Überblick über die Anforderungen und Funktionen für den öffentlichen Sektor

Abgeschlossen

Organisationen des öffentlichen Sektors müssen zusätzlich zu den Anforderungen an die Gewährung von Finanzhilfen oder die Einhaltung von Projektbestimmungen komplexe aufsichtsrechtliche und budgetäre Anforderungen erfüllen. In der Regel unterliegen Organisationen des öffentlichen Sektors, z. B. lokale und regionale Behörden, Bildungseinrichtungen, gemeinnützige Organisationen und Gesundheitsdienstleister, einzigartigen Kontrollen, Regeln und Vorschriften, die spezielle Maßnahmen erfordern.

Häufige Aktualisierungen der Vorschriften erfordern Änderungen an Methoden und Berichten und daher eine ständige Überprüfung dieser neuen Methoden. Organisationen des öffentlichen Sektors sind häufig auf veraltete und komplexe Legacysysteme angewiesen, um ihre vielfältigen Abläufe zu verwalten. Dies führt zu Problemen im Zusammenhang mit der Berichterstellung, Budgetierung und Verwaltung von Informationen sowie zu umständlichen Geschäftsprozessen.

Im Folgenden werden Beispiele für Organisationen des öffentlichen Sektors in den Vereinigten Staaten von Amerika aufgeführt:

• Bildung – Staatliche und lokale Einrichtungen für die Grundschulbildung bis zum Abitur sowie staatliche Hochschulen für die höhere Schulbildung.
• Behörden – Organisationen von Bundesstaaten, Landkreisen und Städten, die Dienstleistungen für die Bürger erbringen, denen sie dienen. Sie stellen verschiedene Dienste bereit, u. a. in Bereichen öffentliche Sicherheit, Infrastruktur, Freizeit und Gesundheitsfürsorge.
• Gesundheit – Kliniken, gemeinnützige Krankenhäuser und andere Stadt- und Landkreisdienste, die den betreffenden Bürgern zur Verfügung gestellt werden.
• Gemein-nützigeOrganisationen – Verkehrsbezirke, Sanierungsbehörden und andere Organisationen, die bestimmte Dienstleistungen auf der Grundlage der von den Stimmberechtigten festgelegten Statuten erbringen.
• ÖffentlicheArbeitenundInfrastruktur – Versorgungsbezirke, z. B. für Wasser, Kanalisation, Strom und öffentliche Arbeiten, die den jeweiligen Bürgern wichtige Services bieten.

Anforderungen von Regierungsorganisationen

Regierungsorganisationen müssen sich an verantwortungsvolle Finanzpraktiken halten und umfassende, zeitnahe Informationen über ihre Ausgaben, Einnahmen, Anlagen, Verbindlichkeiten und ihr Eigenkapital bereitstellen. Sie müssen auch ihr Serviceangebot verbessern, um den steigenden Serviceansprüchen gerecht zu werden.

Finance unterstützt Regierungsorganisationen mit den folgenden Funktionen dabei, diese Ziele zu erreichen:

