Bankabstimmungen

10 Minuten

In großen Unternehmen kann die Bankabstimmung bei manueller Ausführung ein zeitaufwändiger und langwieriger Prozess sein.

Mit der erweiterten Funktion zur Bankabstimmung können Sie Bankauszüge importieren. Der importierte Bankauszug kann dann automatisch mit den Bankbuchungen heraus abgeglichen werden. Die Schritte im erweiterten Bankabstimmungs-Flow sind:

Einen Bankauszugimport einrichten.
- Bankauszüge über das Datenentitäts-Framework importieren.
- In Finance werden drei typische Bankauszugsformate unterstützt: ISO20022, BAI2 und MT940.
- Die Funktionalität kann auf jedes Format erweitert werden.
Einen Nummernkreis einrichten, der für die erweiterte Bankabstimmung verwendet werden soll, und die Abgleichsregeln für die Bankabstimmung definieren. Eine Abstimmungsabgleichsregel besteht aus einer Reihe von Kriterien, anhand derer Bankauszugspositionen und Bankbuchungspositionen in Finance während des Abstimmungsprozesses gefiltert werden. Abhängig von Ihrer Geschäftspraxis können Sie mehr als eine Abgleichsregel einrichten, um Ihren Abstimmungsprozess zu automatisieren und zu optimieren.
Bankauszüge mit Dynamics 365 Finance-Bankbuchungen abstimmen.
- Einen automatischen Abgleich durchführen und Abstimmungsbuchungsblätter erstellen.
- Bankauszüge und Bankbuchungen in Finance nebeneinander anzeigen.
- Bankbuchungen in Finance automatisch buchen, wenn sie auf einem Bankauszug erscheinen, aber nicht in Finance.
- Einen Abstimmungsauszug generieren.

Hinweis

Durch Verwendung der einfachen Bankabstimmung können Sie die erweiterte Bankabstimmungsfunktion deaktivieren und die Komplexität der Bankabstimmung für Benutzer verringern. Wenn es bereits abgeglichene Transaktionen oder gebuchte Bankauszüge für ein Konto gibt, können Sie nicht zur einfachen Bankabstimmung zurückkehren.

Einen elektronischen Bankauszug importieren

Sie können Ihre Bankauszüge importieren, indem Sie die Aktion Auszug importieren auf der Seite Bankauszüge verwenden. Auf dem Bankauszug wird das Bankkonto durch eine Kombination von Werten identifiziert, die in den Bankkontodetails festgelegt sind. Diese Werte umfassen den Banknamen, die Bankkontonummer, die Bankleitzahl, den SWIFT-Code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) und die internationale Bankkontonummer (IBAN).

Sie können einen Bankauszug hochladen, der Informationen für ein einzelnes Konto oder mehrere Konten enthält. Wenn mehrere Konten vorhanden sind, können die Konten zu verschiedenen juristischen Personen gehören.

Um eine einzelne Bankauszugsdatei für ein einzelnes Konto zu importieren, setzen Sie die Option Bankauszug für mehrere Bankkonten in allen juristischen Personen importieren auf Nein. Wählen Sie dann das Bankkonto aus, das mit dem Auszug verknüpft ist. Wählen Sie Durchsuchen, um die zugehörige Bankkontoauszugsdatei auszuwählen, und wählen Sie dann Hochladen.
Um eine einzelne Bankkontoauszugsdatei für mehrere Konten zu importieren, setzen Sie die Option Bankauszug für mehrere Bankkonten in allen juristischen Personen importieren auf Ja. Wählen Sie Durchsuchen, um die zugehörige Bankkontoauszugsdatei auszuwählen, und wählen Sie dann Hochladen.

Wenn Auszüge in der elektronischen Datei nicht mithilfe der identifizierenden Felder mit einem Bankkonto verknüpft werden können, werden sie nicht importiert. Andere Auszüge aus der Datei können dennoch importiert werden. Der Benutzer erhält dann die Nachricht, dass der Import von Bankauszügen für bestimmte Bankkonten nicht erfolgreich war. Der Benutzer, der die Bankkontoauszugsdatei importiert, muss Zugriff auf eine juristische Person haben, um Auszüge für die Bankkonten dieser juristischen Person zu importieren.

