Beispiel: Reisekostenabrechnung
Das folgende Beispiel zeigt, wie eine typische papierbasierte Ausgabengenehmigung innerhalb der Organisation für mehrere Abteilungen und Mitarbeiter Ineffizienzen mit sich bringt.
Wie Sie an dem Beispiel sehen können, hat jede Person ihre eigenen Probleme, aber das häufige Problem hier ist, dass der Prozess der Ausgabengenehmigung auf Papier erfolgt, was für Lee, Shawna und Rebecca bei der Erstellung ihrer Berichte mühsam und schwierig ist. Nick ist überwältigt von dem eingehenden Papierkram aus dem Team. Abhay muss dann alles transkribieren und für den wöchentlichen Budgetbericht in Excel übertragen und in das Finanzsystem übertragen, zusätzlich zur Buchung ins Finanzsystem. Es dauert eine Weile, bis Charlotte herausfinden kann, wie viel Lee, Shawna und Rebecca ausgegeben haben.
Dies ist ein ideales Problem für Microsoft Power Platform zu lösen, da die Papierformulare als Power Apps-Bildschirme neu erstellt werden können, die Genehmigung in Power Automate eingerichtet werden kann und die Datenanalyse in Power BI durchgeführt werden kann. Auf dieses Beispiel werden wir in dieser Reihe von Artikeln zurückkommen.
Das Geschäftsproblem, für dessen Lösung sich das Team entschieden hat, ist:
Ausgabenberichte: Schaffung eines Prozesses, der für die Mitarbeiter und die Buchhaltungsabteilung effizient ist, eine schnellere Budgetverfolgung ermöglicht und unser Risiko bei Prüfungen verringert.
Wir denken, es ist ziemlich offensichtlich, dass es sich lohnt, digital zu arbeiten. Um eine schnelle Berechnung zu ermöglichen, teilte uns das Prüfungsteam mit, dass es etwa 150 Spesenabrechnungen pro Woche bearbeitet und dass wir $90/Stunde als Standardkosten für unsere Mitarbeiter verwenden. Wenn wir über den gesamten Lebenszyklus jedes Berichts eine Stunde einsparen können, sind das mindestens $500.000 Einsparungen allein durch Zeitverschwendung. Wir müssen das mit den Lizenzkosten und der Zeit für die Entwicklung von Apps verrechnen, aber der CFO erwähnte, dass die Verbesserung der Budgettransparenz und die Einhaltung der Berichtspflicht eine Investition wert sei.
Während des gesamten Planungsprozesses für ein Power Apps-Projekt werden wir auf dieses Beispiel zurückgreifen.
Hinweis
Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)
Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).