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Icertis Contract Intelligence auf Azure nutzen

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Verträge sind die Grundlage des Handels, und erstklassige Hersteller wissen, dass sie eine umfassende Vertragsplattform brauchen, die sich skalieren und weiterentwickeln lässt, um sowohl Kunden- als auch Lieferantenbeziehungen bestmöglich zu verwalten. Icertis Contract Intelligence (ICI) für Hersteller, unterstützt von Microsoft Azure, bietet Unternehmen eine global skalierbare Plattform für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM), um ihre geschäftlichen Absichten und Verpflichtungen abzustimmen, die in geschäftlichen Vereinbarungen zwischen Fertigungsunternehmen, ihrer Kundschaft (verkaufsseitige Verträge) und ihren Materiallieferanten und Auftragsfertigungspartnern (kaufseitige Verträge) festgehalten sind.

Derzeitige Herausforderungen

Die Fertigungsbranche ist stark auf ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen Nachfrage- und Angebotsseite angewiesen. Produktions- und Lagerentscheidungen müssen kurzfristig auf der Grundlage der tatsächlichen Nachfrage und des Warenverkehrs über die Verbrauchskanäle getroffen werden. Während die Produktkomplexität immer weiter zunimmt und Produkte am Point of Sale nicht mehr vollständig sind, müssen sie für kontinuierliche Veröffentlichungen hergestellt werden, um einen langfristigen Wert zu liefern.

Verträge spiegelten bisher nicht die zunehmende Komplexität der Fertigungsbranche wider. Stattdessen werden Verträge weiterhin in statischen Dokumenten erfasst, die abgespeichert und dann vergessen werden. Die ganze harte Arbeit und monatelange Mühe, die in die Aushandlung dieses Vertrags geflossen sind, gehen eventuell verloren, wenn Vertragsdaten nicht in Echtzeit angezeigt werden können, falls sich die Geschäftsanforderungen ändern. Zu diesen Änderungen gehören wichtige Geschäftsinformationen wie Preisschutz, Lieferklauseln, Zahlungsbedingungen und Anreize zur vorzeitigen Zahlung, Rabatte, gestaffelte Rabatte, Qualitätsserviceniveaus und Überwachungsbestimmungen. Mangelnde Transparenz und Kontrolle dieser Vertragsdaten verursachen für Unternehmen Verluste und Risiken.

Diese Herausforderungen können sich mit der Zeit verschärfen, wenn es zu Übernahmen kommt oder verschiedene Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten und Vertragsdaten in unterschiedlichen Vertragssystemen und Repositorys im gesamten Unternehmen gespeichert werden. Mehrere Vertragssysteme verschärfen die Ineffizienz. Häufig haben Unternehmen für jede Unternehmenseinheit (Recht, Beschaffung, Vertrieb) ein eigenes Tool und andere Software für Peripherieteams wie IT, Anlagen. Wenn Verträge auf mehrere Systeme verteilt sind, besteht ein erhebliches Risiko im Hinblick auf Nachverfolgungs- und Überwachungspflichten. Außerdem kann dies die Kosten für den Kauf, die Wartung, die Schulung und den Support all dieser unterschiedlichen Tools in die Höhe treiben.

Zu den weiteren häufigen Herausforderungen, denen Fertigungsunternehmen mit veralteten Vertragslösungen gegenüberstehen, gehören:

  • Verpasste Geschäftschancen aufgrund vertraglicher Verzögerungen aufgrund der langen Dauer für die Erstellung, Korrektur und Ausfertigung der Verträge.
  • Rudimentäre Systeme sind nicht in der Lage, komplexe, branchenspezifische Verträge abzubilden, insbesondere einzigartige branchenspezifische Beziehungen wie komplexes Design, Technik und Fertigung.
  • Unzureichende finanzielle Leistung aufgrund entgangener Auftragswerte im Zusammenhang mit versäumten Zahlungen, falsch abgestimmter vertraglichen Verpflichtungen oder Lieferantenrechnungen, die nicht den ausgehandelten Vertragspreisen entsprechen.
  • Unternehmens- und Markenrisiko durch nicht regelkonforme geschäftliche Vereinbarungen, insbesondere durch sich schnell ändernde Vorschrifts- und Compliance-Anforderungen
  • Wichtige Ressourcen werden durch manuelle Compliance-Updates verbraucht und das in einer Zeit, in der Teams aufgrund von Arbeitskräftemangel ihre Zeit sehr strategisch einteilen müssen

Vorteile von Icertis Contract Intelligence auf Azure

Das heutige wirtschaftliche Umfeld erfordert im Hinblick auf Verträge einen neuen Ansatz.

