Ablaufrichtlinie für Microsoft 365-Gruppen
Aufgrund der erhöhten Nutzung von Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams benötigen Administratoren und Benutzer eine Möglichkeit, nicht verwendete Gruppen und Teams zu bereinigen. Eine Ablaufrichtlinie für Microsoft 365-Gruppen kann dazu beitragen, inaktive Gruppen aus dem System zu entfernen und die Dinge übersichtlicher zu gestalten.
Wenn eine Gruppe abläuft, werden auch fast alle zugehörigen Dienste (Postfach, Planner, SharePoint-Website, Team usw.) gelöscht.
Wenn eine Gruppe abläuft, wird sie vorläufig gelöscht, was bedeutet, dass sie noch bis zu 30 Tage wiederhergestellt werden kann.
Administratoren können einen Ablaufzeitraum angeben, und jede inaktive Gruppe, die das Ende dieses Zeitraums erreicht und nicht verlängert wird, wird gelöscht. (Dies schließt archivierte Teams ein.) Der Ablaufzeitraum beginnt, wenn die Gruppe erstellt wird oder an dem Datum, an dem sie zuletzt verlängert wurde. Gruppenbesitzer erhalten vor dem Ablauf automatisch eine Benachrichtigung, mit der sie die Gruppe für ein weiteres Ablaufintervall verlängern können. Ablaufhinweise für gruppen, die in Teams verwendet werden, werden im Feed "Teams-Besitzer" angezeigt.
Gruppen, die aktiv verwendet werden, werden etwa 35 Tage vor Ablauf der Gruppe automatisch verlängert. In diesem Fall erhält der Besitzer keine Verlängerungsbenachrichtigungen. Jede der folgenden Aktionen verlängert automatisch eine Gruppe:
- SharePoint: Anzeigen, Bearbeiten, Herunterladen, Verschieben, Freigeben oder Hochladen von Dateien. (Das Anzeigen einer SharePoint-Seite zählt nicht als Aktion für die automatische Verlängerung.)
- Outlook: Beitreten oder Bearbeiten einer Gruppe, Lesen oder Schreiben von Gruppennachrichten aus der Gruppe und Like einer Nachricht (Outlook im Web).
- Teams: Besuchen Sie einen Teams-Kanal.
- Viva Engage : Zeigen Sie einen Beitrag in einer Viva Engage-Community oder eine interaktive E-Mail in Outlook an.
- Formulare: Anzeigen, Erstellen oder Bearbeiten von Formularen oder Übermitteln einer Antwort auf ein Formular.
Wichtig
Wenn Sie die Ablaufrichtlinie ändern, berechnet der Dienst das Ablaufdatum für jede Gruppe neu. Er beginnt immer ab dem Datum, an dem die Gruppe erstellt wurde, und wendet dann die neue Ablaufrichtlinie an.
Es ist wichtig zu wissen, dass der Ablauf standardmäßig deaktiviert ist. Administratoren müssen es für ihre Organisation aktivieren, wenn sie es verwenden möchten.
Hinweis
Zum Konfigurieren und Verwenden der Ablaufrichtlinie für Microsoft 365-Gruppen müssen Sie Microsoft Entra ID P1- oder P2-Lizenzen für die Mitglieder aller Gruppen besitzen, auf die die Ablaufrichtlinie angewendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit der Microsoft Entra-ID P1 oder P2.
Wer kann die Ablaufrichtlinie für Microsoft 365-Gruppen konfigurieren und verwenden?
| Rolle | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| Globaler Office 365-Administrator (in Azure der Unternehmensadministrator), Benutzeradministrator | Erstellen, Lesen, Aktualisieren oder Löschen der Ablaufrichtlinieneinstellungen für Microsoft 365-Gruppen. |
| Gruppenadministrator | Mitglieder dieser Rolle können Gruppen erstellen/verwalten, Gruppeneinstellungen wie Benennungs- und Ablaufrichtlinien erstellen/verwalten sowie Aktivitäts- und Überwachungsberichte für Gruppen anzeigen. |
| Benutzer | Erneuern oder Wiederherstellen einer Microsoft 365-Gruppe, deren Besitzer sie ist |
Wichtig
Microsoft empfiehlt die Verwendung von Rollen mit den geringsten Berechtigungen. Dies trägt zur Verbesserung der Sicherheit für Ihre Organisation bei. Globaler Administrator ist eine Rolle mit hohen Berechtigungen, die auf Notfallszenarien beschränkt werden sollte, wenn Sie keine vorhandene Rolle verwenden können.