Sie können eine ZIP-Datei verwenden, um mehrere Auszugsdateien in einem einzigen Prozess hochzuladen. Um mehrere Kontoauszugsdateien für mehrere Konten zu importieren, fassen Sie alle Kontoauszugsdateien in einer ZIP-Datei zusammen. Setzen Sie im Dialogfeld Bankauszüge importieren die Option Bankauszug für mehrere Bankkonten in allen juristischen Personen importieren auf Ja. Wählen Sie Durchsuchen, um den ZIP-Ordner mit den Bankkontoauszugsdateien auszuwählen, und wählen Sie dann Hochladen. Der Importvorgang erkennt den ZIP-Ordner und lädt jeden darin enthaltenen Auszug hoch, unabhängig von der juristischen Person des Bankkontos.

Die Option Nach dem Importieren abstimmen ist verfügbar. Wenn Sie diese Option auf Ja setzen, validiert das System den Bankauszug nach dem Hochladen automatisch, erstellt eine neue Bankabstimmung und ein neues Arbeitsblatt und führt den Standard-Abgleichsregelsatz aus. Diese Funktion automatisiert den Prozess bis zu dem Punkt, an dem Transaktionen manuell abgeglichen werden müssen.

Bargeld‑ und Bankverwaltungsparameter

Verschiedene Parameter, die für den erweiterten Bankabstimmungsprozess spezifisch sind, sind auf der Seite Bargeld‑ und Bankverwaltungsparameter verfügbar. Die Option Auszugspositionsbetrag in Soll/Haben anzeigen ändert die Ansicht der Beträge auf der Seite Bankauszug. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Bankauszugstransaktionsbeträge in separaten Spalten für Soll und Haben angezeigt. Wenn die Option nicht festgelegt ist, werden die Bankauszugstransaktionsbeträge in einer einzelnen Betragsspalte mit dem entsprechenden Vorzeichen angezeigt.

Die auf der Parameterseite festgelegten Prüfungsoptionen überschreiben die Auswahlen, die für Abgleichsregeln festgelegt wurden.

Beispielsweise können Sie keine Dokumente manuell oder automatisch abgleichen, die über den auf der Parameterseite festgelegten Datumsunterschied hinausgehen.

Nehmen Sie an, dass die Option Buchungsartzuordnung prüfen ausgewählt ist. In diesem Fall müssen die Transaktionstypen zwischen der Bankbuchung und der Bankauszugstransaktion in Finance zugeordnet werden, damit die Transaktionen manuell oder automatisch abgeglichen werden.

Sie müssen auch Nummernkreise auf der Seite Bargeld‑ und Bankverwaltungsparameter konfigurieren. Auf der Registerkarte Nummernkreise richten Sie die Nummernkreiscodes für die Verweise Downloadkennung, Auszugskennung, Abstimmungskennung und Bankabstimmung ein.

Abgleichsregeln und Abgleichsregelsätze

Sie können Abstimmungsabgleichsregeln und Abstimmungsabgleichsregelsätze einrichten, um den Bankabstimmungsprozess zu unterstützen. Eine Abstimmungsabgleichsregel besteht aus einer Reihe von Kriterien, anhand derer Bankauszugspositionen und Bankbuchungspositionen in Finance während des Abstimmungsprozesses gefiltert werden. Verwenden Sie die Seite Abstimmungsabgleichsregeln, um die Abstimmungsabgleichsregeln einzurichten. Die verfügbaren Zuordnungstypen sind 1:1, 1:n, n:1 und n:n. Sie können die Aktion auswählen, die ausgeführt wird, wenn die Abgleichsregeln während des Abstimmungsvorgangs ausgeführt werden. Sie können mehr als eine Abgleichsregel einrichten und anschließend einen Abstimmungsabgleichsregelsatz auf der Seite Abgleichsregelsätze für die Abstimmung erstellen.

