Einen Nummernkreis erstellen
Bevor Sie neue Datensätze für eine Referenz erstellen können, müssen Sie einen Nummernkreis einrichten und ihn der Referenz für ein bestimmtes Modul in Finanz‑ und Betriebs-Apps zuordnen.
Mithilfe von Nummernkreisen in Finanz‑ und Betriebs-Apps werden lesbare, eindeutige Bezeichner für Master‑ und Transaktionsdatensätze generiert, für die Bezeichner erforderlich sind. Ein Masterdatensatz oder Transaktionssatz, der einen Bezeichner benötigt, wird als Referenz bezeichnet.
Wir empfehlen Ihnen, die Nummernkreise auf den Seiten in der Organisationsverwaltung einzurichten. Wenn modulspezifische Einstellungen erforderlich sind, können Sie auf der Seite Parameter in einem Modul die Nummernkreise für die Referenzen in diesem Modul angeben. Beispielsweise können Sie in Kreditoren‑ und Debitorenkonten Nummernkreisgruppen einrichten, um bestimmten Kunden oder Lieferanten bestimmte Nummernkreise zuzuweisen.
Sie können alle benötigten Nummernkreise mit dem Assistenten Nummernkreise einrichten einrichten oder einzelne Nummernkreise auf der Seite Nummernkreise erstellen oder ändern.
Wenn Sie einen Nummernkreis einrichten, müssen Sie einen Bereich angeben, der definiert, welche Organisation den Nummernkreis verwendet.
Standardmäßig können die folgenden Bereiche verwendet werden:
Gemeinsam genutzt: Für alle Organisationen wird ein einziger Nummernkreise verwendet. Der gemeinsam genutzte Bereich ist nur für einige Referenzen verfügbar.
Unternehmensbereich: Für jedes Unternehmen wird ein eigener Nummernkreise verwendet. Verwenden Sie den Unternehmensbereich, wenn die zugrunde liegende Tabelle das Feld DataAreaId enthält. Verwenden Sie diesen Bereich beispielsweise für den Nummernkreis für die Kundenkontonummer in der Kunden-Tabelle CustTable.
Juristische Person: Für jede juristische Person wird ein eigener Nummernkreis verwendet. Verwenden Sie den Bereich Juristische Person, wenn die zugrunde liegende Tabelle nicht das Feld DataAreaId enthält, in der Tabelle der juristischen Person CompanyInfo dagegen ein Fremdschlüssel vorhanden ist. Verwenden Sie diesen Bereich beispielsweise für den Nummernkreis für die Spesenabrechnungsnummer in der Spesenabrechnungs-Tabelle TrvExpTable.
Organisationseinheit: Für jede Organisationseinheit wird ein eigener Nummernkreis verwendet.
Unternehmen und Steuerkalenderperiode: Für jede Kombination aus Unternehmen und Steuerkalenderperiode wird ein separater Nummernkreis verwendet.
Juristische Person und Steuerkalenderperiode: Für jede Kombination aus juristischer Person und Steuerkalenderperiode wird ein separater Nummernkreis verwendet.
Organisationseinheitstyp: Für jeden Typ von Organisationseinheit wird ein eigener Nummernkreis verwendet.
Sie können beispielsweise separate Nummernkreise für Kostenstellen und Abteilungen einrichten.
Der Bereich definiert, welche Organisationen den Nummernkreis verwenden. Darüber hinaus bestehen Nummernkreisformate aus Segmenten. Nummernkreise mit einem anderen Bereich als „Gemeinsam genutzt“ können Segmente enthalten, die dem Bereich entsprechen. Beispielsweise kann ein Nummernkreis mit dem Bereich „Juristische Person“ ein Segment „Juristische Person“ enthalten. Wenn Sie ein Bereichssegment in das Nummernkreisformat aufnehmen, können Sie den Bereich eines Datensatzes anhand seiner Nummer identifizieren.
Nummernkreisformate können neben Segmenten, die Bereichen entsprechen, auch konstante und alphanumerische Segmente enthalten. Ein konstantes Segment enthält eine Reihe von Buchstaben, Zahlen oder Symbolen, die sich nicht ändern.
Ein alphanumerisches Segment enthält eine Reihe von Buchstaben oder Zahlen, die sich jedes Mal erhöhen, wenn eine Zahl verwendet wird. Verwenden Sie ein Nummernzeichen (#), um inkrementelle Zahlen darzustellen, und ein Und-Zeichen (&), um inkrementelle Buchstaben darzustellen. Das Format #####_2017 erstellt beispielsweise die Folge 00001_2017, 00002_2017 usw.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mithilfe eines Assistenten einen neuen Nummernkreis erstellen.
Nachdem Sie die vom System benötigten Nummernkreise konfiguriert haben, müssen Sie in der Implementierungsphase des Finanzmanagements möglicherweise zusätzliche Nummernkreise erstellen, die den spezifischen Anforderungen entsprechen, um bestimmte Datensätze mit spezifischen Formaten zu identifizieren.
Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Nummernkreis mit dem Format GTL-APINV–&####### erstellen, was zu einem Wertebereich führt, z. B GTL-APINV-A0000001 bis GTL-APINV-Z9999999. Wenn für diesen Nummernkreis keine Werte mehr verfügbar sind, müssen Sie im Rahmen der periodischen Verarbeitung einen neuen Nummernkreis erstellen und ihn in allen Referenzen aktualisieren, denen er zugewiesen wurde.
In einigen Unternehmen oder in bestimmten Ländern/Regionen ist es häufig erforderlich, dass Sie die Nummernkreise ändern, auch wenn noch Werte verfügbar sind. Beispielsweise müssen in Italien die Rechnungsnummern am Ende eines jeden Geschäftsjahres wieder bei 1 beginnen.
Fortlaufende und nicht fortlaufende Nummernkreise
Nummernkreise können fortlaufend und nicht fortlaufend sein.
Bei einem fortlaufenden Nummernkreis werden keine Nummern übersprungen, die Nummern dürfen jedoch nicht nacheinander verwendet werden.
Zahlen aus einem nicht fortlaufenden Nummernkreis werden nacheinander verwendet, aber der Nummernkreis kann Zahlen überspringen.
Wenn ein Benutzer beispielsweise eine Transaktion storniert, wird eine Nummer generiert, aber nicht verwendet. In einem fortlaufenden Nummernkreis wird diese Nummer später wiederverwertet. In einem nicht fortlaufenden Nummernkreis wird diese Nummer nicht verwendet.
Es wird nicht empfohlen, einen nicht fortlaufenden Nummernkreis in einen fortlaufenden Nummernkreis zu ändern. Der Nummernkreis ist dann nicht wirklich fortlaufend. Diese Änderung kann auch zu Verstößen wegen doppelten Schlüsseln in der Datenbank führen. Darüber hinaus wirken sich fortlaufende Nummernkreise stärker auf die Leistung aus.
Fortlaufende Nummernkreise sind in der Regel für externe Dokumente wie Bestellungen, Verkaufsaufträge und Rechnungen erforderlich. Fortlaufende Nummernkreise können sich jedoch nachteilig auf die Systemantwortzeiten auswirken, da das System jedes Mal, wenn ein neues Dokument oder ein neuer Datensatz erstellt wird, eine Nummer von der Datenbank anfordern muss.
Wenn Sie einen nicht fortlaufenden Nummernkreis verwenden, können Sie die Vorabzuweisung im Inforegister Leistung auf der Seite Nummernkreise aktivieren. Wenn Sie eine Anzahl von Nummern angeben, die vorab zugewiesen werden sollen, wählt das System diese Nummern aus und speichert sie im Speicher. Neue Nummern werden erst aus der Datenbank angefordert, nachdem die vorab zugewiesene Menge verwendet wurde.
Sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Sie fortlaufende Nummernkreise verwenden müssen, empfehlen wir nicht die Verwendung fortlaufender Nummernkreise, um die Leistung zu verbessern.
Chronologische Nummerierung
Für verfügbare Belegreferenzen können Sie periodenwirksame Nummernkreisgruppen erstellen und diese mit eindeutigen Nummernkreisen verbinden. Wenn Sie ähnliche Dokumente basierend auf Dokumentdaten erstellen, wird automatisch eine geeignete Nummernkreiskategorie zugewiesen.
Wenn Sie einen Beleg buchen, wird der Beleg basierend auf dem Buchungsdatum des Belegs der entsprechenden Nummernkreiskategorie zugewiesen, die dann verwendet wird, um eine Belegnummer basierend auf dem erkannten Nummernkreis zu erstellen. Das System sendet eine Benachrichtigung über die Zuordnung der Nummernkreisgruppe.
Hinweis
Für einige Länder oder Regionen gibt es bereits eine spezielle Logik für die Belegnummerierung. In diesem Fall überschreibt die länderspezifische oder regionsspezifische Logik die Funktion für die chronologische Nummerierung.
Automatische Bereinigung von Nummernkreisen
Bei einem Stromausfall, Anwendungsfehler oder anderem unerwarteten Fehler können die Finanz‑ und Betriebs-Apps die Nummern nicht automatisch für fortlaufende Nummernkreise wiederverwerten. Sie können den Bereinigungsprozess manuell oder automatisch ausführen, um die verlorenen Nummern wiederherzustellen.
Berücksichtigen Sie die Serverauslastung, wenn Sie den Bereinigungsprozess planen. Wir empfehlen, dass Sie die Bereinigung als Batchauftrag außerhalb der Stoßzeiten durchführen.
Nachdem die Nummernkreise konfiguriert wurden, besteht der nächste logische Schritt darin, Organisationshierarchien zu planen und zu organisieren.