Wichtige Informationen aus E-Mails und Antwortentwürfe abrufen

Das schnelle Herausziehen wichtiger Informationen aus Kunden-E-Mails und das Verfassen der richtigen Antwort kann für vielbeschäftigte Kundenservice-Vertreter eine Herausforderung sein. Microsoft 365 Copilot für den Service erledigt das in Sekundenschnelle für Sie? Wenn Sie eine E-Mail in Outlook öffnen, zeigt Copilot für den Service eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen in der E-Mail an. Verfassen Sie ganz einfach eine Antwort mit der im Seitenbereich sichtbaren Zusammenfassung – oder noch einfacher: Lassen Sie Copilot für den Service eine Antwort für Sie verfassen. Dies nutzt KI, um einen vorgeschlagenen Entwurf basierend auf dem Inhalt und Kontext der E-Mail zu generieren. Nutzen Sie den vorgeschlagenen Entwurf unverändert oder als Ausgangspunkt für Ihre eigene Antwort.

Vorgeschlagene Inhalte ersetzen keine Inhalte, die sich bereits im Text Ihrer Antwort-E-Mail befinden. Sie werden an vorhandenen Inhalt angehängt.

Wichtige E‑Mail-Informationen anzeigen

Copilot für den Service generiert eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen für E-Mails oder E-Mail-Threads mit mindestens 1.000 Zeichen oder etwa 180 Wörtern. Die Zusammenfassung ist eine Aufzählungsliste mit bis zu 400 Zeichen. Die Karte Wichtige E-Mail-Informationen enthält Folgendes:

• E-Mail-Daten, die in der E-Mail-Zusammenfassung verwendet werden, mit Zitiernummern. Wählen Sie die Zitiernummer aus, um den genauen Zitattext aus der E-Mail und den Namen der Person anzuzeigen, die ihn zitiert.
• „E-Mail entwerfen“-Schaltfläche , um mit KI-Unterstützung auf die E-Mail zu antworten.
• Optionen zum Kopieren der Zusammenfassung oder zum Teilen von Feedback dazu.

E-Mail mit Copilot verfassen

Wenn Sie E-Mail verfassen im Copilot für den Service-Bereich auswählen, können Sie eine der folgenden vordefinierten Eingabeaufforderungen zum Verfassen einer Antwort auswählen:

• Anruf vorschlagen: Angebot, den Kunden am selben oder am nächsten Tag anzurufen.
• Weitere Informationen anfordern: Fordern Sie vom Kunden weitere Details an, um das Problem zu lösen.
• Mit Feedback Empathie zeigen: Einem Kunden, der eine Beschwerde äußert, ein empathisches Antwort bieten.
• Produkt-/Dienstleistungsdetails angeben: Bieten Sie Details an oder beantworten Sie Kundenfragen zu einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung.
• Lösen Sie das Problem des Kunden: Bieten Sie eine Lösung und ggf. Lösungsschritte für das Problem des Kunden an.
• Benutzerdefiniert: Ermöglicht Ihnen, eine eigene Eingabeaufforderung für die Antwort bereitzustellen.

Benutzerdefinierte Eingabeaufforderung verwenden

Verwenden Sie die benutzerdefinierte Eingabeaufforderung, um Gesprächsthemen einzuschließen, Ihre Ziele für die E-Mail anzugeben und deren Länge und Ton festzulegen. Wählen Sie dann den Pfeil Antwort erstellen aus, um die Antwort zu generieren. Überprüfen Sie immer die Antwort , bevor Sie sie an Ihren Kunden weitergeben. Sie können die benutzerdefinierte Eingabeaufforderung bei Bedarf überarbeiten, und wählen Sie dann Aktualisieren aus, um die Antwort zu aktualisieren.

Anmerkung

• Vorhandener Inhalt im E-Mail-Text wird nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird an alle vorhandenen Inhalte im E-Mail-Text angehängt.
• Sie können vorgeschlagene Inhalte für E-Mails generieren, die interne E-Mail-Adressen enthalten. Wenn alle E-Mail-Adressen intern sind, wird nur die Option zur Eingabe der benutzerdefinierten Eingabeaufforderung angezeigt. Wenn Sie eine externe E-Mail-Adresse hinzufügen, werden vordefinierte Antwortkategorien zur Verfügung gestellt.

Im Bereich zur benutzerdefinierten Eingabeaufforderung können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• Wenn Sie eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung eingeben, werden basierend auf dem Kontext Ihrer E-Mail vorgeschlagene Eingabeaufforderungen angezeigt. Sie können eine vorgeschlagene Eingabeaufforderung auswählen, um sie dem Textfeld der benutzerdefinierten Eingabeaufforderung hinzuzufügen.
• Sie können mit der Maus über den vorgeschlagenen Inhalt fahren und das Symbol Favoriten auswählen, um eine Eingabeaufforderung zu speichern. Wählen Sie die Registerkarte „Favoriten“ aus, um Ihre gespeicherten Eingabeaufforderungen anzuzeigen und zu verwenden. Sie können das Symbol „Favoriten” löschen, um eine Eingabeaufforderung aus Ihrer Registerkarte „Favoriten“ zu entfernen.
• Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen aus.

Vorgeschlagene Antworten überprüfen und kopieren

Wenn Sie eine der vordefinierten Eingabeaufforderungen ausgewählt haben, generiert Copilot eine vorgeschlagene Antwort. Der vorgeschlagene E-Mail-Entwurf enthält Folgendes:

• Zeigt die Groß-/Kleinschreibung an, die zum Generieren des E-Mail-Inhalts verwendet wird. Sie können einen anderen Fall wählen, wenn der Entwurf nicht Ihren Anforderungen entspricht.
• Optionen zur Feinabstimmung der Inhalte. Sie können den vorgeschlagenen E-Mail-Entwurf verfeinern, indem Sie eine neue Eingabeaufforderung bereitstellen, die auf dem vorherigen Vorschlag aufbaut. Dadurch können Sie Ihre E-Mail-Antworten optimieren. Sie können die Länge und den Ton des Entwurfs anpassen oder dem E-Mail-Entwurf zusätzliche Details hinzufügen, indem Sie Entwurf anpassen verwenden.
• Der von Copilot für den Service generierte E-Mail-Entwurf ist in derselben Sprache wie die E-Mail. Sie können den E-Mail-Entwurf jedoch mit der Option Entwurfssprache in Entwurf anpassen auf eine andere Sprache einstellen.
• Mit weiteren Optionen können Sie von vorne beginnen oder die frühere Version des generierten Entwurfs wiederherstellen.

Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor und wählen Sie dann Zur E-Mail hinzufügen aus, damit die Anwendung den Inhalt in den E-Mail-Text einfügt.

Anmerkung

Vorhandene Inhalte im E-Mail-Text werden nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

Sie können auch In E-Mail kopieren auswählen, um die gesamte Antwort in Ihren Entwurf zu kopieren. Oder wählen Sie einen Teil der Antwort aus und verwenden Sie das Rechtsklick-Menü, um die Auswahl zu kopieren und einzufügen.