Dokumentenverwaltung

Abgeschlossen

Durch die Dokumentenverwaltung können Datensatzanhänge in Azure Blob Storage und SharePoint Online gespeichert werden. Die Verwendung von Datenbankspeicher ist veraltet. Azure Blob Storage ist mit dem Speichern in einer Datenbank vergleichbar. Dokumente können damit nur über die Anwendung aufgerufen werden und der bereitgestellte Speicher beeinträchtigt nicht die Leistung der Datenbank.

Azure Blob Storage ist der sofort einsatzbereite Standardspeicher. Der SharePoint-Speicher kann sofort genutzt werden, wenn Sie eine Microsoft 365-Lizenz haben, da ein SharePoint-Mandant, z. B. ein Benutzer auf TenantA.onmicrosoft.com, automatisch erkannt wird. Microsoft 365/Microsoft Entra-Mandant ruft TenantA.sharepoint.com als SharePoint-Website auf. Wenn der Benutzer die Dokumentverwaltung deaktiviert hat, aktivieren Sie sie unter Allgemein > Setup > Benutzeroptionen > Einstellungen > Sonstiges, und legen Sie Dokumentenhandhabung aktiv auf Ja fest.

Auf jeder Seite, die Daten enthält, wird rechts oben die Schaltfläche Anfügen angezeigt. Auf der Seite Anhänge werden alle mit dem zuvor ausgewählten Datensatz verknüpften Anhänge (Dokumente) aufgelistet. Sie können dem Datensatz neue Anhänge hinzufügen, indem Sie in der App-Leiste auf Neu (+) klicken. Bei den Dokumenttypen Datei und Bild werden Sie aufgefordert, die zugehörige Datei anzugeben.

Eine Vorschau der unterstützten Dateitypen finden Sie im Inforegister Vorschau. Grundlegende Dokumenttypen wie PNG-Bilder und Textdateien werden standardmäßig unterstützt. Für Office-Dokumenttypen wie Microsoft Word-, Excel‑ und PowerPoint-Dateien ist ein in der Produktion eingesetzter Office Web Apps Server erforderlich, der in einer OneBox-Konfiguration möglicherweise nicht verfügbar ist.

Die automatisch für Entitäten generierte Funktion In Excel öffnen hat eine einzige Tabellenbindung.

Ein Entwickler in Ihrem Team kann Ihnen helfen, mit Visual Studio die folgenden Ergebnisse zu erzielen.

• Sie können die statische Funktion „Nach Excel exportieren“ für ein Raster unterdrücken oder die im Menü In Microsoft Office öffnen angezeigte Beschriftung ändern.
• Wenn die Tabellenbindung Felder enthält, wird die Liste der Felder, die dieser Tabellenbindung hinzugefügt werden, durch die Feldgruppe Auto-Bericht definiert. Andernfalls werden die Haupt‑ und Pflichtfelder für die Entität automatisch hinzugefügt. Die Reihenfolge der Felder in der Gruppe Auto-Bericht bestimmt die Reihenfolge der Felder in der Tabellenbindung.
• Vorlagen, die als systemdefinierte Vorlagen registriert sind, werden während der Bereitstellung geladen. Dieses Verhalten ist für unabhängige Softwareanbieter (ISVs) und Partner nützlich, die Vorlagen zusammen mit anderen Modellartefakten verpacken möchten.

Vorschau von Dokumenten

Sie können die Ziele für verschiedene Druckverwaltungsaktionen für konfigurierbare Geschäftsdokumente angeben. Dies bedeutet, dass für eine Vorschau das Szenario Vorschau anzeigen/Drucken > Original verwendet werden kann, und für E-Mail und Druck können Sie Vorschau anzeigen/Drucken > Druckverwaltung verwenden nutzen.

Vorlagen

Wenn für eine Vorlage, die auf der Seite Allgemein > Allgemein > Office-Integration > Dokumentvorlagen (DocuTemplate) aufgeführt ist, die Option ShowInOpenInOfficeMenu auf Ja gesetzt ist und sie dieselbe Stammdatenquelle (Tabelle) wie die aktuelle Seite hat, wird sie im Abschnitt In Excel öffnen des Menüs In Microsoft Office öffnen als Option hinzugefügt.

Eine Vorlage ist ein Artefakt, das gepflegt und versioniert werden muss.

Vorlagen können aus folgenden Gründen erstellt werden:

• Sie benötigen zusätzliche Inhalte oder Formatierungen in der Vorlage.
• Sie möchten mehrere Entitäten oder Datenquellen in derselben Arbeitsmappe kombinieren.

Wenn Sie eine Vorlage für eine Entität mit länder‑ oder regionsspezifischen Feldern erstellen, sollten Sie diese regionsspezifischen Felder nicht in die Vorlage einfügen. Andernfalls werden die länder‑ oder regionsspezifischen Felder allen Benutzern angezeigt.

Vorlagen sollten sich für die meisten Benutzer eignen. Benutzer einer speziellen Region können zum Hinzufügen dieser Felder die einfache Entwurfsumgebung des Excel-Add-Ins nutzen. Die regionsspezifischen Felder und Spalten lassen sich von Benutzern nach Bedarf hinzufügen. Sie können die Vorlage zur eigenen Nutzung auf einem lokalen Computer speichern und über die Seite Dokumentvorlagen für den Zugriff durch alle Benutzer der Instanz hochladen. Weitere Überlegungen:

• Wenn eine Region eine länder‑ oder regionsspezifische Entität hat, kann eine länder‑ oder regionsspezifische Vorlage erstellt werden.
• Für wichtige Regionen können Sie sowohl eine länder‑ oder regionsspezifische Vorlage als auch eine allgemeine Vorlage definieren.

Dateianhänge auf böswillige Bedrohungen überprüfen

Wenn Sie mit Dateianhängen arbeiten, möchte Ihre Organisation möglicherweise, dass Dateien auf böswillige Bedrohungen überprüft werden, bevor das Dokument auf Dynamics 365 hochgeladen wird. In der Anwendung gibt es einen Erweiterungspunkt, mit dem Sie eine Datei-Scan-Software Ihrer Wahl in den Datei-Upload-Prozess integrieren können. Es gibt auch ähnliche Erweiterungspunkte, die zum Scannen von Anhängen verfügbar sind.

Die Klasse FileUploadResultBase zeigt das delegateScanStream()-Delegat an. Das Delegat gilt für jeden Datei-Upload, bei dem die Klasse Uploadstrategie spezialisiert wurde. Wenn die Scan-Software feststellt, dass der Upload schädlich ist, schlägt der Upload-Vorgang fehl.