• Finanzverwaltungsmethoden können auf organisatorische Anforderungen zugeschnitten werden, die häufig mehrere juristische Personen oder Teileinheiten umfassen.
• Flexible, benutzerdefinierte Kontostrukturen ermöglichen eine detaillierte Finanzanalyse nach beliebigen Dimensionen, einschließlich Fonds, Funktion, Abteilung, Objekt, Programm usw.
• Ein besserer Zugang zu Finanzinformationen und eine strengere Kontrolle der Ausgabenprioritäten sind möglich.
• Erweiterte Funktionen zum Einrichten und Kontrollieren von Budgets ermöglichen dynamische Ausgabenkontrollen in Echtzeit, Budgetierung auf höheren Ebenen als Ausgaben, Budgetgruppierungen und Mehrjahresbudgets.
• Budgetnachverfolgung und Buchhaltung für Belastungen und Vorabbelastungen, einschließlich Vortragsoptionen zum Jahresende, sind verfügbar.
• Es besteht die Möglichkeit, Zuschussmittel nachzuverfolgen, zu überwachen und sie Projekten zuzuordnen.
• Kommerzielle Funktionen für Lagerbestandskontrolle, Bestellung, Mitgliedschaftsverfolgung und Spenden sind verfügbar.
• Es werden robuste Beschaffungs‑ und Lieferantenverwaltungsfunktionen bereitgestellt, z. B. webbasierte Bestellanforderungen, die in die Websites von Lieferanten integriert sind. Ebenfalls enthalten sind der Import von Lieferantenkatalogen, Rahmenaufträgen und ‑verträgen, ein Kreditorenportal für die Selbstregistrierung und die Eingabe von Angeboten und Rechnungen, die Bearbeitung von Angebotsanforderungen, die Codierung und Analyse von Waren, der dreiseitige Abgleich mit Kreditorenkonten sowie die Unterstützung von Mehrwertsteuer und 1099.
• Die enge Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen und -Technologien führt zu optimierten Prozessen und höherer Effizienz.
• Vordefinierte Rollencenter, die auf Benutzer des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind, um den Zugriff auf relevante Daten zu vereinfachen.
• Lokale, personalisierte Services können von der Planung und Implementierung über die Anpassung bis hin zur laufenden Unterstützung und Schulung bereitgestellt werden.

Funktionen des Budgetierungsmoduls

Wenn Ihre Organisation die Budgetkontrolle verwendet, können Sie die Budgetkontrolle für erweiterte Sachkontoeinträge auf der Seite Verfügbare Budgetmittel unter Budgetierung > Einrichtung > Budgetkontrolle > Budgetkontrolleskonfiguration aktivieren.

• Umlagebudgettypen – Umlagen bieten eine zusätzliche Budgetkontrolle, indem sie erfordern, dass bei einer Budgetaktivität entsprechende Fonds zur Verwendung freigegeben werden, in der Regel für einen ausgewählten Zeitraum, z. B. ein Quartal. Sie sind eine zusätzliche, optionale Einrichtung innerhalb der Budgetkontrolle.
• Vorläufige Budgets – Mit den vorläufigen Budgets können Sie ein temporäres, vorläufiges Budget für den Fall erstellen, dass die neue Umlage zu Beginn des Budgetjahres nicht genehmigt wird.
• Budgetvortrag zum Jahresende – Für den öffentlichen Sektor wurde die Möglichkeit verbessert, Budgets und Budgetbelastungen im Zusammenhang mit offenen Bestellungen zum Jahresende vorzutragen. Die Verarbeitung kann nach Fonds erfolgen.

Erweiterte Sachkontoeinträge im öffentlichen Sektor

Organisationen des öffentlichen Sektors können erweiterte Sachkontoeinträge verwenden, um Sachkontoeinträge zu erstellen, anzupassen und zu stornieren. Beispielsweise können erweiterte Sachkontoeinträge verwendet werden, um Aufwendungen neu zu klassifizieren, wenn Rechnungen fälschlicherweise auf das falsche Konto oder Projekt gebucht wurden.

Standardmäßig ist Erweiterter Sachkontoeintrag aktiviert. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, wechseln Sie zu Systemadministration > Einrichtung > Lizenzkonfiguration. Überprüfen Sie unter Konfigurationsschlüssel im Abschnitt Öffentlichen Sektor, dass Erweiterter Sachkontoeintrag nicht ausgewählt ist. Für erweiterte Sachkontoeinträge sind Buchungsdefinitionen der Finanzbuchhaltung erforderlich.

Diese Buchungsdefinitionen können so eingerichtet werden, dass sie mehrere ausgeglichene Sachkontoeinträge auf der Grundlage des Sachkontos generieren, das auf der Seite Erweiterte Sachkontoeinträge eingegeben wurde.