  • Für verkaufsseitige Verträge (d. h. Kaufverträge mit Kundschaft oder Vertriebspartnern) benötigen Hersteller mehrere entscheidende Motoren für den Abschluss eines neuen Verkaufs. Zu diesen Motoren gehören Vorlagen für die Erstellung neuer Verkaufsvereinbarungen, Ersatzpositionen und Alternativen bei Verhandlungen mit Kundschaft, benutzerfreundliche Korrektur- und Dokumenterstellungstools wie Microsoft Word, automatisierte Überprüfungsworkflows zur Beschleunigung von Genehmigungen sowie Möglichkeiten zur Überwachung und Nachverfolgung für alle Änderungen oder Anpassungen des Vertrags. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sie ein System benötigen, das die Vertragsprozesse vom Angebot bis zum Verkauf durchgängig verwalten kann.

  • Für kaufseitige Verträge (d. h. Verträge über den Kauf von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten und Partnern) benötigt die Beschaffung mehrere wichtige Funktionen, um die Dokumenterstellung und Verwaltung für Tausende von Beziehungen zu optimieren. Zu diesen Features gehören Vertrags-Playbooks, um sicherzustellen, dass neue Kaufverträge standardisiert sind, Self-Service-Funktionen für Vereinbarungen mit geringem Risiko wie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), KI-gestützte Verhandlungs-Playbooks, Metadatentabellen, die Verträgen beigefügt sind, um Teilepreise oder Stundensätze zu verfolgen, einfach zu verwendende Unterschriftsfunktionen, Integrationen in ERP-Systeme sowie erweiterte Berichte- und Analysefunktionen, um sicherzustellen, dass die abgerechneten Preise den Vereinbarungen im Vertrag entsprechen.

Icertis und Microsoft arbeiten eng mit Kundschaft und Partnern zusammen, um sicherzustellen, dass Fertigungsunternehmen durch Vertragsintelligenz über sechs einen Mehrwert schaffenden Hebel strategische, finanzielle und betriebliche Vorteile erzielen können, nämlich über:

  1. Reduzierung der Umsatzverluste: Die Steuerung der Transaktionskosten wird unterstützt, indem vertragliche Verpflichtungen mit Bestellungen verknüpft werden und auf Abweichungen bei Kaufpreis, Zeitplan und Bestellmengen reagiert wird (4 Wege). Mit Icertis Contract Intelligence können vertragliche Verpflichtungen mit Bestellungen verknüpft werden, um Kaufpreise, Zahlungsbedingungen, Fertigungspläne oder Abweichungen bei der Bestellmenge schnell zu erkennen. ICI ermöglicht auch die Interoperabilität mit ihren anderen Aufzeichnungssystemen.

  2. Erhöhung der Lieferantentransparenz: Um geschäftliche Verpflichtungen verwalten zu können, müssen Sie alle Verpflichtungen – Inflationsklauseln, Meilensteindaten, Klauseln zu Vertragsstrafen, Rabatte usw. –, auf die Sie und Ihre Lieferanten sich geeinigt haben, verfolgen, bewerten und entsprechend handeln können. Mit Icertis Contract Intelligence kann Kundschaft sicher sein, dass sie alle Informationen versteht und entsprechend handelt – bis hin zu den Tabellen, Klauseln, Attributdaten und handschriftlichen Notizen, die in ihren Verträgen enthalten sind.

  3. Verbesserte Risikominderung und Compliance: Um die Compliance aufrechtzuerhalten, benötigen Fertigungsunternehmen Einblick in die Auswirkungen neuer Regulierungsanforderungen auf Lieferanten- oder Kundenverträge und die Möglichkeit, Änderungen einfach und gezielt umzusetzen, um diese neuen Anforderungen zu erfüllen. Mit Icertis Contract Intelligence kann Kundschaft Verträge wort- oder tabellengenau finden und analysieren. Die Kundschaft kann sich auch mit anderen Aufzeichnungssystemen verbinden, um Tabellenkalkulationen überflüssig zu machen, was die Zeit bis zur Wertschöpfung verlängert und die Zeit bis zur Schadensbegrenzung verkürzt.

  4. Margen schützen: Die Steuerung operativer Margen erfordert Einblick in Rohstoffindizes, Inflation und Preisbindungen sowie in die Frage, wo Sie diese Kosten an Ihre Kundschaft weitergeben können. Mit Icertis Contract Intelligence erhält die Kundschaft einen detaillierteren Einblick in Daten, die über die bloße Klausel hinausgehen. Diese Fähigkeit bedeutet, dass Kundschaft und Lieferanten für Preise, Rabatte, Werbeaktionen und zusätzliche Mengenrabatte die Verantwortung übernehmen müssen, die andernfalls möglicherweise nicht verwaltet würden.