Festlegen der Ablaufrichtlinie
Wie oben erwähnt, ist der Ablauf standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator muss die Ablaufrichtlinie aktivieren und die Eigenschaften festlegen, damit sie wirksam wird. Um dies zu aktivieren, wechseln Sie zu Ablauf von Microsoft Entra-ID-Gruppen>>. Hier können Sie die Standardlebensdauer der Gruppe festlegen.
Die Gruppenlebensdauer wird in Tagen angegeben und kann auf 180, 365 oder auf einen von Ihnen angegebenen benutzerdefinierten Wert festgelegt werden. Der benutzerdefinierte Wert muss mindestens 30 Tage betragen.
Wenn die Gruppe keinen Besitzer hat, werden die Ablauf-E-Mails an die angegebene E-Mail gesendet.
Sie können die Richtlinie für alle Ihre Gruppen festlegen, nur für ausgewählte Gruppen (bis zu 500), oder sie vollständig deaktivieren, indem Sie Keine auswählen. Wenn Sie Keine auswählen, haben alle Gruppen, die aktiv sind und zur Überprüfung ausstehen, kein Ablaufdatum. Die Gruppen, die bereits abgelaufen sind, sind jedoch nicht betroffen.
Beachten Sie, dass Sie derzeit nicht über unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Gruppen verfügen können.
Wie funktioniert die Ablauffunktion mit der Aufbewahrungsrichtlinie?
Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Gruppen im Microsoft Purview-Complianceportal eingerichtet haben, funktioniert die Ablaufrichtlinie nahtlos mit der Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn eine Gruppe abläuft, werden die Postfachunterhaltungen und Dateien der Gruppe auf der Gruppenwebsite im Aufbewahrungscontainer für die bestimmte Anzahl von Tagen aufbewahrt, die in der Aufbewahrungsrichtlinie definiert sind. Benutzer werden die Gruppe oder deren Inhalt nach ablaufen jedoch nicht mehr angezeigt.
Wie und wann erfährt ein Gruppenbesitzer, dass seine Gruppe abläuft?
Wenn die Gruppe über Planner, SharePoint oder eine andere App erstellt wurde, werden die Ablaufbenachrichtigungen immer per E-Mail gesendet. Wenn die Gruppe über Teams erstellt wurde, erhält der Gruppenbesitzer eine E-Mail und eine Benachrichtigung zur Verlängerung über den Aktivitätsabschnitt. Es wird nicht empfohlen, den Ablauf für eine Gruppe zu aktivieren, wenn Ihr Gruppenbesitzer keine gültige E-Mail-Adresse hat.
30 Tage vor Ablauf der Gruppe erhalten die Gruppenbesitzer (oder die E-Mail-Adressen, die Sie für Gruppen ohne Besitzer angegeben haben) eine E-Mail, mit der sie die Gruppe problemlos verlängern können. Wenn sie sie nicht verlängern, erhalten sie 15 Tage vor Ablauf eine weitere Verlängerungs-E-Mail. Wenn sie es immer noch nicht verlängert haben, erhalten sie am Tag vor Ablauf eine weitere E-Mail-Benachrichtigung.
Wenn aus irgendeinem Grund keiner der Besitzer oder Administratoren die Gruppe verlängert, bevor sie abläuft, kann der Administrator die Gruppe bis zu 30 Tage nach dem Ablauf wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen einer gelöschten Microsoft 365-Gruppe.
Archivieren von Gruppeninhalten
Wenn Sie über eine Gruppe verfügen, die Sie nicht mehr verwenden möchten, aber deren Inhalte beibehalten möchten, finden Sie unter Archivieren von Gruppen, Teams und Viva Engage Informationen zum Exportieren von Informationen aus den verschiedenen Gruppendiensten.
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