Wenn Benutzer in der Lage sein sollen, die Finanzdimensionen für ein Projekt in der erweiterten Sachkontoeintragsposition zu ändern, müssen Sie die Option Bearbeitung der Finanzdimensionen im erweiterten Sachkontoeintragsformular zulassen auf der Seite Finanzbuchhaltungsparameter auswählen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, können Benutzer die Finanzdimensionen im Feld Sachkonto nur ändern, wenn die Finanzdimensionen nicht die standardmäßigen Finanzdimensionen für ein Projekt sind.

Sofern Sie erweiterte Sachkontoeinträge zum Erfassen von Abgrenzungsposten zum Jahresende verwenden möchten, erstellen Sie zunächst einen erweiterten Sachkontoeintrag, wählen die Option Rückbuchung aus und geben dann ein Rückbuchungsdatum ein. Die Rückbuchung des erweiterten Sachkontoeintrags wird erstellt, wenn der erweiterte Sachkontoeintrag gebucht wird. Der Rückbuchung des erweiterten Sachkontoeintrags werden eine neue Buchungsnummer und der Entwurfsstatus zugewiesen.

Das Rückbuchungsdatum wird als Abschlussstichtag verwendet, und der Soll- oder Habenbetrag in jeder Position der ursprünglichen Buchung wird zurückgebucht. Dieselbe Buchungsdefinition wird verwendet. Der Buchungstext für die Kopfzeile und die Positionen enthält die Wörter „Rückbuchung von ... bis ...“ sowie die Buchungsnummer und den Buchungstext des ursprünglichen erweiterten Sachkontoeintrags.

Da Sie in Erweiterte Journaleinträge Einträge für Zinsverteilungs‑ und Escheatment-Prozesse erstellen, können Sie Banksalden beim Buchen von Transaktionen aktualisieren.

Alle vorgenommenen Eingaben werden in der Anfrage Belegbuchungen in Finanzbuchhaltung> Anfragen und Berichte > Belegbuchungen angezeigt. Diese Auflistung zeigt alle Belege nach Konto und Belege mit Beträgen sowie das Kreditorenkonto, den Kreditorennamen, das Debitorenkonto und den Debitorennamen an.

Transferbuchungen

Einige Unternehmen verwenden Transferkonten, um Zahlungen zu buchen, sodass sie Zeit haben, diese über die Bank zu verarbeiten. Das Transferkonto fungiert als temporäres Konto. Wenn eine Transaktion gebucht wird, geht sie auf das Transferkonto und nicht auf das eigentliche Bankkonto. Wenn das Unternehmen den Bankauszug erhält, kann es die Transaktion vom Transferkonto auf das Hauptkonto buchen.

Es gibt Felder auf der Seite Transferbuchungen, der Seite Bankbuchung und der Seite Schecks, um den Abstimmungsvorgang zu optimieren.

Die Seite Transferbuchungen zeigt die Kreditorennummer, den Namen und die Adresse an.

Die Seite Bankbuchungen zeigt ein Einlösungsdatum, Sie wissen also, wann die Buchung die Bank verlassen hat.

Die Seite Schecks zeigt das Feld Transferbuchung, ob der Scheck eingelöst wurde, und das Einlösungsdatum.

Verarbeitung am Jahresende im öffentlichen Sektor

Am Ende eines Geschäftsjahres müssen Sie Abschlussbuchungen generieren und Ihre Konten für das nächste Geschäftsjahr vorbereiten. Kunden des öffentlichen Sektors verfügen über die folgenden Funktionen:

• Wählen Sie Konten nach Fonds aus.
• Buchen Sie Fonds auf verschiedene Konten. Sie können beispielsweise Erfolgskonten schließen, die mit staatlichen Fonds verknüpft sind, um Guthaben zu finanzieren. Zudem sind Sie in der Lage, Erfolgskonten, die mit firmeneigenen Fonds verbunden sind, in die Gewinnrücklagen aufzunehmen.
• Den Jahresabschluss für alle Fonds und Nicht-Fonds einrichten. Nicht-Fonds haben in der Kontostruktur keine Fondsdimension.
• Richten Sie mehrere Abschlussperioden ein, um verschiedene Arten von Abschlusseinträgen zu trennen, z. B. allgemeine Jahresabschluss- und Überwachungsanpassungen.