  5. Verwalten von Zusagen ungeachtet der Richtung: Die Sicherstellung, dass alle Verpflichtungen und Spezifikationszusagen mit Kunden in Lieferantenvereinbarungen widergespiegelt werden, die mit der Kundenvereinbarungen zusammenhängen und umgekehrt, steigert die Sichtbarkeit des Unternehmens und ermöglicht Warnungen, falls etwas nicht übereinstimmt, sowie Workflows im Falle mangelnder Compliance. Mit Icertis Contract Intelligence kann die Kundschaft sicher sein, dass dies sowohl für kaufseitige (z. B. zu erfüllende Teileanforderungen, Zuschlag für fehlerhafte PPM, Qualitätsspezifikationen, Materialqualität) als auch verkaufsseitige Verträge gilt (z. B. Erstellung von Warnungen, Benachrichtigungen im Falle mangelnder Compliance).

  6. Steigerung der betrieblichen Produktivität und Effizienz: Verbesserte Vertragsprozesse reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Beauftragung und das Onboarding neuer und bestehender Lieferanten. Mit Icertis Contract Intelligence kann die Kundschaft alle Anforderungen der globalen Lieferkette auf eine zentralisierte Plattform mit flexiblen Funktionen übertragen, die globale Sprach- sowie Anforderungen an eine nahtlose Integration mit anderen Systemen erfüllt.

Icertis Contract Intelligence basiert auf Azure – Referenzarchitektur

Icertis Contract Intelligence (ICI) funktioniert in einem breiten Spektrum an Microsoft Azure Services. Die Referenzarchitektur bietet einen Überblick über gängige Icertis-Produkte, insbesondere unsere neueste generative KI-Funktion namens Icertis ExploreAI Service, die in den Microsoft Azure OpenAI Service integriert ist. Insgesamt nutzt Icertis über 50 Azure-Services, um seiner Kundschaft weltweit sichere Skalierbarkeit, umfassende Integration und Funktionen für häufig verwendete Microsoft-Tools sowie erstklassige Infrastruktur- und Cloud-Services-Funktionen zu bieten.

Referenzarchitektur für Icertis Contract Intelligence.

Laden Sie eine druckbare PDF-Datei dieses Referenzarchitekturdiagramms herunter.

So nutzt Icertis Azure-Services – einige Highlights:

Datenquellen

Die ICI-Plattform stellt eine Verbindung zu angrenzenden Unternehmenssystemen her, die für Vertragsprozesse relevante Daten verwalten. Diese Verbindung rationalisiert Workflows vor der Ausfertigung und hilft auch bei der Überwachung der Einhaltung von Verpflichtungen nach der Ausfertigung. Mit der ICI-Plattform können Unternehmen im Rahmen ihrer strategischen Procure-to-Pay- oder Lead-to-Cash-Prozesse erstklassige Vertragslebenszyklusfunktionen nutzen. Beispielsweise ermöglicht die Integration mit Lieferantenmanagementsystemen, dass Lieferanteninformationen in den Vertragsprozess einfließen, um die Dokumentenerstellung zu optimieren, und nach der Ausfertigung wieder in das Lieferantensystem zurückfließen, sodass ein vollständiger Überblick über die vertraglichen Verpflichtungen des Lieferanten entsteht.

Dateneinbindung

Die ICI-Plattform verfügt über mehr als 200 APIs zur Integration in andere Unternehmenssysteme. Die ICI-Plattform nutzt außerdem mehrere Azure-Lösungen, um die Interaktion mit externen Systemen zu erleichtern. Azure Service Bus wird zum Beispiel verwendet, um externe Systeme über Ereignisse zu informieren (z. B. die Erstellung von Vertragsdokumenten) und entsprechende ereignisbasierte Aufgaben auszulösen (z. B. Senden einer E-Mail-Benachrichtigung).