Die Funktion Erweiterte Bankabstimmung in Finance verbessert die Abgleichsregeln, um viele Aspekte dieses Prozesses zu automatisieren und ihn effizienter zu machen. Schlüsselverbesserungen umfassen:

Belege automatisch buchen – Das System kann automatisch Belege für Bankauszugstransaktionen generieren und buchen, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert und der Abstimmungsprozess beschleunigt wird.
Debitorenzahlungserfassung automatisch buchen – Zahlungseingänge von Kunden können automatisch in der Kundenzahlungserfassung erfasst werden, wodurch die Genauigkeit und Effizienz des Cashflow-Managements verbessert wird.
Kreditorenzahlungserfassung automatisch buchen – Zahlungen an Kreditoren können auch automatisch in der Kreditorenzahlungserfassung erfasst werden, wodurch die Kreditorenkontenprozesse rationalisiert und eine rechtzeitige Abstimmung ausgehender Zahlungen sichergestellt wird.
Offene Debitorenrechnungen automatisch mit Bankauszugszeilen ausgleichen – Das System gleicht offene Debitorenrechnungen automatisch mit den relevanten Bankauszugszeilen ab und gleicht sie entsprechend aus. So entfällt die Notwendigkeit eines manuellen Abgleichs, wodurch sichergestellt wird, dass Debitorenzahlungen korrekt auf ausstehende Rechnungen angewendet werden.

Optionen für die Bankkontoabstimmung

Sie müssen zuerst Erweiterte Bankabstimmung für das Bankkonto aktivieren. Auf der Seite Bankkonto sind mehrere Optionen verfügbar, wenn die Funktion Erweiterte Bankabstimmung aktiviert ist:

Bankauszüge als Bestätigung elektronischer Zahlungen verwenden – Integriert die Bankabstimmungsfunktion in elektronische Zahlungsstatus. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird automatisch ein Bankbeleg für die elektronische Zahlung erstellt, wenn der Status auf Gesendet gesetzt ist. Außerdem wird der Status einer elektronischen Zahlung von Gesendet auf Empfangen aktualisiert, nachdem die Zahlung abgeglichen, abgestimmt und gebucht worden ist.
Bankkontoname in Auszügen – Der Name, der für das Bankkonto auf Ihren elektronischen Bankkontoauszügen verwendet wird. Verwenden Sie diesen Namen, wenn Sie festlegen, welche Transaktionen für ein Bankkonto aus einem Auszug importiert werden sollen, der möglicherweise Informationen für mehrere Bankkonten enthält.
Nach dem Importieren abstimmen – Überprüft automatisch den Bankauszug, erstellt eine neue Bankabstimmung und ein neues Arbeitsblatt und führt den Standardabgleichsregelsatz aus. Diese Funktionalität automatisiert den Prozess bis zu den Transaktionen, die manuell abgeglichen werden müssen. Die Einstellung auf dem Bankkonto wird beim Importieren auf den Standardwert festgelegt.

Buchungscodes

Buchungscodes können als Teil der Abgleichsregeln zur Bankabstimmung verwendet werden. Buchungscodes helfen dabei, die gleichen Arten von Transaktionen zwischen Finance und Ihrem Bankauszug abzugleichen. Um diese Art des Abgleichs durchzuführen, müssen Sie zunächst Buchungsarten definieren, die für Bankbuchungen von Finance verwendet werden, und diese Typen dann Auszugsbuchungscodes zuordnen, die von Ihrer Bank verwendet werden. Die Buchungsarten für Finance sind auf der Seite Bankbuchungsart definiert. Auf dieser Seite können Sie auch das Hauptkonto definieren, das für Buchungen verwendet werden soll, die mit jeder Buchungsart verknüpft sind.

Wenn Ihre Bankbuchungscodes in Finance definiert sind, können Sie diese den Buchungscodes zuordnen, die in Ihren elektronischen Bankauszügen verwendet werden. Dieser Zuordnungsprozess erfolgt über die Seite Buchungscodezuordnung. Die Zuordnung des Buchungscodes ist für jedes Bankkonto abgeschlossen.