Sie können den Jahresendprozess für dieselbe Datengruppe mehrmals ausführen. Wenn zusätzliche Buchungen verarbeitet werden müssen, nachdem der Jahresendprozess der Finanzbuchhaltung ausgeführt wurde, kann der Jahresendprozess in der Regel erneut ausgeführt werden, um die Erfolgskonten zu schließen und die Anfangssalden im neuen Jahr korrekt festzulegen.

Die Verarbeitung am Jahresende der Finanzbuchhaltungssalden wird durch die Einstellungen der Fondskonfiguration an zwei Stellen gesteuert:

• Im Jahresendprozess, bei dem die Sachkontensalden im alten Jahr geschlossen und die Anfangssalden im neuen Jahr erstellt werden.
• Die Jahresende-Verarbeitungsoption für Bestellbelastungen wird auf der Seite Bestellung – Jahresendprozess festgelegt. Sie können die Option für einen bestimmten Fonds überschreiben, sofern die Finanzbuchhaltungsparameter so eingestellt wurden, dass Überschreibungen zulässig sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Konto im Kontenplan einen Abschlusstyp auswählen. Der Abschlusstyp bestimmt, wie dieses Hauptkonto im Jahresendprozess verarbeitet wird. Die vier Abschlusstypen lauten wie folgt:

• Real– Der Saldo wird verwendet, um Anfangssalden im neuen Jahr zu erstellen.
• Nominal– Das Konto wird vom Jahresendprozess geschlossen.
• Nominal – ohne Abschluss– Das Konto wird durch andere Abschlussprozesse verwaltet, z. B. Belastungskonten für den Bestellabschluss.
• Nicht zutreffend– Das Konto wird bei der Verarbeitung am Jahresende nicht berücksichtigt.

Buchungsdefinitionen

Buchungsprofile können nur einen Gegenposten für eine bestimmte Kombination von Attributen unterstützen. Es ist nicht möglich, mithilfe von Buchungsprofilen mehrere ausgeglichene Sachkontoeinträge zu generieren, die auf eingegebenen Buchungsattributen basieren. Darüber hinaus können Sie anhand der Buchungsprofile nicht das Buchungsverhalten bestimmen, das vom Sachkonto und den Dimensionswerten einer Buchung abhängt.

Zur Unterstützung der komplexen Geschäftsanforderungen für Sachkontobuchungen, Budgetierung und Berichterstellung definieren Organisationen des öffentlichen Sektors in der Regel das Verhalten von Sachkontobuchungen an einer einzigen Stelle, um sicherzustellen, dass alle Sachkontobuchungen zu den richtigen Ergebnissen führen.

Um diese Funktionalität für den öffentlichen Sektor bereitzustellen, enthält Dynamics 365 for Finance Buchungsdefinitionen. Bei einer Buchungsdefinition handelt es sich um eine Reihe von Regeln, die zum Generieren ausgeglichener Sachkontoeinträge definiert werden. Sie können die Regeln auf Kontonummern und Finanzdimensionen in einer Buchhaltungsverteilung in der Quelldokumentposition anwenden. Buchungsdefinitionen definieren die vom System generierten Konten oder Dimensionen.

Sie müssen für alle Unternehmen eingerichtet werden, unabhängig davon, ob diese im öffentlichen Sektor tätig sind oder nicht, damit diese die Finanzbudgetüberwachung nutzen können.

