Aufbau eines Modells für die Zusammenarbeit

Ein klar definiertes und strukturiertes Modell für die Zusammenarbeit ist für den effizienten Betrieb von einem Fusion Team von zentraler Bedeutung. In diesem Abschnitt werden die Faktoren betrachtet, die zu diesem Erfolg beitragen können, wie klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, ein strukturierter Geschäftsrhythmus, zuverlässige Kommunikationskanäle und ein zugängliches Dokumentationsportal.

Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Um ein effizientes Fusion Team aufzubauen, müssen Sie zunächst klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen. Der Hauptansatz besteht darin, klein anzufangen und nur bei Bedarf mehr Rollen und Personal einzuführen. Verwenden Sie kleinere Ziele, um auf dem Erfolg aufzubauen und den Wert des Fusion Team-Modells zu demonstrieren, bevor Sie ehrgeizigere Projekte in Angriff nehmen.

Ihr Team sollte mindestens die folgenden Mitarbeiter und Rollen umfassen:

• Der Produktbesitzer – in der Regel ist dies die Person, die den Projekterfolg sicherstellen soll. Er oder sie wird auch den klaren und überzeugenden Zweck definieren oder diese Vision gemeinsam mit dem Rest des Teams entwickeln.
• Der Domänenexperte – das ist das geschäftserfahrene Mitglied des Teams, das sowohl die Herausforderung als auch die Lösung versteht und artikulieren kann. Mit der Einfachheit des Low-Code-Ansatzes von Power Apps sollte er oder sie in der Lage sein, den größten Teil des Weges zur Erstellung dieser Lösung zu finden.
• Der professionelle Entwickler – der „Pro Dev“ übernimmt die Lösung vom Domänenexperten und gibt ihr genügend Codierungsunterstützung, damit sie bei Bedarf die beabsichtigte Funktionalität (und nicht mehr) liefern kann.
• Die Administrator – dieses Teammitglied erleichtert Integrations- und Supportszenarien und führt gleichzeitig Back-End-Verwaltungsdienste durch. Jegliche weitere zeitliche und fachliche Unterstützung, die das Kernteam benötigt, kann flexibel hinzugezogen werden, anstatt als festes Mitglied der Gruppe vorhanden zu sein. Dieser Ansatz stellt einen effizienten Betrieb vom Fusion Team sicher und bietet gleichzeitig Zugriff auf mehr Ressourcen, die der Produktbesitzer benötigt, damit das Team seine Ziele erreichen kann.

Einen Rhythmus des Geschäftsmodells aufbauen

Das Synchronisieren von Betriebsrhythmen im Zusammenhang mit der App-Entwicklung im Fusion Team kann die Teameffektivität verbessern, indem es an der folgenden Struktur ausrichtet wird:

• Definieren eines sich wiederholenden Kalenderereignisses für die Teamsynchronisierung. Für die meisten Teams sind wöchentliche oder zweiwöchentliche Status-Update-Meetings in Ordnung. Planen Sie Meetings jedoch nicht um der Meetings willen und vermeiden Sie es, die Häufigkeit von Meetings kurz vor Fristen zu erhöhen, da dieser Ansatz kontraproduktiv sein kann.
• Vereinbarte Arbeitszeiten einhalten. Idealerweise wird Ihr Team an einem gemeinsamen Ort untergebracht, obwohl Fusion Teams auch über geografische und zeitzonenübergreifende Standorte hinweg effektiv arbeiten können. Stellen Sie unabhängig von den Arbeitsvereinbarungen sicher, dass jeder den Zweck und die Dauer der Arbeitszeit versteht und diese Grenzen respektiert.
• Erstellen Sie einen wöchentlichen Rhythmus. Der wöchentliche Rhythmus des Teams sollte Einzelarbeit, gemeinsame Interaktionen und, wenn nötig, effektive Meetings beinhalten. Diese Meetings sollten einen bestimmten Zweck haben, wie zum Beispiel:
  • Scope Reviews – um Teams für neue Initiativen zusammenzubringen.
  • Benutzererfahrungsbewertungen – um App-Design und Mockups zu besprechen. Meetings zur Planung anderer Meetings, Meetings statt E-Mails oder Instant Messages oder Meetings ohne klar definierten Zweck sind Produktivitätskiller.
• Effizient arbeiten. Das Team muss sich intern abstimmen, um die brauchbarste Lösung zu schaffen. Diese Ausrichtung sollte die Möglichkeit beinhalten, Komponenten wiederzuverwenden, die andere erstellt haben.
• Kontinuierliche Fortschritte in Richtung des Ziels beibehalten. Um sicherzustellen, dass das Team seine Ziele erreicht, ist es wichtig, dass alle zusammenarbeiten, um dieses Ergebnis zu erreichen. Für Fusion Teams, die mit Power Apps arbeiten, bedeutet die Aufrechterhaltung dieses Fortschritts, das Feedback der Benutzer zu erfassen und zu verstehen, den Backlog zu priorisieren und eine ganzheitliche Roadmap des gesamten Projekts zu erstellen und zu pflegen.
• Erstellen Sie eine Unterstützungsmatrix. Eine Unterstützungsmatrix bietet einen strukturierten Ansatz, um die notwendige Unterstützung zu erhalten, um die Gesamtziele des Teams zu erreichen. Eine unvermeidliche Herausforderung für Geschäftstechnologen, die direkt Apps erstellen, besteht darin, wenn sie an die Grenzen ihres Wissens und ihrer Fähigkeiten stoßen. An wen wenden sie sich zu diesem Zeitpunkt und wie tun sie das? Wie gehen sie mit einem Benutzerfehlerbericht um? Diese Matrix sollte darlegen, wie sie ein Support-Ticket erstellen können, um basierend auf dem Schweregrad des Problems das richtige Team mit der Fehlerbehebung und Lösung des Problems zu beauftragen. Diese Matrix erläutert für jedes Support-Szenario den Eskalations- und Fehlerbehebungspfad.