Zwischenbilanz mit Transaktionsdetailbericht

Der Bericht Zwischenbilanz mit Transaktionsdetailbericht in Lagerverwaltung > Anfragen und Berichte fügt den zusammengefassten Beträgen Transaktionsdetails für Sachkonten in der Zwischenbilanz hinzu. Alle Konten sollten über gleiche Soll‑ und Habensalden verfügen. Mit diesem Bericht können Sie Fehler für Kontostände identifizieren, die nicht gleich sind.

Die Berichtsdaten können gefiltert werden nach:

Gebuchte Posten
Ausstehende Transaktionen (Diese Transaktionen umfassen alle Transaktionen, die nicht gebucht wurden.)
Alle Buchungen

Hinweis

Damit dieser Bericht ausgeführt werden kann, muss eine elektronische Berichterstellung eingerichtet sein. Das Feld Formatzuordnung ist leer, wenn dies nicht der Fall ist.

Der Bericht Zwischenbilanz mit Transaktionsdetailbericht enthält auch Informationen aus Lagerverwaltungseinträgen, Anfangssalden, Belastungen, Gutschriften und den daraus resultierenden Salden für einen bestimmten Zeitraum.

Für Transaktionen enthält der Bericht das Transaktionsdatum, die Belegnummer, die Transaktionsbeschreibung, Belastungen oder Gutschriften sowie einen laufenden Saldo für das laufende Jahr basierend auf dem aktuellen Geschäftsjahr. Wenn die Transaktion über Finanzdimensionen verfügt, werden diese im Bericht angezeigt. Ansonsten werden sie oben auf der Seite gruppiert. Die Berichtsausgabe ist ein Microsoft Excel-Dokument. Möglicherweise müssen Sie die Popup-Blockierung deaktivieren, damit der Bericht angezeigt wird.

Weitere Informationen zu den in den Berichten angezeigten Informationen finden Sie unter Zwischenbilanz mit Transaktionsdetailbericht.

Den Bankauszug überprüfen

Bankauszüge müssen überprüft werden, bevor sie abgestimmt werden können. Um einen Auszug zu überprüfen, wählen Sie auf der Seite Bankauszüge die Option Überprüfen. Dieser Schritt wird automatisch abgeschlossen, wenn Sie die Option Nach dem Importieren abstimmen beim Import auf Ja setzen.

Die Bankauszugsprüfung prüft die folgenden Details:

Der Bankauszug entspricht dem ausgewählten Bankkonto.
Die Währung des Bankauszugs entspricht der Währung des Bankkontos.
Der Eröffnungssaldo des Auszugs entspricht dem Abschlusssaldo des vorherigen Auszugs für das Bankkonto.
Es gibt keine Lücken in den Auszugsdaten für das Bankkonto.
Die Daten von Auszugspositionen liegen zwischen dem Ab-Datum und dem Bis-Datum des Bankauszugs.
Der Eröffnungssaldo und die summierten Zeilenbeträge entsprechen dem Abschlusssaldo.

Die Daten der Bankabstimmungsauszüge können überlappen. Sie können das Enddatum eines Kontoauszugs so einstellen, dass sich die Informationen mit dem Anfang des folgenden Kontoauszugs überschneiden. Nehmen wir z. B an, Sie legen den Bereich für den Kontoauszug Nr. 1 für den 1. Juli um Mitternacht bis zum 2. Juli um Mitternacht fest. In diesem Fall können Sie den Bereich für den Kontoauszug Nr. 2 von Mitternacht bis 2. Juli bis Mitternacht 3. Juli auswählen.

Nach Abschluss der Überprüfung wird der Status des Bankauszugs auf Überprüft aktualisiert.

Abstimmen des Bankauszugs

Nachdem Sie einen elektronischen Bankkontoauszug importiert und den Auszug auf der Seite Bankauszüge überprüft haben, können Sie den Bankauszug auf den Seiten Bankabstimmung und Bankabstimmungsarbeitsblatt abstimmen.

