Überprüfen und Signieren einer Signaturanforderung mithilfe von SharePoint eSignature
Wenn eine Signaturanforderung erstellt wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die Empfänger gesendet. (In einigen Fällen erhalten Empfänger auch Benachrichtigungen in Teams über die App "Genehmigungen".) Die Benachrichtigung enthält Details der Anforderung, einschließlich aller Empfänger, die signieren müssen, und alle Signaturanweisungen. Ein Empfänger benötigt keine SharePoint-Lizenz oder kein Microsoft-Konto, um die Anforderung zu signieren.
Zugreifen auf das zu unterzeichnende Dokument
Wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wählen Sie Anforderung in der E-Mail anzeigen aus, um den Signierungsprozess zu starten.
Zustimmung zur Verwendung Ihrer elektronischen Signatur
Um den elektronischen Signaturprozess fortzusetzen, müssen Sie den Geschäftsbedingungen zustimmen und sich damit einverstanden erklären, Ihre elektronische Signatur zum Signieren zu verwenden. Auf dem Bildschirm SharePoint eSignature-Geschäftsbedingungen :
Wählen Sie Zustimmen aus, um Ihre elektronische Signatur zu verwenden, und fahren Sie mit dem Signierungsprozess fort.
Oder wählen Sie Ablehnen aus, wenn Sie Ihre digitale Signatur nicht verwenden möchten, und wenden Sie sich an die Person, die Ihre Signatur angefordert hat, um die Signatur mit einer anderen Methode zu vervollständigen.
Wenn Sie den Bildschirm Nutzungsbedingungen für SharePoint eSignature schließen, ohne die Schaltfläche Zustimmen auszuwählen, können Sie das Dialogfeld erneut öffnen, indem Sie im oberen linken Bereich des Dokuments die Schaltfläche Offenlegung anzeigen auswählen.
Signieren des Dokuments
Nachdem Sie die Geschäftsbedingungen für eSignature akzeptiert haben, wird die Dokumentanzeige in einer neuen Browserregisterkarte geöffnet. Hier können Sie im Dokument navigieren und lesen und den Inhalt überprüfen. Wenn Sie zum Signieren bereit sind, wählen Sie Start aus. Diese Aktion bringt Sie an die erste Stelle, an der Ihre Eingabe benötigt wird.
Es gibt drei verschiedene Arten von Eingaben, nach denen Sie gefragt werden können:
Signatur
Mit elektronischen Signaturen können Sie ein Dokument digital signieren, indem Sie eine Darstellung Ihrer physischen Signatur hinzufügen können.
Um Ihre Signatur hinzuzufügen, geben Sie Ihren Namen ein. Wenn Sie einen anderen Schriftschnitt für Ihre Signatur auswählen möchten, wählen Sie Schriftart ändern und dann die gewünschte Schriftart aus.
Wählen Sie Fertig aus, um Ihre Signatur zum Dokument hinzuzufügen.
Wählen Sie Weiter aus, um zur nächsten Position im Dokument zu wechseln, die Ihre Eingabe erfordert.
Initialen
An einigen Stellen im Dokument werden Sie möglicherweise aufgefordert, Ihre Initialen hinzuzufügen, um eine bestimmte Klausel zu bestätigen.
Wählen Sie hier Initial aus, und geben Sie Ihre Initialen ein. Diese Aktion ist bereits ausgefüllt, wenn Sie Ihre Signatur bereits eingegeben haben.
Wählen Sie Weiter aus, um zur nächsten Position im Dokument zu wechseln, die Ihre Eingabe erfordert.
Datum
Das Datum ist mit dem Datum des aktuellen Tages vorab aufgefüllt.
Übermitteln des signierten Dokuments
Wenn Sie alle erforderlichen Eingaben eingegeben haben, wählen Sie Senden aus, um den Signierungsprozess abzuschließen.
Die status der Anforderung ändert sich von In Bearbeitung in Abgeschlossen. Das Dokument wird schreibgeschützt. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass Ihre Signatur empfangen wurde und der Anfordernden benachrichtigt wird.
Nachdem alle Personen das Dokument signiert haben, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis, wo Sie das Dokument und die Anforderungsdetails anzeigen können. Das Dokument ist 30 Tage lang über die Schaltfläche Anforderung anzeigen in der E-Mail verfügbar. Stellen Sie daher sicher, dass Sie es für Ihre eigenen Datensätze herunterladen.
Das Signieren des Dokuments ablehnen
Wenn Sie das Dokument überprüfen und es nicht signieren möchten, können Sie das Signieren ablehnen.
Wählen Sie in der Dokumentanzeige Weitere Optionen (...) und dann Zum Signieren ablehnen aus.
Geben Sie auf dem Bildschirm Sie lehnen das Signieren ab einen Grund für die Nichtsignatur des Dokuments ein, und wählen Sie dann Ablehnen aus. Wenn Sie Ihre Meinung ändern, wählen Sie Abbrechen aus.
Nachdem Sie dies abgelehnt haben, können Sie Ihre Signatur nicht mehr hinzufügen, aber Sie können das Dokument im schreibgeschützten Modus sehen.
Nachdem Sie abgelehnt haben, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Anfordernden gesendet, dass Sie das Dokument nicht signieren möchten. Wenn Sie das Signieren ablehnen, wird der Signierungsprozess abgeschlossen und die status der Anforderung von In Bearbeitung in Abgelehnt geändert.
Wenn weitere Empfänger vorhanden sind, erhalten sie auch eine Benachrichtigung, dass die Anforderung abgelehnt wurde.
Anzeigen des Anforderungsverlaufs und der Details
Unabhängig davon, ob Sie ein Anforderer oder ein Empfänger sind, können Sie anforderung aus einer Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen auswählen, um das Dokument anzuzeigen und mehr über die Anforderung zu erfahren.
