Der Budgetzyklus muss definiert werden, bevor dem Budgetzyklus ein Budgetmodell zugewiesen werden kann. Im Bereich Budgetmodelle zuweisen können Sie auf die Verknüpfung Budgetmodelle klicken, um das Formular Budgetmodell zu öffnen, und Sie können auf die Verknüpfung Zeitspannen für Budgetzyklus klicken, um das Formular Zeitspannen für Budgetzyklus zu öffnen.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Budgetmodelle zuweisen.
Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie eine Zeitspanne für den Budgetzyklus.
Wählen Sie einen Budgetzyklus aus.
Wählen Sie ein Budgetmodell aus. Nur Budgetmodelle ohne Teilmodelle sind für die Budgetsteuerung verfügbar.
Hinweis
Der für die Budgetsteuerung verwendete Budgetzyklus kann auch durch die Zeitspanne für den Budgetzyklus bestimmt werden, die für eine Budgetsteuerungsregel ausgewählt wurde.
Definieren von Budgetsteuerungsregeln
Budgetsteuerungsregeln sind für die Budgetsteuerung erforderlich. Mit diesen Regeln werden die Kombinationen der Finanzdimensionswerte für die Budgetsteuerung bestimmt. Wenn Sie für die Budgetsteuerung die Finanzdimensionen "Abteilung" und "Kostenstelle" ausgewählt haben, können Sie Regeln für bestimmte Kombinationen von Abteilungen und Kostenstellen definieren, die der Budgetsteuerung unterliegen. Beispiel: Abteilung = Vertriebs und Kostenstelle = *. Dabei ist * ein Platzhalterzeichen, das alle Kostenstellen einschließt.
Hinweis
Kriterien, die sich in zwei oder mehr Regeln auf dieselben Finanzdimensionswerte beziehen, sind nicht zulässig. Wenn alle Kombinationen der Finanzdimensionswerte für die Budgetsteuerung aktiviert werden, können Sie eine Budgetsteuerungsregel ohne Kriterien definieren.
Die Budgetsteuerungsregeln werden anhand der Hauptbuchkonten geprüft, die für Buchhaltungsverteilungen zu Quelldokumenten und für Buchhaltungserfassungen verwendet werden. Wenn die Finanzdimensionen in den Hauptkonten mit den Finanzdimensionen in den Budgetsteuerungsregeln übereinstimmen, wird eine Budgetprüfung ausgeführt.
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Beispiel: Definieren von Budgetsteuerungsregeln zum Festlegen eines anderen Budgetschwellenwerts für eine Abteilung
Die im Bereich Parameter definieren eingegebenen Standardparameterwerte für die Budgetsteuerung werden verwendet, sofern für einzelne Regeln kein anderer Wert für das Budgetsteuerungsintervall, die Zeitspanne für den Budgetzyklus, den Budgetschwellenwert oder den Budget-Manager eingegeben wird. Um beispielsweise einen anderen Budgetschwellenwert nur einer Abteilung zuzuweisen, können Sie zwei Budgetsteuerungsregeln definieren: eine Regel für die jeweilige Abteilung und ihren Budgetschwellenwert und eine weitere Regel für alle anderen Abteilungen und deren Schwellenwert.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Budgetsteuerungsregeln definieren.
Definieren Sie eine Regel, mit der Abteilung 010 einen Budgetschwellenwert 90 erhält.
Klicken Sie auf Neu, um eine Regel zu erstellen, und geben Sie dann einen Regelnamen und eine Beschreibung ein.
Klicken Sie auf dem Inforegister Filter hinzufügen auf Kriterien.
Wählen Sie in die Liste Wo die Finanzdimension Abteilung aus.
Wählen Sie in der Liste Operator die Option ist aus, und geben Sie dann 010 als Abteilungsnummer ein.
Geben Sie im Feld Budgetschwellenwert den Wert 90 ein.
Definieren Sie eine zweite Regel, mit der alle sonstigen Abteilungen einen Budgetschwellenwert 100 erhalten.
Klicken Sie auf Neu, um eine weitere Regel zu erstellen, und geben Sie dann einen Regelnamen und eine Beschreibung ein.