Definieren, wie das Team kommuniziert

Die Standardisierung der Teamkommunikation ist eine weitere wesentliche Komponente für die Aufrechterhaltung eines effizienten Betriebs. Alle Teammitglieder müssen wissen, wie das Team verbunden ist, insbesondere in asynchronen Modi über Zeitzonen hinweg. Ihre Kommunikationsstrategie sollte die folgenden Bereiche berücksichtigen:

• Kanäle. Welche Kanäle wird das Team für die primäre und sekundäre Kommunikation verwenden? Was sind jeweils die Vor- und Nachteile? In einer Welt voller Wahlmöglichkeiten ist der einfache Einsatz von E-Mail möglicherweise nicht die beste Lösung und Optionen wie Microsoft Teams können für mehr Klarheit, verbesserte Rückverfolgbarkeit und höhere Rücklaufquoten sorgen.
• Benachrichtigungsarten. Wie werden Sie Ihr Team über Updates oder Ereignisse informieren, bei denen es Maßnahmen ergreifen muss?
• Häufigkeit und Volumen von Nachrichten. Wie oft informieren Sie Ihr Team? Eine tägliche Mitteilung kann eine nützliche Zusammenfassung dessen liefern, was an diesem Tag passiert ist, aber einige Nachrichten erfordern möglicherweise frühere Maßnahmen. Die meisten Wissensarbeiter sind mit E-Mails überlastet. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Gleichgewicht zwischen Häufigkeit und Volumen erreichen, um zu vermeiden, dass Teammitglieder mit projektbezogenen Nachrichten überschwemmt werden.
• Automatisierung. Wie können Sie den Kommunikationsprozess automatisieren? Standardisierte E-Mail-Vorlagen, Bots und Ereignisbenachrichtigungen können hilfreich sein, müssen aber verantwortungsvoll eingesetzt werden, wenn sie die Reaktionsfähigkeit der Teammitglieder nicht überfordern sollen.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten. Nicht jeder in einem Team wird das gleiche Niveau an Kommunikationsfähigkeiten haben, aber jeder kann sich verbessern. Einfache Ansätze wie die Auswahl eines guten Betreffs für eine E-Mail machen einen dramatischen Unterschied darin, wie gut das Team auf diese Nachricht reagiert. Ermutigen Sie in allen Mitteilungen zu einfachem und effektivem Schreiben. Wenn es Aktionen gibt, die Teammitglieder ergreifen müssen, seien Sie spezifisch und nennen Sie diese Aktionen in der Betreffzeile.

Ein Beispiel für den Einsatz effektiver Kommunikationsfähigkeiten könnte das erforderliche Ändern einer Tabellendefinition in Dataverse, wie das Hinzufügen mehrerer Felder, sein. Wenn Sie eine Benachrichtigung über diese beabsichtigte Änderung senden, muss das Team verstehen, dass, wenn es nicht innerhalb einer angemessenen Frist antwortet, diese fehlende Antwort eine Zustimmung anzeigt. Standardisierte und logische Kommunikationsprozesse helfen, die Effizienz zu verbessern und die erwarteten Ergebnisse zu liefern.

Veröffentlichen Sie ein Dokumentationsportal

Die Dokumentation ist nicht nur ein optionaler Bestandteil eines jeden Projekts – sie ist unerlässlich für die Kommunikation, Zusammenarbeit, den Support und den laufenden Betrieb. Kommentierter Code ist guter Code, und das Erstellen umfassender Erklärungs- und Schulungsdokumentationen ist ein wesentlicher Bestandteil der Bereitstellungs- und Lernphasen jedes Fusion-Projekts.