Wählen Sie auf der Seite Bankabstimmung die Option Neu aus, um eine neue Abstimmung zu erstellen. Wählen Sie dann das Bankkonto des importierten Auszugs aus. Ein Bankkonto kann nur eine offene Bankabstimmung haben. Der Stichtag bestimmt, welche Bankkontoauszugstransaktionen und Operations-Bankbuchungen in einem Abstimmungsarbeitsblatt enthalten sind. Standardmäßig wird das aktuelle Systemdatum als Stichtag verwendet, Sie können jedoch das Datum für die Abstimmung ändern. Die verbleibenden Header-Informationen werden automatisch aus dem Auszug übernommen. Dieser Schritt wird automatisch abgeschlossen, wenn Sie die Option Nach dem Importieren abstimmen beim Import auf Ja setzen.

Auf der Seite Bankabstimmung wählen Sie Arbeitsblatt aus, um die Seite Bankabstimmungsarbeitsblatt zu öffnen. Wenn Sie die Option Nach Import abstimmen auf Ja setzen, wird der Standard-Abgleichsregelsatz für die Abstimmung automatisch ausgeführt. Um Abgleichsregeln manuell auszuführen, wählen Sie Abgleichsregeln ausführen aus, um die Abgleichsregelsätze oder Abgleichsregeln für Bankbuchungen auszuwählen. Wenn Sie viele Transaktionen zu verarbeiten haben, können Sie diesen Schritt als Batchverarbeitung ausführen.

Die Seite Bankabstimmungsarbeitsblatt hat vier Raster, die Transaktionen enthalten. Die beiden oberen Raster zeigen Transaktionen aus dem Bankauszug sowie Vorgänge an, die noch nicht abgeglichen wurden. Die beiden unteren Raster zeigen abgeglichene Transaktionen an. Die Registerkarte Bankauszug-Buchungsdetails zeigt Details für die nicht abgeglichenen Bankauszugstransaktion an, die im oberen Raster ausgewählt ist.

Es gibt drei Möglichkeiten, Bankauszugstransaktionen abzugleichen oder abzustimmen:

Die Transaktionen mit einer Operations-Bankbuchung abgleichen.
Die Transaktionen mit einer Rückbuchungs-Bankauszugstransaktion abgleichen.
Die Transaktionen als Neu markieren, sodass sie später als Bankbuchung in Finance gebucht werden können.

Um Transaktionen manuell abzugleichen, wählen Sie im Raster Bankauszugstransaktionen die Transaktionen und im Raster Operations-Bankbuchungen die entsprechenden Transaktionen aus, und wählen Sie dann Abgleichen aus. Die ausgewählten Transaktionen werden aus den oberen Rastern für nicht abgeglichene Transaktionen in die unteren Raster für abgeglichene Transaktionen verschoben.

Um den Abgleich einer zugeordneten Transaktion aufzuheben, klicken Sie entweder auf Abgleich aufheben, um den Abgleich einer einzelnen Transaktion aufzuheben, oder wählen Sie Abgleich für alle rückgängig machen, um die Abgleiche für alle Transaktionen gleichzeitig aufzuheben. Alle zugeordneten Transaktionen werden in die oberen Raster für nicht abgeglichene Transaktionen zurück verschoben, und die Gesamtbeträge werden aktualisiert.

Transaktionsabgleiche können 1:1, n:1 und n:n sein. Die Abgleiche müssen den Regeln für zulässige Datumsabweichungen und Buchungsartzuordnungen entsprechen. Diese Regeln werden auf der Seite Bargeld‑ und Bankverwaltungsparameter festgelegt.