Klicken Sie auf dem Inforegister Filter hinzufügen auf Kriterien.
Wählen Sie in die Liste Wo die Finanzdimension Abteilung aus.
Wählen Sie in der Liste Operator die Option ist größer als und enthält aus, und geben Sie 020 ein. Dadurch werden alle Abteilungen außer Abteilung 010 eingeschlossen.
Geben Sie im FeldBudgetschwellenwert den Wert 100 ein.
Beispiel: Definieren von Benutzergruppenberechtigungen einer Benutzergruppe für eine Budgetsteuerungsregel
Sie können eine Budgetsteuerungsregel definieren, um für bestimmte Finanzdimensionskombinationen eindeutige Benutzergruppenberechtigungen für Budgetbeträge bereitzustellen. Lautet die Standardoption zur Überbudgetierung für alle Benutzergruppen Verarbeitung von Überbudgetierung verhindern, können Sie für bestimmte Finanzdimensionskombinationen eine Regel mit einer anderen Überbudgetierungsoption für eine Benutzergruppe definieren. Beim Definieren einer Budgetsteuerungsregel mit einem Budgetschwellenwert 90 für Abteilung 010 können Sie z. B. für eine Benutzergruppe in Abteilung 010 Benutzergruppenberechtigungen festlegen, die dieser Benutzergruppe die Verarbeitung von Überbudgetierungen erlauben.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Budgetsteuerungsregeln definieren.
Definieren Sie eine Regel, mit der Abteilung 010 einen Budgetschwellenwert 90 erhält.
Klicken Sie auf Budgetberechtigungen für Benutzergruppe.
Wählen Sie für eine der Benutzergruppen in Abteilung 10 im Feld Optionen für Überbudgetierung die Option Verarbeitung von Überbudgetierung zulassen aus.
Wichtig
Wenn Sie Budgetgruppen definieren, müssen Sie die Überbudgetierungsoptionen auswählen, um die Budgetgruppenprüfung bei nicht verfügbaren Mitteln zu verhindern oder zuzulassen. Weitere Informationen finden unter "Definieren von Budgetgruppen" in diesem Thema.
Klicken Sie auf Kopieren, um die aktuellen Budgetberechtigungen für die Budgetsteuerungskonfiguration außer Kraft zu setzen. Wählen Sie eine Benutzergruppe aus, die Sie kopieren möchten, und bearbeiten Sie dann die speziellen Benutzergruppenberechtigungen.
Auswählen von Hauptkonten
Wenn die Finanzdimension "Hauptkonto" für die Budgetsteuerung nicht definiert ist, können Sie die Hauptkonten auswählen, für die die Budgetsteuerungsregeln erzwungen werden. Wenn die Finanzdimension "Hauptkonto" als Budgetsteuerungsdimension definiert ist, ist sie in den Budgetsteuerungsregeln enthalten. Dieser Einrichtungsschritt ist dann nicht erforderlich.
Nur die Hauptkontotypen Summe, Gewinn und Verlust und Ausgaben können ausgewählt werden. Denn diese Konten werden in der Regel für tatsächliche Aufwendungen verwendet. Konten vom Typ Summe sind eingeschlossen, weil Budgetbeträge in Hauptkonten vom Typ Summe gebucht werden können.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Hauptkonten auswählen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die entsprechenden Hauptkonten auszuwählen, oder klicken Sie zur Auswahl aller Hauptkonten auf Alles auswählen.
Sie können auch auf Auswählen klicken, um eine Abfrage zum Filtern der Hauptkontenliste zu definieren.
Optional: Budgetgruppen definieren
Im Bereich Budgetgruppen definieren können Sie Budgetgruppen als Budgetpool oder eine Sammlung von Finanzdimensionswerten definieren, deren Budgets für eine sekundäre Budgetprüfung zusammengelegt werden. Die Finanzdimensionskombinationen in der Budgetsteuerungsregel werden immer auf Budgetbeträge geprüft. Wenn eine Finanzdimensionskombination auch in einer Budgetgruppe festgestellt wird, wird auf der Budgetgruppenebene eine zweite Budgetprüfung ausgeführt.