Buchungsdefinitionen aktivieren:

1. Navigieren Sie auf die Seite Finanzbuchhaltung > Sachkonto-Einstellungen > Finanzbuchhaltungsparameter.
2. Wählen Sie die Registerkarte Sachkonto aus.
3. Wählen Sie den Bereich Buchhaltungsregeln aus, und aktivieren Sie Buchungsdefinitionen verwenden. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird eine Meldung mit dem Text Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden Buchungsprofile nicht mehr verwendet, wenn Sie eine Transaktion buchen, die einen Typ im Formular Transaktionsbuchungsdefinition verwendet. Außerdem werden alle Buchungsdefinitionen aktiv. Sind Sie sicher, dass Sie fortfahren möchten? angezeigt.
4. Wählen Sie Ja aus.

Dann können Sie eine der folgenden Optionen aktivieren:

• Budgetzuteilung aktivieren – Wählen Sie diese Option aus, um Buchungsdefinitionen zum Erfassen von Budgetzuteilungen in der Finanzbuchhaltung für Budgetregistereinträge zu verwenden. Auf der Seite Budgetparameter wählen Sie einen BudgetBuch.-Blattnamen für die Budgetzuteilung aus, bevor Sie diese Option auswählen. Bei den Budgetzuteilungen handelt es sich um Budgetbeträge in der Bilanz. Sie werden verwendet, um die geschätzten Umsätze und die Auswirkungen auf die Fondsbestände in der Finanzbuchhaltung für die Finanzberichterstellung zu erfassen. Beim Buchen von Budgetregistereinträgen muss auch eine Sachbuchung generiert werden, die sich auf Budgetzuteilungen und die Budgetkonten der Fondsbestände auswirkt. Durch die Verwendung von Buchungsdefinitionen mit Budgetregistereinträgen werden auch Budgets im Sachkonto erfasst.
• Belastungsprozess aktivieren – Wählen Sie diese Option aus, um Belastungen zu erstellen, die in der Finanzbuchhaltung Einträge für zugesagte oder verbindliche Käufe erfassen. Bei ausgewählter Option müssen Sie Buchungsdefinitionen für zugesagte oder verbindliche Käufe verwenden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden keine Belastungen generiert, wenn vorhandene bestätigte Bestellungen fakturiert oder geändert werden. Sie sollten Ja auswählen.
• Vorabbelastungsprozess aktivieren – Wählen Sie diese Option aus, um Vorabbelastungen und Belastungen zu erstellen. Vorabbelastungen reservieren Mittel für geplante Aufwendungen. Bei ausgewählter Option verwenden Sie Buchungsdefinitionen für vorbelastete Bestellanforderungen. Wenn Sie den Vorabbelastungsprozess aktivieren, werden für die bereits erstellten Bestellanforderungen keine Vorabbelastungen erfasst. Falls Sie Vorabbelastungen für diese Bestellanforderungen erfassen möchten, stornieren Sie sie, und erstellen Sie neue Bestellanforderungen mit den gleichen Positionen.
• Allgemeine Budgetreservierungen – Wenn Sie Vorabbelastungen oder Belastungen für vorhandene Bestellanforderungen oder Bestellungen in eine neue allgemeine Budgetreservierung einbeziehen möchten, müssen Sie die Bestellanforderungen und Bestellungen stornieren und mit den gleichen Positionen erneut erstellen. Möchten Sie Belastungen für allgemeine, bereits vorhandene Budgetreservierungen erfassen, stornieren Sie die Reservierungen, und erstellen Sie sie mit den gleichen Positionen erneut.

Buchungsdefinitionen regeln die Buchhaltung für die Abschlussbuchungen und helfen beim Erstellen der Eröffnungsbuchungen für das neue Jahr. Weitere Informationen finden Sie unter Buchungsdefinitionen im öffentlichen Sektor.

Um eine Buchungsdefinition für die Finanzbudgetüberwachung einzurichten, zu aktivieren und zu verwenden, müssen Sie sie zunächst auf der Seite Finanzbuchhaltungsparameter aktivieren und dann die Seite Buchung – Definitionen konfigurieren, bei der es sich um ein Buchungsprofil für die Finanzbudgetüberwachung handelt.

