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Erste Schritte mit Triggern

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Ein Trigger ist ein Ereignis, der einen Cloud-Flow startet. Sie möchten beispielsweise eine Benachrichtigung in Microsoft Teams erhalten, wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet. In diesem Fall ist der Empfang einer E-Mail der Auslöser, der diesen Flow startet.

Power Automate bietet Konnektoren zu Diensten wie SharePoint und Outlook. Die meisten Konnektoren bieten vorgefertigte Trigger, die Sie zum Starten Ihrer Flows verwenden können. Nachfolgend ein Ausschnitt der Trigger, die der Office 365 Outlook-Connector standardmäßig bereitstellt.

Screenshot einiger Office 365-Outlook-Trigger.

Richtigen Trigger auswählen

Trigger können sofort oder manuell, nach einem Zeitplan oder automatisch gestartet werden, wenn ein externes Ereignis eintritt, z. B. wenn eine E-Mail eintrifft.

Trigger für direkte/manuelle Flows

Wenn Sie einen Cloud-Flow durch Antippen einer Schalfläche auf Ihrem Mobilgerät ausführen möchten, um Ihr Team daran zu erinnern, an der täglichen Teambesprechung teilzunehmen, erstellen Sie einen Direktflow. Sie können diese Flows manuell von jedem Gerät aus auslösen.

Trigger für geplante Flows

Wenn Sie einen Cloud-Flow nach einem Zeitplan ausführen möchten, z. B., um wöchentlich einen Projektbericht zu senden, erstellen Sie einen geplanten Flow. Bei geplanten Flows können Sie wählen, wann (Datum und Uhrzeit) und wie häufig (monatlich/täglich/stündlich usw.) der Flow ausgeführt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Flows nach einem Zeitplan ausführen.

Trigger für automatisierte Flows

Wenn Sie einen Cloud-Flow erstellen möchten, der Aufgaben automatisch ausführt, nachdem ein Ereignis eintritt – wie z. B. einen Cloud-Flow, der Sie per E-Mail benachrichtigt, wenn jemand mit einem von Ihnen angegebenen Schlüsselwort twittert – erstellen Sie einen automatisierten Flow.

Hinzufügen eines Triggers zu einem vorhandenen Flow

Wenn Sie einen Trigger in einem vorhandenen Flow bearbeiten, muss der neue Trigger der erste Schritt des Flows sein.

  1. Bearbeiten Sie den Flow und löschen Sie den vorhandenen Trigger.

  2. Nach dem Löschen des Auslösers werden Sie von Power Automate aufgefordert, einen neuen Auslöser auszuwählen.

  3. Suchen Sie nach dem Connector und wählen Sie dann das App-Symbol aus. Der folgende Screenshot zeigt die Ergebnisse, wenn Sie nach Teilen suchen.

    Ein Screenshot, der eine Suche nach einem Connector zeigt.

  4. Wenn Sie das App-Symbol auswählen, werden die entsprechenden Auslöser und Aktionen aufgelistet. Wählen Sie den für Ihre Bedürfnisse geeignetsten Trigger aus.

Lizenzierung für Premium-Connector

Sie benötigen eine eigenständige Power Automate-Lizenz, um auf alle Premium-, lokalen, benutzerdefinierten Connectors zugreifen zu können. Für Flows, die im Kontext einer in Power Apps erstellten App stehen, können Sie die Power Apps-Lizenz einsetzen. Microsoft 365-Planlizenzen können Standardconnectors, aber keine Premium-Connectors verwenden. Weitere Informationen zur Lizenzierung finden Sie im Power Platform-Lizenzierungshandbuch.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Lizenz zu finden.

  1. Melden Sie sich bei Power Automate an.
  2. Klicken Sie auf Meine Flows.
  3. Einen Cloud-Flow auswählen
  4. Gehen Sie zum Abschnitt Einzelheiten und sehen Sie sich die Details unter Planen an.