Angenommen, es gibt eine Budgetsteuerungsregel für alle Kombinationen der Abteilungs- und Kostenstellenfinanzdimensionen. Sie können dann auch eine Budgetgruppe für Abteilung 010 definieren, die alle Kostenstellen in dieser Abteilung einschließt. In dieser Budgetgruppe werden das Budget aller Kostenstellen für Abteilung 010 zusammengelegt. Wenn eine erste Budgetprüfung für eine Kostenstelle in Abteilung 010 fehlschlägt, wird eine zweite Budgetprüfung für das zusammengefasste Budget aller Kostenstellen in Abteilung 010 ausgeführt.
Hinweis
Mehrere Kriterien können für eine Budgetgruppe angegeben werden. Alle Kriterien werden zum Bestimmen der Finanzdimensionskombinationen für die Budgetgruppe verwendet. Für Budgetgruppen und Budgetgruppenmitglieder sind keine überlappenden Kriterien zulässig.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Budgetgruppen definieren.
Der Name des Sachkontos wird oben in der Hierarchie angezeigt.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Budgetgruppenmitglied zu erstellen. Geben Sie einen Namen für die Budgetgruppe und eine Beschreibung ein.
Wenn Sie ein Gruppenmitglied hinzufügen, können Sie Filterkriterien angeben und Benutzergruppen sowie die Standardeigenschaften der Budgetsteuerung ändern.
Klicken Sie auf dem Inforegister Filter hinzufügen auf Kriterien.
In der Liste Wo können Sie z. B. die Finanzdimension Abteilung auswählen.
In der Liste Operator können Sie die Option ist auswählen und dann 010 als Abteilungsnummer eingeben.
Hinweis
Für eine zweite Budgetprüfung muss im Formular Budgetberechtigungen für Benutzergruppe für Budgetsteuerungsregeln die Einstellung Budgetüberschreitungsoption für Budgetgruppenprüfung auf Budgetgruppenprüfung ausführen, wenn keine Budgetmittel verfügbar sind festgelegt werden.
Optional: Meldungsebenen für Benutzergruppen definieren
Im Bereich Meldungsebenen definieren können Sie angeben, dass Warnmeldungen zur Budgetsteuerung für ausgewählte Benutzergruppen nicht angezeigt werden. Benutzer in den ausgewählten Benutzergruppen erhalten basierend auf ihren Berechtigungen für Budgetüberschreitungen weiterhin Fehlermeldungen.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Meldungsebenen definieren.
Klicken Sie auf Alles auswählen, oder aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzergruppen, die keine Warnmeldungen zur Budgetsteuerung erhalten sollen.
Hinweis
Wenn ein Benutzer in einer von Ihnen ausgewählten Benutzergruppe zu mehreren Benutzergruppen gehört, wird für diesen Benutzer keine Warnmeldung angezeigt.
Aktivieren der Budgetsteuerung
Im Bereich Budgetsteuerung aktivieren können Sie eine Budgetsteuerungskonfiguration aktivieren, indem Sie auf Aktivieren klicken. Nach Aktivierung der Budgetsteuerung wird die aktive Budgetsteuerungskonfiguration wirksam.
Wichtig
Wenn Sie die Budgetsteuerung deaktivieren, werden Quelldokumente und Buchhaltungserfassungen mit dem Status Übersicht aus dem Überwachungssystem der Budgetsteuerung entfernt. Keine weiteren Budgetprüfungen werden ausgeführt. Wenn Sie die Budgetsteuerung wieder aktivieren, müssen Sie das Budget möglicherweise manuell anpassen und stornierte Budgetbeträge korrigieren.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetsteuerung > Budgetsteuerungskonfiguration.
Klicken Sie auf Budgetsteuerung aktivieren.
Klicken Sie auf Aktivieren, um die Entwurfsversion der Budgetsteuerungskonfiguration zu aktivieren.
Im Feld Datum der letzten Aktivierung wird das aktuelle Datum und im Feld Aktiviert durch wird Ihre Benutzerkennung angezeigt.
Klicken Sie auf Aktivieren, um die Budgetsteuerung mit der aktiven Konfiguration zu starten.
Der Status der Budgetsteuerung ändert sich in Aktiviert, und die Option Aktivieren wird durch Deaktivieren ersetzt.