• Anwendungskatalog. Der Anwendungskatalog ist eine Matrix oder Tabelle, die alle Anwendungen innerhalb der Verantwortung eines bestimmten Teams zusammenfasst und koordiniert. Der Katalog enthält alle jeweiligen Besitzer aus dem Abschnitt über Rollen und Verantwortlichkeiten. Eine Schlüsselfunktion besteht darin, sicherzustellen, dass das Team genau weiß, wem was gehört, wodurch der Prozess der Kontaktaufnahme mit dem richtigen Teammitglied für spezifische Antworten vereinfacht wird.
• Technische Fragen. Ihr Team sollte ein Repository mit häufig gestellten (oder sogar nicht so häufig gestellten) technischen Fragen zum Betrieb der App pflegen. Diese Fragen müssen vernünftig und die Antworten gut geschrieben und zugänglich sein.
• Anleitungshandbücher. Anleitungen sind sofort verständliche Verfahrenssätze, die einfache Antworten auf häufige Fragen zur Einrichtung und Bedienung bieten. In der Regel beantworteten sie eine bestimmte Frage, z. B. „Wie fange ich an, eine neue App zu erstellen?“.
• Onboarding. Onboarding-Anweisungen sind nur interne Dokumente, die neuen Teammitgliedern helfen sollen. Diese Dokumentation würde Informationen wie Zugriffsanfragen, Beitritt zu E-Mail-Verteilerlisten, Einrichten und Abonnieren von Benachrichtigungen usw. enthalten.

Bewährte Methoden

Die folgenden bewährten Methoden sollen dabei helfen, Grenzen und Ansätze für eine effiziente Arbeit in Fusion Teams zu definieren.

Rechenschaftspflicht

Während herstellergeführte Entwicklungs- und Fusion Teams eine schnelle Anwendungsentwicklung und -bereitstellung ermöglichen, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese Bemühungen offen und in Partnerschaft mit der IT-Abteilung durchgeführt werden. Hersteller müssen gegenüber der IT rechenschaftspflichtig sein, um Probleme im Zusammenhang mit dem Wachstum von Schatten-IT-Systemen zu vermeiden.

Folglich muss die IT benachrichtigt werden, wenn ein Hersteller mit dem Erstellen einer App beginnt. Diese Benachrichtigung erleichtert wiederum den Entwicklungsprozess, da die IT dem Hersteller und dem Fusion Team geeignete Unterstützung bieten und ihnen helfen kann, gut konzipierte Apps zu erstellen, die ordnungsgemäß gesichert und verwaltet werden.

Automation

Eine gut implementierte Automatisierung kann die Produktivität enorm steigern. Ein Beispiel dafür, wie Sie den Erfolg der Lösungsbereitstellung steigern können, ist die Automatisierung aller erforderlichen Prüfungen in Bereitstellungen mit mehreren Lösungen. Diese automatisierten Prüfungen können Folgendes umfassen:

• Überprüfung der Lösungsversion, bei der jede Bereitstellung eine aktualisierte Versionsnummer verwendet, wodurch Probleme bei der Fehlerbehebung vermieden werden.
• Doppelte Verbindungsreferenzen.
• Fehlende Verbindungsreferenzen.
• Doppelte Komponenten.

Die PR-Checker-Lösung enthält ein Beispiel, wie diese Automatisierung effektiv integriert werden kann.

Berichterstellung

Fusion Teams und von Herstellern entwickelte Apps müssen sich an einem Data-First-Ansatz orientieren, was bedeutet, Apps zu entwickeln, bei denen der Erfolg direkt überwacht werden kann. Um dieses Ergebnis zu erzielen, ist eine gute Instrumentierung erforderlich, die es ermöglicht, herauszufinden, was das Team gut macht, sowie eine Analyse dieses Feedbacks, um genaue Einschätzungen der Effektivität einer bestimmten App zu erhalten. Um dieses Ergebnis zu erzielen, sollten Sie:

• Anwendungen überwachen und bewerten. Nur weil eine Person etwas für nützlich oder eine gute Idee hält, bedeutet das nicht automatisch, dass alle es wertschätzen werden. Teams müssen die Benutzerfreundlichkeit von Apps überwachen und ihre Funktionalität bewerten, um sicherzustellen, dass alle neuen Entwicklungen nützlich sind und ordnungsgemäß funktionieren.
• Fördern Sie gutes Urteilsvermögen. Mit anderen Worten: Erstellen Sie keine Apps, nur weil Sie es können – erstellen Sie sie nur, um eine bestimmte geschäftliche Anforderung zu erfüllen.

Nächster Schritt: Etablierung einer Co-Entwicklungs-Governance