Die Terminbuchungsvorlage für Power Platform

Die Terminbuchungsvorlage hilft Ihrer Organisation bei der Einrichtung, Verwaltung und Automatisierung von Terminbuchungen. Eine Personengruppe wie Studierenden, Mitarbeitenden oder Vereinsmitgliedern kann einfach und übersichtlich Termine mit Professoren, Führungskräften ihres Unternehmens oder Teilnehmenden an geplanten Sitzungen buchen.

Die Terminbuchungs-App ermöglicht:

• Besprechungsanbietern, Verfügbarkeit für Termine zu erstellen
• Anfordernden, Verfügbarkeiten zu buchen
• Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten

Die Terminbuchungsvorlage ist unter Microsoft AppSource verfügbar. Das Paket besteht aus zwei Lösungen:

• IT Base enthält Komponenten, die Lokalisierungsfunktionen ermöglichen. Durch die lösungsübergreifenden Komponenten können gemeinsame Zeichenfolgen einmal in der Basislösung lokalisiert werden und alle abhängigen Lösungen profitieren davon.

• Die Terminbuchung enthält alle Komponenten, die Benutzer für die Verwaltung von Terminfenstern und Buchungen benötigen.

IT-Basis-Lösungskomponenten

Die IT Base -Lösung enthält verschiedene Komponenten, die es einem Administrator ermöglichen, die Spracheinstellungen einzurichten und zu verwalten.

• „IT Template Administration“ ist die modellgesteuerte App, mit der ein Administrator lokalisierte Zeichenfolgenwerte erstellen, anzeigen und bearbeiten kann.

• Zwei Tabellen:

  • IT Localization zeichnet die App-String-Ersetzungen für jede lokalisierte Version der App auf.
  • IT Error zeichnet alle Fehler von App und Flows auf

• Eine Auswahl: ISO-Sprachcode speichert die Abkürzung für verfügbare Sprachcodes

Komponenten der Terminbuchungslösung

• Die Terminbuchungs-App ist die Canvas-App, mit der Benutzer Terminfenster und Buchungen verwalten

• Terminbuchung Administrator ist die modellgesteuerte App, in der ein Administrator alle Daten verwalten kann

• Sieben Tabellen:

  • Terminbuchung
  • Termin
  • Standort
  • Terminart
  • Termin Zimmernummer
  • Benutzer

• Zwei Sicherheitsrollen:

  • Terminbuchung – Administrator bietet Zugriff auf modellgesteuerte App und Canvas-App
  • Terminbuchung – Benutzer erteilt Zugriff auf die Canvas-App
  • IT Base – Benutzer ermöglicht den Zugriff auf die modellgesteuerte IT Base-App

• Zwei Möglichkeiten:

  • Unter „Terminort“ werden die verfügbaren Besprechungsmodi gespeichert (z. B. Persönlich, Online, Telefon).
  • Anwesenheit speichert den verfügbaren Status für Termine (z. B. beaufsichtigt, Nichterscheinen, Abgesagt)

• Zehn Power Automate Flows:

  • Neuen Kontakt hinzufügen fügt einen neuen Datensatz in die Kontakttabelle ein, wenn der Anforderer noch nicht hinzugefügt wurde.
  • E-Mail-Benachrichtigung zur Terminbuchung sendet E-Mail-Benachrichtigungen sowohl an den Anforderer als auch an den Meeting-Anbieter, wenn ein Termin erstellt wird
  • Kontakt Outlook-Einladungen erstellt Besprechungseinladungen sowohl für den Anforderer als auch für den Besprechungsanbieter, wenn ein Termin gebucht wird
  • Verschobene Outlook-Einladung verschiebt die Besprechungseinladungen in Outlook und sendet E-Mail-Benachrichtigungen sowohl an den Anforderer als auch an den Besprechungsanbieter.
  • Stornierte Outlook-Einladungen storniert die Besprechungseinladungen in Outlook und sendet E-Mail-Benachrichtigungen an den Anforderer und den Besprechungsanbieter.
  • Ereignis löschen untergeordneter Flow verbindet sich mit stornierten Outlook-Einladungen
  • E-Mail-Erinnerung geplanter Ablauf, der einmal täglich ausgeführt wird
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Kontaktänderung sendet Benachrichtigungen, wenn sich der Meeting-Anbieter ändert.
  • Ersten Kontakt aktualisieren untergeordneter Flow verbindet sich mit der Benachrichtigung über geänderte E-Mail-Adresse des Kontakts
  • Zeitzone abrufen untergeordneter Flow verbindet sich mit diesen Flows:
    • E-Mail-Benachrichtigung zur Terminbuchung
    • Stornierte Outlook-Einladungen
    • E-Mail-Benachrichtigung bei geändertem Kontakt
    • Kontakt-Outlook-Einladungen
    • E-Mail-Erinnerung
    • Umgebuchte Outlook-Einladung

• Drei Anschlusshinweise:

  • Terminbuchung – Dataverse - Verbindungsreferenz an Microsoft Dataverse
  • Terminbuchung – Office 365 Outlook - Verbindungsreferenz zu Microsoft Office 365 Outlook
  • Terminbuchung – Teams - Verbindungsreferenz an Microsoft Teams

Nächster Schritt

Installieren und Einrichten der Vorlage für die Terminbuchung