Icertis Contract Intelligence – Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)

Das Herzstück der Lösung ist das ICI Vertragslebenszyklusmanagement (CLM), das Ihnen hilft, den Zweck und Wert jedes Vertrags vollständig umzusetzen. Die ICI-Plattform verwaltet alle Elemente des Vertragslebenszyklus, von der Vertragsinitiierung über die Verhandlungen bis hin zur Leistungsüberwachung nach der Ausfertigung. Neben diesen Kernprozessen des Vertragslebenszyklusmanagements bietet die ICI-Plattform auch ein großes Portfolio an Anwendungen und KI-Lösungen, die einzigartige Anwendungsfälle über Geschäftsprozesse und Branchen hinweg abdecken. Dazu gehört auch eine wachsende Liste von Copiloten, die von dem auf Azure OpenAI basierenden Icertis ExploreAI Service unterstützt werden:

  • Mit dem Interactive Insights Copilot können Sie direkt mit Verträgen interagieren und schnell Erkenntnissen über vordefinierte, hierarchische Eingabeaufforderungen und Freitexteingabeaufforderungen gewinnen, die wichtige Bestimmungen hervorheben und zugehörige Vertragsinformationen identifizieren. Beispielsweise kann ein Vertriebsführungskraft durch einfache Fragen in Gesprächsform schnell die geschäftlichen Details eines Vertrags aufrufen. Alternativ können Führungskräfte in der Beschaffung Möglichkeiten für Einsparungen finden, indem sie das System in natürlicher Sprache auffordern, die Rabatt- oder Einkaufsinformationen eines Vertrags aufzurufen.
  • Der Risk Assessment Copilot automatisiert umfangreiche Vertragsprüfungen, indem er Vertragsattribute mit Ihren spezifischen Risikokriterien vergleicht und so sicherstellt, dass jede Vereinbarung erforderliche Klauseln und genehmigte Formulierungen enthält. Der Risk Assessment Copilot kennzeichnet Vereinbarungen, die keiner weiteren Überprüfung bedürfen, identifiziert fehlende oder nicht regelkonforme Attribute und hilft Ihnen, diese zu beheben, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Management

Die ICI-Plattform nutzt mehrere Azure-Lösungen, um Benutzende bessere Kontroll-, Sicherheits- und Compliance-Funktionen zu bieten. Beispielsweise gehört zur Icertis-Plattform der Zugriff über und die Speicherung von sicheren Schlüsseln mithilfe von Azure Key Vault.

Innovativ

  • Produktivität und Zusammenarbeit: Mit umfassenden Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Teams und Microsoft Power BI können Benutzende Verträge innerhalb der Anwendungen erstellen, anzeigen, genehmigen und gemeinsam bearbeiten, die sie täglich nutzen, um den Vertragsablauf und die Akzeptanz zu beschleunigen. Beispielsweise ermöglicht die Integration mit Outlook die automatische Erfassung von E-Mails und Anhängen, die nahtlos zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden. Ebenso können Benutzende mit der Icertis-Umgebung für Microsoft Word direkt in Word Vertragsvorlagen einrichten und Vereinbarungen entwerfen und überprüfen und zwar mit vollem Zugriff auf die Vertragsklauselbibliothek. Über die Microsoft Teams-Umgebung können Benutzende außerdem in Echtzeit an Verträgen zusammenarbeiten.
  • Planung und Verwaltung: Durch ICI-Umgebungen für Microsoft Dynamics 365 stehen leistungsstarke Funktionen bereit, wie zum Beispiel die Erstellung von Verträgen mit nur einem Klick und die Verwaltung von Vertragserstellung, Workflows, Meilensteinen und Genehmigungen, ohne die Dynamics-Anwendung verlassen zu müssen.

Künstliche Intelligenz

Die KI-Lösungen von Icertis, die von Services von Microsoft Azure KI und Microsoft Azure OpenAI unterstützt werden, ermöglichen es Unternehmen, die Leistungsfähigkeit der generativen KI sicher zu nutzen, um ein neues Maß an Effizienz bei der Auftragsvergabe zu erreichen und so das Unternehmen einen großen Schritt voranzubringen. Der von Microsoft Azure OpenAI unterstützte Icertis ExploreAI Service erlaubt es Geschäftsleitern und Endbenutzenden zum Beispiel, generative KI sicher zu nutzen, um mithilfe einer Reihe auf Personas basierender Eingabeaufforderungen Risiken und Erkenntnisse in ihren Verträgen aufzudecken.

Speicher

Icertis nutzt zum Speichern und Abrufen von Vertragsdaten mehrere Azure-Lösungen. Beispielsweise nutzt die ICI-Plattform Azure Database-Services, um eine robuste und skalierbare Plattform zum Speichern und Verwalten von Verträgen bereitzustellen und gleichzeitig Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Diese Funktion ermöglicht die Skalierung und Verwaltung der Rechte und Verpflichtungen aus über 10 Millionen Verträgen im Wert von mehr als einer Billion Dollar in über 40 Sprachen.

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