Die Seite Buchung – Definitionen unter Finanzbuchhaltung > Buchungseinstellungen weist Finance außerdem an, alle Elemente, eine Gruppe von Elementen, ein spezifisches Element oder eine bestimmte Beschaffungskategorie zuzuordnen, um eine bestimmte Buchungsdefinition für Aktivitäten in den Bereichen Einkauf, Kreditoren, Budget, Bank, Debitoren und Personalabrechnung zu verwenden. (Die Lohnbuchhaltungsfunktion ist nur in den Vereinigten Staaten von Amerika verfügbar.)

Sie können Buchungsdefinitionen nur für Buchungen nutzen, welche die auf der Seite Buchung – Definitionen aufgeführten Buchungsarten verwenden. Für jede Buchungsart, die nicht für die Verwendung von Buchungsdefinitionen eingerichtet ist, werden Buchungsprofile eingesetzt.

Die Möglichkeit beschränken, die Buchhaltungsverteilung auf Kreditorenrechnungen zu bearbeiten

Wenn Transaktionen auf zugehörige Belastungsbelege verweisen, in der Regel Bestellungen, können Sie bestimmen, welche Finanzdimensionen auf einer Kreditorenrechnung bearbeitet werden können, die aus einer Einkaufsbestellung erstellt wurde.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an den Finanzdimensionen einzuschränken:

1. Wechseln Sie zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkontenparameter > BST/Rechnungsabgleichüberprüfung.
2. Wählen Sie im Inforegister Validierung der Finanzdimension das Kontrollkästchen Abgleich erforderlich für den Dimensionsnamen aus, für den Sie die Bearbeitung der Kreditorenrechnung einschränken möchten.

Budgetzuteilungen aktivieren

Wenn Sie Zuteilungen aktivieren, müssen Sie das ursprüngliche Budget und die Zuteilung erfassen. Mit dieser Option können Sie Zuteilungen, geschätzte Umsätze usw. aus Budgetregistereinträgen auf Bilanzkonten buchen. Damit dies funktioniert, sollten Sie auch mindestens einen Datensatz einer Buchungsdefinition erstellen und ihn auf der Registerkarte Budget der Seite Buchung – Definitionen dem ursprünglichen Budgetbuchungstyp zuweisen.

Beschaffung im öffentlichen Sektor

In Notfällen oder unter besonderen Umständen müssen Organisationen des öffentlichen Sektors manchmal dringende Käufe bei Kreditoren tätigen. Zu diesem Zweck müssen die Mitarbeiter der Beschaffung möglicherweise Bestellungen erstellen, die den standardmäßigen, aufwändigen Einkaufsprozess optimieren. Beispielsweise müssen Sie ggf. einen Einkauf nur mit einer Bestellnummer anstelle eines gedruckten Bestelldokuments autorisieren.

Bevor Sie die Einstellungen anpassen und Daten eingeben, sollten Sie folgende Aktionen ausführen:

• Kreditoren einrichten
• Das Nummerierungssystem für Kreditoren, Bestellungen usw. einrichten
• Kreditorenzertifizierungstypen angeben

Möglicherweise müssen Sie die Bestellungscodes im öffentlichen Sektor einrichten, um die Beschaffungsfunktionen für Organisationen des öffentlichen Sektors nutzen zu können.

Durch Navigieren zu Beschaffung > Einrichtung > Beschaffungsparameter können Sie einen Liefertermin für eine Zeile in einer Bestellung basierend auf der Durchlaufzeit des Kreditoren und Ihrem eigenen Arbeitskalender berechnen. Mit dieser Funktion können Sie eine genauere Vorhersage von Lieferterminen erhalten, falls diese für einzelne Zeilen variieren.