Bei der Abstimmung können Centdifferenzen auftreten. Sie können eine einzelne Bankauszugstransaktion und eine einzelne Operations-Bankbuchung mit Centdifferenzen abgleichen, wenn die Centdifferenzen innerhalb des Toleranzbetrags liegen, der im Feld Zulässige Centdifferenz auf dem Bankkonto definiert ist. Der Betrag wird im Feld Korrekturbetrag auf der abgeglichenen Operations-Bankbuchung angezeigt. Wenn die Bankabstimmung als abgestimmt markiert ist, werden Korrekturen mithilfe des im zugeordneten Bankbuchungstyps definierten Hauptkontos automatisch gebucht. Korrekturen an einer Bankbuchung erzeugen zwei Bankbuchungszeilen im Bericht Bank-/Sachkontenabstimmung. Eine Zeile zeigt die ursprüngliche Transaktion und die andere die Korrektur. Die beiden Zeilen aus der Bankbuchung stimmen mit den beiden Zeilen aus der Lagerverwaltungstransaktion überein.

Korrekturen werden für die Dokumenttypen Scheck und Einzahlung nicht unterstützt.

Rückbuchungen für Bankauszugstransaktionen werden über das Abstimmungsarbeitsblatt abgeglichen. Zwei Auszugspositionen können abgeglichen werden, wenn sich die Beträge ausgleichen und eine der Transaktionen als Rückbuchung markiert ist. Sie können auch eine Abgleichsregel für die Aktion Rückbuchungsauszugspositionen löschen festlegen.

Zurückgebuchte Operations-Bankbuchungen müssen über die Seite Operations-Bankbuchungen abgestimmt werden. Sie können zwei Operations-Bankbuchungen gemeinsam abstimmen, wenn bei den Dokumenten Bankkonto, Dokumenttyp und Zahlungsreferenz übereinstimmen und wenn sich die Beträge gegenseitig ausgleichen. Sie können auch einen einzelnen stornierten Scheck abstimmen, um die Anzeige dieser Transaktionen auf dem Abstimmungsarbeitsblatt zu verhindern.

Angenommen, neue von Banken initiierte Transaktionen (wie Zinsen, Gebühren und Abgaben) werden durchgeführt und sind noch nicht in Finance vorhanden. In diesem Fall können Sie sie einer Erfassung hinzufügen, die der ausgewählten Bankauszugsabstimmung zugeordnet ist. Wählen Sie eine Bankauszugstransaktion im Raster Bankauszugstransaktionen für nicht abgeglichene Transaktionen, und wählen Sie dann Als neu markieren aus. Der Transaktionsstatus wird auf Neu gesetzt, und die Transaktion wird zum Raster Bankauszugstransaktionen für abgeglichene Transaktionen verschoben. Als Neu markierte Transaktionen buchen Sie später über die Seite Bankauszug.

Wenn Bankauszüge gebucht werden ohne neue Transaktionen können Sie sie rückgängig machen, indem Sie die Option Auszug stornieren oben auf der Seite Bankauszug auswählen, dann können Sie das Statusfeld Gebucht auswählen, um sicherzustellen, dass die Buchung rückgängig gemacht wurde.

Markieren Sie nach Abschluss des Abstimmungsprozesses das Bankabstimmungsarbeitsblatt als abgestimmt. Durch diesen Prozess werden automatisch Korrekturbeträge mithilfe der Konten gebucht, die auf der Seite Bankbuchungsart festgelegt sind. Die Bankabstimmung für einen Auszug kann jederzeit als abgestimmt markiert werden, auch wenn Bankauszugspositionen vorhanden sind, die noch nicht abgestimmt wurden. Die nicht abgestimmten Buchungen werden automatisch auf das nächste Abstimmungsarbeitsblatt als nicht abgestimmte Bankauszugstransaktionen, die abgestimmt werden müssen, übertragen. Wenn eine Bankauszugsabstimmung als abgestimmt markiert wurde, lässt sich dies nicht mehr rückgängig machen. Die Abstimmung kann nicht mehr bearbeitet werden.

Sie können nicht nur einen Auszug stornieren, sondern auch eine Abstimmung. Wählen Sie das Bankkonto und dann Abstimmung widerrufen aus, um einen bereits abgestimmten Bankauszug zu stornieren.

Erweiterte Bankabstimmung

Weitere Informationen zur erweiterten Bankabstimmung finden Sie in den folgenden Dokumentationsressourcen.