Wählen Sie in der Dokumentanzeige die Registerkarte Verlauf anzeigen aus, um die status der Anforderung anzuzeigen. Im Bereich Verlauf können Sie die Empfänger sehen, die noch nicht signiert haben, und die aktivitäten, die bisher stattgefunden haben, z. B. wann die Anforderung erstellt wurde und wer die Empfänger sind.
Wählen Sie die Registerkarte Details anzeigen aus, um die Details der Anforderung anzuzeigen. Im Detailbereich sehen Sie den Titel der Anforderung, alle Anweisungen, die der Anfordernde beim Senden der Anforderung hinzugefügt hat, und an wen die Anforderung gesendet wurde.
Überwachen der status einer Anforderung
Wenn Sie eine Signaturanforderung mit SharePoint eSignature erstellen, durchläuft sie verschiedene Phasen, die sich im Anforderungsstatus widerspiegeln. Sie können die status einer Anforderung anzeigen, indem Sie in einer der E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie über die Signaturanforderung erhalten haben, die Option Anforderung anzeigen auswählen. In der folgenden Tabelle sind der Anforderungsstatus und ihre Bedeutung aufgeführt.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| In Bearbeitung | Die Anforderung wird ausgeführt, sobald sie erstellt wurde. Die status bleibt in diesem Zustand, bis die Anforderung von allen Empfängern überprüft oder vom Absender der Anforderung abgebrochen wurde. |
| Abgeschlossen | Die Anforderung wird abgeschlossen, wenn alle Empfänger das Dokument signiert haben. |
| Abgebrochen | Die Anforderung wurde vom Absender abgebrochen. |
| Abgelehnt | Einer der Empfänger hat das Signieren abgelehnt. |
Wenn die status einer Anforderung Abgeschlossen, Abgebrochen oder Abgelehnt lautet, kann die Anforderung nicht mehr vom Absender oder den Empfängern bearbeitet werden. Wenn beispielsweise ein Empfänger eine Anforderung ablehnt, muss der Absender eine neue Anforderung senden, nachdem der Grund für die Ablehnung behoben wurde. Die ursprüngliche abgelehnte Anforderung kann nicht bearbeitet werden.
Hinweis
Bei Anforderungen, die über andere elektronische Signaturanbieter gesendet werden, wird die status vom Signaturanbieter bestimmt und kann sich von den oben beschriebenen status unterscheiden.
Zugreifen auf das signierte Dokument
Mit Microsoft SharePoint eSignature signierte Dokumente
Alle an der Anforderung beteiligten Parteien erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Anforderung abgeschlossen wurde und die status der Anforderung abgeschlossen ist. In der E-Mail können Sie Signiertes Dokument anzeigen auswählen, um auf das signierte Dokument und den Anforderungsverlauf zuzugreifen. Unterzeichner können 30 Tage nach Erhalt der E-Mail-Benachrichtigung weiterhin auf das signierte Dokument zugreifen und es herunterladen. Darüber hinaus können Anforderungssender direkt aus der E-Mail auf den Ursprünglichen Ordner zugreifen, in dem das signierte Dokument gespeichert wurde.
Hinweis
Wenn Sie ein PDF-Dokument auf einer SharePoint-Website öffnen, werden die Details der Anforderung nicht angezeigt, wenn Der STANDARDMÄßIGe PDF-Viewer auf Adobe festgelegt ist. Sie müssen den PDF-Viewer als Standard-Viewer festlegen.
Sicherheit des signierten Dokuments
Nachdem alle Empfänger das Dokument signiert haben, werden die Signaturen hinzugefügt, und der signierten PDF-Datei wird ein Überwachungspfad angefügt. Details der Anforderung, einschließlich Aktivitäten und Zeitstempeln, wann sie während des Signaturprozesses aufgetreten sind, sind enthalten. Die Details umfassen das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Anforderung, Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung der Empfänger usw. Diese Details stellen einen Beweis für die Integrität des Signaturprozesses bereit. Das signierte Dokument wird dann von einem Microsoft-Zertifikat digital signiert, um sicherzustellen, dass es nicht manipuliert werden kann.
Mit anderen Signaturanbietern signierte Dokumente
Alle Parteien erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung vom Anbieter, wenn die Dokumentsignatur abgeschlossen ist. Die E-Mail enthält in der Regel einen Link zum signierten Dokument oder als Anlage. Darüber hinaus wird automatisch eine Kopie des signierten Dokuments in SharePoint gespeichert. Nach dem Speichern erhält der Ersteller der Anforderung eine E-Mail von SharePoint eSignature mit einem Link zum SharePoint-Speicherort. Das signierte Dokument wird in einem anbieterspezifischen Ordner in der SharePoint-Dokumentbibliothek des Originaldokuments gespeichert (das Originaldokument ist die PDF-Datei, von der die Anforderung initiiert wurde). Das signierte Dokument finden Sie unter folgendem Ordnerpfad: [Dokumentbibliothek] > Apps\Signierte Dokumente\anbieter (z. B. Contoso Documents > Apps > Signed documents > Docusign). Die Aufbewahrungsrichtlinie des gespeicherten Dokuments erbt die vom SharePoint- oder Mandantenadministrator festgelegte Aufbewahrungsrichtlinie.
Hinweis
Eine Kopie des signierten Dokuments wird nicht gespeichert, wenn die Anforderung abgelehnt oder abgebrochen wird. Jedes zusätzliche Dokument, das beim Erstellen einer Anforderung über die Drittanbieterplattform (d. h. außerhalb von sharePoint) hochgeladen wird, wird ebenfalls nicht in sharePoint gespeichert. Nur von SharePoint initiierte Dokumente werden wieder in SharePoint gespeichert.