Bestellungscodes im öffentlichen Sektor – Sie müssen Codes und spezielle Meldungen für bestätigende Bestellungen erstellen. Eine bestätigende Bestellung umgeht den typischen Einkaufsprozess.

Zunächst legen Sie Ihre Codes und Meldungen fest. Sie können die Seite Bestellcodes werden bestätigt verwenden, um Codes und spezielle Meldungen zu erstellen, die mit bestätigenden Bestellungen verwendet werden können. Eine bestätigende Bestellung umgeht den typischen Einkaufsprozess. Beispielsweise können Sie eine ungeplante Bestellung zum Zeitpunkt des Kaufs unter Verwendung einer Bestellnummer autorisieren, anstatt ein Dokument zu verwenden, das bereitgestellt wird, bevor der Artikel benötigt wird.

Nachdem Sie die Codes eingerichtet haben, können Sie sie Bestellungen auf der Seite Alle Bestellungen zuweisen.

Wenn Sie einer Bestellung im Inforegister Ungeplante Einkäufe einen bestätigenden Bestellcode zuordnen (beispielsweise beim Erstellen einer neuen Bestellung), wird die Meldung, die dem bestätigenden Bestellcode zugeordnet ist, oben auf der Bestellung gedruckt.

Für französische Organisationen sind möglicherweise zusätzliche Schritte für den öffentlichen Sektor erforderlich.

Produktzugänge buchen

Wenn Sie Produkte für eine Bestellung erhalten und der erhaltene Betrag geringer ist als die bestellte Menge, wird die Diskrepanz auf der Seite Produktzugang buchen im Inforegister Positionen in das Feld Menge eingegeben. Der verbleibende Betrag wird automatisch in das Feld Restlieferung eingetragen, wenn die Menge eingegeben wird.

Mehrere Einkaufsarbeitselemente delegieren

Sie können mehrere Arbeitselemente gleichzeitig delegieren, um den Genehmigungsprozess für den Workflow zu optimieren und Fehlzuweisungen beim Delegieren von Einkaufsarbeitselementen wie Anforderungen, Vereinbarungen, Bestellungen und Kreditorenrechnungen zu vermeiden.

Wählen Sie auf der Seite Mir zugewiesene Arbeitselemente mehrere Einkaufsarbeitselemente und dann im Aktionsbereich Arbeitselemente delegieren aus.

Rahmenbestellungs‑ oder Kaufvertragsklassifizierungen einrichten

Wenn Benutzer eine neue Rahmenbestellung oder einen neuen Kaufvertrag erstellen, müssen sie immer den Typ der Rahmenbestellung oder des Kaufvertrags auswählen. Zusätzliche Steuerelemente für den öffentlichen Sektor sind auf der Seite Vertragsklassifizierung verfügbar.

Zum Erstellen und Angeben der Vertragsklassifizierungen können Sie die Seite Rahmenbestellungsklassifizierung in der Beschaffung oder die Seite Kaufvertragsklassifizierung in Vertrieb und Marketing verwenden.

• Wähle Sie die Option Zulieferer aus, um Informationen zu Zulieferern in Kaufverträgen eingeben zu können.
• Wählen Sie die Option Bescheinigungen aus, um Informationen über Versicherungspolicen und Anleihen für Kaufverträge einzugeben. Mit diesen Informationen kann ein Bericht erstellt werden, mit dem Sie die Einhaltung der Bescheinigungsanforderungen durch den Kreditor überwachen können. Um den Bericht zu erstellen, rufen Sie die Seite Konformität bei Kaufvertragszertifizierungen auf.
• Wählen Sie die Option Aktivitäten aus, um Informationen zu Meilensteinen und Aufgaben in Kaufverträgen einzugeben.
• Wählen Sie die Option Direktabrechnung erforderlich machen aus, um eine direkte Fakturierung anzufordern und die Verwendung von Freigabeaufträgen mit Kaufverträgen zu verhindern.