Verwalten von Ordnern und Regeln in Microsoft 365-Gruppen

Benutzer können Gruppen-E-Mails effektiv organisieren, indem sie Ordner erstellen und Regeln in Microsoft 365-Gruppen festlegen. Nachdem die Ordner in Gruppenpostfächern erstellt wurden, können Benutzer Nachrichten manuell und mithilfe von Regeln in verschiedene Ordner verschieben und kopieren.

Tipp

Derzeit ist diese Funktion nur in Outlook im Web (früher als Outlook Web App oder OWA bezeichnet) verfügbar.

Aktivieren des Features "Ordner und Regeln" für Microsoft 365-Gruppen in Outlook

Standardmäßig ist das Feature Ordner und Regeln im organization deaktiviert. Administratoren können die aktuelle status des Features anzeigen und sie deaktivieren oder aktivieren.

• Um die aktuelle status des Features Ordner und Regeln im organization anzuzeigen, stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

  Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupFoldersAndRulesEnabled
  

• Führen Sie den folgenden Befehl aus, um das Feature Ordner und Regeln im organization zu aktivieren:

  Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $true
  

  • Nachdem Sie das Feature aktiviert haben, sind standardmäßig nur Gruppenbesitzer berechtigt, Ordner zu erstellen, Ordner umzubenennen und Nachrichten zwischen Ordnern in Gruppenpostfächern zu verschieben und zu kopieren. Informationen zum Erteilen der Berechtigung für Gruppenmitglieder finden Sie im Abschnitt Aktivieren der Option "Mitgliedsberechtigungen" .
  • Informationen zum Verhindern, dass Gruppenbesitzer oder Gruppenmitglieder Nachrichten zwischen Ordnern verschieben, finden Sie im Abschnitt Blockieren der Funktion "Nachricht verschieben" .

• Führen Sie den folgenden Befehl aus, um das Feature Ordner und Regeln im organization zu deaktivieren:

  Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $false
  

  Wenn Sie das Feature deaktivieren, nachdem bereits Ordner und Regeln in einem Gruppenpostfach erstellt wurden, werden die folgenden Aktionen ausgeführt:

  • Vorhandene Ordner und Regeln werden weiterhin gerendert.
  • Vorhandene Regeln werden weiterhin ausgeführt.
  • Das Erstellen, Löschen oder Aktualisieren von Ordnern ist blockiert.
  • Das Verschieben oder Kopieren von Nachrichten ist blockiert.

Tipp

Unabhängig vom Wert des Parameters IsGroupFoldersAndRulesEnabled wird immer der Ordner Posteingang angezeigt, und der Ordner Gelöschte Elemente wird auch angezeigt, wenn gelöschte Elemente im Gruppenpostfach vorhanden sind.

Option "Memberberechtigung aktivieren"

Damit Gruppenmitglieder Ordner erstellen und Nachrichten in Gruppenpostfächern selektieren können, müssen Sie Berechtigungen auf den folgenden Ebenen aktivieren:

• Im organization (Administratoren).
• In der Gruppe (Gruppenbesitzer).

Standardmäßig ist die Berechtigung auf beiden Ebenen deaktiviert.

• Um die aktuelle status von Berechtigungen im organization anzuzeigen, stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

  Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupMemberAllowedToEditContent
  

• Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Berechtigung im organization zu aktivieren:

  Set-OrganizationConfig -IsGroupMemberAllowedToEditContent $true
  

Nachdem Sie die Berechtigung auf organization-Ebene aktiviert haben, können Gruppenbesitzer Berechtigungen für Gruppenpostfächer aktivieren, die sie besitzen, sodass Gruppenmitglieder die folgenden Aktionen ausführen können:

• Ordner erstellen.
• Umbenennen von Ordnern.
• Verschieben und Löschen von Nachrichten.

Gruppenbesitzer können diese Berechtigungen in ihren Microsoft 365-Gruppen mithilfe der folgenden Schritte in Outlook im Web aktivieren:

1. Während Sie als Gruppenbesitzer angemeldet sind, wechseln Sie zu https://outlook.office.com/groups/home.

2. Wählen Sie auf der seite Gruppen, die geöffnet wird, die Microsoft 365-Gruppe aus.

3. Wählen Sie auf der daraufhin geöffneten Seite mit den Gruppendetails die Option Einstellungen aus.

4. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Flyout Gruppeneinstellungendie Option Gruppe bearbeiten aus.

5. Wählen Sie auf der daraufhin geöffneten Seite Gruppe bearbeitendie Option Alle Mitglieder können E-Mail-Ordner und -Regeln innerhalb der Gruppe im Abschnitt Berechtigungen erstellen, bearbeiten, verschieben, kopieren und löschen aus.

   

   Wenn Sie auf der Seite Gruppe bearbeiten fertig sind, wählen Sie Speichern aus.

Funktion "Nachricht verschieben" blockieren

Administratoren können die Option Nachricht verschieben für alle Gruppenpostfächer in einem organization blockieren.

Tipp

Das Blockieren der Möglichkeit, Nachrichten in Gruppenpostfächern zu verschieben, ist in Organisationen nützlich, die sowohl Outlook im Web als auch Outlook Desktop-App verwenden, da Ordner in Gruppenpostfächern in Outlook Desktop-App nicht verfügbar sind (sie erhalten Nachrichten nur aus dem Ordner Posteingang).

Das Blockieren der Möglichkeit, Nachrichten in Gruppenpostfächern zu verschieben, verhindert auch das Erstellen von Posteingangsregeln, die Nachrichten in Gruppenpostfächern verschieben.

• Um die aktuelle status der Funktion Nachrichten verschieben in Gruppenpostfächern im organization anzuzeigen, stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

  Get-OrganizationConfig | Format-List BlockMoveMessagesForGroupFolders
  

• Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Funktion Nachrichten verschieben in Gruppenpostfächern im organization zu blockieren:

  Set-OrganizationConfig -BlockMoveMessagesForGroupFolders $true