Anpassen eines Triggers durch das Hinzufügen von Bedingungen

Manchmal müssen Sie einen Trigger so anpassen, dass er nur ausgelöst wird, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie könnten z. B. den SharePoint-Trigger Wenn ein Element erstellt oder geändert wird in Power Automate verwenden. Dieser Trigger wird bei jeder Änderung an SharePoint Elementen ausgelöst. Sie möchten aber möglicherweise, dass der Flow nur ausgelöst wird, wenn ein Element erstellt oder der Status als Genehmigt gekennzeichnet wird. Während Sie andere Ereignisse filtern können, indem Sie dem Flow Bedingungen hinzufügen, wird der Flow weiterhin ausgeführt und die Aufrufe werden als API-Anforderungen gezählt. Dadurch erreichen Sie Ihre API-Anforderungsgrenzen schneller. Um dies zu vermeiden, können Sie Ausdrücke in Triggerbedingungen schreiben und so eine Ausführung vermeiden, wenn die Bedingung des Triggers nicht erfüllt ist.

Triggerbedingungen verwenden, um Flowausführungen zu reduzieren

Triggerbedingungen können dabei helfen, Ihre Flows zu optimieren und die Anzahl unnötiger Ausführungen zu reduzieren. Dies trägt dazu bei, den Verbrauch für Flowausführungen und Power Platform-Anforderungen niedrig zu halten. Mit Triggerbedingungen können Sie mehrere Bedingungen einrichten, die erfüllt sein müssen, bevor ein Flow ausgelöst wird.

Beispielsweise müssen Sie einen Flow erstellen, der jede genehmigte Rechnung verarbeitet. Ohne Auslösebedingungen würde Ihr Flow jedes Mal ausgelöst, wenn eine Rechnungs-E-Mail eingeht, auch wenn die Rechnung nicht genehmigt ist. Dies kann dazu führen, dass der Flow 1.000 Mal für 1.000 Rechnungen ausgeführt wird, obwohl nur 50 davon genehmigt werden.

Durch das Hinzufügen einer Triggerbedingung, die nur ausgelöst wird, wenn eine Rechnung genehmigt ist, wird der Flow nur 50 Mal ausgeführt. Dies bedeutet, dass weniger Power Platform-Anforderungen verarbeitet werden. Wenn die Auslöserbedingung nicht erfüllt ist, wird der Flow nicht ausgelöst und es wird kein Ausführungsverlauf protokolliert.

Dies ist besonders wichtig in Umgebungen mit nutzungsbasierter Bezahlung, in denen jede Flowausführung berechnet wird. Indem Sie die Anzahl der Ausführungen reduzieren, können Sie Ihre Kosten niedrig halten und gleichzeitig die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Anmerkung

Power Automate verwendet entweder den klassischen Cloud-Flow-Designer oder den Cloud-Flow-Designer mit Copilot. Um herauszufinden, welchen Designer Sie verwenden, gehen Sie zum Abschnitt Hinweis unter Den Cloud-Flow-Designer mit Copilot-Funktionen verstehen.

So legen Sie eine Triggerbedingung fest:

  1. Wählen Sie den Trigger des Flows aus.

  2. Wählen Sie oben rechts die Auslassungspunkte (...) >Einstellungen aus.

  3. Wählen Sie unter Auslöserbedingungen Hinzufügen aus.

    Screenshot, der zeigt, wo Sie eine Triggerbedingung hinzufügen.

  4. Fügen Sie einen Ausdruck hinzu, und wählen Sie dann Fertig aus.

    Anmerkung

    Jede Triggerbedingung muss mit einem @-Symbol beginnen.

    Screenshot eines Ausdrucks.

    Befolgen Sie alternativ die Anweisungen unter Einfaches Erstellen von Ausdrücken.

  5. Wenn Sie mehrere Filterbedingungen hinzufügen möchten, wählen Sie +Hinzufügen aus, und fügen Sie Ausdrücke hinzu.

    Standardmäßig müssen alle Bedingungen erfüllt sein, damit die Bedingung wahr ist. Wenn eine Bedingung optional ist, benötigen Sie OR und verwenden Sie dann die Syntax @or (test1, test2,test3).

Einfaches Erstellen von Ausdrücken

Ihr Flow kann Ausdrücke für Sie generieren.

  1. Wählen Sie in Ihrem Flow das +-Zeichen im Abwärtspfeil aus und wählen Sie dann Aktion hinzufügen aus.
  2. Suchen Sie die Aktion Array filtern, und wählen Sie sie aus.
  3. Erstellen Sie auf der Karte Array filtern Ihre Bedingung.
  4. Wählen Sie Im erweiterten Modus bearbeiten und kopieren Sie den Ausdruck.
  5. Fügen Sie den Ausdruck in die Triggerbedingung ein.
  6. Entfernen Sie die Aktion Array filtern.