Automatisieren der Dokumentgenerierung mit Microsoft Syntex und Power Automate

Mithilfe der Inhaltsassembly in Microsoft Syntex zusammen mit Power Automate können Sie die Generierung von Dokumenten mithilfe moderner Vorlagen automatisieren.

Automatisieren der Dokumentgenerierung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dokumente mithilfe einer modernen Vorlage und Power Automate automatisch zu generieren.

1. Melden Sie sich bei Power Automate an.

2. Wählen Sie im linken Bereich Connectors aus. Suchen Sie im Suchfeld nach SharePoint, und wählen Sie dann den SharePoint-Connector aus.

3. Wählen Sie auf der SharePoint-Connectorseite den Trigger aus, den Sie zum Starten des automatisierten Dokumentgenerierungsprozesses verwenden möchten.

   Es wird empfohlen, mit einem der folgenden drei Trigger zu beginnen:

   • Wenn ein Element erstellt wird
   • Wenn ein Element erstellt oder geändert wird
   • Wenn ein Element gelöscht wird

4. Richten Sie als Nächstes den Trigger ein, indem Sie die SharePoint-Websiteadresse und den Namen der SharePoint-Liste eingeben. Wählen Sie Neuer Schritt aus.

   

5. Wählen Sie den SharePoint-Connector erneut aus. Suchen Sie im Suchfeld nach der Aktion Dokument mit Syntex generieren, und wählen Sie sie aus.

   

6. Geben Sie die Websiteinformationen ein, und wählen Sie die Dokumentbibliothek aus, die die moderne Vorlage enthält.

7. Sobald die Vorlage ausgewählt ist, werden die Vorlagenfelder angezeigt. Ordnen Sie die Felder den Spalten in der Liste zu.

   Hinweis

   Die Datenzuordnung in der Vorlage wird in dieser Aktion nicht unterstützt. Wenn Sie z. B. ein Feld in Ihrer Vorlage einer verwalteten Metadatenspalte zugeordnet haben, können Sie dieses Feld während der automatisierten Generierung einer Spalte in einer Liste zuordnen.

8. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus, um den Flow zu speichern.

   Hinweis

   Es wird empfohlen, Vorlagen zu verwenden, bei denen Benutzer keine Werte für die Dokumentgenerierung manuell hinzufügen müssen. Wenn die Vorlage eine manuelle Eingabe für ein Feld erfordert, können Sie diesen Wert für das Feld angeben, anstatt ihn einer SharePoint-Listenspalte zuzuordnen.
   
   Derzeit werden mit dieser Aktion nur Word Dokumente (.docx) unterstützt.

9. Um mit dieser Aktion eine PDF-Datei zu generieren, geben Sie .pdf als Erweiterung im Dateinamen an.

10. Wenn eine Vorlage aus einem Tabellenplatzhalter besteht, enthält dieses Feld alle Spaltennamen im Vorschlag, der im Feld Risiken angezeigt wird.

    Um die Tabelle auszufüllen, sollten Platzhalterwerte als Liste von JSON-Objekten mit Spaltennamen und Werten übergeben werden. Zum Beispiel:

    [{"Column 1":"Low","Column 2":"Test","Column 3":"Test","Column 4":"Low"},{"Column 1":"Medium","Column 2":"Test","Column 3":"Test","Column 4":"Medium"}]

11. Die Aktion unterstützt keine Bilder, und Vorlagen, die diese Felder enthalten, werden beim Auswählen der Vorlagen in der Aktion ausgeblendet.